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        法院行政文書檔案管理面臨的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)之策

        2019-12-17 11:56:08麗水市蓮都區(qū)人民法院審判保障服務(wù)中心
        浙江檔案 2019年8期
        關(guān)鍵詞:規(guī)章制度文書法院

        葉 莉/麗水市蓮都區(qū)人民法院審判保障服務(wù)中心

        近年來(lái),法院全面推進(jìn)訴訟檔案信息化建設(shè),取得令人矚目的成就。訴訟檔案電子化極大地方便了法官辦案,方便了相關(guān)機(jī)關(guān)、當(dāng)事人查閱復(fù)印訴訟檔案,也極大地促進(jìn)了訴訟檔案的管理科學(xué)化、規(guī)范化。相比之下法院行政文書檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)已然滯后,難以滿足司法體制機(jī)制改革的需求,難以滿足法院內(nèi)部功能性需求,不利于法院自身管理與科學(xué)發(fā)展。法院行政文書檔案管理亟待改進(jìn)。

        法院行政文書檔案收錄了院黨組會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議、院務(wù)會(huì)議、審判委員會(huì)中形成的記錄,還收錄了召開各項(xiàng)專業(yè)會(huì)議時(shí)形成的文件材料,集中反映了院黨組擔(dān)當(dāng)政治責(zé)任、領(lǐng)導(dǎo)審判工作、進(jìn)行行政管理、實(shí)施審判監(jiān)督、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)等方面的工作情況,為上級(jí)黨委的巡視督查、上級(jí)法院的司法巡查、同級(jí)人大的監(jiān)督、相關(guān)機(jī)構(gòu)的專項(xiàng)審計(jì)、法院的自查自糾等提供了重要依據(jù),有利于根據(jù)責(zé)任主體履職留痕追蹤循跡,進(jìn)而查明情況、問(wèn)責(zé)究責(zé),也有利于倒逼責(zé)任主體認(rèn)真履職、規(guī)范履職、全面履職。法院行政文書檔案還包括本院制發(fā)(含與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制件及重要文件的修改稿,本院(含院內(nèi)各職能部門)在工作中形成的計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和條例、辦法、章程、制度、簡(jiǎn)則等重要文件材料,這些材料反映了法院推進(jìn)各項(xiàng)工作的措施與成效,為全面考量法院工作及其成效提供了重要依據(jù)。下面筆者分析法院行政文書檔案管理存在的若干問(wèn)題,并針對(duì)問(wèn)題給出應(yīng)對(duì)策略。

        1 存在的問(wèn)題

        一是思想認(rèn)識(shí)不到位。人民法院是國(guó)家的審判機(jī)關(guān),主要工作是立案、調(diào)解、審判、執(zhí)行,工作中產(chǎn)生的訴訟檔案自然成為法院的主要檔案類型。實(shí)踐中,法院上至領(lǐng)導(dǎo)下至干警容易產(chǎn)生思想誤區(qū),片面地認(rèn)為訴訟類的工作是法院主要工作,訴訟檔案專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)量龐大、內(nèi)容復(fù)雜、類型多樣、利用率高,應(yīng)當(dāng)予以特別關(guān)注、進(jìn)行重點(diǎn)管理;而行政文書檔案大多僅涉及法院內(nèi)部事務(wù),從立卷歸檔到查閱復(fù)印大多發(fā)生在法院內(nèi)部,且無(wú)需面對(duì)群眾、面對(duì)當(dāng)事人,管理手段、管理成本、管理風(fēng)險(xiǎn)均較少,管理上可追求“簡(jiǎn)約化”,不必特別關(guān)注。

        二是規(guī)章制度不健全。法院雖已制定了《檔案室工作職責(zé)》《檔案工作人員職責(zé)》《檔案立卷歸檔制度》《檔案交接制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》等檔案管理規(guī)章制度,但仔細(xì)考察這些規(guī)章制度,就會(huì)發(fā)現(xiàn)很多早已過(guò)時(shí),沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行修訂完善、補(bǔ)充國(guó)家層面出臺(tái)的最新檔案管理法規(guī)制度的相關(guān)內(nèi)容,特別是沒(méi)有補(bǔ)充《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的相關(guān)內(nèi)容,沒(méi)有貫徹落實(shí)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的要求。此外,法院的檔案管理規(guī)章制度是針對(duì)全部檔案的,具有宏觀性。而法院行政文書檔案管理具有特殊性,如其立卷歸檔模式與訴訟檔案“一案一件”的模式不同,這是因?yàn)榉ㄔ盒姓臅鴻n案大多源自法院政治處、辦公室、研究室、司法行政科等綜合庭室,還有一些源自其他庭室。因此宏觀性的檔案管理規(guī)章制度,難以對(duì)法院行政文書檔案管理提出要求、提供指導(dǎo)。

        三是收集工作存在困難。如上文所述,法院行政文書檔案大多源自法院的多個(gè)庭室,要?dú)w類收齊、實(shí)現(xiàn)“歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件材料組件齊全、內(nèi)容完整”[1],始終是個(gè)待解決的實(shí)務(wù)問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō),行政文書檔案由各庭室書記員或內(nèi)勤負(fù)責(zé)收集、整理、立卷,經(jīng)庭室負(fù)責(zé)人審查簽字后定期交給檔案室歸檔。然而在工作中,各庭室在行政文書的移交歸檔上缺乏主動(dòng)性,造成檔案室被動(dòng)地找各庭室催交檔案,收集上來(lái)的檔案存在內(nèi)容不全、質(zhì)量不高等問(wèn)題,不利于后續(xù)的檔案整理工作。

        四是信息化建設(shè)較為落后。近年來(lái),浙江法院大力推進(jìn)歸檔報(bào)結(jié)和訴訟檔案電子化工作,全面實(shí)現(xiàn)了歸檔報(bào)結(jié)齊步走和訴訟檔案管理信息化。根據(jù)浙江高院部署,麗水法院在全省率先開展訴訟檔案電子化工作,至2013年底實(shí)現(xiàn)訴訟檔案管理信息化;2013年全省法院全面啟動(dòng)訴訟檔案電子化工作,至2015年完成全庫(kù)訴訟案卷掃描加工及錄入。上述工作舉措極大提高了訴訟檔案管理的規(guī)范化程度,促進(jìn)了審判執(zhí)行工作依法、公正、高效運(yùn)行,也為當(dāng)事人、訴訟代理人安全、快捷查閱卷宗提供了極大便利,成效顯著。然而,浙江法院行政文書檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后,未見(jiàn)規(guī)劃、未見(jiàn)進(jìn)展、未見(jiàn)成果。

        2 應(yīng)對(duì)的策略

        一要提高思想認(rèn)識(shí)。法院行政文書檔案管理存在問(wèn)題,根本原因在于對(duì)法院行政文書檔案管理的重要性還不夠重視,思想認(rèn)識(shí)有待提高。應(yīng)當(dāng)秉承“對(duì)檔案負(fù)責(zé)、對(duì)法院負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的理念,增強(qiáng)做好法院行政文書檔案工作的責(zé)任心與使命感,在做好法院訴訟檔案管理工作的同時(shí),加強(qiáng)行政文書檔案管理,切實(shí)解決法院行政文書檔案管理方面存在的問(wèn)題,及時(shí)補(bǔ)齊短板。當(dāng)前,法院面臨司法體制機(jī)制改革、法院內(nèi)設(shè)機(jī)關(guān)重大改革、審判權(quán)運(yùn)行機(jī)制變革、人員分類管理與分類考核等一系列重大變革,在此背景下更應(yīng)提高對(duì)行政文書檔案的重視程度,將行政文書檔案管理作為法院檔案工作的重要組成部分來(lái)認(rèn)真對(duì)待。

        二要建立健全規(guī)章制度。隨著司法體制機(jī)制改革的不斷深化,原有的《人民法院行政文書立卷歸檔辦法》已難以適應(yīng)當(dāng)前及今后的法院行政文書檔案管理。當(dāng)前,我們務(wù)必堅(jiān)定嚴(yán)格依法治檔和管檔的理念,深化法治檔案建設(shè),遵循法院行政文書檔案的形成規(guī)律和檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律,完善法院行政文書檔案管理的規(guī)章制度。制定法院行政文書檔案管理的規(guī)章制度時(shí),應(yīng)當(dāng)貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》《〈中華人民共和國(guó)檔案法〉實(shí)施辦法》,并始終以此作為法律依據(jù)和法律保障,結(jié)合《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》《人民法院公文處理辦法》,結(jié)合《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合法院檔案電子化、管理智能化的發(fā)展趨勢(shì),參照訴訟檔案管理的成熟經(jīng)驗(yàn),進(jìn)一步細(xì)化、優(yōu)化,構(gòu)建并完善專門的規(guī)章制度,確保法院行政文書檔案管理的整個(gè)流程與每個(gè)節(jié)點(diǎn)都有章可循。

        三要確保檔案的真實(shí)性與完整性。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》明確指出:“機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發(fā)?!盵2]確保法院行政文書檔案的真實(shí)性與完整性至關(guān)重要。這就要求我們嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度,確保責(zé)任主體認(rèn)真履職。在全國(guó)法院檔案工作會(huì)議上,最高人民法院就明確到,“檔案質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)當(dāng)列入書記員、內(nèi)勤人員及其他有關(guān)人員的崗位目標(biāo)管理責(zé)任制,作為考核干部、晉升職務(wù)的一項(xiàng)內(nèi)容”??梢?jiàn),在法院的內(nèi)部工作分工上,書記員、內(nèi)勤人員及其他有關(guān)人員是被列為檔案管理責(zé)任人的[3]。明確責(zé)任主體,是抓好法院行政文書檔案管理、確保檔案真實(shí)性與完整性的重要前提。要對(duì)責(zé)任主體加強(qiáng)法院行政文書檔案管理重要性的宣傳以及業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高立卷歸檔質(zhì)量;還要嚴(yán)格遵照與執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)與規(guī)章制度,這是提高檔案管理質(zhì)量、保障檔案的真實(shí)性與完整性的關(guān)鍵。

        四要推進(jìn)信息化進(jìn)程。法院檔案信息化建設(shè)是拓展檔案服務(wù)利用外延、提高檔案服務(wù)效能的重要手段。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,法院行政文書檔案管理必須跟上時(shí)代步伐,加大行政文書檔案信息化建設(shè)的力度,實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化,實(shí)現(xiàn)法院內(nèi)部共享,并且在適當(dāng)條件下與法院外部共享,破解“信息孤島”困境,更好地發(fā)揮法院行政文書檔案的價(jià)值。在法院行政文書檔案完成掃描、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上,應(yīng)注重法院信息化、智能化檔案管理平臺(tái)的建設(shè),堅(jiān)持以技術(shù)為支撐,在更高層面實(shí)現(xiàn)法院行政文書檔案與訴訟檔案及其他檔案的集中統(tǒng)一管理,充分發(fā)揮法院行政文書檔案的重要價(jià)值,提高行政文書檔案服務(wù)審判、服務(wù)社會(huì)的效能。也要確保法院行政文書檔案信息存儲(chǔ)和傳輸?shù)陌踩?,為此必須?qiáng)化信息加密技術(shù)和防火墻技術(shù)等。管理中,應(yīng)當(dāng)結(jié)合用戶身份識(shí)別技術(shù)和訪問(wèn)控制技術(shù),在系統(tǒng)中嚴(yán)格區(qū)分、限定訪問(wèn)平臺(tái)的權(quán)限,明確特定的用戶只能訪問(wèn)相應(yīng)的檔案,以保障法院行政文書檔案信息既能方便查閱、快捷檢索、實(shí)現(xiàn)共享,又能確保平臺(tái)安全、檔案安全、信息安全。

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