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社區(qū)會計檔案是由會計憑證、賬簿與財務(wù)報告等組成的專業(yè)性核算資料，直接反映一個單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)狀況，并以其記錄內(nèi)容作為重要憑證，展開單位的經(jīng)營活動，然而，當(dāng)前社區(qū)檔案保管與銷毀中存在保管人員責(zé)任意識缺失、保管不規(guī)范、銷毀問題突出等問題?；谄渲匾裕瑧?yīng)彌補這一缺陷，通過不斷完善管理工作、提高管理水平，強化會計檔案管理工作，從而直接提高單位的財務(wù)管理水平，使之獲得更高效、持續(xù)性的發(fā)展。

一、社區(qū)會計檔案的重要性

社區(qū)會計檔案屬于會計活動的最終產(chǎn)物，對經(jīng)濟活動而言，它既是重要的記錄資料、又是關(guān)鍵的憑據(jù)，其重要作用表現(xiàn)在以下方面：

（一）和經(jīng)濟活動不可分割

從本質(zhì)上而言，社區(qū)會計檔案是長時間通過匯總、積累得來的會計信息系統(tǒng)產(chǎn)物，其中包含著的內(nèi)容，不僅具有原始平整性特點，而且也凸顯出持續(xù)性、規(guī)律性以及系統(tǒng)性的特點。從會計憑證、到會計賬簿、再到會計報表，以此形成系統(tǒng)性、整體性的體系，對各個階段的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容直接體現(xiàn)出來。充分利用社區(qū)會計檔案資料，使用社區(qū)會計核算手段，能持續(xù)性記錄并反映出經(jīng)濟活動、財務(wù)收支細則，一方面以此體現(xiàn)出社區(qū)既往的經(jīng)濟發(fā)展歷史，另一方面又為現(xiàn)下社區(qū)會計管理的會計預(yù)測、決策、控制、解決經(jīng)濟糾紛、處理遺留問題等經(jīng)濟事務(wù)提供依據(jù)。

（二）宏觀決策時的必要依據(jù)

完整且真實的社區(qū)會計檔案，能對經(jīng)營管理過程當(dāng)中所有重要的信息資源予予以反映、監(jiān)督，這也是開展財務(wù)工作之根本。同時，在傳遞管理規(guī)劃、控制決策過程中的會計信息，記錄在會計檔案中，對管理的有效支持、積極促進作用。另外，恰如其分的借用會計電算化技術(shù)處理社區(qū)會計檔案中的信息數(shù)據(jù)，還能設(shè)計、構(gòu)建出更有益于良好管理和科學(xué)決策的數(shù)據(jù)模型，從而以規(guī)范、科學(xué)的系統(tǒng)來支持會計決策，實現(xiàn)對歷年來各部門大量會計數(shù)據(jù)的準確核算，為需求者更快、更準確的提供可用信息。最后，會計檔案資料還可以作為對社區(qū)乃至整個地域未來發(fā)展趨勢、發(fā)展?fàn)顩r的預(yù)測憑證，決策者在基于符合市場經(jīng)濟規(guī)律要求的基礎(chǔ)上，制定出更有益于促進自身發(fā)展的經(jīng)營計劃。

（三）責(zé)任細究、經(jīng)濟犯罪等憑證證據(jù)

對于所有的會計活動，在社區(qū)會計檔案當(dāng)中都有如實的反應(yīng)以及客觀的記錄，它是對經(jīng)濟活動的記錄和反映。借助于社區(qū)會計檔案中所記錄的詳實數(shù)據(jù)，能夠了解到各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的具體細則，并可作為評價有無切實遵守經(jīng)濟法律要求的重要工具，發(fā)現(xiàn)其中是否存在弄虛作假等觸及法律的行為。為打擊經(jīng)濟犯罪活動留下重要的證據(jù)，揭示其觸犯法律的犯罪事實。

（四）為經(jīng)濟科學(xué)研究提供借鑒

在社區(qū)會計檔案的記錄信息當(dāng)中，有反應(yīng)經(jīng)濟活動的全程信息，以及經(jīng)驗及教訓(xùn)，發(fā)揮著重要史料價值的作用。利用社區(qū)會計檔案可以為經(jīng)濟科學(xué)研究提供各種可靠的數(shù)據(jù)、可比性資料和過去經(jīng)濟活動的珍貴史料。

（五）社區(qū)會計檔案的信息化管理

實現(xiàn)會計檔案的信息化、借助于信息化精準高效之特點，能在很大程度上規(guī)避數(shù)據(jù)錯誤，反映真實數(shù)據(jù)，保證會計檔案管理工作質(zhì)量。在當(dāng)前信息化時代下，充分發(fā)揮計算機準確性高、速度快等優(yōu)勢，促進會計檔案的信息化進程，以信息化系統(tǒng)來完成日常會計管理工作，能夠及時、有效且精準的為單位經(jīng)濟性決策提供可靠信息參照。從實質(zhì)上來說，會計檔案的信息化實現(xiàn)，也代表著會計檔案管理水平的提高。

二、社區(qū)會計檔案的保管

（一）強化責(zé)任意識，重視社區(qū)會計檔案工作

社區(qū)會計檔案管理工作是一門技術(shù)，也是一面鏡子。社區(qū)會計檔案工作不僅僅是把憑證裝訂好，放到柜子里。從審計和檢查工作來看，整齊、有條不紊的會計檔案會給檢查人員留下很好的印象，從側(cè)面體現(xiàn)出該單位嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、流暢的工作流程、穩(wěn)固的會計基礎(chǔ)、規(guī)范的會計處理。近年來，離任審計和經(jīng)濟責(zé)任審計也愈發(fā)嚴格，且都有往前追溯的要求。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)任職期限至少3 年，甚至長達15 年以上，所以社區(qū)會計檔案的完整性、連續(xù)性顯得非常重要。會計人員、檔案管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必提高認識，強化責(zé)任意識。

（二）熟悉會計基礎(chǔ)工作，正確區(qū)分會計檔案

在社區(qū)會計資料整理和歸類中，正確區(qū)分會計檔案和文書檔案，可減少會計檔案的工作量和保管責(zé)任。例如，日常工作中的請示、批復(fù)、調(diào)撥文件等不屬于會計檔案，但是可以作為會計核算的依據(jù)。財務(wù)人員應(yīng)按照“財政總預(yù)算和稅收會計檔案保管期限表”的內(nèi)容對不同類型的會計檔案進行分類管理，并妥善保管紙質(zhì)檔案原件?！稌嫏n案管理辦》不但明確了電子會計檔案的法律地位，還提出了電子會計檔案形成的條件。因此，財務(wù)人員應(yīng)正確理解電子會計檔案的內(nèi)涵，一定是來源于計算機的電子設(shè)備，其形成、辦理傳輸是以計算機為載體，可以存儲在本地計算機和云端。

（三）重視社區(qū)會計檔案環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理

社區(qū)會計檔案管理至少包含歸檔、保管、利用、交接、查閱、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)，每一步都至關(guān)重要。因此，除了嚴格執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)外，還應(yīng)建立社區(qū)內(nèi)部的檔案管理制度。在歸檔方面，要及時打印和歸檔會計賬簿、會計報表、財務(wù)報告和其他會計資料，用專門的會計檔案盒進行封裝，規(guī)范填寫封面和簽章，制保管清冊，避免零散存放。在保管方面，應(yīng)配備專業(yè)的人員進行管理，杜絕由出納管理會計檔案的情況，規(guī)避篡改會計原始票據(jù)、重復(fù)報銷，發(fā)生貪污、舞弊、挪用公款的風(fēng)險；同時配置獨立的地點、帶鎖的柜子、干濕度計、消防栓等，避免隨意堆放。不具備條件的可委托具備檔案管理條件的機構(gòu)代為管理會計檔案。在移交和借閱方面，無論是從財務(wù)室到內(nèi)部檔案管理部門，還是到外部檔案管理機構(gòu)的移交，都應(yīng)完善移交手續(xù)，編制會計檔案移交清冊，逐項清點，注明缺失和現(xiàn)存的資料，防止責(zé)任不清。監(jiān)交人員應(yīng)嚴格履行職責(zé)，嚴格執(zhí)行借閱和復(fù)制的審批手續(xù)，填寫借閱登記表并聲明負責(zé)檔案的完整性、保密性，不得污損或丟失，并及時歸還。

（四）充分利用會計檔案，提高實用價值

雖然我們當(dāng)前已經(jīng)進入信息化時代，但是大部分事業(yè)單位的會計檔案還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，無法像大中型企業(yè)一樣全面運用大數(shù)據(jù)、云計算等智能運算來增強會計檔案應(yīng)用的實效性，不符合成本效益性。只有歸檔整理好靜態(tài)的會計檔案，才能對會計檔案進行數(shù)據(jù)整理，建立數(shù)據(jù)的聯(lián)系，發(fā)揮動態(tài)的價值。一方面，按規(guī)定做好會計檔案管理的基礎(chǔ)工作，在保證會計檔案安全、完整的前提下，為查閱和復(fù)制會計檔案資料提供便利的條件。另一方面，事業(yè)單位根據(jù)自身的需求，引入信息化手段，對檔案信息進行分析處理，定制個性化數(shù)據(jù)報表，使會計檔案充分發(fā)揮價值。

三、社區(qū)會計檔案的銷毀

（一）檔案銷毀的三個階段

檔案銷毀分為三個階段，分別為制定標(biāo)準、銷毀登記和銷毀檔案。在制定標(biāo)準階段，檔案管理員制定檔案銷毀標(biāo)準交于部門主管人員進行審核，審核不通過需要重新制定；在銷毀登記階段，檔案管理員按照銷毀檔案的標(biāo)準核對檔案情況，編制出待銷毀檔案清單，根據(jù)清單內(nèi)容核實檔案信息，核實后交部門主管人員審核，審核通過形成正式的檔案銷毀清單，完成銷毀登記，如審核不通過需要重新確認需要銷毀的檔案；在銷毀檔案階段，根據(jù)檔案銷毀清單對需銷毀檔案進行整理并在檔案盒檔案清單中進行檔案銷毀備注信息，整理備注完成后對檔案銷毀處理。

（二）檔案銷毀流程

檔案銷毀流程分為兩個階段，分別為鑒定銷毀階段和銷毀檔案階段。在鑒定銷毀階段，根據(jù)檔案管理標(biāo)準自動生產(chǎn)了待銷毀檔案，檔案管理員查看待銷毀檔案，選擇現(xiàn)在需要銷毀的檔案進行鑒定，鑒定登記后交由部門主管人員進行審批，審批通過后進行檔案銷毀：在銷毀檔案階段，檔案管理員對審批通過的檔案進行銷毀登記，登記后交部門主管人員審核，審核通過檔案管理員進行檔案銷毀確認，通過銷毀確認進行電子數(shù)據(jù)及電子文件的刪除操作，公積金業(yè)務(wù)檔案信息屬于非涉密信息檔案，在檔案銷毀時可只進行電子信息的刪除工作，如涉及涉密信息需要進行存儲介質(zhì)的物理銷毀工作，最后需要進行打印檔案銷毀清單，檔案銷毀清單需要永久保標(biāo)存。

四、結(jié)語

綜合上文可以明確的是，會計檔案管理工作必須要予以充分認識，并緊隨時代發(fā)展，采取更多新的舉措、規(guī)范性舉措，加強會計檔案管理，從而保證管理質(zhì)量、提高管理水平。社區(qū)會計檔案的保管與銷毀是一項嚴肅、謹慎的工作，要努力規(guī)范和加強會計檔案保管、制定相關(guān)措施，促進檔案銷毀工作。按規(guī)定銷毀檔案會計有利于會計檔案工作的有序開展，減少會計檔案保管工作成本。因此，檔案管理部門應(yīng)有作為、有擔(dān)當(dāng)，避免出現(xiàn)大量應(yīng)銷未銷檔案，定期組織相關(guān)部門開展聯(lián)合鑒定，編制銷毀清冊，對特殊事項單獨立卷。