文/董潔，國家能源集團烏海能源有限責(zé)任公司

1 前言

“物資采購管理”是當下我國企業(yè)發(fā)展及內(nèi)部經(jīng)營重要環(huán)節(jié)之一，具有較大的意義影響。然而現(xiàn)階段有關(guān)我國如何有效的進行企業(yè)物資采購管理工作研究相對較少，基于該問題現(xiàn)狀，要求行之有效的方法對其進行分析研究，如建信息化物資采購管理體系、完善物資采購管理制度、提升采購管理人員綜合素質(zhì)、加強物資采購過程中的管理控制、建立長期穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系、樹立成本意識加強內(nèi)部審核、構(gòu)建風(fēng)險評估體系等，本次研究對如何有效的進行企業(yè)物資采購管理工作進行分析，有十分重要的理論意義。

2 企業(yè)物資采購管理概述

目前，我國市場經(jīng)濟建設(shè)迅速發(fā)展，企業(yè)作為市場經(jīng)濟與市場競爭的重要組成部分，其影響作用不言而喻。其中，“物資采購管理”屬于企業(yè)生存發(fā)展、規(guī)模壯大的核心基礎(chǔ)。企業(yè)在日常經(jīng)營生產(chǎn)中必然需要對原材料、物資設(shè)備等進行采購，在物資采購過程中往往會遇到諸多問題，通過對問題分析得出，在企業(yè)物資采購管理多具備一定的風(fēng)險性，這種風(fēng)險性對采購質(zhì)量、效率、成本等造成嚴重波及影響，甚至?xí)ζ髽I(yè)生存發(fā)展造成致命威脅。所以，一種更為科學(xué)、安全、保障的管理模式就應(yīng)運而生，即企業(yè)物資采購管理。企業(yè)物資采購管理主要是指針對所需物資，在采購過程中從成本控制、質(zhì)量保障、安全穩(wěn)定、效率提升、關(guān)系建立等多方面進行全面優(yōu)化，以企業(yè)自身利益、核心利益、最終利益為主，并以實現(xiàn)企業(yè)利益獲得最大化為目的的一套科學(xué)管理流程。企業(yè)物資采購管理不是片面的簡單流程，而是更為科學(xué)、合理的系統(tǒng)布局。企業(yè)物資管理包括：管理機制、管理方法、采購流程、監(jiān)督體系、財務(wù)管理、售后服務(wù)等。在企業(yè)實際物資采購過程中，必須多方配合、協(xié)同工作，進而才能起到提升物資采購效率及質(zhì)量的實際作用。

3 “物資采購管理”的作用影響

首先，通過科學(xué)、合理的物資采購管理可以起到優(yōu)化資源、保障質(zhì)量的實際作用，企業(yè)在發(fā)展過程中需要對原材料進行生產(chǎn)利用，其質(zhì)量保障尤為重要。而“物資采購管理”正是對其原材料的質(zhì)量、安全、規(guī)格等進行控制保障。其次，起到降低企業(yè)成本、降低消耗及資金投入的重要作用。企業(yè)的核心利益是對其自身成本投入、資金消耗進行有效控制，通過“物資采購管理”可以在采購過程中將企業(yè)成本投入進行有效降低，規(guī)避了胡亂采購、大規(guī)模采購的風(fēng)險波及。

另外，規(guī)范了采購過程中的問題風(fēng)險，在采購過程中極易出現(xiàn)問題風(fēng)險，例如：貪腐問題、裙帶關(guān)系、物資損壞、丟失及售后保障等，通過“物資采購管理”對具體問題進行細化控制與量化處理，降低了風(fēng)險發(fā)生的可能性，起到一定的監(jiān)督、監(jiān)管及威懾作用。使企業(yè)發(fā)展向著利好方向推進，當然也起到了一定的宣傳教育作用。最后，為企業(yè)長遠發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。企業(yè)需要長期的供應(yīng)鏈條與關(guān)系合作，通過“物資采購管理工作”可以為企業(yè)尋求到信譽、口碑極佳的供應(yīng)商家，并可以構(gòu)建長遠持續(xù)的供應(yīng)鏈條，為企業(yè)日后發(fā)展壯大起到重要推動作用。

4 目前企業(yè)物資采購管理問題現(xiàn)狀

4.1 供求信息較為缺乏

通過對部分企業(yè)走訪分析調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)在物資采購管理中存在供求信息缺乏等情況?！拔镔Y”的種類、型號、規(guī)格、數(shù)量的選擇主要從企業(yè)實際需求出發(fā)，但部分企業(yè)在對其采購物資進行布局規(guī)劃中缺乏“供求信息”分析，例如，對供貨商、供應(yīng)商實際情況不了解，對其所供物資的數(shù)量、型號、種類等缺乏信息了解，導(dǎo)致因供應(yīng)商存在“高批量”情況造成的供應(yīng)中斷問題頻出。部分企業(yè)與供應(yīng)商之間也存在供應(yīng)“實際與計劃”不符等情況，造成所需物資數(shù)量無法得到滿足。這些都是供求雙方缺乏“信息掌握”所致。所以，從企業(yè)長遠物資供應(yīng)戰(zhàn)略管理角度出發(fā)，加強供求信息建設(shè)尤為重要。

4.2 管理制度有待完善

物資采購管理的重要保障是其制度完善，部分企業(yè)在物資采購管理中嚴重缺乏“制度保障”，即制度完善程度不夠。具體如下：第一、缺乏責(zé)任明確，物資采購過程相對較為繁瑣，且具有一定的復(fù)雜特征，通常涉及諸多問題因素，如物流選擇、供應(yīng)商溝通、物資檢查及驗收、售后保障等，這些都需要一定的制度框架給予支撐。但部分企業(yè)物資采購管理制度較為缺乏，存在諸多漏洞。其中，最為明顯的是“責(zé)任”缺乏明確。物資采購過程中對物資接收、檢測、運輸過程中缺乏責(zé)任明確，造成物資采購的混亂性出現(xiàn)，一旦出現(xiàn)風(fēng)險問題后各部門之間往往互相推諉、指責(zé)。第二、缺乏“精細化”管理機制，物資采購工作多為大規(guī)模、大數(shù)量，工作流程包括驗貨、檢測、接收、物流、運輸、審批、付款等。部分企業(yè)在物資采購管理中依然處在“粗獷”模式，導(dǎo)致部分工作開展實施中“馬馬虎虎”，存在嚴重的應(yīng)付性、形式化表現(xiàn)，為日后風(fēng)險形成埋下隱患。

4.3 管理人員綜合素質(zhì)有待提升

企業(yè)采購管理工作的重要核心為“人員”，但部分企業(yè)采購管理人員綜合素質(zhì)偏低?；谠搯栴}現(xiàn)狀，對其進行具體分析，如下：第一、專業(yè)理論知識較為缺乏，物資采購管理人員多為企業(yè)臨時或關(guān)系安排，大多數(shù)不具備一定的理論知識基礎(chǔ)，由于專業(yè)性的缺乏，在實際物資采購過程經(jīng)常問題頻出，如無法與供應(yīng)商進行有效溝通、物流運輸選擇出現(xiàn)錯誤、審核付款方面嚴重滯后等，導(dǎo)致物資采購效率大幅度降低。第二、職業(yè)道德有待提升，部分工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任態(tài)度，在實際工作中存在“差不多、大概齊”等情況，認為物資采購工作對企業(yè)發(fā)展影響不大，忽視對采購流程及順序的規(guī)范貫徹，使物資采購質(zhì)量受到較大影響。

4.4 審批流程繁瑣，消耗企業(yè)成本

通過調(diào)查分析研究發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)物資采購審批流程較為繁瑣，這種繁瑣性直接對采購效率及速度造成嚴重影響。在實際物資采購審批過程中需要多部門、多機構(gòu)、多領(lǐng)導(dǎo)對其進行簽字生效，一套流程下來需要浪費諸多時間。另外，在物資采購過程中部分企業(yè)缺乏“成本意識”，沒能融入成本控制及管理，導(dǎo)致大量資金消耗，為企業(yè)造成嚴重損失。成本控制與管理對“物資采購”管理工作目的開展尤為重要，如果不具備減低成本消耗及有效控制功能，物資采購管理工作將毫無意義。所以，基于上述問題情況，加強成本管理用戶簡化審批 尤為重要。企業(yè)采購業(yè)務(wù)與內(nèi)部控制管理工作實施中，由于其整個工作實施中的業(yè)務(wù)審批流程較為繁瑣，使得現(xiàn)有采購業(yè)務(wù)開展中，其對應(yīng)的控制效率明顯降低，為了能夠提升企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理質(zhì)量，應(yīng)該在未來企業(yè)發(fā)展建設(shè)中，將采購業(yè)務(wù)管理工作整合，保障在采購管理業(yè)務(wù)整合中，能夠提升企業(yè)采購管理質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)采購管理工作開展的綜合性及實踐性能力。

5 有效進行企業(yè)物資采購管理工作的具體措施

5.1 構(gòu)建信息化物資采購管理體系

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷應(yīng)用推廣，企業(yè)應(yīng)該加強技術(shù)引用，構(gòu)建信息化物資采購管理體系，將供求信息、需求信息、市場信息、內(nèi)部信息進行實時掌握，并對物資采購中可能存在的風(fēng)險隱患進行發(fā)現(xiàn)。首先，加強硬件建設(shè)，企業(yè)以物資采購為核心基礎(chǔ)，通過計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)電纜等設(shè)備應(yīng)用，搭建內(nèi)部信息化體系。其次，加強軟件建設(shè)，包括數(shù)據(jù)庫建設(shè)、會計電算化建設(shè)、物資市場環(huán)境大數(shù)據(jù)應(yīng)用分析等。完善企業(yè)內(nèi)部物資信息與市場信息進行實時關(guān)聯(lián)。最后，對供應(yīng)商及生產(chǎn)商進行信息掌握，包括：物資數(shù)量、原材料規(guī)格、型號、種類等。

5.2 完善物資采購管理制度

針對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需求，對物資采購管理制度進行完善尤為重要。首先，應(yīng)該進行“責(zé)任明確”，對物資采購過程中的涉及問題、工作范疇等進行責(zé)任明確，即定崗定位、落實到人。建議在責(zé)任明確過程中對采購部門與相關(guān)子部分進行“權(quán)責(zé)劃分”，對工作人員的具體崗位進行明確，并建立責(zé)任倒查機制，如發(fā)現(xiàn)問題可以第一時間追查到指定責(zé)任人。其次，建立“精細化”管理模式。從企業(yè)采購流程、環(huán)節(jié)出發(fā)，對具體采購流程進行細化、量化，發(fā)揮采購管理工作的時效性、作用性，從小問題入手，將采購風(fēng)險降至最低或徹底消除。例如，在物資接收檢測中，一定要保證對每一個物資進行質(zhì)量檢測；物流選擇中一定要進行實時跟蹤，對物流信息進行完全掌握。最后，建立監(jiān)督機制，物資采購管理工作離不開“監(jiān)督機制”，監(jiān)督機制是從企業(yè)整體戰(zhàn)略發(fā)展出發(fā)，通過對物資采購整體流程與具體環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)督，對貪腐問題、回扣問題、關(guān)系問題等可以進行有效規(guī)避，提升了物資采購管理工作的質(zhì)量保障。

5.3 提升采購管理人員綜合素質(zhì)

基于物資采購環(huán)節(jié)及流程的規(guī)范性，提升采購人員綜合素質(zhì)勢在必行。首先，應(yīng)該加強采購管理人員的專業(yè)理論知識培養(yǎng)，定期舉行相關(guān)理論課程，從最基本的采購原理進行講解，循序漸進的提升其綜合能力及專業(yè)素養(yǎng)。其次，注重對采購管理人員的實際培養(yǎng)，包括工作經(jīng)驗、應(yīng)對能力、溝通技巧、問題處理、風(fēng)險分析等，提升采購管理人員的現(xiàn)場調(diào)度及指揮能力。最后，應(yīng)該采用“校企合作模式”，加大對高端、高素質(zhì)人才的大力引用，將人才培養(yǎng)與企業(yè)需求進行融合，通過校企合作模式可以提升采購管理人員的基礎(chǔ)學(xué)歷，當然也為人才就業(yè)及企業(yè)后備人才存儲奠定堅實基礎(chǔ)。因此，提升采購管理人員綜合素質(zhì)不是簡單、片面的方法流程，而是更為科學(xué)、合理的長遠布局，需要諸多機構(gòu)協(xié)調(diào)及研究，包括企業(yè)、高校、政府、社會等多方面。只有不斷加強深化與工作開展才能起到其實際作用。

5.4 加強物資采購過程中的管理控制

物資采購的過程控制及管理對其工作效能發(fā)揮尤為重要，如何加強物資采購過程中的管理控制，具體方法如下：第一、對物資采購計劃進行明確，企業(yè)結(jié)合自身經(jīng)營生產(chǎn)需求，對所需物質(zhì)采購進行具體明確，主要包括采購計劃書、物資分析研究報告、采購流程規(guī)劃等，通過嚴謹、科學(xué)的計劃明確可以提升采購目的時效性。第二、對采購方式進行改革創(chuàng)新，在對該方式進行改革創(chuàng)新中應(yīng)該以降低企業(yè)成本為最終目的，通過對企業(yè)成本投入分析，將成本的節(jié)約性、控制性進行方法明確，選擇更為科學(xué)、合理及效率的采購方式。如信息網(wǎng)、物資網(wǎng)、知名企業(yè)網(wǎng)的引用，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)物資采購。第三、在物資采購過程中一定要注重透明化、清晰化，只有對其采購環(huán)節(jié)及流程進行透明才能體現(xiàn)出其工作實質(zhì)，一定要避免暗箱操作、裙帶關(guān)系，加強物資采購公正、公平、廉潔等基礎(chǔ)保障。

5.5 建立長期穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系

企業(yè)物資采購的重要性在于其穩(wěn)定、長期。所以，從企業(yè)物資長遠持續(xù)供應(yīng)角度出發(fā)，應(yīng)該構(gòu)建長期穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系，選擇那些信譽較好、口碑極佳的供應(yīng)商與其長期合作。具體如下：第一、在物資采購過程中進行合作伙伴尋找，通過網(wǎng)絡(luò)與實地走訪等方式，對可以為企業(yè)需求物資進行持續(xù)供應(yīng)的單位進行分析研究，包括該供應(yīng)商的經(jīng)營資質(zhì)、信譽口碑、產(chǎn)品質(zhì)量、發(fā)展規(guī)模等。通過認真分析最終提出與其進行合作的實質(zhì)目的。第二、在溝通交流過程中應(yīng)該將具體問題進行闡明，對雙方利益進行明確，并對物流運輸進行合理選擇，通過書面合同及保障協(xié)議的簽署為雙方建立長期合作渠道奠定堅實基礎(chǔ)。

5.6 樹立成本意識加強內(nèi)部審核

企業(yè)物資采購機構(gòu)應(yīng)該樹立成本意識，將成本控制及管理作為物資采購重要前提基礎(chǔ)。企業(yè)的生存發(fā)展及規(guī)模壯大離不開成本降低、利益獲得，“物資采購”是企業(yè)成本消耗的重要所在，在該過程及工作中如控制不當就會造成嚴重的成本消耗，使企業(yè)承受大量的經(jīng)濟損失。所以，采購人員與管理機構(gòu)應(yīng)該將“成本降低”及有效控制納入其范圍當中，不斷深化與創(chuàng)新審核、審批流程。針對物資采購的特殊性，建議構(gòu)建多方審核、集中審批的工作模式，“多方審核”可以起到對采購方案、成本保障的匯總分析；集中審批主要從審批效率、速度入手，優(yōu)化了審批流程，規(guī)避了以往審批流程的繁瑣性、復(fù)雜性。使物資采購效率得以明顯提升。

5.7 構(gòu)建風(fēng)險評估體系

通過建立動態(tài)風(fēng)險評估體系可以提升企業(yè)采購業(yè)務(wù)整體風(fēng)險防范能力，通過動態(tài)風(fēng)險評估可以對其采購風(fēng)險進行等級劃分，主要包括：一級風(fēng)險、二級風(fēng)險、三級風(fēng)險，通過有效的風(fēng)險等級劃分可以使采購風(fēng)險防范更為規(guī)范性及有序性。第三、建立市場調(diào)研體系，企業(yè)應(yīng)該針對采購風(fēng)險及內(nèi)部控制的優(yōu)化目的建立市場調(diào)研體系。市場調(diào)研體系是基于產(chǎn)品市場及價格發(fā)展變化，通過對市場產(chǎn)品、市場價格、市場走向、市場變化等進行調(diào)查研究，將產(chǎn)品價格進行更為精準的定位認同，通過市場調(diào)研有利于企業(yè)采購業(yè)務(wù)中風(fēng)險控制及預(yù)前防范的作用形成。在采購的過程中，公司可能遇到以下方面的風(fēng)險：價格虛報；高估損耗；采購商品缺失；采購過程中貪污現(xiàn)象；收取回扣等。通過市場調(diào)研可以第一時間對其價格變化、市場需求進行了解掌握，進而為上述問題起到極為重要的規(guī)避作用。

6 結(jié)論

綜上所述，通過對如何有效的進行企業(yè)物資采購管理工作進行分析研究，主要包括：企業(yè)物資采購管理概述、“物資采購管理”的作用影響、目前企業(yè)物資采購管理問題現(xiàn)狀，其包括供求信息較為缺乏、管理制度有待完善、管理人員綜合素質(zhì)有待提升、審批流程繁瑣，消耗企業(yè)成本、有效進行企業(yè)物資采購管理工作的具體措施，其包括構(gòu)建信息化物資采購管理體系、完善物資采購管理制度、提升采購管理人員綜合素質(zhì)、加強物資采購過程中的管理控制、建立長期穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系、樹立成本意識加強內(nèi)部審核、構(gòu)建風(fēng)險評估體系等，從多方面、多角度對如何有效的進行企業(yè)物資采購管理工作進行闡明，為下一步工作開展奠定堅實基礎(chǔ)。