劉平

單縣行政審批服務局 山東單縣 27 4300

檔案記錄著整個單位的發(fā)展歷程，能夠為單位的決策提供必要的資料，以確保決策的科學性和合理性，起到促進單位發(fā)展的作用。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著挑戰(zhàn)，要發(fā)揮好檔案管理的作用，必須要對其進行優(yōu)化。

1 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的必要性

1.1 實現(xiàn)檔案資源的合理配置

加強事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化有利于實現(xiàn)檔案資源的合理配置。事業(yè)單位在發(fā)展中，通過加強對網(wǎng)絡技術(shù)的運用可以促進檔案管理的網(wǎng)絡化發(fā)展和數(shù)字化發(fā)展，可以對當前的檔案資料進行合理化配置，提高對資源的利用效率。在優(yōu)化檔案管理工作時，可以構(gòu)建電子化檔案，以有效提高檔案提取和查閱的效率，并且可以實現(xiàn)資源之間的共享[1]。

1.2 滿足時代發(fā)展的需要

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理介質(zhì)和路徑都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的人工管理方式也無法滿足當前發(fā)展的需求。所以，優(yōu)化檔案管理工作是滿足當前時代發(fā)展的需要，也是提高檔案管理效率的需要。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄

檔案管理工作是一項默默無聞的工作，所以許多單位都缺乏檔案管理意識，也缺乏對檔案管理工作的重視，導致該項工作質(zhì)量低下。檔案管理不僅僅是信息的收集和保存，更重要的是可以為單位人才開發(fā)提供必要的資料，但許多單位都沒有認識到這一點[2]。

2.2 檔案管理制度不完善

事業(yè)單位在新時期下突出的最明顯的問題就是檔案管理工作上的問題，多數(shù)事業(yè)單位都由于缺乏健全的檔案管理制度，出現(xiàn)這一情況的主要原因就是事業(yè)單位的主要領(lǐng)導人和負責人，缺乏對檔案管理工作的認識，在新時期下只是過度重視管理形式的創(chuàng)新，而忽視了內(nèi)容和制度的創(chuàng)新和完善，這就導致檔案管理工作的效率比較低，難以滿足新時期下事業(yè)單位的發(fā)展需求。

2.3 管理方法和設(shè)備落后，缺少創(chuàng)新

新時期下，很多新型的管理方法和手段也在我國諸多的工作領(lǐng)域中得到了推廣和普及，其實也有很多新型的檔案管理方法和手段誕生，比如信息技術(shù)就是一大重要手段和方法，但是在檔案的實際管理工作中，并沒有積極的應用這些新的手段和方法，而是一直拘泥守舊，使用落后的管理方法和管理設(shè)備，這些都是影響檔案管理效果的重要因素[3]。

2.4 檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)不足

多數(shù)的事業(yè)單位在檔案管理工作人才的招聘以及選拔的工作中，由于其要求不夠嚴格、招收檔案專業(yè)人員少、兼職情況多等原因，對檔案崗位人員自身的專業(yè)能力和素質(zhì)缺乏明確的規(guī)定，導致上崗人員的工作能力和素養(yǎng)不足，而阻礙了檔案管理工作的有效開展。加之缺乏定期的培訓工作，這些工作人員的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)得不到提升，此外，由于該崗位薪資和待遇相對較低、職務職級晉升困難，也難以吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才。

2.5 檔案信息資源的利用率比較低

檔案信息資源的有效利用，實際上對事業(yè)范圍的決策工作以及其自身的發(fā)展有很重要的作用和意義，但是很顯然事業(yè)單位僅僅一味的重視檔案的管理工作，而缺少對檔案信息的利用，導致檔案信息的利用效率低，也在一定程度上限制和影響了檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化策略

3.1 加強對檔案管理的重視

新時代背景下，事業(yè)單位要加強對檔案管理的重視，正確認識其重要性。特別是隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作面對的挑戰(zhàn)越來越多，如果繼續(xù)停留在原地，不僅無法提高檔案管理質(zhì)量，還會影響到事業(yè)單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位必須加強對檔案管理工作的重視，做好檔案管理的宣傳工作，強化單位員工對檔案管理工作的認識，提高檔案管理意識，從而更好地推動單位的發(fā)展[4]。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度

在新時期下要想保證事業(yè)單位能夠得到穩(wěn)定長遠的發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導者就應該及時的更新檔案管理理念，正確的認識到事業(yè)單位未來的發(fā)展與檔案管理工作之間的關(guān)系，從而結(jié)合事業(yè)單位的實際工作需求以及新時期下檔案管理工作的發(fā)展需求，建立科學有效的檔案管理制度，并在實際的工作中有效的貫徹和落實這項新制度，以便能夠有效的提高檔案管理工作的水平和效率，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

3.3 積極引進新設(shè)備和新方法

對新時期下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化應該改變以往落后的管理方法，將新時期下新的管理方法和管理設(shè)備積極的引進來，這就需要更多資金的投入，以便能夠有充足的資金引進新方法和新設(shè)備。比如說信息技術(shù)的引進，可以實現(xiàn)電子檔案的建立，而且還能豐富檔案的資源，可以實現(xiàn)檔案資源的豐富，檔案的使用方式也能得到創(chuàng)新，可以有效的提高檔案的利用率以及檔案管理工作的效率[5]。

3.4 加強對檔案工作人員的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在新時期下，要重點的去培養(yǎng)和提升檔案工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，積極開展員工的培訓工作，完善人才的招聘機制，積極引導員工參與培訓工作，提高員工的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使其掌握新時期下新方法的應用能力和實踐能力，積極學習和掌握先進信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等內(nèi)容，有效利用新方法和新設(shè)備進行檔案管理；同時，也要對這些工作人員進行業(yè)績考核，制定合理的獎罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

4 結(jié)語

總之，新時期事業(yè)單位的發(fā)展面臨諸多機遇和挑戰(zhàn)，要確保穩(wěn)定發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，做好新時期檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化工作，解決傳統(tǒng)檔案管理中的不足，切實提升檔案管理工作的質(zhì)量，讓事業(yè)單位在新時期下能夠獲得更好的發(fā)展。