康子瑜 甘肅省地礦局第一地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院

新時(shí)期下，因受傳統(tǒng)管理理念的影響，使得事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題逐漸顯露出來，事業(yè)單位有必要加大對(duì)這些問題的匯總和研究力度，結(jié)合新時(shí)期發(fā)展需求，做好創(chuàng)新管理工作，發(fā)揮出人事檔案管理在事業(yè)單位運(yùn)營中的作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

一是調(diào)整人力資源結(jié)構(gòu)，挖掘個(gè)人潛能。人力資源是企事業(yè)單位工作開展的重要保障。在事業(yè)單位內(nèi)，做好人事檔案管理作業(yè)，可為人力資源管理提供更多助力，通過對(duì)檔案信息的分析，對(duì)員工日常表現(xiàn)的研究，全面了解員工個(gè)體能力，從而挖掘其潛能，為事業(yè)單位運(yùn)營和發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。同時(shí)人事檔案管理也可調(diào)整人力資源結(jié)構(gòu)，調(diào)動(dòng)員工工作積極性。

二是科學(xué)評(píng)估個(gè)體能力。個(gè)體在工作中的表現(xiàn)及獲得的榮譽(yù)均會(huì)記錄在人事檔案中，根據(jù)對(duì)人事檔案資料的了解，參照事業(yè)單位現(xiàn)有的評(píng)價(jià)機(jī)制，可對(duì)個(gè)體員工的表現(xiàn)、能力有一個(gè)大致預(yù)估，再通過對(duì)人員日常工作行為的動(dòng)態(tài)化監(jiān)管，了解其實(shí)際能力，從而將其安排到合適的崗位中，貢獻(xiàn)自己的力量。

三是優(yōu)化檔案資料管理水平，落實(shí)規(guī)范化管理要求。事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展，可完善管理體系及制度要求，保證相關(guān)信息資料的完整性，為后續(xù)人員配置及工作調(diào)整提供可靠的資料支持。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理意識(shí)薄弱

在對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理分析時(shí)發(fā)現(xiàn)，其中存在著管理制度不合理，漏洞多，管理理念老舊，管理工作落實(shí)不到位等問題，而這些問題的產(chǎn)生與單位管理意識(shí)薄弱有直接關(guān)系。由于單位管理意識(shí)的薄弱，對(duì)人事檔案管理工作的重視度自然降低，專業(yè)人才儲(chǔ)備不足，工作人員壓力較大，存在的失誤或錯(cuò)漏增多。另外，由于管理意識(shí)缺失，人員對(duì)自身約束力不高，即使發(fā)現(xiàn)問題，也懶于解決和處理，直到問題堆積嚴(yán)重，才開始解決，為事業(yè)單位帶來較大損失。

（二）管理制度不健全

事業(yè)單位人事檔案管理制度是在傳統(tǒng)管理理念基礎(chǔ)上編制的，不能與時(shí)代接軌，檔案管理制度中存在較多疏漏，難以滿足規(guī)范化管理要求。另外，事業(yè)單位人事檔案管理制度的隨意性較大，資料收集不全面，流程規(guī)劃不嚴(yán)謹(jǐn)，在工作開展中，經(jīng)常存在越級(jí)處理或不上報(bào)等問題，檔案資料利用率不高，不利于事業(yè)單位人力資源管理工作的開展。

（三）信息化水平較差

在人事檔案管理中，信息化技術(shù)止步不前，雖然事業(yè)單位按照要求配備了完善的計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備，但管理人員對(duì)信息技術(shù)掌握不夠，相關(guān)軟硬件操作不規(guī)范，再加上思維固化等因素的影響，使得信息設(shè)備應(yīng)用率較低，最多是進(jìn)行檔案的錄入和電子存管，起不到任何作用。而原有紙質(zhì)檔案數(shù)量過多，檔案內(nèi)容信息太多，檔案電子轉(zhuǎn)化速度較慢，不同區(qū)域人事檔案管理系統(tǒng)仍未聯(lián)網(wǎng)，這些問題都降低了人事檔案資源的共享性與完整性。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新方法

從上可以看出，事業(yè)單位人事檔案管理中仍存在諸多不足?；诖?，應(yīng)結(jié)合新時(shí)期發(fā)展的具體要求，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)行創(chuàng)新和變革，以期優(yōu)化人事檔案管理水平，增大檔案資料利用率，為事業(yè)單位發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（一）重視責(zé)任劃分，保證材料收集完整性

完善事業(yè)單位人事檔案管理的首要工作就是保證人事檔案資料收集的完整性、準(zhǔn)確性。為此，事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理的重視力度，了解管理中存在的問題，有針對(duì)性的開展檔案管理作業(yè)。一方面工作人員要做好檔案檢查工作，了解檔案中丟失的信息資料，并要求相關(guān)人員盡快補(bǔ)齊，如果不能出具相關(guān)資料，則要與原單位取得聯(lián)系，獲取相關(guān)資料，補(bǔ)齊檔案信息內(nèi)容。

再者，合理劃分工作職能，注重檔案資料回收及后續(xù)處理的及時(shí)性、有效性。事業(yè)單位人事檔案管理本就是較為復(fù)雜的工作項(xiàng)目，需要工作人員的通力協(xié)作方能實(shí)現(xiàn)，所以有必要根據(jù)崗位要求合理劃分工作權(quán)限及任務(wù)，按照規(guī)定要求開展各項(xiàng)作業(yè)，發(fā)揮出檔案管理的最大作用。另外，豐富檔案信息內(nèi)容。在人事檔案資料中，除了記錄員工基本資料外，還需將員工的培訓(xùn)經(jīng)歷、績效考核成績、薪酬變化情況、取得的功績和榮譽(yù)等記錄在內(nèi)，豐富檔案信息內(nèi)容，便于事業(yè)單位更全面的了解人員能力。

（二）管理制度的創(chuàng)新和優(yōu)化

隨著事業(yè)單位深化改革的落實(shí)，人事檔案管理也應(yīng)該向著科學(xué)化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的方向邁進(jìn)。檔案管理制度作為推動(dòng)人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，也需要進(jìn)行不斷地優(yōu)化和完善，以更好地發(fā)揮人事檔案在人資管理中的作用，為事業(yè)單位提供充足的人力供應(yīng)。管理制度的創(chuàng)新和優(yōu)化，首先需要管理人員不斷展開學(xué)習(xí)和進(jìn)修，掌握新的管理理念和技能，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)，對(duì)管理制度予以創(chuàng)新優(yōu)化。如建立兼職人事檔案聯(lián)系員制度。在檔案收集對(duì)象所屬單位或部門中指定一名人員與人事檔案管理人員構(gòu)建聯(lián)系，開展檔案資料收集、匯總、移交等工作，改變傳統(tǒng)檔案資料收集模式，創(chuàng)新工作思路，從而加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)收集的全面性、準(zhǔn)確性。這樣人事檔案管理人員既能通過兼職人事檔案聯(lián)系員，及時(shí)將不符合歸檔要求的人事材料，有效地反饋出去，并要求整改，又能加強(qiáng)職工人事檔案意識(shí)。

（三）優(yōu)化管理系統(tǒng)，凸顯其先進(jìn)性

合理應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可提高信息化管理水平，加快檔案資料數(shù)據(jù)的收集和處理，推動(dòng)檔案管理工作的有序開展。在紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換中，可利用拍照、掃描等方式，加快電子檔案的生成速度，解決傳統(tǒng)檔案人工錄入存在的各種問題，加強(qiáng)檔案信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)還要加大安全系統(tǒng)研發(fā)力度，保證管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，防止病毒、黑客的侵襲，避免資料外泄或損毀。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新需要從多方面、多角度展開細(xì)致分析和研究，從管理體系、管理制度、管理人員、材料收集入手，加強(qiáng)管理有效性，進(jìn)而充分發(fā)揮出人事檔案管理的功效，推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)前行。