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        淺析行政單位辦公室檔案的規(guī)范管理要點(diǎn)及其策略

        2020-01-18 07:59:57李艷鶴壁市鶴山區(qū)人民檢察院
        環(huán)球市場(chǎng) 2020年11期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范化辦公室資料

        李艷 鶴壁市鶴山區(qū)人民檢察院

        行政單位辦公室檔案管理主要負(fù)責(zé)行政單位檔案的收集、整理、分類(lèi)、歸檔、分析、提取等工作,更多的是為行政和決策提供信息,這項(xiàng)管理工作貫穿于行政單位各部門(mén)各工作環(huán)節(jié)的始終,是一項(xiàng)服務(wù)性管理工作。

        一、辦公室檔案管理的主要特征

        1.資料種類(lèi)較為復(fù)雜的特征。行政單位日常工作包括很多方面,決定了辦公室檔案資料種類(lèi)的復(fù)雜性,對(duì)所有資料進(jìn)行有效整理、分類(lèi)和保存,是一件工作量較大和相對(duì)復(fù)雜的工作。辦公室檔案管理包括所有的合同、協(xié)議書(shū)、會(huì)計(jì)資料和行政部門(mén)的資料,當(dāng)然還有音頻文件,所以辦公室檔案管理不僅是內(nèi)容豐富還是工作量較大,實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理,提高了辦公室檔案管理工作效率。

        2.資料收集和保存。資料收集和保存是辦公室檔案管理的重要內(nèi)容,檔案重點(diǎn)對(duì)人事物以及過(guò)程的詳細(xì)真實(shí)記錄,對(duì)行政單位發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要意義,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了依據(jù)。那么實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理,必須把管理的重心放在檔案收集和保存上,確保資料足夠齊全和詳細(xì),特別是單位的業(yè)務(wù)方面資料,收集后采用系統(tǒng)的方式進(jìn)行分類(lèi)整理保存,并充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

        二、行政單位的辦公室檔案規(guī)范管理要點(diǎn)分析

        1.公文制發(fā)規(guī)范管理要點(diǎn)。絕大多數(shù)的行政單位辦公室檔案都以公文演變,所以制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提。一是要規(guī)范好公文用紙,嚴(yán)格遵照國(guó)家相關(guān)規(guī)定,選擇質(zhì)量上乘,規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。按照橫寫(xiě)橫排的排版模式,需將裝訂線(xiàn)安排在左面。二是要確保公文字跡打印的清晰性,且易于長(zhǎng)期保存。無(wú)論公文是打印或草擬,還是不同的手寫(xiě)批注、簽字、報(bào)表及記錄等,選的紙張、墨汁及筆型應(yīng)不易褪色,確保有清晰明了的字跡,便于將來(lái)長(zhǎng)期保存使用。三是要對(duì)公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。四是文種的使用要合理,格式擬定標(biāo)準(zhǔn),對(duì)簡(jiǎn)稱(chēng)及不標(biāo)準(zhǔn)的字盡量少用或不用于行文中,有助于未來(lái)規(guī)范管理及運(yùn)用信息化檢索方式的實(shí)行。

        2.立卷歸檔規(guī)范管理要點(diǎn)。立卷歸檔是規(guī)范行政單位辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則。文件的歸檔重點(diǎn)由本部門(mén)的文件構(gòu)成,要運(yùn)用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準(zhǔn)則,延續(xù)我國(guó)對(duì)文書(shū)處理的實(shí)踐準(zhǔn)則,從而促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)式的辦公室檔案工作甚至滿(mǎn)足信息化的要求。在現(xiàn)實(shí)工作里,立卷歸檔規(guī)范管理需處理好如下三項(xiàng)內(nèi)容:一是需正確掌握立卷歸檔文件的時(shí)間性,只有達(dá)成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔,否則會(huì)使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無(wú)序而無(wú)法立卷歸檔。二是需確立重點(diǎn)及合理分工?,F(xiàn)實(shí)操作里應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別,尤其是內(nèi)容、方式及意義的較多類(lèi)似處的資料文件差別,詳細(xì)問(wèn)題需詳細(xì)剖析,由此降低重復(fù)與冗余的辦公室檔案工作,有效提升辦公室檔案的使用效率。三是需重視整體性的全宗維護(hù)。歸檔時(shí)不僅要把握中心與主次,嚴(yán)格把守住全宗的出入口,禁止不能歸檔的文件進(jìn)入,且需預(yù)防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。

        3.案卷質(zhì)量規(guī)范管理要點(diǎn)。行政單位辦公室檔案是否有價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到,只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存意義。可見(jiàn)立卷方式及裝訂案卷對(duì)規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量,顯得極為重要,因此除了重視處理好立卷方式,便于辦公室檔案目標(biāo)化管理里的檢索與劃分,還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān),有效管理其辦公室檔案。

        三、行政單位辦公室檔案的規(guī)范管理策略

        1.加強(qiáng)辦公室檔案信息化管理。行政單位辦公室檔案規(guī)范管理工作運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù),不僅可以將行政單位內(nèi)部各類(lèi)檔案資料按照類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)管理,同時(shí)還可以準(zhǔn)確而高效地對(duì)那些相對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行處理、保存。另外,利用信息化技術(shù),辦公室檔案管理人員可以對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行補(bǔ)漏,避免辦公室資料長(zhǎng)期堆積?;谛畔⒒夹g(shù)的辦公室檔案管理模式,既保證了檔案管理效率,同時(shí)又能節(jié)省歸類(lèi)整理檔案文件資料的時(shí)間與精力,使資料檢索變得更加便捷。辦公室檔案信息化管理具體表現(xiàn)為:第一,檔案工作人員利用先進(jìn)的信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化處理,使檔案信息的一體化管理得以實(shí)現(xiàn),并為檔案信息的高速檢索奠定基礎(chǔ);第二,將數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)運(yùn)用到不同載體上,并利用信息技術(shù)將此信息進(jìn)行合成,形成新資源;第三,利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息資料的遠(yuǎn)距離、無(wú)障礙傳輸,完善信息資源的共享。

        2.強(qiáng)化辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)。行政單位辦公室檔案管理工作必須對(duì)管理人員提出嚴(yán)格的要求,嚴(yán)格按照要求執(zhí)行檔案管理工作,日常工作中注重對(duì)檔案資料的維護(hù)和更新,必須規(guī)范檔案管理工作流程,使辦公室檔案管理程序更加規(guī)范化,且需要嚴(yán)格執(zhí)行和監(jiān)督管理工作,確保檔案資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性,還需要對(duì)檔案管理程序不斷優(yōu)化,在保證工作質(zhì)量和效率的前提下,優(yōu)化檔案管理程序,節(jié)約人力和物力。

        3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。辦公室檔案規(guī)范化管理必須要提高管理人員的綜合素質(zhì),這樣才能提高檔案管理的工作質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。單位需要定時(shí)或者是不定時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能和管理理念方面的教育和培訓(xùn),全面提升管理人員綜合素質(zhì),實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理。

        四、結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,檔案規(guī)范管理是行政單位辦公室管理的重要內(nèi)容,是整個(gè)行政單位協(xié)調(diào)、掌握、高效管理運(yùn)行的有效保證,因此為了發(fā)揮辦公室檔案在行政單位管理中的功能作用,必須加強(qiáng)對(duì)行政單位辦公室檔案的規(guī)范管理要點(diǎn)及其策略進(jìn)行分析。

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