林燕妹 馮倩 張建漢

【摘 要】 本文以地方高校資產(chǎn)管理中的低值物品報(bào)賬手續(xù)繁瑣為案例切入點(diǎn)，重點(diǎn)分析當(dāng)下高校資產(chǎn)管理模式下低值物品管理存在的問(wèn)題，剖析問(wèn)題產(chǎn)生的內(nèi)外部因素，提出轉(zhuǎn)變管理理念，提高管理數(shù)字化水平和重塑管理平臺(tái)的解決方案，期望能夠探索出一條符合時(shí)代發(fā)展并滿足廣大師生對(duì)高質(zhì)量的行政服務(wù)追求的實(shí)踐道路，解決地方高校低值物品管理乃至所有資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】 地方高校;低值物品;信息化管理

近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，地方高校的辦學(xué)規(guī)模在教育體制改革及自身發(fā)展的需求中不斷壯大，資產(chǎn)管理工作的精細(xì)化要求和復(fù)雜程度也日益增強(qiáng)，低值物品由于易損壞和更新頻繁的特點(diǎn)，在資產(chǎn)管理上更不容易追蹤，由此造成資產(chǎn)流失和浪費(fèi)的問(wèn)題嚴(yán)重。因此，加強(qiáng)對(duì)地方高校低值物品資產(chǎn)的管理，探索有效的途徑和方法，保證國(guó)有資產(chǎn)權(quán)益，是地方高校資產(chǎn)管理者進(jìn)行研究和實(shí)踐的重要課題。完善低值物品的資產(chǎn)管理工作將極大地提升高校資產(chǎn)管理的效率，這不僅對(duì)高校的行政管理工作意義非凡，同時(shí)也將促進(jìn)我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

一、地方高校低值物品管理的現(xiàn)狀和案例分析

（一）學(xué)校低值物品的管理制度和執(zhí)行現(xiàn)狀

學(xué)校低值物品的管理制度采用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、劃塊包干”原則，在學(xué)校審計(jì)與資產(chǎn)管理處（監(jiān)管部門）的監(jiān)管下，各部門/二級(jí)學(xué)院（部門）自行采購(gòu)、自主管理。學(xué)?，F(xiàn)有規(guī)章制度規(guī)定，審計(jì)與資產(chǎn)管理處、各部門/二級(jí)學(xué)院、使用人和財(cái)務(wù)的主要職責(zé)大致歸納如下表1所示。

該表直接體現(xiàn)地方高校低值物品是以使用人直接管理、部門統(tǒng)籌管理和監(jiān)管部門監(jiān)督間接管理分級(jí)管理模式。其中監(jiān)督部門以制度制定和監(jiān)督為主要職責(zé)，使用部門進(jìn)行日常維護(hù)和制度執(zhí)行。由于使用部門眾多，且采用劃塊包干，導(dǎo)致學(xué)校難以對(duì)物品進(jìn)行集中管理，對(duì)低值物品的控制力較為薄弱，作為管理職能部門通常只會(huì)從學(xué)?，F(xiàn)有制度出發(fā)，依據(jù)制度照章辦事，難以滿足廣大師生對(duì)低值物品管理流程便捷性的需求。此外，學(xué)校對(duì)低值物品的管理并沒(méi)有過(guò)多關(guān)注，低值物品的管理容易被忽視，所以即使有相對(duì)完整的管理制度，也并沒(méi)有很好落實(shí)，造成責(zé)任落實(shí)不到位、相互推諉等問(wèn)題。

（二）現(xiàn)有低值物品管理制度下的案例研究——以低值物品報(bào)銷流程為例

當(dāng)前低值物品管理流程復(fù)雜、手續(xù)繁瑣，主要是由于涉及部門多，需簽字的部門多。使用人能一次都簽完字順利地報(bào)銷并不多。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，一次順利地處理完報(bào)銷流程平均需要約2個(gè)小時(shí)的時(shí)間，其中約1-1.5個(gè)小時(shí)是用于到各部門簽字。調(diào)查統(tǒng)計(jì)，能在2小時(shí)左右完成報(bào)銷的約占30%，一半左右的報(bào)銷需花費(fèi)5小時(shí)。使用者在報(bào)銷低值物所花費(fèi)的時(shí)間統(tǒng)計(jì)如圖1所示。

根據(jù)上述數(shù)據(jù)，如果以8小時(shí)為單日工作量作為基準(zhǔn)，約50%左右的使用人報(bào)銷一次低值物品需要占用0.5個(gè)工作日，還有約20%的使用者則需要用一整個(gè)工作日的時(shí)間來(lái)完成一次報(bào)銷，工作效率之低下顯而易見(jiàn)。在日常工作交流和專門訪談中得知，約70%的低值物品是用于教學(xué)和科研實(shí)驗(yàn)，是由專任教師親自完成。所以低值物品的報(bào)銷流程所花費(fèi)的時(shí)間大多來(lái)自教師，嚴(yán)重浪費(fèi)教職工的工作時(shí)間和精力。

二、地方高校低值物品管理中存在的問(wèn)題分析

（一）管理方法落后

目前學(xué)校低值物品的管理方法以紙質(zhì)記賬為主。上述的案例直接表明了當(dāng)前學(xué)校低值物品的管理方法極大浪費(fèi)了學(xué)校教職工的時(shí)間和精力。其原因一方面是涉及部門多，簽字手續(xù)繁瑣;另一方面是紙質(zhì)記賬報(bào)銷，管理方法信息化程度低。紙質(zhì)記賬的管理方法存在很多弊端：一是容易因單據(jù)丟失、損毀等因素造成數(shù)據(jù)的不完整;二是登記過(guò)程中出錯(cuò)率高，容易造成數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性;三是人工做賬，統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)難以一致;四是耗時(shí)耗力。

落后的管理方法使得各部門在統(tǒng)計(jì)低值品時(shí)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算方法不一致，造成學(xué)校在清盤低值物品時(shí)結(jié)果差異較大，無(wú)法將準(zhǔn)確的低值物品情況及時(shí)、清晰反映出來(lái)，導(dǎo)致管理工作效率低。再加上信息化程度低未能及時(shí)發(fā)送和共享數(shù)據(jù)，出現(xiàn)盲目采購(gòu)，庫(kù)存結(jié)構(gòu)不合理，造成資源浪費(fèi)。

落后的管理方法會(huì)使管理流程更加繁瑣和復(fù)雜化。學(xué)?，F(xiàn)有一套低值物品管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)僅作為入庫(kù)記賬用，還不具備網(wǎng)上低值品申請(qǐng)、采購(gòu)和報(bào)銷。物品錄入系統(tǒng)形成入庫(kù)單后，還需要打印出來(lái)簽字報(bào)銷。整套管理系統(tǒng)并未簡(jiǎn)化管理流程，也沒(méi)有很好地有效提高低值物品的信息化管理。

（二）管理意識(shí)薄弱，管理不受重視

低值物品是學(xué)校財(cái)產(chǎn)物資的重要組成部分，但是學(xué)校在進(jìn)行資產(chǎn)管理時(shí)只關(guān)注于單位價(jià)值高的固定資產(chǎn)的管理，對(duì)低值物品的管理則采用“分級(jí)管理、劃塊包干”管理制度。再加上低值物品本身價(jià)值低、使用快、種類多等特點(diǎn)，這就造成了當(dāng)前低值物品管理意識(shí)薄弱的局面。

（三）管理制度不適用

“分級(jí)管理、劃塊包干”的管理制度容易陷入管理層級(jí)復(fù)雜化、管理責(zé)任模糊化的混亂局面。首先“分級(jí)管理”直接增加管理層級(jí)，拉長(zhǎng)管理鏈條，加大溝通的難度和復(fù)雜性，降低學(xué)校對(duì)低值物品的控制力。其次“劃塊包干”的管理制度下容易出現(xiàn)各單位各自為政，不利溝通。在這種制度下，學(xué)校低值物品容易出現(xiàn)有些物品過(guò)度采購(gòu)，造成庫(kù)存積壓、擠占資源，有些物品極度短缺，無(wú)法滿足正常使用等庫(kù)存不合理的局面。

過(guò)長(zhǎng)的管理鏈條，再加上管理責(zé)任不明確，部門職能模糊等因素，容易造成部門間相互推諉，一個(gè)流程多次返工的現(xiàn)象，嚴(yán)重浪費(fèi)教職工的時(shí)間和精力。

（四）管理隊(duì)伍素質(zhì)較低

由于低值物品的管理不受重視，相應(yīng)的隊(duì)伍建設(shè)也不受重視，其隊(duì)伍素質(zhì)也較為低下，主要原因有：（1）一人身兼多職現(xiàn)象普遍存在;（2）管理人員多元化深造培訓(xùn)機(jī)會(huì)少、晉升渠道少;（3）管理員招聘要求低，對(duì)專業(yè)化知識(shí)和技能無(wú)過(guò)多要求;（4）管理人員年齡普遍較大。所以低值物品管理方法一直處理落后狀態(tài)，難以得到有效改善和創(chuàng)新。

三、地方高校低值物品管理問(wèn)題的解決建議