馬玉彪 臧志美 劉 鵬

檔案信息資源的開發(fā)利用，是信息化時代檔案管理工作的重要任務(wù)之一。積極推進新形勢下檔案信息資源的開發(fā)利用進程，充分發(fā)揮檔案信息資源的借鑒利用作用，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

一、全面強化檔案信息資源的開發(fā)利用意識

重視檔案工作是做好檔案信息資源開發(fā)利用的前提。長期以來，大家對檔案工作不夠重視，檔案部門和工作人員也往往重視儲存管理，不重視甚至忽視檔案信息資源的利用工作，以致于不能充分開發(fā)檔案的借鑒作用。檔案作為一種原始記錄，具有原始性、客觀性和真實性，具有重要的借鑒和參考價值，是做好今后相關(guān)工作無可替代的重要信息資源。2004年，《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》中指出，“信息資源作為生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富，與能源材料同等重要，在社會資源結(jié)構(gòu)中具有不可替代的地位”。檔案信息資源的開發(fā)利用，在當今經(jīng)濟社會中具有舉足輕重的作用。因此，必須加強相關(guān)的宣傳工作，增強檔案意識和檔案利用意識，進一步提高對檔案信息資源借閱利用工作重要性、直觀性的認識，充分認識了解檔案、重視檔案和檔案信息資源的價值所在。

二、加大檔案信息資源利用服務(wù)力度

隨著信息化社會的快速發(fā)展，社會對檔案信息資源的開發(fā)利用需求也在不斷加大，這就要求檔案部門和檔案工作人員逐步加大檔案利用服務(wù)工作的力度。當下，國家、機關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)和個人對檔案的借閱、查證和利用次數(shù)、頻率也在不斷增多，有關(guān)要求也在不斷提高。檔案管理部門和工作人員不僅要積極了解需求方向，也要積極研究需求人群所涉及行業(yè)的特點，優(yōu)化檔案開發(fā)利用的硬環(huán)境和軟環(huán)境，不斷拓寬服務(wù)空間和利用途徑，滿足不同層次、不同行業(yè)利用者的需求，提高檔案信息資源的利用速度和質(zhì)量。同時，還要著眼未來，謀劃滿足需求者的潛在需求，推動檔案信息資源的可持續(xù)開發(fā)利用。

三、提高檔案信息資源利用服務(wù)水平

目前，一些檔案單位和部門檔案工作開展的內(nèi)容，還僅僅停留在紙質(zhì)檔案的保存、查找和利用等基本功能上，檔案信息化工作嚴重滯后，這種現(xiàn)狀已遠遠不能滿足當下信息化時代快速發(fā)展的經(jīng)濟社會對檔案利用的要求。在信息化時代，快速發(fā)展的經(jīng)濟社會對檔案部門和檔案工作者提出了新要求，只有與時俱進，才能不斷提高檔案信息資源的開發(fā)利用服務(wù)水平。檔案部門和檔案工作者應(yīng)按照信息化的要求，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，促進信息化工作與檔案工作有機結(jié)合，建立新的檔案管理模式、管理制度和開發(fā)利用工作新原則，建立大數(shù)據(jù)背景下檔案開發(fā)利用服務(wù)新機制。利用信息化手段建立數(shù)字檔案室，實現(xiàn)檔案數(shù)字化檢索，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的框架下，打造檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)利用空間，實現(xiàn)檔案信息資源的異地利用，不斷增加開發(fā)利用人數(shù)、頻率和社會效益。逐步調(diào)動大家的工作積極性，理順各種工作關(guān)系，打通溝通渠道，不斷提高檔案的查找率、查全率，提高服務(wù)效能，建立良好的檔案信息資源供求關(guān)系，提高檔案服務(wù)水平。

四、構(gòu)筑檔案信息資源利用服務(wù)人文環(huán)境

檔案部門和工作人員要建立良好的檔案利用服務(wù)人文環(huán)境，才能不斷提高檔案信息資源的利用服務(wù)水平。無論是在文件資料的收集整理、立卷歸檔，還是在檔案的上架保存、庫房管理、借閱利用等方面，都需要相關(guān)部門和工作人員通力合作，特別是檔案的借閱利用，更需要大家精誠合作。進一步加強部門之間、檔案工作人員與檔案借閱利用者之間的溝通交流，互相幫助、互相鼓勵、互相協(xié)作、互相啟發(fā)，建立良好的人際關(guān)系，全面提高檔案信息資源的利用率和服務(wù)效能。

五、建立檔案信息資源利用反饋系統(tǒng)

為使檔案利用服務(wù)工作成為一個持續(xù)不斷的服務(wù)系統(tǒng)，檔案部門和工作人員要跟蹤了解檔案信息資源開發(fā)利用效果。通過檔案信息資源開發(fā)利用效果，分析檔案利用者利用了什么檔案，解決了什么問題，達到了什么效果，產(chǎn)生了什么社會效益和經(jīng)濟效益；檔案利用者還有哪些新需求、意見和建議；在檔案利用過程中，存在哪些問題，今后需要改進的方向是什么。這就要求檔案部門培養(yǎng)新人，建立信息資源開發(fā)利用反饋系統(tǒng)，全面提升檔案利用服務(wù)水平。及時做好檔案信息資源開發(fā)利用登記工作，全面總結(jié)和推廣檔案信息資源開發(fā)利用工作的成功經(jīng)驗和做法，積極借鑒外單位的良好工作模式、方法和經(jīng)驗，主動進行改革，創(chuàng)新檔案信息資源開發(fā)利用工作的路徑和方式方法。

六、嘗試開展檔案信息資源開架借閱活動

為提高檔案的利用率，檔案部門可根據(jù)各自的實際情況，開展開架借閱活動。在開架借閱活動活動前，應(yīng)根據(jù)工作實際情況，通過走出去、請進來的方式，積極做好宣傳教育和培訓(xùn)、引導(dǎo)工作。在開架借閱活動進行中，選擇適當?shù)拈_架借閱方式，全部開架或部分開架，嚴格管理開架活動中的一切事宜，尤其是加強檔案信息資源的安全性管理，充分發(fā)揮館藏目錄的作用，做到開架借閱有序、依規(guī)進行，快速高效。

七、及時做好檔案信息資源開發(fā)利用的保障工作

要有效開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，必須及時做好各項保障工作。加大資金支持力度，確保資金到位；健全相應(yīng)的組織機構(gòu)，確保檔案信息資源開發(fā)利用活動有序進行；加強檔案工作人員培訓(xùn)和隊伍建設(shè)，確保滿足檔案信息資源開發(fā)利用活動的人才需求；加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案信息資源開發(fā)利用活動；實施項目帶動戰(zhàn)略，使檔案信息資源開發(fā)利用工作有方向、有目標、有動力。在開展檔案開發(fā)利用活動的同時，加強館藏檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)，切實解決好檔案信息資源“雙軌制”前提下電子文件的保存、保真、保密和有效利用問題，充分發(fā)揮數(shù)字檔案信息資源的便捷高效優(yōu)勢，真正使檔案信息資源得到有效開發(fā)■