張麗

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中。本文通過闡述電子檔案管理的優(yōu)勢以及在事業(yè)單位的應(yīng)用中存在的問題，提出提高電子檔案管理水平的幾點(diǎn)建議。

一、引言

信息化的時代，紙質(zhì)文件已經(jīng)被電子類文件所取代，事業(yè)單位的檔案管理也逐漸走入信息化管理模式。電子檔案管理對事業(yè)單位的檔案管理有著十分重要的作用。

二、檔案管理中電子檔案的優(yōu)勢

（一）提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的錄入、整理與歸納需要檔案管理員的書寫和整理，在信息錄入中容易出現(xiàn)書寫錯誤等問題，整理過程也十分繁瑣。加上紙質(zhì)檔案由于環(huán)境、存儲方式等原因造成的破損都需要大量的工作進(jìn)行修復(fù)，這極大地增加了工作量，降低了工作效率。而電子檔案則利用電子信息技術(shù)建立起電子文檔，只需要一次的工作大量投入，就可以建立起完整的檔案體系。同時在進(jìn)行修改或者增補(bǔ)的時候也可以容易的通過信息檢索功能進(jìn)行檔案調(diào)取并直接修改，減輕工作人員工作的同時極大地提高了工作效率。

（二）節(jié)約成本，檔案調(diào)取便捷

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在每一次的錄入、修改、編制等都需要大量的人力、物力和財力的投入，造成固定的重復(fù)投入。另外由于紙的特性，紙質(zhì)檔及容易受到天氣、環(huán)境等原因產(chǎn)生一定的損壞，修復(fù)或者重新建檔都需要大量的成本投入，總成資源內(nèi)的浪費(fèi)。并且檔案調(diào)取時候還需要在大量的卷宗中進(jìn)行翻取，檔案調(diào)取難度較大。電子檔案使得檔案變成一種虛擬的信息數(shù)據(jù)，不需要紙張等投入，大大降低了檔案管理的成本。另外在檔案調(diào)取時候可以利用信息檢索功能對檔案庫進(jìn)行搜索，檔案調(diào)取便捷。

三、目前電子檔案管理應(yīng)用于檔案管理存在的問題

（一）電子檔案存儲中的問題

電子檔案是基于計算機(jī)信息技術(shù)的虛擬數(shù)據(jù)處理，由于計算機(jī)技術(shù)本身所蘊(yùn)含的可被入侵性，導(dǎo)致電子檔案管理容易面臨一定的風(fēng)險，例如系統(tǒng)入侵導(dǎo)致的檔案被惡意篡改。事業(yè)單位往往是政府工作相關(guān)的部門，關(guān)系著人們?nèi)粘９ぷ骱蜕?。一旦信息被惡意入侵則會造成難以預(yù)估的后果。典型案例里就是2017年5月份發(fā)生的“比特幣”勒索病毒入侵部分醫(yī)院和學(xué)校等事業(yè)單位的電子檔案庫，造成極大的惡性影響。

（二）事業(yè)單位對電子檔案管理的認(rèn)知不夠，管理不力

電子檔案的管理需要有一定的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，同時還需要有較高的思想道德品質(zhì)。目前大部分的事業(yè)單位對檔案管理人員素質(zhì)還沒有嚴(yán)格的考核和審查制度，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。而電子檔案具有很強(qiáng)的可操作性和修改無痕跡的特性，一方面給錯誤修改工作帶來便捷的同時也為人為操作帶來可能，從而影響檔案的真實(shí)性。因此關(guān)于檔案的真實(shí)性與原始性的管理還存在一定的問題。

四、事業(yè)單位關(guān)于電子檔案管理的建議

（一）電子檔案管理制度化與規(guī)范化

每一項(xiàng)工作的落實(shí)都需要嚴(yán)格的管理制度進(jìn)行工作行為的規(guī)范與約束，電子檔案管理工作中也需要建立完整的檔案管理與查閱規(guī)章制度。事業(yè)單位根據(jù)自身實(shí)際工作狀態(tài)、檔案的體量以及檔案使用情況等建立符合自身的檔案管理規(guī)章制度，對電子檔案的錄入、保存、調(diào)取、查閱、修改以及特殊情況的信息備份和信息轉(zhuǎn)移等進(jìn)行嚴(yán)格的制度化規(guī)定，尤其是錄入和修改以及信息轉(zhuǎn)移，需要做到嚴(yán)格審查，專人審批，責(zé)任控制等規(guī)定，確保電子檔案的真實(shí)性與安全性。另外，需要有專門的信息監(jiān)督管理隊(duì)伍，對檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，杜絕人為因素造成的檔案失誤或者惡意修改，保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）提高電子檔案的安全性能管理

在承認(rèn)電子檔案在檔案管理中的極大便利的同時也需要看到電子檔案的安全隱患，尤其是信息技術(shù)的安全隱患，包括系統(tǒng)、硬件與軟件、網(wǎng)絡(luò)的安全隱患。因此事業(yè)單位的相關(guān)部門需要加強(qiáng)對電子檔案管理的重要性認(rèn)識，加強(qiáng)單位的網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境的安全和硬件使用安全的管理。需要對單位網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行定時的檢查與維護(hù)，及時更換老化破損線路及設(shè)備，保證服務(wù)器的正常與穩(wěn)定運(yùn)行。針對檔案管理的計算機(jī)進(jìn)行定期的全面檢測，對防火墻等殺毒軟件也做到及時的更新優(yōu)化，避免外部的惡意入侵。同時對電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格的備份管理，確保檔案存儲硬盤的安全。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理隊(duì)伍需要兩方面人才的培養(yǎng)。意識具有專業(yè)檔案管理能力的人才。對檔案管理能夠進(jìn)行科學(xué)化高效化的管理方式的運(yùn)用，并且能夠有效地利用信息技術(shù)提高方案管理的效率。另一方面是專業(yè)的計算機(jī)人才，為單位的電子檔案管理提供有力的技術(shù)支持，能夠根據(jù)檔案管理的需要制作相關(guān)的程序等，提高方案管理的專業(yè)性和規(guī)范性。

五、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的電子檔案管理工作的推進(jìn)與應(yīng)用，大幅提高了檔案管理工作的效率，一定程度上保證了檔案的安全性和真實(shí)性。同時事業(yè)單位需要認(rèn)識到電子檔案管理工作中仍然存在許多不足之處，需要加強(qiáng)度電子檔案管理工作的規(guī)章制度建設(shè)，提高管理水平，改進(jìn)管理方法，確保電子檔案管理的高質(zhì)高效，推動事業(yè)單位的發(fā)展。（作者單位：河北省衡水市桃城區(qū)人力資源和社會保障局）