丁國勇
(航空工業(yè)沈飛,遼寧 沈陽 110034)
我國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中提出要加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力。完善的檔案治理體系不僅是檔案治理能力現(xiàn)代化的體現(xiàn),也是檔案治理法治化的主要標志,更直接反映檔案工作的管理水平和管理效果。如何完善檔案治理體系是當前國內(nèi)檔案工作各級領(lǐng)導(dǎo)者的思考主題,也是全體檔案工作者面臨的主要任務(wù)。
對標管理(Benchmarking management),由國外施樂公司于1979年首創(chuàng),主要是指企業(yè)以行業(yè)內(nèi)或行業(yè)外的一流企業(yè)作為標桿,從各個方面與標桿企業(yè)進行比較、分析、判斷,通過學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗來改善自身的不足,從而趕超標桿企業(yè),不斷追求優(yōu)秀業(yè)績的良性循環(huán)過程。它被視為現(xiàn)代企業(yè)管理活動中支持企業(yè)不斷改進和獲得競爭優(yōu)勢的最重要的管理方式之一。
對標管理這一先進的企業(yè)管理理念和管理工具,同樣適用于檔案領(lǐng)域和檔案管理工作,特別是企業(yè)檔案管理。企業(yè)檔案管理開展對標管理,不僅能夠大大提升企業(yè)檔案工作水平,更大發(fā)揮企業(yè)檔案資源的價值與作用,更是對構(gòu)建、完善企業(yè)檔案治理體系,為企業(yè)檔案工作營造積極向上環(huán)境,推動檔案工作制度化、法制化、規(guī)范化、科學(xué)化,最終實現(xiàn)企業(yè)檔案治理能力現(xiàn)代化具有積極重要的意義。
企業(yè)檔案治理體系是國家治理體系的重要組成部分,企業(yè)檔案治理的目標是服務(wù)和促進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè),這就要求我們要轉(zhuǎn)變理念:要從傳統(tǒng)的“管理”理念向現(xiàn)代的“治理”理念轉(zhuǎn)變,要有新思想、新方法和新思路。其目的是改變當前社會檔案意識不強、檔案部門執(zhí)法不力、檔案服務(wù)跟不上時代發(fā)展的節(jié)拍、檔案事業(yè)發(fā)展滯后的局面,從而對照國家法律法規(guī)、標準、規(guī)定,形成與檔案治理相適應(yīng)的企業(yè)制度和企業(yè)標準、規(guī)范體系,保證檔案服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效、檔案事業(yè)全面發(fā)展。
隨著我國法治化的不斷完善,依法治企是企業(yè)管理的最基本要求,很多企業(yè)都注重加強企業(yè)合規(guī)管理體系建設(shè)。檔案管理是企業(yè)的基礎(chǔ)管理之一,同樣需要依法合規(guī)。因此,推進合規(guī)管理工作要求企業(yè)檔案工作也要開展合規(guī)管理,開展企業(yè)檔案治理體系建設(shè),梳理公司檔案管理制度的完善性,審視公司檔案工作流程的嚴謹性,要對標管理的最根本要求,即對照國家標準、行業(yè)標準與企業(yè)標準、規(guī)章、程序?qū)Ρ?,來提出問題,抓管理細節(jié),糾正偏差,確保檔案工作依法合規(guī)。
檔案管理對維護公司歷史記憶和服務(wù)公司創(chuàng)新發(fā)展具有重大意義。檔案部門不僅承擔著公司檔案集中保存管理職能,還承擔著公司技術(shù)文件、管理文件的接收、整理、發(fā)放、傳閱等管理工作。檔案工作質(zhì)量的好壞直接影響公司經(jīng)營效率,直接反映公司整體管理水平和市場競爭力。目前檔案工作基本上圍繞著一個點或一條線來開展,如固定資產(chǎn)檔案管理、型號檔案管理、檔案信息化建設(shè)等,缺少全局觀和大局意識,標準化、體系化和規(guī)范化水平不高,同時現(xiàn)實中檔案員、資料員職責不清、責權(quán)不對等、管理關(guān)系不順暢問題較突出,實際創(chuàng)新效果不穩(wěn)定和持久,一會好一會壞,這些現(xiàn)實問題促使我們必須從體系制度入手重新健全企業(yè)檔案治理體系。
以流程管理工具為理論基礎(chǔ),組織開展檔案業(yè)務(wù)流程梳理工作。依據(jù)原有檔案部門職責范圍,認真梳理檔案部門職責、 理清對內(nèi)對外業(yè)務(wù)關(guān)系,明確檔案業(yè)務(wù)工作具體范圍和其他部門工作界面,明晰企業(yè)檔案管理、文件資料流轉(zhuǎn)渠道,并遵照流程管理體系標準,通過流程清單梳理和流程地圖的建立,將檔案館全部業(yè)務(wù)職責進行了集中匯總和顯性化展示,實現(xiàn)企業(yè)檔案部門職責和業(yè)務(wù)范圍的顯性化和規(guī)范化,明確檔案部門承擔的具體檔案責任,明確企業(yè)檔案治理范圍和治理體系邊界,為檔案治理體系構(gòu)建和檔案歸位盡責奠定基礎(chǔ)。
組織建設(shè)是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)和前提,更是檔案治理體系建立和有效運行的基礎(chǔ)和前提,直接決定著企業(yè)檔案治理體系和治理能力的高低,因此要借鑒公司治理和企業(yè)架構(gòu)管理理論,重新構(gòu)建企業(yè)檔案治理體系架構(gòu),完善公司檔案治理組織管理體系,理清企業(yè)檔案部門機構(gòu)設(shè)置、各單位資料室、檔案分室設(shè)置及業(yè)務(wù)管理關(guān)系,建立健全企業(yè)檔案工作組織管理機構(gòu),明確企業(yè)檔案治理組織架構(gòu)。
企業(yè)應(yīng)從檔案業(yè)務(wù)職能發(fā)展方向出發(fā),以IT架構(gòu)建立為契機,認真梳理企業(yè)檔案業(yè)務(wù),從流程組、流程維度對企業(yè)檔案業(yè)務(wù)進行了合理劃分、排序和系統(tǒng)歸納整理,重新構(gòu)建企業(yè)檔案業(yè)務(wù)架構(gòu),將企業(yè)檔案業(yè)務(wù)按檔案管理、文控管理和文印服務(wù)等業(yè)務(wù)職能進行劃分,進一步建立并完善檔案管理業(yè)務(wù)流程清單,進一步明晰檔案治理業(yè)務(wù)領(lǐng)域和治理工作重點。
一個企業(yè)檔案治理體系和治理能力的直接體現(xiàn)就是企業(yè)檔案管理制度和制度執(zhí)行能力。因此企業(yè)檔案治理體系和治理能力建設(shè)的核心就是企業(yè)檔案管理制度建設(shè),企業(yè)要以對標管理為導(dǎo)向,對企業(yè)檔案治理體系,特別檔案管理制度要全面進行修訂,包括企業(yè)級檔案管理制度、部門級管理制度、各崗位員工崗位說明書、崗位標準等,使企業(yè)檔案治理體系更加合理、精準及全面。通過固化對標管理成果,完善企業(yè)檔案管理制度,可以有效地夯實檔案治理業(yè)務(wù),固化檔案治理模式,有效地推進企業(yè)檔案治理體系化和規(guī)范化。
遵循流程管理體系標準,通過開展流程清單梳理,可以系統(tǒng)梳理企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作界面,并以流程用語進行規(guī)范,建立流程地圖,實現(xiàn)在一張表格上將檔案部門全部業(yè)務(wù)進行集中匯總和顯性化展示,實現(xiàn)了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的顯性化、規(guī)范化,明確了檔案管理責任和企業(yè)檔案治理范圍。
企業(yè)通過借鑒架構(gòu)管理理論,開展企業(yè)治理體系構(gòu)建,可以重新構(gòu)建企業(yè)檔案治理工作組織架構(gòu),完善企業(yè)檔案治理工作組織管理體系,健全企業(yè)檔案治理工作組織,明確企業(yè)檔案治理組織網(wǎng)絡(luò),建立覆蓋全單位、全崗位的企業(yè)檔案治理責任體系,有效地落實企業(yè)檔案治理責任。
開展對標管理的檔案業(yè)務(wù)架構(gòu)和治理體系構(gòu)建,會營造良好的檔案治理和創(chuàng)新氛圍,提升企業(yè)檔案業(yè)務(wù)治理水平,實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程化、顯性化和規(guī)范化,提高檔案治理體系的科學(xué)性、實踐性和實效性,提高公司檔案治理水平。特別是對標管理成果的應(yīng)用,會大大推進檔案管理標準化、規(guī)范化進程,促進各項檔案業(yè)務(wù)工作水平和工作質(zhì)量顯著提升。