馬慧 長冮航運發(fā)展研究中心

在現(xiàn)階段我國信息時代發(fā)展背景下，各行各業(yè)以及各個單位面臨的檔案管理工作壓力越來越大，檔案管理工作要求同樣也較為突出，尤其是在信息時代出現(xiàn)了更大的任務(wù)量，傳統(tǒng)的處理模式必然也就難以勝任，在檔案管理中也容易出現(xiàn)較多問題和缺陷?；诖?，結(jié)合當前信息時代發(fā)展特點以及相關(guān)信息化手段予以創(chuàng)新優(yōu)化顯得極為必要，以此提升檔案管理工作的實際效益，降低在檔案管理中可能出現(xiàn)事故的概率，充分發(fā)揮檔案應(yīng)用價值。

一、檔案管理工作相關(guān)概述

檔案管理工作主要是指企業(yè)內(nèi)部需要對各項日常生產(chǎn)活動所產(chǎn)生的資料進行分類管理，所以從企業(yè)工作人員到整個企業(yè)都屬于檔案管理的工作范疇。檔案管理和員工個人的隱私密切相關(guān)，和企業(yè)能否實現(xiàn)長期發(fā)展息息相關(guān)，所以企業(yè)和負責管理檔案的都應(yīng)該注重檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。檔案管理工作如果出現(xiàn)處理不當行為一定要及時改正過來，并且要及時和相關(guān)部門進行溝通，保證信息正確安全，確保工作效率不被耽誤。如果檔案因為工作失誤被銷毀，檔案管理人員要及時和相關(guān)管理部門聯(lián)系，及時向領(lǐng)導(dǎo)通報事件的過程和結(jié)果，以最快時間找出補救方案，以免造成更大損失。保護檔案的完整性，嚴格保守國家機密是每一個公民應(yīng)當具備的責任意識，也是檔案管理工作的主要職責，但在當前檔案管理工作中，大部分管理工作者不重視檔案管理的重要性，經(jīng)常出現(xiàn)玩忽職守粗心大意的情況，從而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失或者泄露。因此為了能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量，最大程度做好保密工作，則需要檔案管理人員根據(jù)檔案的不同特點以及工作內(nèi)容的不同性質(zhì)來進行不同程度的保密工作，要充分平衡保密和利用之間的關(guān)系，不能傾向任何一方，這樣既能夠做好檔案的保密工作，還不會造成企業(yè)或國家的機密遺失、泄露等嚴重后果。

二、科技創(chuàng)新促進檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的有效策略

（一）保證科技創(chuàng)新檔案管理的進程化

現(xiàn)代城市的建設(shè)與發(fā)展過程中，采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能夠滿足發(fā)展的需求，管理人員可以建立完善的檔案管理平臺與體系，通過標準化的管理形成一個高質(zhì)量的檔案信息資源管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，最終實現(xiàn)檔案管理的智能化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化發(fā)展。另外，還要積極的建立科技檔案管理數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)管理體系，通過使用計算機技術(shù)保證檔案管理的核心建立，然后提高科技檔案的使用與抽查。最后，在對科技檔案進行收集整理的時候還要嚴格的根據(jù)相關(guān)規(guī)范的規(guī)定與約束，確保檔案的安全管理效果，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平不斷的提高。

（二）創(chuàng)新檔案管理方法

大數(shù)據(jù)支持下的檔案管理優(yōu)化應(yīng)從檔案管理工作的實際出發(fā)，創(chuàng)新檔案管理方法、管理策略和管理內(nèi)容。依托于信息技術(shù)的不斷發(fā)展和壯大，在傳統(tǒng)檔案管理體系的技術(shù)上，應(yīng)將以大數(shù)據(jù)技術(shù)支持為代表的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的實踐中，特別是加強對檔案管理方法、管理策略、管理內(nèi)容的深入研究上，通過業(yè)務(wù)學(xué)習、業(yè)務(wù)交流以及對其他領(lǐng)域大數(shù)據(jù)技術(shù)與工作實踐結(jié)合的經(jīng)驗的借鑒，提升檔案管理的水平和質(zhì)量，適應(yīng)新時代經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展的需求，為各個行業(yè)、各個領(lǐng)域提供有力的決策參考文獻、參考信息，更好地發(fā)揮檔案的參考作用和參考價值，使各個行業(yè)、各個領(lǐng)域在檔案管理與服務(wù)的支持下產(chǎn)生更多、更好的經(jīng)濟效益和社會效益。

（三）創(chuàng)新人員培訓(xùn)工作

雖然我國已經(jīng)進入信息化時代，信息技術(shù)可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的自動存儲和分類，給員工的日常工作提供了極大的便利。但是，實際的計算機技術(shù)仍然需要由專業(yè)的工作人員來操作。因此，企業(yè)必須要從人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，了解新時期企業(yè)自身的發(fā)展情況，明確檔案管理工作的重點及難點所在。安排專家為員工傳授先進的工作經(jīng)驗，并應(yīng)當開展素質(zhì)教育工作，引導(dǎo)員工自覺規(guī)范自身的工作行為。在這個環(huán)節(jié)，企業(yè)要注重于提高員工的創(chuàng)新意識及能力，讓員工能夠不斷總結(jié)檔案管理軟件技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢及不足，研究優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術(shù)的應(yīng)用效果，推動企業(yè)檔案管理工作的有序運行。

（四）做好檔案審查工作

檔案審查要做到通過專業(yè)人員的審查科學(xué)、準確地區(qū)分和判定檔案中的哪些資料可以使用，得到一個明確的控制范圍。主要分為三個環(huán)節(jié)。首先為初審檔案管理工作人員需要根據(jù)檔案管理標準，對開放期限內(nèi)的文件進行逐一審查，對開放期限內(nèi)的文件設(shè)置合理的開放控制范圍。其次為中審，終審工作者需要擁有較高的檔案管理工作技能，能夠?qū)ξ撮_放的檔案內(nèi)容進行合理的審查并且對檔案內(nèi)容進行整理與分析，對于一些不必要保存的檔案進行刪減銷毀，有效減輕檔案管理工作壓力。第三為終審，終審除了要有專業(yè)的檔案管理工作人員參與以外，還需要由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)共同完成，領(lǐng)導(dǎo)者需要分析檔案的內(nèi)容，在權(quán)衡利弊的條件下決定是否能夠?qū)n案開放。

（五）完善檔案法律法規(guī)體制建設(shè)

第一，檔案信息公開法制建設(shè)。檔案信息公開法制建設(shè)，需要對國內(nèi)外的檔案管理法律法規(guī)進行調(diào)查研究，完善我國檔案法制管理的法律法規(guī)，使檔案法律法規(guī)實用性更強，更能適應(yīng)我國的國情。信息公開保障了公民的知情權(quán)，與公民的切身利益連接在一起，公民可以積極踴躍的參與到檔案法制建設(shè)中，為檔案法制建設(shè)提供建議和支持。第二，修訂和完善檔案法律法規(guī)內(nèi)容。對檔案的違法行為和犯罪行為進行重新界定，確定公民在檔案使用中的重要地位。確認可開放檔案的主體、檔案的使用期限和使用的范圍。對一些不夠準確的詞語進行重新的編寫。根據(jù)在實際工作中出現(xiàn)的問題，有針對性地進行分析，對條款的應(yīng)用標準進行重新的界定，防止執(zhí)行出現(xiàn)偏差，造成不必要的麻煩。

三、結(jié)語

綜上所述，當前實做好檔案管理工作極為必要，該項工作同樣也面臨著較高要求，需要在未來重點圍繞著各個方面予以創(chuàng)新優(yōu)化，創(chuàng)新管理人員意識，提高信息化建設(shè)水平，做好檔案審核工作，完善法律法規(guī)制度，從多方面保證檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。