羅巍琳 中國石油四川石化有限責(zé)任公司

近年來，隨著信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，信息處理技術(shù)不斷提升，人們對合同管理系統(tǒng)的要求也不斷提高，單一、封閉的合同管理系統(tǒng)已不能完全滿足合同管理業(yè)務(wù)的需要。進一步提升合同管理系統(tǒng)性能，更好地滿足合同承辦及管理業(yè)務(wù)需求，實現(xiàn)合同管理系統(tǒng)精細化、集約化、智能化的轉(zhuǎn)變，促進信息系統(tǒng)與合同業(yè)務(wù)的完美融合，是信息時代下對合同管理系統(tǒng)的新要求。

一、改進前的合同管理系統(tǒng)的不足

（一）統(tǒng)計分析功能比較弱

改進前的合同管理系統(tǒng)在統(tǒng)計分析方面著力較少。統(tǒng)計分析功能只能通過excel 報表形式來表現(xiàn)，且報表只能簡單設(shè)置為周報、月報、季報、半年報、年報等類型。統(tǒng)計分析的內(nèi)容也只局限在幣種統(tǒng)計、履行信息、簽訂信息、合同管理綜合信息、分年度約定履行金額、分年度實際履行金額、合同標的金額變更、合同多次交易、事后合同信息、分年度約定標的金額等方面。統(tǒng)計分析功能偏重于對合同工作的數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計，對合同管理工作的分析功能比較欠缺。

（二）合同風(fēng)險提示功能不夠完善

改進前的合同管理系統(tǒng)未設(shè)置風(fēng)險審查提示和系統(tǒng)輔助審查功能。對合同的審查全部依靠合同承辦人員和審查審批人員的個人素質(zhì)。如果合同承辦人員和審查審批人員未完全掌握相應(yīng)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)層面專業(yè)知識，或因疏忽未對合同中涉及的風(fēng)險點和關(guān)鍵控制點進行實質(zhì)性審查，那么就有可能使企業(yè)因合同審查審批不嚴謹陷入法律和經(jīng)濟糾紛之中，輕則造成企業(yè)一定的經(jīng)濟損失，重則影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營和社會聲譽。

（三）與其他系統(tǒng)不兼容

改進前的合同管理系統(tǒng)是一個封閉的系統(tǒng)，不與其他信息系統(tǒng)集成，各個信息系統(tǒng)互不關(guān)聯(lián)，獨立運作。比方說付款業(yè)務(wù)，既要在合同管理系統(tǒng)中進行審查審批，又要在財務(wù)系統(tǒng)中審查審批。這就造成了同一項工作在多系統(tǒng)中反復(fù)操作，既增加了員工的工作量，又降低了工作效率。

（四）智能化手段不夠多

改進前的合同管理系統(tǒng)中智能化操作較少，存在一些重復(fù)數(shù)據(jù)及信息的填報不能智能識別、抓取，必須由承辦人手工填報；系統(tǒng)對內(nèi)部合同、關(guān)聯(lián)交易等不能自動辨別，需要由承辦人進行選擇等情況。合同系統(tǒng)各環(huán)節(jié)中未能很好地利用信息技術(shù)這個手段提高工作效率和工作的準確率。

二、合同管理系統(tǒng)改進措施

（一）強化查詢及統(tǒng)計分析功能

改進后的合同管理系統(tǒng)在基礎(chǔ)查詢及統(tǒng)計分析方面得到進一步加強。

在查詢功能方面，不同的系統(tǒng)用戶可以根據(jù)各自的不同需求來設(shè)置常用的查詢條件，并可以隨情況的變化進行更改，實現(xiàn)查詢界面的個性化設(shè)置。通過選中不同條件，可對合同進行全生命周期查詢。除可以在系統(tǒng)上查看所查詢合同的相關(guān)信息外，查詢結(jié)果還能以表格形式下載作為合同管理的相關(guān)資料使用。

在統(tǒng)計分析方面，系統(tǒng)用戶可更方便快捷地得到相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，從而進行有針對性的數(shù)據(jù)分析。在統(tǒng)計內(nèi)容上，系統(tǒng)統(tǒng)計分析功能可從合同管理決策分析、總部及地區(qū)公司報表、年度數(shù)據(jù)摘要等多個大類進行分析。每個大類又可以再進行細分，如合同管理決策分析可細分為相對人綜合分析、系統(tǒng)應(yīng)用水平分析、審查綜合分析等子類；總部及地區(qū)公司報表可細分為合同簽訂分析、事后合同分析、合同履行分析、合同審查分析、合同概覽分析等子類；年度數(shù)據(jù)摘要可細分為合同審查效率分析、合同相對人集中度分析等子類。各子類下層為具體的報表等數(shù)據(jù)內(nèi)容。合同用戶可根據(jù)自身需要選擇對應(yīng)的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)。在統(tǒng)計分析形式的呈現(xiàn)上，系統(tǒng)不但能生成統(tǒng)計報表，還能提供豐富的可視化效果，如柱狀圖、餅圖、點狀圖、折線圖等等，以及最大值線、最小值線、平均線等多角度輔助線，以便使系統(tǒng)用戶能更好的理解數(shù)據(jù)分析。同時，系統(tǒng)用戶還可以通過數(shù)據(jù)分析的相關(guān)按鍵“鉆取”對應(yīng)內(nèi)容的詳細信息。

（二）設(shè)置風(fēng)險預(yù)警管理和輔助審查功能

合同風(fēng)險管控是合同管理工作的重要內(nèi)容之一。在合同系統(tǒng)中設(shè)置合同風(fēng)險預(yù)警管理功能，就是要通過技術(shù)手段將合同全生命周期的風(fēng)險防控措施嵌入到系統(tǒng)中，對存在的風(fēng)險進行及時預(yù)警和管控，從而避免合同管理失控的狀況發(fā)生。從操作層面來說，風(fēng)險預(yù)警管理就是各地區(qū)公司根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)特點及業(yè)務(wù)需求，配置本單位以及需要下級單位執(zhí)行的風(fēng)險預(yù)警指標。根據(jù)這些設(shè)置，對觸發(fā)風(fēng)險指標的具體業(yè)務(wù)進行智能預(yù)警和流程管控，并將風(fēng)險預(yù)警信息發(fā)送給相關(guān)系統(tǒng)、部門和人員。風(fēng)險預(yù)警在合同申報、審查審批、履行等合同全生命周期過程中進行。如合同承辦人員在合同申報流程填報合同相對人時，系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)合同相對人是黑名單中的企業(yè)，就會在申報頁面自動顯示風(fēng)險預(yù)警圖標，向承辦人員提示合同相對人已被納入黑名單，與其簽約會對企業(yè)產(chǎn)生法律及經(jīng)濟風(fēng)險，從而減少合同工作實際操作過程中導(dǎo)致的管控失效。

在審查審批過程中，審查審批人可通過系統(tǒng)提供的“輔助審查”功能對合同進行初步審查。利用智能化技術(shù)，“輔助審查”功能可快速提取合同文本關(guān)鍵條款和要素，幫助審查審批人提前檢查出合同文本中存在的問題和風(fēng)險?！拜o助審查”功能主要從合同文本的一致性、正確性、完整性等方面進行審查。具體來說，一致性是檢查合同中的關(guān)鍵要素在合同上下文及合同管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一致與否，如簽約雙方名稱在合同文本前后是否一致，是否存在錯漏；正確性是檢查合同要素是否填寫規(guī)范，例如大小寫金額的數(shù)值是否相等、大寫金額的寫法是否標準等；完整性是檢查合同中關(guān)鍵條款、關(guān)鍵要素是否完整，例如合同中是否存在標的、價款、履行期限、履行地點、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵內(nèi)容。

（三）集成企業(yè)其他信息系統(tǒng)

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中不僅要使用合同管理系統(tǒng)，還可能使用ERP、財務(wù)、物采、檔案管理等等其他系統(tǒng)。各個系統(tǒng)互不關(guān)聯(lián)，完全獨立運行必然會產(chǎn)生重復(fù)勞動，因此，集成各個系統(tǒng)成為企業(yè)綜合管理的必然要求。集成后的合同系統(tǒng)能將相關(guān)數(shù)據(jù)推送給其他關(guān)聯(lián)應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)多個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。如合同履約申報時關(guān)聯(lián)ERP 采購訂單和入庫驗收單，合同管理系統(tǒng)就能對關(guān)聯(lián)后的采購訂單和入庫驗收單的明細與合同的內(nèi)容進行比對驗證，驗證后的結(jié)果推送給財務(wù)系統(tǒng)，作為后續(xù)財務(wù)付款的重要依據(jù)，從而解決了合同承辦人員在各個系統(tǒng)重復(fù)提報資料和數(shù)據(jù)的問題，同時也減輕了財務(wù)人員人工比對單據(jù)的工作量，打通了合同履行與采購收貨、入庫驗收、財務(wù)付款的跨系統(tǒng)流程。

（四）增強系統(tǒng)智能化功能

改進后的合同系統(tǒng)從合同申報到合同履行各個環(huán)節(jié)增強了智能化功能，進一步提升合同承辦和管理的工作效率。比方說：在系統(tǒng)審批流程管理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)圖形化流程定義，流程任務(wù)可采用串行、并行或自定義等多種組合方式，系統(tǒng)管理員能通過流程監(jiān)控功能實現(xiàn)對已啟動流程的合同進行提前干預(yù)；在合同申報環(huán)節(jié)，可根據(jù)合同相對人名稱自動識別合同是否為內(nèi)部合同或關(guān)聯(lián)交易合同，避免了因合同承辦人員疏忽或系統(tǒng)不穩(wěn)定造成的合同性質(zhì)選擇錯誤的操作；在合同簽訂環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了內(nèi)部合同和關(guān)聯(lián)交易合同在線簽約、電子簽章功能，保證了內(nèi)部及關(guān)聯(lián)交易合同雙方數(shù)據(jù)填報與合同文本的一致性，提高了合同簽訂效率，降低了打印郵寄成本，避免了合同數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的重復(fù)統(tǒng)計；在合同打印環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動加載水印和二維碼印防偽功能，防止篡改和偽造合同文本，保證了合同文本的唯一性、真實性和可靠性。在合同履行環(huán)節(jié)，系統(tǒng)能自動抓取合同文本中約定的付款條件、付款單位、收款單位、收款單位開戶銀行、收款銀行賬戶等相關(guān)信息，不需要承辦人再手動輸入，既減少了合同承辦人員的工作量又保證了合同相關(guān)信息填報的準確性。

通過采用信息技術(shù)手段對合同管理系統(tǒng)進行改進，合同系統(tǒng)的功能得到了優(yōu)化，合同工作效率得到了提升，合同風(fēng)險防范得到強化，對進一步規(guī)范企業(yè)交易行為、提升業(yè)務(wù)集成管理、加強法律風(fēng)險防控、實現(xiàn)企業(yè)依法合規(guī)管理發(fā)揮了重要作用。