王海燕

（湘潭大學(xué)，湖南 湘潭 411100）

1 高等院校人事檔案管理的重要性

1.1 人事檔案管理，是記錄人才信息的主要承載體

人事檔案中記載著一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治歷史情況、獎(jiǎng)懲情況等各個(gè)方面表現(xiàn)，它是人生軌跡的一個(gè)縮影。因此，人事檔案是人才信息的載體，人事檔案管理是管理人才信息的過(guò)程，人才的開(kāi)發(fā)自然離不開(kāi)信息的管理，由此可見(jiàn)，人事檔案管理的重要性不言而喻。

1.2 人事檔案管理，是實(shí)現(xiàn)人才交流的重要信息來(lái)源

人事檔案管理工作有效落實(shí)，有利于促進(jìn)社會(huì)人才交流。不斷發(fā)展的社會(huì)源源不斷地提供就業(yè)機(jī)會(huì)，提供人才交流的途徑，促進(jìn)了社會(huì)人才的流動(dòng)。在人才流通過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)對(duì)流動(dòng)人員的學(xué)習(xí)情況、工作情況、人員資歷等進(jìn)行全面分析，獲取這些信息的重要途徑就是人事檔案。人事檔案管理，是實(shí)現(xiàn)人才交流的重要信息來(lái)源，直接影響到單位對(duì)人才的選用，同時(shí)和社會(huì)人才流通的穩(wěn)定性有著極為密切的聯(lián)系。高等院校在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，不但要完成本單位的工作，而且要滿(mǎn)足社會(huì)人才的流通需求，這充分體現(xiàn)了高等院校人事檔案管理的重要性。

1.3 人事檔案管理，是挑選賢 能志士的主要工具

人事檔案管理，可以幫助高等院校更好地掌握內(nèi)部人事信息，可以充分了解個(gè)人的基本情況、工作經(jīng)驗(yàn)以及道德品行，能夠?qū)θ瞬胚M(jìn)行全方位、多角度的了解，確?？茖W(xué)應(yīng)用人員，使人才與崗位的匹配合理，做到“崗得其人，人適其崗”，讓人才的作用得到充分發(fā)揮。

2 高等院校人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 人事檔案資料不齊全

人事檔案資料是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷、活動(dòng)、表現(xiàn)等方面的原始記錄，覆蓋著個(gè)人各個(gè)方面的活動(dòng)軌跡，不管何時(shí)何地，只要進(jìn)行了相應(yīng)的活動(dòng)，就會(huì)產(chǎn)生檔案資料，就需要進(jìn)行收集、整理、歸檔、立案等流程進(jìn)行保管，為以后人事檔案資料的有效利用做好準(zhǔn)備。但是，由于收集制度執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)、歸檔的制度體系不完善、人事檔案管理人員工作疏忽不作為、個(gè)人上交資料不及時(shí)等原因，造成了人事檔案資料不完整、不齊全、歸檔不及時(shí)等問(wèn)題，譬如，相關(guān)的年度考核表、個(gè)人獲獎(jiǎng)的記錄、學(xué)習(xí)培訓(xùn)證明以及職稱(chēng)評(píng)審材料等資料并沒(méi)有錄入檔案，而是存放在個(gè)人手里，容易變成廢檔、死檔。人事檔案資料不齊全，不僅不能有效發(fā)揮人事檔案的作用，還會(huì)影響到一些重大事件的進(jìn)展。

2.2 人事檔案管理方式落后

人事檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分利用多種現(xiàn)代信息技術(shù)，提高人事檔案管理的先進(jìn)性，更好地進(jìn)行檔案管理工作。但是，當(dāng)前人事檔案管理方式依舊比較滯后，大多以手工方式進(jìn)行，譬如，人工查檔、人工翻檔、人工摘錄、人工分析等，信息化、數(shù)字化程度不高，沒(méi)有充分地挖掘和發(fā)揮先進(jìn)的技術(shù)手段，沒(méi)有有效地利用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)化與現(xiàn)代化管理，耗費(fèi)了大量的人力、物力、時(shí)間、精力，大大降低了人事檔案管理工作的效率。

檔案的管理與保存也比較落后，不能保證檔案資料的絕對(duì)安全。一方面，人事檔案資料管理地點(diǎn)通常是集辦公、讀檔以及存放等功能為一體的，沒(méi)有相應(yīng)的保護(hù)設(shè)施，在防火、防潮以及防盜等方面都不能得到充分的安全保障，直接危害了檔案資料的安全。另一方面，檔案資料大多數(shù)為紙質(zhì)資料，由于管理不當(dāng)，很多檔案紙張出現(xiàn)變質(zhì)、破損等現(xiàn)象。檔案安全是檔案工作的底線(xiàn)，檔案管理方式的落后已經(jīng)威脅到了檔案安全，因此改善檔案管理方式是高等院校義不容辭的責(zé)任。

2.3 人事檔案管理程序繁瑣

高校的人事檔案歸入學(xué)校管理后，由于人事檔案的保密性等諸多因素的限制，一般不對(duì)外開(kāi)放，人事檔案的服務(wù)對(duì)象只針對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)，或向相關(guān)人員提供查閱服務(wù)。在向相關(guān)人員提供查閱服務(wù)時(shí)，查閱人需要辦理一系列的手續(xù)，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的層層審批，甚至需要查閱人帶領(lǐng)1-2名黨員同志來(lái)進(jìn)行查閱，檔案管理程序相當(dāng)繁瑣，等待時(shí)間長(zhǎng)，大大降低了人事檔案管理工作的效率。

2.4 各檔案部門(mén)責(zé)任推諉

高校人事檔案剛歸入高校時(shí)是由人事處檔案室負(fù)責(zé)接收，并審核檔案材料是否齊全完整，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理后移交學(xué)校檔案館。因此，有教職工去學(xué)校檔案館查閱檔案時(shí)，檔案館以其檔案在人事處檔案室為由讓教職工去人事處查閱，人事處檔案室以其檔案還是分散狀態(tài)、沒(méi)有規(guī)范立卷為由讓教職工等檔案移交檔案館后去檔案館查閱。各檔案部門(mén)之間的職責(zé)不清、流程不明、責(zé)任推諉問(wèn)題，使得查檔人員各部門(mén)間奔走，等候時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，大大降低了高校人事檔案的整體管理水平。

2.5 檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)不足

缺少專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理人員。一方面，由于對(duì)人事檔案管理工作的不重視，檔案管理人員往往是由其他工作人員兼任，缺乏充足的時(shí)間和精力，有的高校更是招大量的學(xué)生助理來(lái)從事檔案管理工作，因此，檔案的收集、整理、歸檔、立案等各個(gè)環(huán)節(jié)都存在著多種問(wèn)題，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。另一方面，由于人事制度改革、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、崗位人員調(diào)動(dòng)等多種原因，人事檔案管理人員任職時(shí)間短、人事調(diào)動(dòng)快，人事檔案管理工作常有間斷性、缺乏連續(xù)性，對(duì)于重要檔案的收集與管理就會(huì)出現(xiàn)斷層的現(xiàn)象。

人事檔案管理員綜合素質(zhì)比較低，缺乏專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性，工作水平較低。電子信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要有基本的職業(yè)素養(yǎng)，還要是懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等多種技術(shù)的復(fù)合型人才。而現(xiàn)在大部分高校是一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，缺乏相應(yīng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不利于高校人事檔案管理工作的信息化建設(shè)。另外，有的高校對(duì)人事檔案管理人員的要求較低，對(duì)管理人員的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)等都沒(méi)有要求，管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理意識(shí)薄弱，不利于高校人事檔案管理工作的可持續(xù)健康發(fā)展。

3 加強(qiáng)高等院校人事檔案管理的策略

3.1 提高對(duì)人事檔案管理工作的重視

高等院校要從思想觀念上重視人事檔案管理工作，尤其是領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)重視，明確人事檔案管理的重要性。高等院校人事處要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人事檔案室，配備專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理員，而不是由人力資源管理科的某位職工代勞，并且要強(qiáng)調(diào)其他各個(gè)部門(mén)必須積極配合人事檔案管人員的工作，以便于在職員工的檔案能夠及時(shí)歸檔，確保個(gè)人資料的真實(shí)性、完整性，保證人事檔案管理工作的高效開(kāi)展。譬如，員工檔案中的職稱(chēng)評(píng)審資料，不僅關(guān)乎員工的職務(wù)升遷和薪資待遇，還可以給高校一個(gè)對(duì)于他學(xué)識(shí)水平和工作實(shí)績(jī)的參考，高?？梢越Y(jié)合本單位的實(shí)際需求，給員工安排最合適的崗位，實(shí)現(xiàn)效益最大化。

3.2 不斷完善創(chuàng)新人事檔案管理手段

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化社會(huì)的到來(lái)，人事檔案管理工作應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷進(jìn)行信息化的改革與創(chuàng)新。人事檔案管理手段可以與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)相融合，積極推進(jìn)無(wú)紙化的檔案管理，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，加大人事檔案管理的信息化、數(shù)字化程度，減少人事檔案管理的時(shí)間消耗、人力消耗和資源消耗。建立高校人事檔案管理信息系統(tǒng)，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)關(guān)聯(lián)建立動(dòng)態(tài)的人事檔案，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化、科學(xué)化的管理，做好電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)分與協(xié)同工作，不僅有效提升了人事檔案管理工作的效率和水平，還有效保護(hù)了紙質(zhì)人事檔案的安全[1]。

3.3 不斷改革優(yōu)化人事檔案管理程序

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，國(guó)家重視“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，人事檔案管理也應(yīng)緊跟這一時(shí)代步伐。在特殊時(shí)期，很多地區(qū)為了確保民眾安全，積極推出“互聯(lián)網(wǎng)+人社”，實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息共享，人事檔案業(yè)務(wù)受理及流轉(zhuǎn)全程監(jiān)控，檔案調(diào)動(dòng)（調(diào)閱）告別“來(lái)回跑”，證明材料異地及網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程打印[2]。高等院校也應(yīng)該把“互聯(lián)網(wǎng)+人事”作為人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，打破拿著審批單找領(lǐng)導(dǎo)層層審批的傳統(tǒng)程序，積極推進(jìn)線(xiàn)上受理、線(xiàn)上流轉(zhuǎn)、線(xiàn)上審批的檔案服務(wù)程序，減少了等候時(shí)間，簡(jiǎn)化了辦理程序，提高了處理業(yè)務(wù)的速度和效率，有效推動(dòng)了高等院校人事檔案管理工作的開(kāi)展。

3.4 加強(qiáng)各檔案部門(mén)間的協(xié)同聯(lián)動(dòng)

人事檔案管理工作不單單是一個(gè)部門(mén)的工作，而是關(guān)系到整個(gè)高等院校人才的發(fā)展和使用。為了確保能扎實(shí)做好人事檔案管理工作，高等院校人事處檔案室、組織部檔案室、學(xué)校檔案館等各檔案部門(mén)要密切配合，協(xié)同聯(lián)動(dòng)，形成工作合力，建立人事檔案服務(wù)矩陣，不斷優(yōu)化高校人事檔案管理和服務(wù)職能，形成健全的人事檔案管理體系，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的價(jià)值最大化。

3.5 提高檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)水平

要建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理人員隊(duì)伍，做到專(zhuān)人專(zhuān)管。專(zhuān)人專(zhuān)管保證了人事檔案管理人員有充足的時(shí)間和精力投入到人事檔案管理工作中，一方面，沒(méi)有了其他事務(wù)的牽絆，可以專(zhuān)心致志針對(duì)一項(xiàng)工作，避免了出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。另一方面，只從事檔案管理，增加了對(duì)人事檔案管理業(yè)務(wù)的熟悉程度和熟練程度，提高了檔案管理工作的效率。

提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一方面，人事檔案管理人員自身要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升自己的業(yè)務(wù)水平。另一方面，高校要定期對(duì)人事檔案管理人員開(kāi)展專(zhuān)門(mén)的、有針對(duì)性的、專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，提高綜合素養(yǎng)，特別是數(shù)字化、信息化素養(yǎng)，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。再一方面，積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，打造一支工作經(jīng)驗(yàn)豐富、專(zhuān)業(yè)技術(shù)過(guò)強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)過(guò)硬的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

4 結(jié)語(yǔ)

在高等院校人事檔案規(guī)范管理很重要，人事檔案工作的改革創(chuàng)新更加重要。從當(dāng)前情況看，高校人事檔案管理工作還存在一些問(wèn)題亟待解決，通過(guò)研究與探討，將問(wèn)題各個(gè)擊破，并對(duì)管理方式、管理模式、管理程序等積極進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，將更有利于人才資源的管理和高等院校未來(lái)的發(fā)展。