張陽陽 內蒙古興安盟科右前旗巴日嘎斯臺鄉(xiāng)政府

文書檔案管理作為事業(yè)單位的重要組成部分，其工作內容是把事業(yè)單位參加的所有活動，進行信息匯總，形成具有保存價值的文字素材，是文書檔案管理必不可少的任務。為保證文書檔案管理工作效率，應從實現(xiàn)集中文書檔案管理、檔案管理的信息化建設等多個方面入手，以此來確保檔案的真實性和有效性，進而提高事業(yè)單位人員的工作效率?；诖耍槍κ聵I(yè)單位文書檔案管理效率的提高，展開以下分析。

一、事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

（一）重視程度待提升

縱觀事業(yè)單位的文書檔案管理現(xiàn)狀可看出，在實際管理中存在檔案管理重視程度待提升的問題，此問題的存在，不僅影響了檔案管理工作的順利開展，更是在檔案管理工作資源配置方面存在不足。比如：制度執(zhí)行不夠規(guī)范等。與此同時，由于管理人員對文書檔案管理工作缺乏正確認識，認為文書檔案管理流于形式就可以，并且工作意義較小，所以并沒有在實際工作中，對現(xiàn)有的文書檔案管理進行規(guī)范，最終導致檔案資料的完整性和質量無法得到保障。

（二）管理制度待完善

雖然部分事業(yè)單位制定了有關文書檔案管理的規(guī)范性制度，但是制度內容卻無法滿足當代發(fā)展需求，甚至還存在約束力不足等問題，導致制度在執(zhí)行中存在問題[1]。常見的問題體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，沒有根據(jù)文書檔案工作要求完成檔案分類，并且針對不同性質和不同時間的文書檔案，也沒有采取對應的措施加以規(guī)劃和管理；第二，不同類型的文書檔案管理，在目錄管理中存在不足。由于不同性質和不同時間的檔案內容沒能根據(jù)相關要求進行規(guī)范管理，所以導致檔案內容在查找中存在難度，特別是在文書檔案規(guī)模較大時，要想查找某一檔案內容，是比較困難的，沒能充分發(fā)揮文書檔案管理工作意義；第三，在文書檔案管理收集中缺少硬性處理措施與要求，導致不同檔案收集人員，在處理中缺少科學性與合理性，因缺少先進的技術支持意識，導致文書檔案分類管理工作，沒能在實際工作中順利進行。

（三）管理方式待創(chuàng)新

基于信息時代發(fā)展背景下，信息技術的普及，在一定層次上提高了管理質量和管理效率。但是針對事業(yè)單位而言，由于事業(yè)單位沒能與現(xiàn)代社會發(fā)展做到與時俱進，所以導致文書檔案的數(shù)字化管理綜合水平受到影響，無法達到預期的工作效果和工作目標。此外，根據(jù)事業(yè)單位的文書檔案管理工作現(xiàn)狀可看出，仍在運用人工操作方式進行管理和記錄，因其數(shù)字化水平較低，導致文書檔案管理工作質量和工作效率無法提高[2]。

二、提高事業(yè)單位文書檔案管理效率的方法

基于事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題，對提高事業(yè)單位文書檔案管理效率的方法，展開較為深入的分析，其內容包含：實現(xiàn)集中文書檔案管理、檔案管理的信息化建設等，將從以上幾個途徑入手，提高文書檔案管理效率。

（一）實現(xiàn)集中文書檔案管理

基于事業(yè)單位文書檔案管理懶散的問題，可以通過對檔案實行集中管理的方式，有效提高文書檔案管理效率。對此，可以從以下幾個方面入手：第一，健全文書檔案分類管理制度，促使管理人員能夠根據(jù)相關制度標準，對事業(yè)單位的文書檔案資料進行分類，其目的在于方便日后使用人員的管理和查閱；第二，事業(yè)單位各個部門在日常工作中產(chǎn)生的文書檔案，應當進行統(tǒng)一收集，然后在一起送至檔案室進行管理，避免文書檔案丟失等問題的出現(xiàn)；第三，在文書檔案管理中，管理人員需要對音頻及視頻等載體類檔案，加大保管重視程度，避免因受潮對其造成的影響。

（二）檔案管理的信息化建設

伴隨我國信息技術的飛速發(fā)展，現(xiàn)如今信息技術已經(jīng)被廣泛應用于社會各個領域中，不僅有效推動了我國社會發(fā)展，更能為事業(yè)單位文書檔案管理提供重要支撐。所以，這就需要事業(yè)單位能推進檔案管理的信息化建設，從而提高文書檔案管理效率。第一，事業(yè)單位應當積極引進計算機管理系統(tǒng)，然后把文書檔案中的相關資料內容，都錄入到計算機管理系統(tǒng)中，從而為文書檔案信息化管理奠定良好基礎；第二，事業(yè)單位應當根據(jù)文書檔案管理現(xiàn)狀，制定規(guī)范、標準的管理流程，進而發(fā)揮計算機管理系統(tǒng)優(yōu)勢，提高文書檔案管理效率；第三，應對從事于文書檔案管理工作人員的信息化管理意識進行提高，只有管理人員具備良好的信息化素養(yǎng)，才能更好的運用計算機設備開展檔案管理工作[3]。

（三）加大文書檔案保密工作

眾所周知，事業(yè)單位的文書檔案具有一定的法律效應，其中會記載很多有關法律方面的事件，這就需要事業(yè)單位能對文書檔案的保密工作加大重視。對此，將從以下幾個方面入手，對文書檔案進行加密：第一，通過有效規(guī)劃工作區(qū)域，對紙質材料加大保護；第二，創(chuàng)建獨立的工作區(qū)域，沒有簽訂保密協(xié)議的人員，不能直接進入到辦公室內翻閱資料；第三，針對電子錄入的文檔材料，需要加大網(wǎng)絡安全性能的保護工作，通過加密的方式，避免黑客對事業(yè)單位進行網(wǎng)絡攻擊；第四，事業(yè)單位需要學習有關網(wǎng)絡安全方位的知識，從而提高自身的安全防范意識，避免信息泄露等問題發(fā)生。

三、結束語

總而言之，事業(yè)單位在發(fā)展中難免會遇到一些機遇和挑戰(zhàn)，這時領導決策就發(fā)揮著至關重要的作用。其中文書檔案管理工作，作為事業(yè)單位發(fā)展中不斷產(chǎn)生的資料，能為領導做出決策提供相關參與依據(jù)，會關系到事業(yè)單位整體發(fā)展。因此，事業(yè)單位的相關領導人員，應對提高事業(yè)單位文書檔案管理效率加大重視，并在掌握文書檔案管理存在問題的基礎上，提出科學有效的解決對策，促使文書檔案管理效率得到有效提升，并發(fā)揮其價值和作用。