李艷 鶴壁市鶴山區(qū)人民檢察院

行政單位辦公室檔案管理主要負(fù)責(zé)行政單位檔案的收集、整理、分類、歸檔、分析、提取等工作，更多的是為行政和決策提供信息，這項(xiàng)管理工作貫穿于行政單位各部門各工作環(huán)節(jié)的始終，是一項(xiàng)服務(wù)性管理工作。

一、辦公室檔案管理的主要特征

1.資料種類較為復(fù)雜的特征。行政單位日常工作包括很多方面，決定了辦公室檔案資料種類的復(fù)雜性，對所有資料進(jìn)行有效整理、分類和保存，是一件工作量較大和相對復(fù)雜的工作。辦公室檔案管理包括所有的合同、協(xié)議書、會計(jì)資料和行政部門的資料，當(dāng)然還有音頻文件，所以辦公室檔案管理不僅是內(nèi)容豐富還是工作量較大，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理，提高了辦公室檔案管理工作效率。

2.資料收集和保存。資料收集和保存是辦公室檔案管理的重要內(nèi)容，檔案重點(diǎn)對人事物以及過程的詳細(xì)真實(shí)記錄，對行政單位發(fā)展來說具有重要意義，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了依據(jù)。那么實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理，必須把管理的重心放在檔案收集和保存上，確保資料足夠齊全和詳細(xì)，特別是單位的業(yè)務(wù)方面資料，收集后采用系統(tǒng)的方式進(jìn)行分類整理保存，并充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

二、行政單位的辦公室檔案規(guī)范管理要點(diǎn)分析

1.公文制發(fā)規(guī)范管理要點(diǎn)。絕大多數(shù)的行政單位辦公室檔案都以公文演變，所以制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提。一是要規(guī)范好公文用紙，嚴(yán)格遵照國家相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。按照橫寫橫排的排版模式，需將裝訂線安排在左面。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，還是不同的手寫批注、簽字、報(bào)表及記錄等，選的紙張、墨汁及筆型應(yīng)不易褪色，確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標(biāo)準(zhǔn)，對簡稱及不標(biāo)準(zhǔn)的字盡量少用或不用于行文中，有助于未來規(guī)范管理及運(yùn)用信息化檢索方式的實(shí)行。

2.立卷歸檔規(guī)范管理要點(diǎn)。立卷歸檔是規(guī)范行政單位辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則。文件的歸檔重點(diǎn)由本部門的文件構(gòu)成，要運(yùn)用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準(zhǔn)則，延續(xù)我國對文書處理的實(shí)踐準(zhǔn)則，從而促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現(xiàn)實(shí)工作里，立卷歸檔規(guī)范管理需處理好如下三項(xiàng)內(nèi)容：一是需正確掌握立卷歸檔文件的時(shí)間性，只有達(dá)成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無序而無法立卷歸檔。二是需確立重點(diǎn)及合理分工?，F(xiàn)實(shí)操作里應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別，尤其是內(nèi)容、方式及意義的較多類似處的資料文件差別，詳細(xì)問題需詳細(xì)剖析，由此降低重復(fù)與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三是需重視整體性的全宗維護(hù)。歸檔時(shí)不僅要把握中心與主次，嚴(yán)格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進(jìn)入，且需預(yù)防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。

3.案卷質(zhì)量規(guī)范管理要點(diǎn)。行政單位辦公室檔案是否有價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存意義?？梢娏⒕矸绞郊把b訂案卷對規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量，顯得極為重要，因此除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標(biāo)化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān)，有效管理其辦公室檔案。

三、行政單位辦公室檔案的規(guī)范管理策略

1.加強(qiáng)辦公室檔案信息化管理。行政單位辦公室檔案規(guī)范管理工作運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)，不僅可以將行政單位內(nèi)部各類檔案資料按照類別進(jìn)行分類管理，同時(shí)還可以準(zhǔn)確而高效地對那些相對復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行處理、保存。另外，利用信息化技術(shù)，辦公室檔案管理人員可以對各類檔案資料進(jìn)行補(bǔ)漏，避免辦公室資料長期堆積?；谛畔⒒夹g(shù)的辦公室檔案管理模式，既保證了檔案管理效率，同時(shí)又能節(jié)省歸類整理檔案文件資料的時(shí)間與精力，使資料檢索變得更加便捷。辦公室檔案信息化管理具體表現(xiàn)為：第一，檔案工作人員利用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的自動化處理，使檔案信息的一體化管理得以實(shí)現(xiàn)，并為檔案信息的高速檢索奠定基礎(chǔ)；第二，將數(shù)字化存儲技術(shù)運(yùn)用到不同載體上，并利用信息技術(shù)將此信息進(jìn)行合成，形成新資源；第三，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息資料的遠(yuǎn)距離、無障礙傳輸，完善信息資源的共享。

2.強(qiáng)化辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)。行政單位辦公室檔案管理工作必須對管理人員提出嚴(yán)格的要求，嚴(yán)格按照要求執(zhí)行檔案管理工作，日常工作中注重對檔案資料的維護(hù)和更新，必須規(guī)范檔案管理工作流程，使辦公室檔案管理程序更加規(guī)范化，且需要嚴(yán)格執(zhí)行和監(jiān)督管理工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，還需要對檔案管理程序不斷優(yōu)化，在保證工作質(zhì)量和效率的前提下，優(yōu)化檔案管理程序，節(jié)約人力和物力。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。辦公室檔案規(guī)范化管理必須要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能提高檔案管理的工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。單位需要定時(shí)或者是不定時(shí)對管理人員進(jìn)行專業(yè)技能和管理理念方面的教育和培訓(xùn)，全面提升管理人員綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案規(guī)范管理是行政單位辦公室管理的重要內(nèi)容，是整個(gè)行政單位協(xié)調(diào)、掌握、高效管理運(yùn)行的有效保證，因此為了發(fā)揮辦公室檔案在行政單位管理中的功能作用，必須加強(qiáng)對行政單位辦公室檔案的規(guī)范管理要點(diǎn)及其策略進(jìn)行分析。