錢曉捷 南京健友生化制藥股份有限公司
有效的內(nèi)部控制能夠在保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的同時(shí),提升內(nèi)部管理水平,規(guī)范生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展,促進(jìn)其利潤(rùn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。而從目前來(lái)看,我國(guó)多數(shù)民營(yíng)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中,面臨著各種各樣的問(wèn)題,內(nèi)部控制得不到有效落實(shí)使得企業(yè)無(wú)法保持高效運(yùn)營(yíng),甚至在資金周轉(zhuǎn)不暢的情況下還會(huì)遭遇破產(chǎn)危機(jī)。對(duì)此,可以從企業(yè)生命周期的角度,對(duì)民營(yíng)企業(yè)的內(nèi)部控制體系進(jìn)行優(yōu)化,提升內(nèi)部控制的效果,以此來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。
對(duì)于企業(yè)而言,生命周期理論指企業(yè)發(fā)展和成長(zhǎng)的動(dòng)態(tài)軌跡,包含了發(fā)展、成長(zhǎng)、成熟、衰退等階段。企業(yè)生命周期理論傳入我國(guó)的時(shí)間為20 世紀(jì)80 年代中后期,在傳入后迅速得到了相關(guān)學(xué)者的關(guān)注和研究。民營(yíng)企業(yè)的生命周期大致可以分為孕育期、求生存期、高速發(fā)展期、成熟期、衰退期和蛻變期,企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中,需要充分考慮各個(gè)時(shí)期的發(fā)展規(guī)律,采取具有針對(duì)性的內(nèi)部控制措施來(lái)保障自身的穩(wěn)定發(fā)展。
民營(yíng)企業(yè)在求生存期,內(nèi)部控制相對(duì)十分簡(jiǎn)單,主要是依靠領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威來(lái)對(duì)員工的行為進(jìn)行約束,內(nèi)部控制的主要目的是防止舞弊,減少內(nèi)部錯(cuò)誤,推動(dòng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和業(yè)務(wù)合理分工,從而形成相對(duì)原始的內(nèi)部牽制機(jī)制,以幫助企業(yè)應(yīng)對(duì)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
高速發(fā)展其內(nèi)部控制的特點(diǎn)體現(xiàn)在內(nèi)控環(huán)境建設(shè)、內(nèi)控目標(biāo)設(shè)置、信息渠道暢通以及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等方面。想要對(duì)內(nèi)部控制體系進(jìn)行優(yōu)化,需要從幾個(gè)方面著手:
1.完善內(nèi)控活動(dòng)
一是應(yīng)該強(qiáng)調(diào)不相容職務(wù)的相互分離,這樣能夠有效的減少風(fēng)險(xiǎn)。例如,財(cái)務(wù)部門應(yīng)該適當(dāng)增加人手,對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行合理劃分,嚴(yán)格界定出納工作職責(zé),避免出現(xiàn)違法亂紀(jì)行為;二是細(xì)化審批程序,建立起完善的審批授權(quán)制度,適當(dāng)將權(quán)力下放,對(duì)各個(gè)層級(jí)管理人員能夠批準(zhǔn)的事項(xiàng)進(jìn)行明確,如果某個(gè)事項(xiàng)會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生重大影響,應(yīng)該采用集體審批的方式來(lái)保證審批的正確性;三是應(yīng)該做好日常管理工作,對(duì)財(cái)物進(jìn)行定期盤點(diǎn)和清查,及時(shí)找出其中存在的缺陷和問(wèn)題,將財(cái)產(chǎn)保護(hù)的責(zé)任落實(shí)到使用部門或者個(gè)人,經(jīng)由賬簿記錄、賬實(shí)核對(duì)、定期盤點(diǎn)等方式來(lái)保證財(cái)物安全完整,避免未經(jīng)授權(quán)的人員處理財(cái)物。對(duì)于往來(lái)款項(xiàng)的管理,財(cái)務(wù)部門需要定期與供應(yīng)商和客戶對(duì)賬,保證賬目的準(zhǔn)確性,避免出現(xiàn)舞弊行為;四是應(yīng)該將預(yù)算的作用發(fā)揮出來(lái),做好資金預(yù)算工作,提升資金的利用效率和效果,盡可能避免出現(xiàn)資金短缺或者資金冗余的情況。在對(duì)一些重要項(xiàng)目的預(yù)算進(jìn)行編制時(shí),應(yīng)該將預(yù)算層層分解,優(yōu)化資金使用,將預(yù)算所具備的約束作用切實(shí)發(fā)揮出來(lái)。
2.做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下,民營(yíng)企業(yè)應(yīng)該高度重視外部環(huán)境變化帶來(lái)的影響,關(guān)注可能引發(fā)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的因素,如員工職業(yè)素養(yǎng)和崗位勝任能力、企業(yè)資金狀況等。企業(yè)管理層應(yīng)該樹(shù)立起相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),避免出現(xiàn)盲目樂(lè)觀的情況,降低對(duì)關(guān)聯(lián)企業(yè)的依賴性,就可能影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的不確定因素進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè),做好相關(guān)信息的搜集和整理,建立起復(fù)雜環(huán)境下的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系,采取有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施,做到防患于未然,提升企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的抵抗能力。另外,在日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中,應(yīng)該做好企業(yè)內(nèi)部和外部風(fēng)險(xiǎn)信息的收集工作,開(kāi)展有效的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)價(jià),提出具備良好可行性的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施和方法,同時(shí)也應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),將風(fēng)險(xiǎn)管理的責(zé)任落實(shí)到具體崗位和個(gè)人。
3.強(qiáng)化信息溝通
信息化時(shí)代背景下,民營(yíng)企業(yè)想要推動(dòng)內(nèi)部控制體系的優(yōu)化,促進(jìn)內(nèi)部控制水平的提高,需要重視信息溝通,對(duì)于內(nèi)部信息,可以通過(guò)例會(huì)、公告欄等渠道進(jìn)行傳遞,外部信息則可以將借助相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行交流。在企業(yè)內(nèi)部,管理人員應(yīng)該注重良好環(huán)境和氛圍的營(yíng)造,將一些非機(jī)密信息傳遞給員工,增強(qiáng)員工對(duì)于企業(yè)的認(rèn)同感,引導(dǎo)其參與到企業(yè)管理中。同時(shí),企業(yè)業(yè)務(wù)人員在與客戶和供應(yīng)商進(jìn)行接觸時(shí),應(yīng)該做好行業(yè)信息的搜集和整理,方便管理人員及時(shí)采取有效的措施做好應(yīng)對(duì)。
進(jìn)入成熟期,企業(yè)產(chǎn)品和市場(chǎng)處于相對(duì)穩(wěn)定狀態(tài),開(kāi)始考慮降低成本以及實(shí)現(xiàn)多元發(fā)展,強(qiáng)調(diào)社會(huì)責(zé)任和品牌建設(shè),內(nèi)部控制的主要特征是優(yōu)化公司治理結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)價(jià)值增值,要從如下方面入手完善內(nèi)部控制體系:
1.優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境
經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下,民營(yíng)企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)自身的穩(wěn)定健康發(fā)展,不能一味將目光放在銷售額和生產(chǎn)規(guī)模增長(zhǎng)方面,還應(yīng)該對(duì)現(xiàn)金流和利潤(rùn)投入足夠的關(guān)注,營(yíng)造出良好內(nèi)部控制環(huán)境。具體來(lái)講,一是應(yīng)該提升管理層的專業(yè)能力,通過(guò)教育培訓(xùn)的方式強(qiáng)化管理人員的綜合素質(zhì),將原本的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)管理,高層管理人員應(yīng)該堅(jiān)持以身作則,在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建積極向上的文化氛圍;二是應(yīng)該優(yōu)化組織架構(gòu),設(shè)置專門的人事部門進(jìn)行員工調(diào)配等相關(guān)工作,分散生產(chǎn)部門經(jīng)理的權(quán)力,董事會(huì)則應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)總經(jīng)理的約束,通過(guò)下設(shè)審計(jì)部的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的監(jiān)督管理,直接對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。同時(shí),應(yīng)該適當(dāng)增加財(cái)務(wù)管理人員的數(shù)量,對(duì)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行細(xì)化,這樣能夠達(dá)到相互制約、相互牽制的效果;三是應(yīng)該提高員工素質(zhì),建立起合理的人力資源政策,對(duì)員工解聘和獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行完善,做到解聘獎(jiǎng)懲公平公正,避免員工產(chǎn)生不滿情緒,同時(shí)應(yīng)該引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置,杜絕任人唯親的現(xiàn)象;四是應(yīng)該重視企業(yè)文化建設(shè),認(rèn)識(shí)到優(yōu)秀企業(yè)文化在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展方面的作用,通過(guò)教育、宣傳等方式,將企業(yè)的價(jià)值觀念傳達(dá)給員工,統(tǒng)一員工意志,規(guī)范員工行為,這樣才能真正保證內(nèi)部控制的效果。
2.重視內(nèi)部監(jiān)督
民營(yíng)企業(yè)應(yīng)該建立起能夠?qū)崿F(xiàn)彼此制約、相互牽制的職能崗位,形成良好的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制,對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的監(jiān)督意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化,以會(huì)計(jì)核算為基礎(chǔ),分析原始憑證的真實(shí)性,看其是否能夠?qū)⑵髽I(yè)的業(yè)務(wù)情況有效的反映出來(lái),明確其中存在的問(wèn)題。結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況分析,單純依靠總經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)控的方式已經(jīng)無(wú)法很好的滿足企業(yè)需求,民營(yíng)企業(yè)應(yīng)該設(shè)置獨(dú)立的審計(jì)部門,直接對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé),針對(duì)各種運(yùn)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行獨(dú)立評(píng)價(jià),同時(shí)也需要對(duì)總經(jīng)理的管理行為進(jìn)行監(jiān)督。如果因?yàn)槠髽I(yè)規(guī)?;蛘叱杀举M(fèi)用等因素的影響,導(dǎo)致無(wú)法設(shè)置審計(jì)部門,則可以由董事會(huì)成員或者股東在每月末對(duì)一些金額較大的項(xiàng)目進(jìn)行審查,避免資金濫用的問(wèn)題,防止資金使用風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
進(jìn)入蛻變期的民營(yíng)企業(yè)可以進(jìn)行轉(zhuǎn)產(chǎn)轉(zhuǎn)制,繼承已有的優(yōu)勢(shì)性內(nèi)控制度,借助應(yīng)具備的內(nèi)控文化和內(nèi)控基礎(chǔ),推動(dòng)內(nèi)控體系的持續(xù)優(yōu)化,對(duì)內(nèi)控框架進(jìn)行完善,結(jié)合有效的風(fēng)險(xiǎn)管理來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。這一階段,民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部控制的主要特征體現(xiàn)在明確發(fā)展目標(biāo)、做好精準(zhǔn)定位方面,利用原本的市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)以及品牌形象,維持市場(chǎng)份額。
總而言之,新的發(fā)展環(huán)境下,民營(yíng)企業(yè)面臨著許多新的狀況,需要切實(shí)提高自身的內(nèi)部控制水平。將企業(yè)生命周期理論引入到內(nèi)部控制中,能夠針對(duì)民營(yíng)企業(yè)在不同發(fā)展階段的不同特點(diǎn),設(shè)置具有針對(duì)性的內(nèi)部控制措施,提升內(nèi)部控制的實(shí)施效果,幫助民營(yíng)企業(yè)更好的對(duì)自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展中存在的問(wèn)題進(jìn)行解決,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。