張 穎

（江蘇省新沂市交通運(yùn)輸局，江蘇 新沂 221400）

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的一部分，承擔(dān)著對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管、審核、開發(fā)、利用、銷毀等職責(zé)，可以給單位的深入改革以及全面發(fā)展帶來必要的支持。檔案管理改進(jìn)創(chuàng)新的重要趨勢(shì)是規(guī)范化管理，但是當(dāng)前檔案規(guī)范化管理中還存在不少的缺陷，無法滿足規(guī)范化建設(shè)的要求，也制約檔案內(nèi)在價(jià)值的發(fā)揮。為了改變這樣的情況，事業(yè)單位也需要變革內(nèi)部管理理念與管理模式，以規(guī)范化管理為重點(diǎn)在檔案管理當(dāng)中創(chuàng)新，推進(jìn)多樣化的規(guī)范化措施，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造良好發(fā)展，助推檔案管理良性發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理重要性及主要問題分析

檔案是對(duì)事業(yè)單位歷史發(fā)展情況的真實(shí)客觀記錄，是至關(guān)重要的原始材料以及歷史證據(jù)在事業(yè)單位的綜合發(fā)展和信息管理當(dāng)中發(fā)揮著突出作用。事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容，既涉及單位發(fā)展過程當(dāng)中的一系列信息，也涉及職工活動(dòng)信息，還涉及為社會(huì)公眾提供服務(wù)的相關(guān)資料。這些信息能夠給單位的長遠(yuǎn)建設(shè)與發(fā)展提供一手資料，能夠?yàn)樵u(píng)估單位職工的職業(yè)化發(fā)展提供有效參考，也能滿足群眾多樣化的信息利用要求，真正體現(xiàn)出單位服務(wù)民眾的宗旨。具體來說，通過匯總檔案材料能夠給單位的創(chuàng)新穩(wěn)步發(fā)展提供有效的信息依據(jù)，為內(nèi)部管理的調(diào)整和改進(jìn)提供多樣化的參考信息；通過查詢職工檔案資料的方式，能夠準(zhǔn)確評(píng)估職工的能力以及素質(zhì)水平，使得單位部門領(lǐng)導(dǎo)與管理人員可以客觀完善評(píng)價(jià)職工，挖掘其中的優(yōu)秀人才，并進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，為單位人力資源的科學(xué)化調(diào)整與合理配置奠定基礎(chǔ)；單位為民眾提供相應(yīng)的檔案查詢與利用服務(wù)，可以滿足公眾生產(chǎn)生活當(dāng)中信息利用的要求，從而得到群眾的認(rèn)可，體現(xiàn)出為群眾服務(wù)的宗旨，為民生工程建設(shè)創(chuàng)造良好條件?？偠灾?，伴隨著事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)一步拓展，并發(fā)揮檔案管理工作的積極作用，并朝著規(guī)范化方向改進(jìn)，滿足單位現(xiàn)代化建設(shè)的要求。

事業(yè)單位雖然逐步認(rèn)清了檔案管理規(guī)范化的重要性，但是在具體的工作當(dāng)中還存在不少的缺陷，無法真正把規(guī)范化管理落到實(shí)處。主要體現(xiàn)在：一是分工協(xié)調(diào)不當(dāng)，各項(xiàng)工作安排比較混亂，無法滿足規(guī)范化處理的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員不能夠正確認(rèn)識(shí)自己的工作職責(zé)，往往在實(shí)際工作當(dāng)中各自為政，缺少交流和合作。二是檔案管理人員的規(guī)范化管理素質(zhì)有待提高，還不能夠正確認(rèn)識(shí)自己的角色與要求，不能憑借自身的專業(yè)素質(zhì)為規(guī)范化檔案管理服務(wù)，也由此降低了檔案規(guī)范化管理質(zhì)量。三是制度建設(shè)存在不足，無法依托規(guī)范制度促進(jìn)規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致各項(xiàng)工作沒有合理的依據(jù)和必要的實(shí)施保障。四是對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的利用不足，需要在技術(shù)運(yùn)用當(dāng)中體現(xiàn)出智能技術(shù)在規(guī)范化管理當(dāng)中的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)單位現(xiàn)代化。

2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施

2.1 做好檔案管理協(xié)調(diào)分工

事業(yè)單位存在著大量的分支部門，所涉及的工作任務(wù)較多，所以檔案管理的任務(wù)量很大。面對(duì)如此龐大的任務(wù)量和日益復(fù)雜的檔案管理工作，只有做好協(xié)調(diào)以及分工，才能夠讓各項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行。事業(yè)單位檔案管理不單單是針對(duì)某個(gè)部門工作人員的檔案資料管理，而針對(duì)的是所有部門的所有員工，還面向了大量的社會(huì)公眾?；诖耍瑱n案管理人員必須要建立良好的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)清自身承擔(dān)的任務(wù)以及責(zé)任，尤其是要加強(qiáng)彼此的協(xié)作力度，嚴(yán)肅對(duì)待每份檔案資料，確保檔案管理有條不紊進(jìn)行。針對(duì)檔案管理的各個(gè)階段，為推動(dòng)規(guī)范化管理的落實(shí)必須指出規(guī)范化工作的要求，利用協(xié)調(diào)分工的方式，消除檔案管理當(dāng)中的漏洞。每個(gè)檔案管理人員應(yīng)該把握好彼此的職責(zé)要求，特別是崗位工作要求，在確保分工明確與各盡其責(zé)的同時(shí)，資源共享一同交流，把檔案規(guī)范化管理落到實(shí)處。

2.2 提高認(rèn)識(shí)加強(qiáng)人員教育

在事業(yè)單位的改革與經(jīng)營中，檔案管理的重要性已經(jīng)日益得到單位的認(rèn)可。為了真正把檔案管理落到實(shí)處，必須把握當(dāng)下的規(guī)范化管理趨勢(shì)與內(nèi)在要求分析影響規(guī)范化管理的要素，以便在檔案管理當(dāng)中進(jìn)行針對(duì)性改。大量的實(shí)踐和研究顯示，檔案管理人員作為管理工作直接負(fù)責(zé)人，在規(guī)范化檔案管理落實(shí)當(dāng)中扮演著重要角色，為了進(jìn)一步提高規(guī)范化管理效果，必須培養(yǎng)教育檔案管理人員，壯大管理人才隊(duì)伍，提高規(guī)范化管理的綜合技能。事業(yè)單位在接下來的檔案規(guī)范化管理建設(shè)當(dāng)中必須把握好著力點(diǎn)，做好檔案管理者的教育培養(yǎng)工作，一方面注意運(yùn)用教育培訓(xùn)措施，提高他們的專業(yè)能力和規(guī)范化管理品質(zhì)，另一方面要加大對(duì)他們的綜合考核力度，重點(diǎn)增強(qiáng)其主人翁意識(shí)，使其能夠?qū)ψ约簢?yán)格要求，配合考核，發(fā)現(xiàn)并且彌補(bǔ)自身在規(guī)范化檔案管理中的不足。

2.3 完善檔案管理規(guī)范制度

規(guī)范化檔案管理的實(shí)現(xiàn)必然要有科學(xué)規(guī)范的制度作為根本支持，所以事業(yè)單位在探尋規(guī)范化檔案管理道路的過程中，要重點(diǎn)建設(shè)規(guī)范化的檔案管理制度，指出檔案管理實(shí)施過程當(dāng)中每個(gè)環(huán)節(jié)要遵循的要求和實(shí)踐準(zhǔn)則，讓檔案管理有據(jù)可循，有法可依，始終維護(hù)好檔案信息的完整性以及真實(shí)性。在對(duì)檔案管理制度進(jìn)行建設(shè)之前，首先需要對(duì)國家的檔案管理相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)和綜合解讀，目的是以國家的檔案管理制度為依據(jù)，建設(shè)與本單位相適應(yīng)的管理制度，提升制度的規(guī)范化水平。單位在立足實(shí)際針對(duì)檔案收集、整理、歸檔、查詢、利用提出相應(yīng)的規(guī)范制度之后，要讓廣大工作人員進(jìn)行制度的學(xué)習(xí)，并通過完善監(jiān)督制度的方式，確保檔案管理制度的全面落實(shí)。

2.4 重視現(xiàn)代信息技術(shù)引入

在檔案管理改革當(dāng)中引入各項(xiàng)規(guī)范化的措施是滿足檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)要求的重點(diǎn)而規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，除了要依托人力與物力之外，還必須依靠先進(jìn)的技術(shù)手段。在檔案收集當(dāng)中，可借助信息技術(shù)收集圖片、文字、影音等方面的素材，并對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行科學(xué)運(yùn)用，確保資源收集全面有效。在檔案的查詢以及利用當(dāng)中，單位可以通過構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的方式進(jìn)行現(xiàn)代化和智能化的檔案，使得檔案的管理更加的規(guī)范和高效。當(dāng)然在規(guī)范化管理當(dāng)中，需要把關(guān)注點(diǎn)放在安全和保密建設(shè)層次，運(yùn)用有效的安全加密技術(shù)促進(jìn)信息的科學(xué)化管理，防止出現(xiàn)檔案泄露丟失等不良問題，用檔案為人民服務(wù)。

3 結(jié)論

事業(yè)單位作為國家的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)及內(nèi)部管理的效果，關(guān)乎單位整體的工作質(zhì)量，也影響著為公眾服務(wù)的成效。在全新的信息化環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理加快了現(xiàn)代化發(fā)展步伐，所要面對(duì)的檔案類別與內(nèi)容也越來越多，無形之中增加了檔案管理的難度，也給檔案管理規(guī)范化帶來了很大的挑戰(zhàn)。面對(duì)當(dāng)前的復(fù)雜局面和檔案管理規(guī)范化的迫切要求，事業(yè)單位需要立足實(shí)際，結(jié)合檔案管理內(nèi)在要求，設(shè)計(jì)規(guī)范化的管理措施，助推單位與時(shí)俱進(jìn)，走上一條現(xiàn)代化和科學(xué)化的發(fā)展道路。