牟仙仙
(黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣檔案館,黑龍江 大慶 166220)
通過開展基層檔案管理研究,利于制定更加完善的檔案管理模式,從而加強檔案安全管理水平。作為檔案管理工作人員,要重視結(jié)合檔案管理工作實際,科學的研究更加高效的檔案安全管理方案,從而實現(xiàn)檔案管理的有效性。下面結(jié)合實踐研究,從多方面對檔案安全管理工作如何開展進行分析。
在檔案管理中,信息化的模式給管理帶來了很多的便利,有效減少了紙質(zhì)檔案的損壞,還避免了場地的浪費。但是,有利就會有弊,信息化管理對技術(shù)人員的要求較高,如果技術(shù)操作不當,只利用檔案的備份,或是平時的殺毒,而不做其他方面的保護,檔案的保管就可能產(chǎn)生不安全的因素。而對于檔案管理人員而言,遇到緊急情況,如果沒有采取相應(yīng)的方法處理,就會由于操作不當給檔案帶來不必要的損害。
有的檔案管理人員只是單方面的對檔案保存比較重視,在調(diào)取檔案,查閱程序等環(huán)節(jié),沒有比較完善的流程,或者說缺少簡潔化查閱形式,致使不規(guī)范查閱程序的出現(xiàn),以此讓檔案存放的安全性不斷降低。除此之外,有的管理人員,完成檔案的查閱以后,隨意的存放,沒有把相關(guān)的資料放在原來的位置,以至于檔案的風險問題始終都有,這樣對于信息的合理化使用也沒有好處。
基層單位應(yīng)該依據(jù)檔案管理的法律法規(guī),制定安全管理檔案的管理制度,并不斷加以完善,這是確保檔案安全管理的主要因素。同時,也要加強檔案保密和檔案保管的雙重制度,進一步確定責任體系,確保每一個檔案管理的環(huán)節(jié)都有專人負責,從而保證檔案安全管理的順利進行。
為了避免發(fā)生災(zāi)難性事件,造成檔案被損壞的情況,需要建立防災(zāi)檔案管理的規(guī)范,重點落實環(huán)境風險、人為風險、日常災(zāi)難,自然災(zāi)害等方面的規(guī)范,進而預防突發(fā)事件帶來的檔案損害。在檔案安全管理的過程中,不要只重視手段,需要以預防為主,更要遵循防治結(jié)合的基本原則,有效建立檔案安全管理的應(yīng)急性預案,然后在學習中貫徹執(zhí)行應(yīng)急預案。最后,還要讓檔案管理人員不斷強化應(yīng)急的意識,在合理的范圍內(nèi)開展檔案安全管理的演練,有利于在遇到真正問題時能夠從容對待,不產(chǎn)生慌亂的心理,這樣才能把檔案管理的損失降到最低,更好的維護檔案信息的安全性。
檔案管理人員,該職業(yè)具有特殊性,知道的機密比較多,是檔案信息安全保護的主要負責人。為此,作為檔案管理人員,不僅要有責任心,更要有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。在參加社會的活動中,檔案管理人員不能放松,要時刻保持著警惕心,切勿在不經(jīng)意間泄露沒有公開的加密型密級檔案。
密級檔案在檔案信息管理中是最重要的一項內(nèi)容。若是在長期保存中,沒有應(yīng)用過,成了無用的檔案,在檔案保密的價值上就喪失了,所以要嚴格執(zhí)行保密法規(guī),并合理化的應(yīng)用起來,從而推動檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展。
在信息技術(shù)的發(fā)展下,檔案信息化的發(fā)展速度逐漸加快,而且在信息管理的時候,高新技術(shù)得到了很好的應(yīng)用。比如,數(shù)字化檔案管理,使電子檔案形成,其安全性在某種程度上有風險。但是,只要能夠嚴格做好檔案信息化的管理,勢必能讓檔案管理的能力和應(yīng)用的水平得到全面提高。
一個檔案管理的機構(gòu),需要積極把先進的技術(shù)引入進來,從現(xiàn)有管理系統(tǒng)中分析,依據(jù)目的性的不同,對形成的檔案信息內(nèi)容實施規(guī)范化的管理,從而讓檔案管理工作的整體質(zhì)量得到一定程度的提高。進行檔案信息管理的時候,負責的管理人員要堅持自己的職業(yè)道德,以及保持好的工作態(tài)度,遵守法律法規(guī),對于檔案系統(tǒng)不同用戶操作的權(quán)限要嚴格執(zhí)行,杜絕不當?shù)牟僮餍袨椤3酥?,要把檔案保密和檔案應(yīng)用的關(guān)系處理好,確保檔案的安全與完整,進而使檔案信息化管理水平得到提高,加強信息的應(yīng)用率,為檔案用戶提供更好的服務(wù)。
電子檔案載體的多樣性特點,促使檔案信息的安全性要得到保障,檔案管理人員需要使用密碼訪問控制,以及應(yīng)用防火墻手段來干預。為了讓電子檔案的保存價值得到提升,需要用其它的設(shè)備,把電子檔案信息進行備份,從而有利于用軟件閱讀。要想把檔案信息保密工作做好,需要把軟件管理,漏洞檢查等技術(shù)應(yīng)用起來,確保網(wǎng)絡(luò)的安全,并應(yīng)用先進化的科技,保證檔案信息的整體安全性。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員,一定要根據(jù)計算機操作的流程來讓操作規(guī)范起來,接著再做檔案管理的二次審查,以免導致工作上的失誤。
為了讓檔案安全保管的需要得到充分的滿足,一定要針對檔案管理人員做好專業(yè)的培訓,幫助兼職檔案人員鞏固基礎(chǔ)知識,并讓全體檔案管理人員接受安全保護的培訓。第一,傳授新技術(shù),以及新方法的有效性應(yīng)用。第二,在不斷溝通,交流中產(chǎn)生新的啟發(fā)后,再研究影響檔案安全的原因,進而讓檔案安全保護的科研能力得到不斷增強。第三,檔案安全檢查制度要定期開展。全面檢查檔案的庫房,檔案的應(yīng)用場所、消毒室、防火滅火系統(tǒng),防盜報警系統(tǒng)等方面,如果發(fā)現(xiàn)有問題不要拖延,要立即進行調(diào)整。第四,每周檢查庫區(qū)環(huán)境登記,檢查溫濕監(jiān)測登記,這就需要建立一個相應(yīng)的制度,進而對設(shè)備的運行情況做有效的檢查。第五,負責值班的檔案管理人員要每天檢查庫房的外圍安全,在放假期間要全面排查檔案庫房的安全防范方法??傮w而言,檔案安全性的檢查,要及早發(fā)現(xiàn)安全的隱患,并以最快的速度排除,讓不安全的因素在萌芽期就被控制,以此確保檔案能夠在安全的環(huán)境中被保管。
總之,檔案安全管理工作的開展提高了檔案利用效率,利于 有效的維護檔案信息安全。通過實踐研究過程,應(yīng)該加強基層檔案管理工作水平,通過構(gòu)建更加科學的信息化管理體系,提高檔案安全管理能力,因此,工作人員要迎合時代發(fā)展,不斷采取更加完善的管理對策,以更好地為基層檔案安全管理工作開展提供有效保證。