遲 銘

(丹東市水務(wù)服務(wù)中心，遼寧 丹東 118000)

近年來，在國(guó)家高度重視生態(tài)文明建設(shè)的新形勢(shì)下，全國(guó)開展了大規(guī)模的水土流失預(yù)防保護(hù)和治理工作。各項(xiàng)水土流失治理工程通過林草措施、工程措施、封禁治理等方式，控制水土流失、改善生態(tài)環(huán)境、優(yōu)化農(nóng)業(yè)生產(chǎn)條件，水土流失狀況得到了有效控制。在水土保持工程建設(shè)過程中，檔案資料作為工程建設(shè)的重要組成部分，完整地記錄了規(guī)劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、監(jiān)測(cè)、質(zhì)量監(jiān)督和竣工驗(yàn)收等各項(xiàng)工作，既是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，也是評(píng)價(jià)工程質(zhì)量、開展維修養(yǎng)護(hù)、進(jìn)行學(xué)術(shù)研究、推進(jìn)水土保持生態(tài)建設(shè)的重要依據(jù)。本文通過總結(jié)水土保持工程檔案的特點(diǎn)，分析檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合新時(shí)期水土流失治理工作特點(diǎn)，對(duì)進(jìn)一步提高水土保持工程檔案管理水平提出建議。

1 水土保持工程檔案的特點(diǎn)

水土保持工程檔案資料涉及規(guī)劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、監(jiān)理、監(jiān)測(cè)、竣工驗(yàn)收等眾多環(huán)節(jié)；檔案資料涵蓋專業(yè)廣泛，主要包括水土保持與荒漠化防治、生態(tài)學(xué)、林學(xué)、土壤學(xué)、氣象學(xué)、地質(zhì)學(xué)、水文與水資源等諸多專業(yè)；檔案資料涉及部門多，主要涉及發(fā)改、財(cái)政、水利、林草、農(nóng)業(yè)農(nóng)村、生態(tài)環(huán)境、自然資源等多個(gè)部門；檔案形成周期長(zhǎng)，由于部分水土保持工程建設(shè)內(nèi)容較多，受地理環(huán)境、氣象因素和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)影響大，工程實(shí)施周期和檔案形成周期相對(duì)較長(zhǎng)。上述特點(diǎn)直接決定了水土保持工程檔案內(nèi)容豐富、種類復(fù)雜，也為檔案管理工作的開展帶來了難度和挑戰(zhàn)。

2 水土保持工程檔案管理中存在的問題

2.1 重視不夠、管理意識(shí)淡薄

由于水土保持工程具有點(diǎn)多面廣、實(shí)施周期長(zhǎng)、制約因素多等特點(diǎn)，使得其檔案資料的收集和整理具有一定難度。因此，在水土保持工程建設(shè)過程中，始終堅(jiān)持做好檔案管理工作就顯得尤為重要。但在實(shí)際工作中，部分地區(qū)重視工程建設(shè)，忽視檔案管理，在工程建設(shè)前期沒有及時(shí)將檔案管理納入工作日程，經(jīng)常在工程建設(shè)的中后期，才開始進(jìn)行資料的收集、整理和歸檔，導(dǎo)致工程檔案缺失，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。一些水土保持工作者檔案管理意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單地完成資料收集和保管，未按照檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范開展工作，對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)更是缺乏了解，導(dǎo)致水土保持工程檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面、系統(tǒng)的管理。

2.2 制度不健全、管理水平較低

多年來，隨著水土流失生態(tài)治理工作的不斷推進(jìn)，水土保持工程的管理方式和建設(shè)形式都有了巨大的轉(zhuǎn)變，水土保持工程檔案也隨之出現(xiàn)內(nèi)容復(fù)雜化、種類多樣化的特點(diǎn)，而相關(guān)檔案管理制度已無(wú)法適應(yīng)新變化、滿足新需求。由于缺乏完善的檔案管理制度，使得從業(yè)人員在開展資料的收集整理、分類歸檔、使用銷毀等工作時(shí)，沒有可以依照的規(guī)定和細(xì)則，直接導(dǎo)致檔案日常管理工作雜亂無(wú)章。同時(shí)，很多單位對(duì)水土保持工程檔案未進(jìn)行科學(xué)有效的管理，沒有建立統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和檔案編碼，增加了檔案歸檔、調(diào)閱、查詢的難度，大大降低了檔案資料的利用率。

2.3 投入不足、人才資源匱乏

盡管相關(guān)部門加強(qiáng)了對(duì)水土保持工程檔案的管理，檔案管理水平也得到了一定程度的提升，但一些單位在檔案管理工作中投入的人力物力仍無(wú)法滿足實(shí)際工作需求。在基礎(chǔ)設(shè)施方面，部分單位未配備專門的檔案室，沒有嚴(yán)格區(qū)分檔案存放區(qū)和辦公區(qū)，檔案管理不安全、不規(guī)范，時(shí)常會(huì)因隨意存放而導(dǎo)致檔案的損壞、遺失；在資金投入方面，檔案管理專項(xiàng)資金投入不足，難以配置相關(guān)的管理系統(tǒng)和儀器設(shè)備，導(dǎo)致檔案的信息化、數(shù)字化、智能化水平較低，嚴(yán)重影響檔案價(jià)值的發(fā)揮；在人員配置方面，相當(dāng)一部分單位缺乏具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，絕大多數(shù)的工程檔案管理工作由其他專業(yè)人員兼職負(fù)責(zé)，容易因缺乏專業(yè)知識(shí)、人員調(diào)動(dòng)頻繁而導(dǎo)致檔案資料不齊全、歸檔銜接不到位等問題，難以滿足檔案管理規(guī)范化的要求。

3 加強(qiáng)水土保持檔案管理的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

首先，各參建單位要高度重視水土保持工程檔案管理工作，徹底轉(zhuǎn)變“重外業(yè)、輕內(nèi)業(yè)”的思想，把檔案管理納入日常工作中，嚴(yán)格做到水土保持工程檔案與工程建設(shè)的“四個(gè)同步”，即“同步規(guī)劃、同步實(shí)施、同步考核、同步驗(yàn)收”，確保檔案工作在管理制度方面、軟硬件條件方面都得到充分支持。

其次，水土保持工程的項(xiàng)目法人、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、監(jiān)測(cè)、施工和質(zhì)量監(jiān)督等部門的參建人員全程參與項(xiàng)目實(shí)施，掌握大量第一手資料，要根據(jù)工程建設(shè)和檔案工作的需求，共同完成檔案資料的收集、整理、歸檔。

最后，要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，深入開展《中華人民共和國(guó)檔案法》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《水土保持工程建設(shè)管理辦法》《水土保持綜合治理驗(yàn)收規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)、制度規(guī)范的宣傳學(xué)習(xí)，使其深刻認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和法制性，逐步實(shí)現(xiàn)水土保持工程檔案的規(guī)范化管理。

3.2 建立制度體系

要根據(jù)水土保持工程的特點(diǎn)，建立一套切實(shí)可行、操作性強(qiáng)、覆蓋整個(gè)建設(shè)周期的檔案管理制度體系。

a.建立崗位責(zé)任制度，要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)部署，將各項(xiàng)任務(wù)層層分解，建設(shè)單位要聯(lián)合設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、監(jiān)測(cè)、質(zhì)量監(jiān)督等相關(guān)單位有序開展檔案管理工作，明確管理程序和職責(zé)范圍，具體責(zé)任落實(shí)到人。

b.建立檔案管理制度，要明確水土保持工程檔案收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、歸檔、排列、檢索、保管等各環(huán)節(jié)的工作要求，規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)過程中各階段形成的技術(shù)文本、內(nèi)業(yè)資料、圖紙影像資料，確保檔案的真實(shí)性、規(guī)范性；要遵循相關(guān)技術(shù)規(guī)范，結(jié)合水土保持工程特點(diǎn)，根據(jù)檔案的主要內(nèi)容、形成時(shí)間、立卷單位等因素，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編碼和編錄，設(shè)定合理的檔案資料密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和解密期限。

c.建立檔案驗(yàn)收制度，要按照有關(guān)規(guī)定開展檔案驗(yàn)收工作，建設(shè)單位的檔案管理人員要會(huì)同各參建單位檔案管理人員對(duì)工程建設(shè)中形成的檔案資料進(jìn)行全面審核，若項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，則應(yīng)分階段進(jìn)行驗(yàn)收，確保各階段檔案資料的完整和準(zhǔn)確。

d.建立嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案的收集、歸檔、借閱情況進(jìn)行抽查，有效保障工程檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整歸檔，避免檔案管理過程中出現(xiàn)疏漏。

3.3 完善配套設(shè)施

水土保持工程檔案資料種類繁多、數(shù)量巨大，要切實(shí)加強(qiáng)配套設(shè)施建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性、安全性提供保障。要根據(jù)檔案管理相關(guān)要求設(shè)立專門的檔案室，加大資金投入，改善檔案室硬件條件。加強(qiáng)對(duì)檔案的電子化管理，大力推行電子檔案在水土保持工程檔案管理中的運(yùn)用，對(duì)需要永久保存的檔案資料進(jìn)行備份處理，將大量紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立電子檔案管理系統(tǒng)，便于檔案信息的存儲(chǔ)和查閱，提高檔案使用的效率，并設(shè)置查詢權(quán)限，強(qiáng)化檔案管理安全。同時(shí)，要加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、遙感技術(shù)、無(wú)人機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用于水土保持工程檔案資料的收集、整理、分類、保存和使用中。

3.4 重視人才培養(yǎng)

檔案管理工作本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)技能和責(zé)任意識(shí)有較高的要求，既要大力引進(jìn)檔案專業(yè)人才，也要以提高水土保持工程檔案管理人員專業(yè)水平為主線，通過進(jìn)修學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流、實(shí)地考察等方式，不斷優(yōu)化工程檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化檔案管理專業(yè)技能，確保相關(guān)工作人員掌握業(yè)務(wù)知識(shí)、熟悉法律法規(guī)。建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)水土保持工程建設(shè)情況，針對(duì)在檔案管理上存在的問題和不足，對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、監(jiān)測(cè)單位檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其切實(shí)肩負(fù)起水土保持工程檔案管理的相關(guān)責(zé)任，真正做到檔案管理人人有責(zé)，全面提升檔案資料管理質(zhì)量。由于水土保持工程具有較強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)，檔案管理人員既要掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還需要深入了解水土保持工程施工管理有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，詳細(xì)掌握工程建設(shè)的計(jì)劃、規(guī)模、進(jìn)度等，并與各參建單位相關(guān)技術(shù)人員保持聯(lián)系，確保項(xiàng)目檔案資料的專業(yè)性和完整性。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期國(guó)家高度重視水土流失治理工作的背景下，水土保持工程檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作也顯得十分重要。相關(guān)部門要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)、轉(zhuǎn)變觀念，建立和完善水土保持工程檔案管理制度體系，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重視檔案管理從業(yè)人員能力培養(yǎng)，不斷提高檔案管理水平。同時(shí)，要大力發(fā)展水土保持工程檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案資料數(shù)字化處理系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔處理；建立檔案信息安全保障系統(tǒng)，通過權(quán)限設(shè)置、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息存儲(chǔ)、傳輸、查詢和使用過程的安全性；打造檔案資源共享平臺(tái)，搭建檔案資源對(duì)接系統(tǒng)，擴(kuò)大檔案使用覆蓋面，開發(fā)資源共享的個(gè)性化服務(wù)和智能化服務(wù)，為構(gòu)建智慧型水土保持信息管理體系提供有力保障。