殷 娟

（江陰市南閘實(shí)驗(yàn)學(xué)校，江蘇 江陰 214400）

加強(qiáng)檔案管理有助于科學(xué)和有效地發(fā)展學(xué)校檔案，加強(qiáng)檔案管理也是一個不斷變化的時間需求。為的是在新時期成功地管理學(xué)校檔案，積極提高質(zhì)量。提高工作人員的認(rèn)識，改進(jìn)學(xué)校檔案的管理。因此，有秩序地管理檔案從而促進(jìn)學(xué)校檔案的工作十分重要，成功實(shí)施發(fā)揮無形作用。檔案管理創(chuàng)新模式有助于進(jìn)一步改善學(xué)校檔案的管理，不僅可以保證檔案管理的效率，而且可以積極促進(jìn)相關(guān)管理的工作認(rèn)識得到提升。

1 提高學(xué)校檔案管理的科學(xué)價值

1.1 改善學(xué)校檔案管理的科學(xué)水平可以滿足現(xiàn)代發(fā)展的需要

為學(xué)校改進(jìn)檔案管理滿足科學(xué)發(fā)展的概念要求。檔案管理是我國精神文明建設(shè)的一部分，也是國民經(jīng)濟(jì)有效復(fù)蘇的重要表現(xiàn)。經(jīng)過學(xué)校嚴(yán)格保存，檔案不僅可以作為檔案工作的科學(xué)基礎(chǔ)觀點(diǎn)，也可以激勵學(xué)校，在正確指導(dǎo)科學(xué)發(fā)展理念下充分發(fā)展。因此，改善學(xué)校檔案的管理不僅能夠最佳地反映歷史價值，而且能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長，提供較好服務(wù)。

1.2 改進(jìn)對檔案的科學(xué)管理是檔案管理方面的一個趨勢

在不斷發(fā)展的社會中，隨著學(xué)校檔案的增加，目前，各種形式的財務(wù)管理、教育、保健、研究等都保存在檔案中。在日常工作中積極宣傳檔案，不斷擴(kuò)大檔案庫硬件和軟件管理，引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)如互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)等。有效管理學(xué)校檔案，幫助學(xué)生減少檔案設(shè)備的維護(hù)費(fèi)用[1]。

1.3 發(fā)展信息技術(shù)的要求

我國的科學(xué)技術(shù)蓬勃發(fā)展，各種信息技術(shù)迅速發(fā)展，同時也得到廣泛傳播。特別是在管理學(xué)校檔案方面的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)使用，通過融入現(xiàn)代技術(shù)，這有助于采用檔案管理模式有效的創(chuàng)新。因此，學(xué)校需要更多地利用信息技術(shù)管理檔案。在這過程中不斷豐富檔案的獲取，通過先進(jìn)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理，幫助學(xué)校有效提高文件管理水平。

2 對學(xué)校檔案管理科學(xué)創(chuàng)新方法的分析

2.1 積極改變檔案管理的概念

有效地改善學(xué)校檔案管理科學(xué)水平，為了實(shí)現(xiàn)這一最終目標(biāo)需要先進(jìn)行思想層面的轉(zhuǎn)變，及時批準(zhǔn)運(yùn)用檔案管理的概念，從傳統(tǒng)的檔案管理方法銘記基礎(chǔ)上，在個人知識上承認(rèn)檔案管理的重要性，因此，只有從根源上才能有效提高檔案管理的主觀意識。同時，學(xué)校必須積極推進(jìn)計算機(jī)化，不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案館財務(wù)硬件工作，投資建立強(qiáng)大的檔案信息化支持，積極促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)展順利，讓管理學(xué)校檔案的想法，在實(shí)現(xiàn)過程中及時過渡[2]。

2.2 加強(qiáng)檔案管理

有效地改進(jìn)管理機(jī)制可有助于提高對科學(xué)管理學(xué)校檔案的認(rèn)識和工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理和實(shí)施檔案管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)進(jìn)行有效改進(jìn)。首先，必須從檔案管理系統(tǒng)出發(fā)，檔案管理由檔案管理處進(jìn)行宏觀的檔案控制，檔案保管的工作人員要認(rèn)識到需要對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。然后學(xué)校將檔案工作及時納入日常管理，并促進(jìn)其執(zhí)行，以此作為優(yōu)先事項，檔案干事正在積極探討更現(xiàn)實(shí)的檔案管理機(jī)制，以加強(qiáng)工作人員的管理能力和檔案意識。然后建立一個特殊的工作崗位制度，根據(jù)這一制度，學(xué)校檔案館的管理是通過以下方式進(jìn)行的：及時建立審查和獎勵機(jī)制。因此，對學(xué)校檔案進(jìn)行規(guī)范化整改，科學(xué)管理，有效激勵員工的熱情，幫助檔案員增強(qiáng)自身主觀性，必須保證檔案管理的科學(xué)水平。密切監(jiān)測檔案管理并檢查工作，以充分發(fā)揮監(jiān)督人員的職能，最終宏觀控制機(jī)構(gòu)的檔案管理建設(shè)。

2.3 加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理信息技術(shù)可以有效地提高學(xué)校檔案管理的科學(xué)水平，因此學(xué)校應(yīng)該不斷增加強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件，充分利用計算機(jī)技術(shù)管理檔案，如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，大數(shù)據(jù)和云技術(shù)，建立專屬數(shù)據(jù)庫等，實(shí)施學(xué)校課程和檔案的管理現(xiàn)代化，使學(xué)校檔案免受紙質(zhì)載體的影響，這不僅可以有效地節(jié)省儲存信息的空間，而且有助于提高效率。對學(xué)校檔案的有效管理大大提高了檔案資料的準(zhǔn)確性，對學(xué)校的援助節(jié)省了日常服務(wù)的費(fèi)用。在文件中廣泛使用軟件控制，在案件管理過程中，建立檔案管理自動化系統(tǒng)，檔案資料傳輸速度的改進(jìn)大大便利了查閱檔案資料的獲取和使用。

2.4 采用新的檔案管理方法

傳統(tǒng)檔案主要是保存檔案的基本面貌，以館藏的形式進(jìn)行保存，而檔案管理的重點(diǎn)是檔案信息。考慮到確保檔案資料的安全儲存，使檔案資料在學(xué)?？梢圆殚啞５@種管理模式缺乏科學(xué)依據(jù)，無法進(jìn)行檔案信息交流，不適合學(xué)校檔案管理的科學(xué)發(fā)展。因此，在新時期，學(xué)校在檔案管理模式中應(yīng)積極推行創(chuàng)新。注意方便檔案資料的使用，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，積極改變檔案管理方法，實(shí)行檔案信息的共享，使用戶能夠更好和及時地提供服務(wù)。同時，學(xué)校必須特別注意檔案管理的質(zhì)量，改善檔案資料的獲取、處理和歸檔，嚴(yán)格控制存儲程序，使學(xué)校檔案價值化最大化。

2.5 推動專業(yè)檔案管理小組的建設(shè)

實(shí)現(xiàn)個人檔案有效的認(rèn)識提高，不僅需要改進(jìn)管理，而且需要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人員培訓(xùn)。建立專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制，工作人員是學(xué)校檔案管理的主體，有效提高科學(xué)水平的作用是無形有限的，還需要工作人員的操作。因此信息技術(shù)在一個不斷發(fā)展的世界中，必須確保檔案管理更加規(guī)范、專業(yè)和豐富。檔案的存在也對檔案管理員提出了嚴(yán)格的要求，檔案管理員不僅要努力改善檔案管理，而且要積極培養(yǎng)高質(zhì)量和高效率的檔案人員，需要具備檔案管理意識，還應(yīng)充分掌握相關(guān)的信息技術(shù)應(yīng)用程序，使用更先進(jìn)的文件檔案科學(xué)技術(shù)和計算機(jī)程序，有效管理培訓(xùn)人員進(jìn)行檔案的精確分類和歸檔。大力發(fā)展數(shù)據(jù)庫檔案加密技術(shù)、數(shù)據(jù)輸入、計算機(jī)終端、網(wǎng)絡(luò)信息管理等技能，以建立一個高度專業(yè)化和高度合格的綜合檔案館，促進(jìn)檔案處的工作小組有效管理學(xué)校檔案[3]。

2.6 檔案管理方面的發(fā)展

培訓(xùn)的主要目的是提高技能，教會工作人員使用軟件，保存檔案，進(jìn)行信息的收集、分類、處理和歸檔，提高工作人員的專業(yè)水平?？梢栽趯W(xué)校每月的其中一天固定為檔案員提供培訓(xùn)。在檔案管理方面進(jìn)行人員培訓(xùn)和制定科學(xué)有效的培訓(xùn)方案促進(jìn)培訓(xùn)活動的成功。在培訓(xùn)過程中，工作人員必須研究檔案具體的管理問題，促進(jìn)檔案人員之間的互動，不斷上升互動教育的效果，提高檔案館的知識水平，而且有助于分享檔案相關(guān)資料信息，通過提供可靠的技術(shù)和人員配備，從而加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理。

3 結(jié)束語

為了提高學(xué)校檔案管理的科學(xué)水平，必須對檔案進(jìn)行管理，加強(qiáng)管理系統(tǒng)的有效改進(jìn)，積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，在檔案管理中廣泛地應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，最終達(dá)到加強(qiáng)檔案管理科學(xué)水平的目標(biāo)。