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        探究數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施

        2020-01-02 07:06:12閆小鶴
        時(shí)代經(jīng)貿(mào) 2019年36期
        關(guān)鍵詞:管理者檔案管理數(shù)字

        閆小鶴

        近年來,隨著國家越來越重視醫(yī)療衛(wèi)生部門改革,醫(yī)院檔案信息化管理也受到了普遍的重視。在這種情況下,各級(jí)各類醫(yī)院都必須要與時(shí)俱進(jìn),找到醫(yī)院檔案數(shù)字信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題,促進(jìn)數(shù)字信息化建設(shè),發(fā)揚(yáng)醫(yī)院文化,更好的滿足患者的身心健康實(shí)際需求。

        一、目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

        (一)醫(yī)院忽視檔案管理

        目前,許多醫(yī)院在檔案管理中都沿用傳統(tǒng)的管理方法,是造成目前醫(yī)院檔案管理守舊的主要原因。由于對(duì)于醫(yī)院而言檔案管理是不能直接創(chuàng)造收益的項(xiàng)目,所以很多醫(yī)院都不想在該工作上投入大量的時(shí)間和精力。這樣做的后果,毋庸置疑,必定會(huì)造成醫(yī)院不能高度重視檔案管理工作,而且很難準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到對(duì)于檔案管理來說信息化的重要性。

        (二)醫(yī)院檔案管理信息化意識(shí)薄弱

        就目前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過程能夠發(fā)現(xiàn),醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理信息化意識(shí)薄弱的情況,有些檔案管理者并不是專業(yè)的,也有可能是其他崗位的人員兼職的,需要做好自身的工作,只有在完成好本身的工作或者在閑暇時(shí)間才可以管理檔案。并且管理者自身缺乏豐富的檔案管理專業(yè)信息化知識(shí),又缺乏足夠的精力進(jìn)行鉆研學(xué)習(xí),這樣就很有可能造成檔案管理依舊停留在相對(duì)落后的層面,而且很多管理者所學(xué)習(xí)的專業(yè)都不是管理專業(yè),而是其他專業(yè),也是造成醫(yī)院檔案信息化管理速度較慢的關(guān)鍵原因。

        (三)醫(yī)院檔案管理機(jī)制有待健全

        管理機(jī)制有待健全,通常也是造成醫(yī)院檔案管理守舊的主要原因。就現(xiàn)階段來講,許多醫(yī)院在構(gòu)建檔案時(shí)都沒有指定統(tǒng)一的管理模式以及管理機(jī)制,特別是在一些基層醫(yī)院是更加顯著的。造成醫(yī)院檔案資源有效利用率不高,喪失檔案本身的價(jià)值。當(dāng)前,盡管許多醫(yī)院都已經(jīng)制定相關(guān)的檔案管理機(jī)制,但通常都只是記錄各類以及各級(jí)工作人員的工作職責(zé)等等,幾乎不會(huì)深入探討和研究檔案制度,這樣就很有可能造成醫(yī)院檔案管理工作具有較強(qiáng)的隨意性。此外,醫(yī)院檔案管理也尚未制定對(duì)應(yīng)的制度進(jìn)行管理以及考核,工作中也多次出現(xiàn)問題。最普遍的是,檔案借閱機(jī)制有待健全,造成不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸還,往往會(huì)發(fā)生破損的情況,而且還可能出現(xiàn)檔案丟頁或者丟失的情況,在查閱時(shí),由于時(shí)間過長和責(zé)任不能落實(shí)到位,很難落實(shí)到個(gè)人,所以這樣會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作有很大的損失。

        二、醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要性

        (一)有助于提升醫(yī)院管理效率

        在醫(yī)院每項(xiàng)管理工作中檔案管理起著至關(guān)重要的作用。有關(guān)部門必須要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展引起高度重視,積極創(chuàng)新管理方法和管理理念,不斷改革傳統(tǒng)的管理模式,以提升醫(yī)院整體管理效率和檔案管理水平。

        (二)適應(yīng)社會(huì)主義信息化發(fā)展的需求

        醫(yī)院檔案管理工作量相當(dāng)大,而且檔案數(shù)據(jù)信息更新次數(shù)多,傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)難以滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求,所以只有創(chuàng)新檔案管理方法,才可以更好地適應(yīng)信息化時(shí)代的需求,滿足人們對(duì)檔案信息的實(shí)際需求,確保醫(yī)院臨床工作可以正常開展。

        (三)可以有效保護(hù)醫(yī)院寶貴的檔案原件

        醫(yī)院檔案信息中涵蓋到許多數(shù)據(jù)信息以及重要的文件,比如:重要資料、醫(yī)學(xué)病理以及圖片等等,所以對(duì)醫(yī)院檔案信息的存儲(chǔ)以及檔案管理提出越來越高的要求。[2]而通過應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù),可以合理劃分存儲(chǔ)以及整理醫(yī)院所有檔案,采用電子存儲(chǔ)方法有利于保護(hù)重要文件,避免檔案被泄露或者檔案破損。

        (四)可以更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享以及整合

        實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化及信息化,既可以減少檔案管理的人力以及物力消耗,提升管理工作水平,又可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。在醫(yī)院管理中,最主要的管理內(nèi)容是資源整合,對(duì)資源信息共享具有一定的要求。通過實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化可以為有關(guān)人員提供便捷的服務(wù),醫(yī)院工作人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)搜索準(zhǔn)確迅速查詢出自己所需的數(shù)據(jù)信息以及資料,顯著擴(kuò)大了原始檔案的應(yīng)用領(lǐng)域,而且檔案管理信息化可以使不同部門之間增強(qiáng)信息溝通,滿足每個(gè)科室的瀏覽需求。整體來講,醫(yī)院檔案管理信息化可以使檔案管理資源得到最大限度的優(yōu)化,提升管理水平。

        三、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施

        (一)加強(qiáng)檔案管理者的意識(shí)

        檔案是醫(yī)院在發(fā)展中日益積累的無形寶貴財(cái)富,也是醫(yī)院采用和了解原來臨床經(jīng)驗(yàn)的有效渠道,其可以為醫(yī)療創(chuàng)新以及課題研究等等提供重要的參考依據(jù),科學(xué)運(yùn)用檔案資料有利于醫(yī)院降低人力以及物力的不必要支出,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。因此,對(duì)于醫(yī)院檔案管理者來說,必須要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)的管理理念,準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案自身的各項(xiàng)價(jià)值,進(jìn)而不斷學(xué)習(xí)、及時(shí)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐,盡可能做到醫(yī)院檔案管理工作與數(shù)字信息化時(shí)代的有關(guān)要求相符。

        (二)進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理體系

        作為醫(yī)院檔案管理部門,必須要結(jié)合自身的各方面情況,合理制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理及價(jià)值,統(tǒng)一規(guī)范管理每個(gè)工作環(huán)節(jié),比如:檔案資料完善、分類以及錄入等等,這樣在很大程度上可以保證醫(yī)院檔案管理工作正常進(jìn)行。只有實(shí)現(xiàn)合理制定統(tǒng)一的規(guī)章機(jī)制,才可以讓工作人員在平時(shí)的管理中按照制度做好工作職責(zé),真正做到有據(jù)可依,有據(jù)可循,保證檔案管理工作效率。并且需要在績效考核中列入檔案管理工作,將員工工作績效和檔案管理工作水平進(jìn)行掛鉤,全方位實(shí)行崗位責(zé)任制度,嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理者的平時(shí)工作,進(jìn)而提升檔案管理水平。

        (三)重視檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)

        在數(shù)字信息化技術(shù)日益發(fā)展的背景下,醫(yī)院檔案管理信息化已經(jīng)逐漸成為主要發(fā)展方向。因此,對(duì)于醫(yī)院而言,必須要重視檔案管理信息化建設(shè),不斷為檔案工作管理者提供有關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備,比如:軟件以及硬件等等,讓檔案管理工作可以隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展而不斷發(fā)展,以更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化目標(biāo)。比如:通過積極引進(jìn)有關(guān)電子信息錄入系統(tǒng),可以讓檔案管理者采用與網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)的方法構(gòu)建完善的電子檔案,真正實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)共享,進(jìn)而做好健康檔案的多途徑動(dòng)態(tài)管理。通過這樣做既可以降低醫(yī)院人力以及物力的消耗,又有利于將來檔案信息迅速查詢,還可以極大提升檔案管理水平。

        (四)運(yùn)用碎片化時(shí)間不斷完善檔案管理工作

        檔案管理人員可以利用下班時(shí)間多學(xué)習(xí)關(guān)于管理的方式和電腦檔案歸納總結(jié)知識(shí),認(rèn)真做好自身的職責(zé),仔細(xì)錄入以及搜集檔案資料,保證檔案內(nèi)容的精準(zhǔn)性和時(shí)效性,盡最大努力做好自身的工作,認(rèn)真執(zhí)行保密機(jī)制,保證檔案信息不會(huì)泄露出去,而且在平時(shí)工作中需要提升自身的專業(yè)素質(zhì),做好恪盡職守。并且需要分類存放以及整理紙質(zhì)檔案,方便將來查詢或者更改,能夠在工作量不多的情況下,運(yùn)用碎片化時(shí)間在計(jì)算機(jī)中錄入以前的紙質(zhì)資料,而且將其上傳到網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行保存,這樣既可以提升檔案管理效率,又可以促進(jìn)醫(yī)院健康有序發(fā)展。

        四、結(jié)語

        總而言之,醫(yī)院想要提升工作質(zhì)量,必須要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題,而且采取有效的措施進(jìn)行創(chuàng)新,加強(qiáng)檔案管理者的意識(shí),進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理體系,重視檔案管理數(shù)字信息化建設(shè),運(yùn)用碎片化時(shí)間不斷完善檔案管理工作,只有這樣才可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理。

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