杜皖寧

在如今的信息化社會(huì)中，各企業(yè)事業(yè)單位都有著多種多樣的信息接收，在后期的信息處理方面一定要做到嚴(yán)格規(guī)范的管理。對(duì)于事業(yè)單位的信息管理方面而言，是對(duì)檔案的管理工作。檔案的管理工作是復(fù)雜繁重的，并且在檔案規(guī)劃方面需要有更多的專業(yè)性和技術(shù)性操作，因此本篇文章對(duì)事業(yè)單位中的檔案管理工作所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后提出相應(yīng)的管理完善對(duì)策，希望事業(yè)單位的檔案管理可以更加規(guī)范化、專業(yè)化。

每個(gè)人都有相關(guān)的檔案信息記錄，關(guān)系著后期的工作考核等各種各樣的人生問(wèn)題。在事業(yè)單位中員工的檔案管理，對(duì)于其員工的升職、選拔以及人才的任用等都有著很大的幫助作用。檔案的信息記錄可以為后期的各種工作提供相應(yīng)的參考數(shù)據(jù)，為事業(yè)單位的工作處理做出更大的便利貢獻(xiàn)。隨著管理水平的不斷提高，事業(yè)單位的檔案管理工作也有了更加完善的工作處理，但是在檔案管理工作中依舊存在著一些問(wèn)題。要不斷地對(duì)問(wèn)題進(jìn)行探討，制定出解決對(duì)策，將檔案管理工作做到更加規(guī)范化專業(yè)化處理。對(duì)于其管理存在的問(wèn)題要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，如果問(wèn)題未被解決，就可能給事業(yè)單位產(chǎn)生相關(guān)的負(fù)面影響，影響其發(fā)展步伐。所以在新時(shí)代的發(fā)展下，要不斷去加大檔案管理的技術(shù)水平，將檔案管理任務(wù)做到更加完善。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案管理人員缺少專業(yè)知識(shí)

任何工作的完善執(zhí)行，都需要有其專業(yè)的人員進(jìn)行工作的處理，在檔案管理工作中最嚴(yán)重、最基礎(chǔ)的問(wèn)題就是其員工的管理專業(yè)水平不足而導(dǎo)致的檔案管理問(wèn)題不斷發(fā)生。在對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能力調(diào)查過(guò)程中，甚至?xí)l(fā)現(xiàn)一些非專業(yè)人士的職位擔(dān)任，檔案管理中任用非專業(yè)的人員對(duì)其工作管理造成了嚴(yán)重的阻礙，同時(shí)也給事業(yè)單位產(chǎn)生了很大的負(fù)面隱患作用。

2.檔案管理人員缺少該有的工作態(tài)度

除了人員素質(zhì)能力之外，所任用的員工的工作態(tài)度也極大地影響著工作的完成度。在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，由于其工作繁重且枯燥，就會(huì)使一些員工產(chǎn)生怠慢的心理。在工作時(shí)不積極應(yīng)對(duì)抱著應(yīng)付的工作心理，對(duì)于檔案的保存以及衛(wèi)生清理等不能做到及時(shí)處理，對(duì)于檔案的內(nèi)容更新也不能做到完善，缺乏工作時(shí)的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)檔案管理工作，由于其工作的枯燥，要使員工有更大的工作耐心，由于員工工作耐心的缺乏就會(huì)對(duì)工作時(shí)的各種信息處理造成錯(cuò)誤，極大地阻礙了檔案管理工作的規(guī)范順利進(jìn)行，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也造成了很大的負(fù)面影響作用。

3.檔案管理工作人員離職后檔案的管理問(wèn)題

由于檔案管理工作的特殊性，其工作內(nèi)容需要有相應(yīng)的連貫性處理，在當(dāng)今的人員工作中，不少員工會(huì)出現(xiàn)跳槽出國(guó)深造等的狀況，就會(huì)造成工作人員缺乏。在新的員工招收方面，如果老新員工沒(méi)有做好工作的交接，就會(huì)使檔案管理工作出現(xiàn)斷層問(wèn)題，讓一些檔案變成死檔或者棄檔，對(duì)之后的管理工作造成了極大的工作影響。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)也造成了非常大的損失。一些檔案的丟失或者信息的遺漏會(huì)造成非常大的事業(yè)發(fā)展阻礙，因此在目前來(lái)說(shuō)的檔案工作管理任務(wù)中人員離職所造成的死檔、棄檔，也是一個(gè)較為嚴(yán)重的管理問(wèn)題。

4.事業(yè)單位不能合理有效地利用現(xiàn)有的檔案

檔案的管理工作就是為了使其信息得到充分的利用，在一些事業(yè)單位的檔案管理工作過(guò)程中，事業(yè)單位對(duì)其檔案的利用度非常的低，使很多檔案都沒(méi)有充分地發(fā)揮自身的價(jià)值，將檔案管理工作束之高閣。其次，一些事業(yè)單位在檔案的利用方面，也只是用到了一些基礎(chǔ)的層面，沒(méi)有將價(jià)值發(fā)揮到最大，就使得一些員工認(rèn)為檔案管理工作是不重要的，從而不重視其工作的規(guī)范性，造成了更多的檔案管理工作失誤，使得事業(yè)單位在后期使用檔案時(shí)出現(xiàn)阻礙的問(wèn)題現(xiàn)狀。

5.事業(yè)單位沒(méi)有采用相應(yīng)的措施保管好檔案

檔案的工作管理需要檔案的保存具有一定的完善性，在事業(yè)單位的檔案工作管理中經(jīng)常出現(xiàn)檔案的缺失或者損壞的現(xiàn)象，非常不利于對(duì)檔案信息內(nèi)容的采取，盡管現(xiàn)在已經(jīng)普遍使用的電子檔案的儲(chǔ)存方式，但是一些事業(yè)單位其儲(chǔ)存檔案依舊采用的是紙質(zhì)保管法，所以在檔案的管理方面，一定要加強(qiáng)其保存工作，保證檔案的內(nèi)容完整性，保證其內(nèi)容的及時(shí)更新，做好檔案的防護(hù)工作，在之后的檔案利用方面提供更加便利的工作條件。

6.事業(yè)單位對(duì)檔案的管理不規(guī)則化

任何單位任何職位的工作都需要有一定的規(guī)范性處理，在事業(yè)單位的檔案管理中，也需要有相應(yīng)的管理規(guī)范，確保工作的完善進(jìn)行。從目前的事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題中發(fā)現(xiàn)，其工作缺乏一定的規(guī)范性，使得工作過(guò)程中對(duì)檔案的收集整理出現(xiàn)雜亂無(wú)章的問(wèn)題，導(dǎo)致各種信息的缺漏，在使用到檔案時(shí)需要花費(fèi)大量的時(shí)間去尋找相關(guān)的信息，所以事業(yè)單位中檔案管理的不規(guī)范話，也嚴(yán)重地阻礙了管理工作的順利進(jìn)行。

二、事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策分析

1.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

首先對(duì)于檔案管理工作的對(duì)策是要使相關(guān)的工作人員有更加專業(yè)的工作能力，對(duì)其進(jìn)行定期的能力培訓(xùn)，讓工作人員有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)在工作的過(guò)程中，讓其樹立起工作的責(zé)任心和良好的工作態(tài)度，確保工作完成過(guò)程中的有效性。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種信息的不斷完善以及增多，在事業(yè)單位的檔案管理中，一定要讓工作人員的技能跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，確保其專業(yè)能力的不斷提高，從而為檔案的管理工作做出更大的貢獻(xiàn)，一定要任用專業(yè)的管理人員去進(jìn)行工作的處理，確保工作的完善進(jìn)行。

2.檔案管理人員的工作交接問(wèn)題做好相應(yīng)規(guī)定

針對(duì)于人員離職或者跳槽的問(wèn)題現(xiàn)象，在人員對(duì)接方面一定要有相應(yīng)的規(guī)范，要求確保人員離職前與新人員做好交接工作，保證檔案的后期管理工作的良好進(jìn)行，避免出現(xiàn)棄檔死檔的問(wèn)題，可以讓離職人員為新人留下聯(lián)系方式，當(dāng)新員工找不到相關(guān)檔案時(shí)，可以聯(lián)系到老員工咨詢，做好后期的檔案管理工作輔助。

3.做好檔案管理的保護(hù)工作

對(duì)于所存儲(chǔ)的檔案要做好定期的檢查，對(duì)于損失或者模糊的檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，在事業(yè)單位的檔案管理中，一定要將這種問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)并做好修補(bǔ)，確保所存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容完整。同時(shí)檔案的管理保存工作是一個(gè)枯燥的工作，一定要使相關(guān)的員工有良好的耐心，對(duì)檔案及時(shí)檢查和修復(fù)，為后期的檔案保存做好工作。

4.完善檔案管理制度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，要不斷地完善其制度規(guī)范。對(duì)其檔案管理人員進(jìn)行良好的工作培訓(xùn)，在工作崗位上做到規(guī)范嚴(yán)格的工作。其次，要有相應(yīng)的監(jiān)督部門對(duì)其工作完成任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督管理，確保工作的認(rèn)真執(zhí)行。最后檔案管理人員要與企業(yè)單位的各部門人員做好交流，對(duì)檔案的信息進(jìn)行不斷地補(bǔ)充，確保檔案的完善。

5.提升檔案管理中硬件設(shè)施的信息化

在信息化檔案管理工作過(guò)程中，及時(shí)對(duì)檔案管理工作的設(shè)備進(jìn)行更新，保證檔案管理工作的順利展開(kāi)。檔案管理工作可以通過(guò)電子信息技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣在檔案歸檔管理時(shí)能夠更加便捷，提升工作效率。除此之外，通過(guò)大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息處理，可以將各個(gè)事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，方便審核人員對(duì)檔案信息的調(diào)取。提升檔案管理中的硬件設(shè)施，能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，使得人才能夠合理分配。

6.提升管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)

檔案管理工作中管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定了檔案管理工作的工作質(zhì)量。因此，為了提升檔案管理的質(zhì)量，事業(yè)單位需要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，讓管理人員明確檔案管理的意義，增加檔案管理的知識(shí)技能，同時(shí)讓管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。這樣的方法能夠有效提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

7.加強(qiáng)人才與服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系

檔案管理工作需要多部門配合完成。在事業(yè)單位中人才流動(dòng)性非常大，因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)人才與服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系。針對(duì)流動(dòng)性人才要認(rèn)真對(duì)其從事工作取得成績(jī)進(jìn)行材料整理歸檔，使流動(dòng)人才的檔案符合管理要求。

事業(yè)單位的檔案管理工作雖然復(fù)雜繁瑣，但是具有極其重要的意義。檔案管理可以影響到事業(yè)單位的整體管理水平，應(yīng)引起事業(yè)單位的足夠重視。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決措施。除此之外，還應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，從而讓事業(yè)單位檔案管理工作能夠順利地展開(kāi)。

（本文作者單位：國(guó)家廣播電視總局九五三臺(tái)）