金琳 南京高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校

很多工作都離不開EXCEL，離不開大數(shù)據(jù)。有時(shí)我們需要創(chuàng)建一批載有諸多相似信息的工作表。以教學(xué)中常見的學(xué)生工作表為例，為班級每位同學(xué)創(chuàng)建一張學(xué)生信息表，工作表以學(xué)生姓名命名，內(nèi)容是學(xué)生個(gè)人信息。如果手工創(chuàng)建，錄入數(shù)據(jù)工作量較大也容易出錯。精通EXCEL 運(yùn)用，尤其是數(shù)據(jù)透視表和VBA 的運(yùn)用，會事半功倍。本文嘗試使用數(shù)據(jù)透視表和VBA 兩種方法，快捷生成一批相似的工作表。

一、數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總計(jì)算和建立交叉列表的交互式報(bào)表。它有很強(qiáng)的篩選功能和計(jì)算功能，具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析能力。通過轉(zhuǎn)換行列可以查看數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果、可以選擇不同的頁面數(shù)據(jù)顯示不同數(shù)據(jù)內(nèi)容、還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中數(shù)據(jù)明細(xì)。它有以下幾個(gè)常規(guī)功能：

1）方便的大數(shù)據(jù)查詢；

2）快速實(shí)現(xiàn)分類匯總，可按類別和子類別進(jìn)行匯總；

3）動態(tài)交互式查看數(shù)據(jù)；

4）可通過移動行或列查看不同匯總結(jié)果；

5）可對所選擇數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、排序、分組和進(jìn)行條件格式設(shè)置

本文嘗試使用數(shù)據(jù)透視表另一種操作技巧，快速創(chuàng)建一組工作表。

二、錄入所需數(shù)據(jù)

首先如圖所示，錄入學(xué)生姓名數(shù)據(jù)，這是批量工作表命名所需的學(xué)生姓名，以及各工作表需要的學(xué)生信息表格數(shù)據(jù)（本文以EXCEL2016 為例）。學(xué)生信息表所包含學(xué)號、身份證號、班級、所學(xué)科目等各項(xiàng)數(shù)據(jù)。最終我們將創(chuàng)建多張以學(xué)生姓名命名的工作表，每張表包含同樣的學(xué)生數(shù)據(jù)信息。

三、批量創(chuàng)建工作表

鼠標(biāo)左鍵單擊姓名列的任意數(shù)據(jù)單元格，在EXCEL 表格菜單區(qū)單擊“插入”，在下方功能區(qū)點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)透視表”，在彈出的“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”設(shè)置對話框中，表格區(qū)域已經(jīng)默認(rèn)選擇姓名數(shù)據(jù)區(qū)域。在下方選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置，可以選擇新建工作表也可以在原有工作表創(chuàng)建。本文選擇現(xiàn)有工作表，在當(dāng)前頁單擊任意空白單元格，插入數(shù)據(jù)透視表。

在EXCEL 工作表右側(cè)彈出“數(shù)據(jù)透視表字段”設(shè)置面板，將數(shù)據(jù)透視表字段中的“姓名”字段拖動到下方的篩選框中，關(guān)閉“數(shù)據(jù)透視表字體”設(shè)置面板。

在“數(shù)據(jù)透視表工具”菜單區(qū)域選擇“分析”，在左側(cè)功能區(qū)菜單點(diǎn)擊 “選項(xiàng)”，在下拉菜單中選擇“顯示報(bào)表篩選頁”，在彈出的顯示報(bào)表篩選頁對話框中顯示“姓名”，點(diǎn)擊“確定”。

這時(shí)可以發(fā)現(xiàn)已經(jīng)生成多張以姓名命名的工作表如圖所示，這樣就完成了批量創(chuàng)建一組按指定姓名命名的工作表。

四、批量刪除和復(fù)制數(shù)據(jù)

完成多張工作表創(chuàng)建后發(fā)現(xiàn)每張工作表中都有生成的數(shù)據(jù)透視表，需要刪除所有工作表中這些數(shù)據(jù)，還需要將學(xué)生信息復(fù)制到每張工作表內(nèi)。

單擊最右側(cè)的姓名工作表標(biāo)簽選中該工作表，按住Ctrl 鍵并單擊標(biāo)簽滾動調(diào)節(jié)按鈕 ，切換到最左側(cè)姓名工作表。按住Shift 鍵單擊最左側(cè)的姓名工作表標(biāo)簽，同時(shí)選中多個(gè)工作表。然后選擇A1：B1單元格，點(diǎn)擊開始菜單中清除下拉菜單中的全部清除。完成所有工作表批量刪除數(shù)據(jù)。

拖動鼠標(biāo)將學(xué)生信息多列數(shù)據(jù)同時(shí)選中，右鍵單擊復(fù)制，單擊A1 單元格，回車。完成批量復(fù)制學(xué)生信息到所有姓名工作表中，如圖所示。

最后在任意工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，取消組合工作表。

五、使用VAB 批量創(chuàng)建工作表

VBA 是一門標(biāo)準(zhǔn)的宏語言。VBA 語言不能單獨(dú)運(yùn)行，只能被OFFICE 軟件，如WORD、 EXCEL 所調(diào)用。它是一種面向?qū)ο蟮慕忉屝哉Z言，通常用來實(shí)現(xiàn)EXCEL中沒有提供的功能、編寫自定義函數(shù)、實(shí)現(xiàn)自動化功能等。使用VBA可以更便捷的批量創(chuàng)建工作表。

右鍵任意工作表標(biāo)簽，在彈出的菜單中點(diǎn)擊“查看代碼”或使用快捷鍵：ALT+F11，打開Visual Basic 編輯器，創(chuàng)建一個(gè)模塊。在模塊中輸入以下代碼：

Sub 創(chuàng)建學(xué)生工作表()

Dim i

For i = 20 To 1 Step -1

Sheets.Add.Name = "學(xué)號." & i

Next i

End Sub

將工作簿另存為“啟用宏的工作簿”，然后運(yùn)行“創(chuàng)建學(xué)生工作表”的宏，批量生成20 張學(xué)號命名的工作表。

六、結(jié)束語

EXCEL 作為一個(gè)功能強(qiáng)大的軟件，在工作中用途廣泛。其中數(shù)據(jù)透視表和VBA 都是極其強(qiáng)大好用的功能。數(shù)據(jù)透視表是實(shí)現(xiàn)快速匯總、分析大量數(shù)據(jù)的交互式工具。數(shù)據(jù)透視表不編程、不用函數(shù)，簡單方便，易學(xué)易用，具有出類拔萃的功能。合理地使用數(shù)據(jù)透視表和VBA 還可以幫助用戶迅速批量創(chuàng)建相似工作表。熟練掌握該功能，可以輕松完成類似日常工作。其操作簡單，不易出錯，極大提高工作效率?？傊脭?shù)據(jù)透視表和VBA 可以進(jìn)行卓有成效的數(shù)據(jù)管理工作。