□ 侯志敏

(黔張常鐵路有限責(zé)任公司,湖南 長(zhǎng)沙 410007)

1 前言

近年來(lái)鐵路建設(shè)迅猛發(fā)展，各鐵路公司均面臨同時(shí)擔(dān)負(fù)開(kāi)通、開(kāi)工和儲(chǔ)備新建線路的任務(wù)，以黔張常(懷邵衡)鐵路公司為例，2018年要確保懷邵衡鐵路開(kāi)通，做好黔張常、張吉懷鐵路的建設(shè)，同時(shí)又要做好常益長(zhǎng)鐵路的開(kāi)工準(zhǔn)備，公司對(duì)應(yīng)的參建施工單位29家，監(jiān)理單位19家，甲供物資供應(yīng)商56家，需要高效率的工作才能做好物資管理，確保完成建設(shè)任務(wù)目標(biāo)。

2 當(dāng)前建設(shè)物資管控中存在的問(wèn)題和不足

在建設(shè)物資計(jì)劃、采購(gòu)、供應(yīng)、質(zhì)量控制的全過(guò)程管理中，甲供物資采購(gòu)已有較為完善的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和流程，自購(gòu)物資采購(gòu)建設(shè)單位在履行資格條件設(shè)置、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)審查后，由施工單位履行內(nèi)部決策程序自行組織采購(gòu)。物資計(jì)劃、供應(yīng)、驗(yàn)收檢測(cè)和質(zhì)量追溯成了現(xiàn)場(chǎng)物資管控的關(guān)鍵。

2.1 存在問(wèn)題和不足

2.1.1 物資需求計(jì)劃提報(bào)不準(zhǔn)、重復(fù)提報(bào)

由于甲供物資供應(yīng)不涉及施工單位付款，出于保證供應(yīng)的目的，施工單位在計(jì)劃編制過(guò)程中經(jīng)常存在不遵循“確保施工、適度超前、合理庫(kù)存”的原則，出現(xiàn)計(jì)劃數(shù)量遠(yuǎn)超實(shí)際需求的現(xiàn)象，當(dāng)季未執(zhí)行完的計(jì)劃下一季度又重復(fù)提報(bào)，加大了計(jì)劃復(fù)核和供應(yīng)難度。

2.1.2 無(wú)法跟蹤物資發(fā)貨狀態(tài)

供應(yīng)訂單一般通過(guò)傳真或郵件下達(dá)，在供應(yīng)緊張時(shí)，生產(chǎn)廠家業(yè)務(wù)員經(jīng)常以在外地出差未收到訂單為由推遲發(fā)貨，或者不提供準(zhǔn)確發(fā)貨信息，買方對(duì)需求物資的真實(shí)發(fā)貨狀態(tài)和物流信息無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確掌握，造成供應(yīng)與需求在時(shí)間上不匹配，影響施工生產(chǎn)。

2.1.3 不能及時(shí)掌握物資到貨信息

由于大多數(shù)情況供應(yīng)商委托運(yùn)貨司機(jī)代為辦理，甲供物資初驗(yàn)完成后，相關(guān)交驗(yàn)資料也不能及時(shí)反饋供應(yīng)商和建設(shè)單位買方，造成信息滯后，對(duì)實(shí)際交貨情況不能及時(shí)掌握，影響后續(xù)物資出廠和發(fā)運(yùn)計(jì)劃安排。

2.1.4 不能及時(shí)了解驗(yàn)收檢測(cè)情況

由于鐵路施工存在工點(diǎn)多、線路長(zhǎng)、交貨點(diǎn)分散、施工條件相對(duì)艱苦的特點(diǎn)，初步驗(yàn)收完成后，物資進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)通知在交通條件差的工點(diǎn)會(huì)存在不能及時(shí)送達(dá)試驗(yàn)部門現(xiàn)象，造成現(xiàn)場(chǎng)抽樣不及時(shí)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員是否真正履行職責(zé)，完成見(jiàn)證取樣不能有效監(jiān)督。

2.1.5 不能及時(shí)了解不合格材料的處理情況

在實(shí)際工作中，施工單位為減少工作量，對(duì)出現(xiàn)的不合格品往往只是直接做清退處理，不留影像資料，不報(bào)送處理信息，監(jiān)督管理單位不能及時(shí)真實(shí)掌握不合格品的處置情況，存在清理不徹底、不到位造成的質(zhì)量隱患。

2.1.6 物資結(jié)算、驗(yàn)工計(jì)價(jià)效率低

工作流程多，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，中間出現(xiàn)錯(cuò)誤要重頭開(kāi)始簽認(rèn)，辦理一次結(jié)算至少要一周左右時(shí)間。驗(yàn)工計(jì)價(jià)由施工單位發(fā)起，同樣要走很多簽認(rèn)程序才能完成提報(bào)。由于甲供物資種類多，供應(yīng)商多，辦理進(jìn)度不同步，建設(shè)單位全部辦結(jié)一次結(jié)算耗時(shí)較長(zhǎng)。

2.2 原因分析

物資管理中存在的不足和問(wèn)題，歸納起來(lái)主要有以下原因：

2.2.1 基層管理人員能力經(jīng)驗(yàn)不足

近年來(lái)參建施工單位施工規(guī)模不斷擴(kuò)大，人員迭代更新加快，一些參加工作不久的管理人員便開(kāi)始肩挑重任擔(dān)任主管，實(shí)際工作中存在理論知識(shí)與工作實(shí)際結(jié)合不夠緊密，重理論輕實(shí)踐的現(xiàn)象，導(dǎo)致制定的物資需求計(jì)劃不準(zhǔn)確，供應(yīng)銜接不到位。

2.2.2 責(zé)任心不強(qiáng)，審核把關(guān)不嚴(yán)

在工程建設(shè)期，各種業(yè)務(wù)工作量都比較繁重，業(yè)務(wù)人員存在重完成任務(wù)，輕工作質(zhì)量思想，在文件編制完成后，不復(fù)核，不校對(duì)，部門負(fù)責(zé)人不認(rèn)真審核，后續(xù)的審核程序流于形式，導(dǎo)致初稿有錯(cuò)便一錯(cuò)到底。

2.2.3 缺乏有效考核管理機(jī)制

施工單位物資管理制度對(duì)管理職責(zé)和工作流程一般都做了規(guī)定，但對(duì)管理過(guò)程中出現(xiàn)的失誤、差錯(cuò)和效率低下問(wèn)題沒(méi)有明確的獎(jiǎng)罰考核，出現(xiàn)問(wèn)題多以批評(píng)為主，只要求整改閉合。管理機(jī)制不健全，獎(jiǎng)罰不明，管理人員就出現(xiàn)責(zé)任心不強(qiáng)、工作拖拉、出現(xiàn)差錯(cuò)等效率低下問(wèn)題。

3 物資管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)背景

本著“明確責(zé)任、提高效率、強(qiáng)化監(jiān)管”的原則，黔張常鐵路公司在保持工作標(biāo)準(zhǔn)不變的前提下，利用信息化手段開(kāi)發(fā)適應(yīng)自身管理要求的物資管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，集中存儲(chǔ)，信息共享，系統(tǒng)數(shù)據(jù)借助鐵路工程管理平臺(tái)永久保存。

3.1 系統(tǒng)功能

系統(tǒng)功能設(shè)置以滿足管理為基礎(chǔ)，由統(tǒng)計(jì)報(bào)表和業(yè)務(wù)管理兩大部分組成。設(shè)置電腦端和手機(jī)端兩個(gè)界面，用于上傳資料和快速處理工作。

3.2 系統(tǒng)推行保障

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，組織相關(guān)單位進(jìn)行了為期一周的培訓(xùn)，并進(jìn)行統(tǒng)一考試，成績(jī)合格后，根據(jù)權(quán)限上崗操作，制定了相應(yīng)的管理辦法，規(guī)定了使用要求，明確了獎(jiǎng)罰細(xì)則，按月對(duì)各單位使用情況進(jìn)行評(píng)分考核，結(jié)果納入標(biāo)準(zhǔn)化管理績(jī)效考評(píng)。同時(shí)要求各使用單位成立物資信息系統(tǒng)使用領(lǐng)導(dǎo)小組，制定相應(yīng)的激勵(lì)約束機(jī)制，確保物資管理信息系統(tǒng)在操作一線的順利實(shí)施。

4 系統(tǒng)運(yùn)用效果

4.1 工作效率明顯提高

4.1.1 臺(tái)賬報(bào)表管理方面

實(shí)現(xiàn)了報(bào)表在線填報(bào)，合同在線上傳保存，保持了數(shù)據(jù)的前后一致和連貫性，前后數(shù)據(jù)不一致的報(bào)表，系統(tǒng)會(huì)拒絕提交，經(jīng)辦人可隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即整改。有管理權(quán)限的人員均可審閱查看，既減少了工作量，又增加了工作透明度。

4.1.2 計(jì)劃采購(gòu)管理方面

施工單位計(jì)劃提報(bào)、建設(shè)單位訂單下達(dá)和供應(yīng)單位訂單處理不再需要通過(guò)紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，大大縮短了業(yè)務(wù)處理時(shí)間，各層級(jí)審批人可隨時(shí)利用電腦和手機(jī)兩種界面完成審批，簽署意見(jiàn)，并能隨時(shí)查看處理進(jìn)度，跟蹤督辦，加快辦理時(shí)效。

4.1.3 物資結(jié)算、驗(yàn)工計(jì)價(jià)方面

利用物資管理系統(tǒng)結(jié)算功能，供應(yīng)商只需從系統(tǒng)中選擇本次需要辦理結(jié)算的物資交接單，由系統(tǒng)生成交驗(yàn)簽認(rèn)單后提交至相應(yīng)施工單位，然后按工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，審核通過(guò)的單位或部門由經(jīng)辦人或負(fù)責(zé)人簽名，蓋單位電子章即完成審核工作，全部審核完成后信息反饋給供應(yīng)商，供應(yīng)商按照審核通過(guò)的結(jié)算金額開(kāi)具發(fā)票，上傳發(fā)票掃描件，建設(shè)單位即可辦理結(jié)算。整個(gè)結(jié)算流程供應(yīng)商可以足不出戶，既節(jié)省了人力財(cái)力，又提高了辦事效率。

4.1.4 驗(yàn)收檢測(cè)方面

利用系統(tǒng)辦理驗(yàn)收檢測(cè)，物資部只需將原材料進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)通知單和隨貨同行的技證資料上傳系統(tǒng)后，由試驗(yàn)部門通知現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理見(jiàn)證取樣，并上傳檢測(cè)結(jié)果報(bào)告，物資部即可根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行后續(xù)工作。全部工作流程都有辦結(jié)時(shí)間規(guī)定，規(guī)避了以交通不便、工作忙等理由和借口造成的報(bào)驗(yàn)不及時(shí)、檢測(cè)不及時(shí)和結(jié)果反饋不及時(shí)問(wèn)題。

4.2 管控效果顯著增強(qiáng)

4.2.1 物資計(jì)劃管理環(huán)節(jié)

通過(guò)實(shí)施考核，各層級(jí)業(yè)務(wù)人員管理意識(shí)得到提高，系統(tǒng)自動(dòng)匯總累計(jì)物資計(jì)劃，計(jì)劃是否過(guò)大或偏小和累計(jì)計(jì)劃量、執(zhí)行量經(jīng)辦人員可隨時(shí)調(diào)取查閱，計(jì)劃不準(zhǔn)確和重復(fù)提報(bào)現(xiàn)象得到明顯控制。

4.2.2 生產(chǎn)發(fā)運(yùn)環(huán)節(jié)

系統(tǒng)要求發(fā)貨前供應(yīng)商必須上傳發(fā)貨清單、車輛照片、產(chǎn)品包裝照、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、出廠合格證等信息，資料不全、信息不全時(shí)不同意出廠，從源頭堵住了不按要求發(fā)運(yùn)的現(xiàn)象，保證了物資在途安全質(zhì)量，用料單位獲得物資發(fā)貨信息又便于提前規(guī)劃庫(kù)存，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。

4.2.3 驗(yàn)收檢測(cè)環(huán)節(jié)

系統(tǒng)要求驗(yàn)收時(shí)經(jīng)辦人上傳車輛號(hào)牌、物資狀態(tài)、檢驗(yàn)報(bào)告和合格證等照片信息，并要求交接各方在接收地利用系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)，自動(dòng)定位記錄交貨地點(diǎn)信息，未參與現(xiàn)場(chǎng)交接初驗(yàn)和未進(jìn)行見(jiàn)證取樣均無(wú)法獲得真實(shí)定位信息，一旦交接完成，驗(yàn)收信息無(wú)法進(jìn)行修改，很好規(guī)避了虛報(bào)到貨和弄虛作假、監(jiān)理不到位、后補(bǔ)簽字現(xiàn)象。規(guī)定物資檢測(cè)報(bào)告在出具結(jié)果后及時(shí)上傳，克服了紙質(zhì)版檢驗(yàn)結(jié)果反饋不及時(shí)造成的物資部門辦理入庫(kù)、發(fā)料不及時(shí)。

4.2.4 結(jié)算付款環(huán)節(jié)

系統(tǒng)設(shè)置了供應(yīng)商回款信息報(bào)表，材料款撥付后供應(yīng)商須將資金到賬情況及時(shí)上傳，經(jīng)辦部門均可及時(shí)獲得付款信息，便于后期計(jì)劃的執(zhí)行。

5 結(jié)束語(yǔ)

由于鐵路建設(shè)參建施工單位多、建設(shè)線路長(zhǎng)、企業(yè)文化和管理理念不一致等因素，管理中總是存在一些不協(xié)調(diào)、不到位的情況。物資管理部門就要從中查找存在的問(wèn)題和不足，借助一定的手段，通過(guò)加強(qiáng)過(guò)程管控和創(chuàng)新管理方法，提高各級(jí)物資管理人員的工作自覺(jué)性和履約意識(shí)，提高工作效率。