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        血站檔案管理中的常見問題及改進措施

        2020-02-26 06:14:01
        卷宗 2020年34期
        關鍵詞:血站血液檔案管理

        金 晶

        (延邊朝鮮族自治州紅十字中心血站,吉林 延邊 133000)

        血站的工作內(nèi)容包括血液儲備、血液調(diào)劑與供給等,這些工作對地區(qū)醫(yī)療工作的順利開展非常重要,是醫(yī)院臨床用血的保障,也是對獻血人和用血患者生命安全的保護。當前,我國的無償獻血民眾數(shù)量正在迅速增加,血站的建設數(shù)量也相應增多,這也使得血站工作人員有了更多的業(yè)務量,血站檔案需要記錄的數(shù)據(jù)信息隨之上升。所以,將檔案管理中的常見問題予以修正,改進檔案管理措施對血液管理工作的正常展開有重要的幫助作用,值得深入探討。

        1 血站業(yè)務檔案的開展要求及意義

        血站檔案是借助包括文字、圖像等各種信息記錄手段在內(nèi)的方式血站的日常采血工作進行全方位記錄的過程,其記錄內(nèi)容囊括了采血工作中的血液采集、檢驗、存儲、發(fā)放和運輸,隨著近年來獻血人員的數(shù)量增加,檔案管理還增加了制備成本、血液采集量與供給量等內(nèi)容。血站業(yè)務檔案的主要作用在于醫(yī)院用血時為醫(yī)護人員提供可以篩選血液的信息基礎以及明確用血情況等。比如在醫(yī)院輸血時,可以通過血站業(yè)務檔案了解到獻血者的體制情況、獻血數(shù)量,還有血液的具體使用去向,這些信息材料的保存能夠減少醫(yī)療糾紛發(fā)生的可能性,并且也可以為獻血、輸血過程中責任的攤分及問題的解決提供依據(jù)[1]。同時,當醫(yī)院臨床用血時遭遇稀有血型,血站也可以借助對檔案中獻血人員的信息檢索,及時找到匹配的血液,解決醫(yī)院用血的燃眉之急,提升患者的救治成功率。

        綜上可見,血站業(yè)務檔案管理的重要性非常突出,是血站血液管理乃至醫(yī)院臨床治療中不可或缺的一環(huán),故對于檔案管理的開展也要特別重視。

        2 血站檔案管理中的常見問題

        血站檔案管理中的常見問題可以分成重視性不夠、利用性不足、規(guī)模性不大三個方面。首先是重視性問題,重視性問題是檔案管理中的常見問題,部分血站工作人員對于血站檔案的價值始終沒有完全了解,缺乏足夠的重視,很多管理措施都流于形式,比如檔案管理一直沒有一個較為完善的制度作為約束,同時缺乏對應的考核標準,這些問題掣制血站業(yè)務檔案功能的有效發(fā)揮,是一種資源上的浪費。

        重視程度不夠引發(fā)的連帶問題是血站業(yè)務檔案的利用效率不高,因為管理人員沒有對檔案管理建立一個全面、準確的認知,沒有真正了解到檔案的功能和用途,對檔案管理在醫(yī)療工作開展和醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中的認知還不清晰,對檔案作用僅僅局限在信息查詢這一業(yè)務范圍內(nèi),這也導致了業(yè)務檔案的其他功能價值難以有效發(fā)揮[2]。

        最后是規(guī)模性問題,我國的醫(yī)療事業(yè)正在快速發(fā)展,醫(yī)療服務功能越來越完善,各地區(qū)的血站數(shù)量迅速增多,但是在規(guī)模設備和技術水平上,血站的檔案管理卻未能和血站的建設速度實現(xiàn)同步性。部分地區(qū)存在血站站點過多,但檔案管理設施過少的現(xiàn)象,這造成了檔案管理的技術力、人員配制存在很大的不足,特別是在信息化社會的當下,大部分血站業(yè)務檔案管理依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式,這讓血站各項工作的開展更顯被動。

        3 改進血站業(yè)務檔案管理措施的建議

        3.1 完善檔案管理機制,加強工作意識培養(yǎng)

        為了提升血站檔案管理質(zhì)量,工作人員要轉變自己的工作意識和工作觀念,明確業(yè)務檔案管理對醫(yī)療工作發(fā)展、醫(yī)療事業(yè)建設的重要意義和價值,并加強對檔案管理工作的看重程度。血站也要以《獻血法》為實施依據(jù),以無償獻血制度為檔案管理制度的建設根本,構建起能夠保障血站采血工序流暢運轉的制度,具體的管理過程中,相關工作人員需要加強對獻血人身份的鑒定與存儲,同時構建起完善的《獻血人員數(shù)據(jù)采集》編目,以此為根據(jù)采集并匯編信息,且將分類歸檔生成的數(shù)據(jù)并完成備份,以具體需要為根據(jù)進行電子導入歸檔或打印,這樣一來能為血站工作人員和醫(yī)務工作人員在信息查閱中提供便利,促進用血服務效率的提高。

        3.2 增強基礎設施建設,促進現(xiàn)代化探索

        為了適應新時期的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展精度,血站業(yè)務檔案管理工作需要進一步優(yōu)化,加強軟硬件設施上的支撐,提升基礎設施的建設水平和技術能力,實現(xiàn)血站檔案管理的數(shù)字化轉型,消除血站業(yè)務檔案以往被檔案室與檔案袋限制。在信息化建設過程中,血站應當著重建設數(shù)據(jù)庫,積極利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術對其涉及的資料進行管理,把收集到的紙質(zhì)材料及時上傳到電腦云網(wǎng)端,使信息能夠更加流通,提升信息可利用率,這樣也能降低紙質(zhì)資料在搬運、整理的過程中發(fā)生遺失的風險[3]。此外,通過視頻、音頻等材料的收集方式,改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,不僅可以豐富檔案資料的形式,還能使檔案保存工作更加完整、立體,提升信息分類的及時性以及準確性。檔案管理人員需要分類信息資源,篩選信息內(nèi)容,幫助血站工作人員將所需資料迅速找出,形成自動化的電子檔案構建與服務模式。血站業(yè)務檔案管理工作開展期間,依托信息化技術能夠自動化管理電子檔案、自動上傳檔案信息,實現(xiàn)檔案利用效率的提升。所以具體工作開展期間,需將電子檔案自動化管理措施增強,通過檔案資源的快捷、迅速上傳與收集,促使血站業(yè)務檔案價值得到提升。最后要促進信息化網(wǎng)絡平臺的完善,信息時代下的檔案信息管理中,通過相應信息化平臺的構建,可實現(xiàn)血站業(yè)務檔案信息的快捷、迅速查詢與搜索,用血服務質(zhì)量與水平自然也就得到提升。

        3.3 增強管理人員培訓,科學利用檔案

        管理人員的整體素質(zhì)與重大建設項目檔案管理工作息息相關,只有具備較強的溝通能力以及責任心,才能做好項目檔案管理工作。因此,血站一定要提升檔案管理人員的專業(yè)理論水平,配備專業(yè)且綜合素質(zhì)較高的專職檔案人員參與檔案工作的整個過程。在開展檔案管理工作時,有關檔案人員一定要積極參與到整個獻血、用血、輸血的過程中,使檔案管理工作可以根據(jù)具體的標準進行實施,能夠得到有關人員的重視,血站應強化對檔案管理人員的培訓,依據(jù)實際情況投入培訓資金,避免資金浪費;要對培訓結果進行相應考評,依據(jù)考評結果,對于不足之處進行針對性培訓,以提升培訓效果,可制定相應獎勵措施,激活檔案管理人員參加培訓心態(tài),從而達到預期培訓效果。培訓首先要從工作觀念展開,讓管理人員認可血站檔案的醫(yī)療服務價值,為自己的管理工作自豪。

        4 結語

        綜合而言,血站業(yè)務檔案在醫(yī)療事業(yè)的建設和發(fā)展過程中具有重要的作用與價值,對業(yè)務檔案管理進行科學化、綜合化的改進不僅能提升醫(yī)療服務質(zhì)量,同時也是符合社會發(fā)展需求的表現(xiàn)。根據(jù)當前血站業(yè)務檔案管理存在的弊端,需要積極轉變管理人員的工作觀念和工作意識,健全檔案管理的機制,特別是加強血站檔案管理的基礎設施建設,促進其數(shù)字化轉型,科學利用檔案等策略來對血站業(yè)務檔案管理進行優(yōu)化。

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