羅亞利/浙江大學(xué)、浙江臺州學(xué)院

尋求與私人機(jī)構(gòu)合作，成為經(jīng)費緊張又亟需對庫存進(jìn)行數(shù)字化處理的公共檔案館的首要選擇。在我國，檔案數(shù)字化公私合作主要形式是數(shù)字化外包；在美國，數(shù)字化合作并不僅局限于外包。2003年，美國檔案工作者協(xié)會（SAA）主旨報告提出，檔案館可以將檔案看作是文化資產(chǎn)，尋求與私人機(jī)構(gòu)合作，出版有價值、可公開的歷史資料，增加經(jīng)濟(jì)收入[1]。2015年，美國國會檔案信息資源管理委員會重申這一理念：檔案館通過數(shù)字化公私合作得到外界資金資助，尋求自身的可持續(xù)發(fā)展[2]。在這一理念的指導(dǎo)下，美國檔案數(shù)字化公私合作實踐逐漸形成其特有模式，比較典型是美國公共檔案館與ProQuest公司（下簡稱ProQuest）的合作。ProQuest成立于1938年，主要為美國的大學(xué)、政府機(jī)構(gòu)提供增值信息服務(wù)。2016年，美國國家歷史出版和檔案委員會（National Historical Publications and Records Commission，下簡稱NHPRC）與ProQuest開展Grant Program合作項目，商定出版或出售可公開的數(shù)字化檔案資料[3]，該項目涉及美國20個州的公共檔案館。本文將以此項目為例，分析美國數(shù)字化公私合作模式及其對我國的借鑒意義。

1 美國NHPRC與ProQuest合作

1.1 合作關(guān)系的形成

第一，合作動機(jī)。私人機(jī)構(gòu)通過分析市場需求，為學(xué)者提供有研究意義的檔案資源，為民眾提供有參考價值的檔案史料，從而獲得經(jīng)濟(jì)利益，公共檔案館是其實現(xiàn)商業(yè)目標(biāo)的重要來源。在Grant Program項目中，ProQuest尋求合作的動機(jī)便是如此。而公共檔案館尋求合作，目的是尋求資金和技術(shù)支持。美國公共檔案館可以憑借ProQuest的技術(shù)實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、開發(fā)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，從而提高檔案數(shù)據(jù)訪問率、發(fā)揮檔案價值，最終促進(jìn)自身可持續(xù)發(fā)展。

第二，前期商議。動機(jī)差異阻礙合作關(guān)系的順利達(dá)成，因此需要雙方進(jìn)行高效的溝通與交流。商議是雙方合作形成的最重要環(huán)節(jié)，其核心內(nèi)容有：關(guān)于數(shù)字化對象，公共檔案館主張全部檔案庫存數(shù)字化，而ProQuest重在考量檔案材料商業(yè)價值；關(guān)于檔案信息安全，雙方能達(dá)成一致，認(rèn)為需要設(shè)置檔案信息安全禁錮期，并規(guī)定在安全禁錮期內(nèi)，某些特定檔案信息因涉及個人隱私或其他重要原因，其保管需要執(zhí)行嚴(yán)格的保密程序，待禁錮期結(jié)束后出版數(shù)字化材料；關(guān)于技術(shù)事宜，ProQuest為公共檔案館提供資金和技術(shù)支持，并要求其保密相關(guān)信息技術(shù)參數(shù)；雙方還確定了收益分紅比例。

第三，簽訂合同。Grant Program項目涉及的各州公共檔案館和ProQuest之間的合同以文字形式明確雙方協(xié)商結(jié)果，該合同經(jīng)過法律機(jī)構(gòu)公證，并指定第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估。合同包含檔案整理與數(shù)字化加工的常規(guī)條款，如數(shù)字化的對象、雙方的責(zé)任與義務(wù)、數(shù)字化成果提交方式、驗收流程、時間要求、費用支付以及保密注意事項等；針對雙方的長期合作事宜列出重要條款，包括規(guī)定數(shù)字檔案信息傳輸、存儲的載體與格式；設(shè)置檔案信息元數(shù)據(jù)及檔案管理系統(tǒng)的各級權(quán)限，做好技術(shù)參數(shù)保密工作，確保檔案信息安全；商定檔案信息安全禁錮期結(jié)束后，公共檔案館出讓數(shù)字化檔案版權(quán)，ProQuest復(fù)制、陳列及傳播數(shù)字化檔案，并且確定雙方收益比例；規(guī)定雙方以服務(wù)公眾為共同目標(biāo)，避免檔案資料徹底商業(yè)化[4]。

1.2 合作關(guān)系的運行

第一，科學(xué)管理和維護(hù)合作關(guān)系。合同簽署后，本著均能獲益的原則，合作雙方根據(jù)合同規(guī)定對具體工作流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。ProQuest安排工作流程并進(jìn)行數(shù)字化掃描，保證文件不損壞、不篡改、不遺失，確保檔案的完整性和真實性；負(fù)責(zé)創(chuàng)建元數(shù)據(jù)并持續(xù)投入資金、更新設(shè)備與技術(shù)，確保后續(xù)的元數(shù)據(jù)標(biāo)引和數(shù)字化數(shù)據(jù)的長期保存。合作項目中的各州公共檔案館工作人員掌控數(shù)字化的具體工作流程、確定數(shù)字化檔案實體對象并檢查數(shù)字化成果的質(zhì)量，確保其符合合同規(guī)定的格式標(biāo)準(zhǔn)。

第二，共同構(gòu)建數(shù)字檔案系統(tǒng)。ProQuest擁有技術(shù)與資金，明了市場需求，有能力開發(fā)并維護(hù)數(shù)字化檔案的訪問門戶網(wǎng)站和建立商業(yè)訂購模式，能為研究人員和公眾提供快捷的檔案數(shù)據(jù)訪問。NHPRC官網(wǎng)公布的2017年Grant Program項目所涉檔案館網(wǎng)站訪問量的報告顯示，雙方合作促進(jìn)了訪問數(shù)量激增[5]。不過NHPRC認(rèn)為ProQuest缺乏檔案專業(yè)知識，難免會出現(xiàn)為了經(jīng)濟(jì)利益而一味追求檔案館門戶網(wǎng)站訪問率的情況，因此提出了數(shù)字檔案訪問系統(tǒng)的設(shè)計要求：ProQuest應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案來源原則，即尊重全宗完整性、尊重全宗內(nèi)的原始整理體系，在系統(tǒng)設(shè)計中重點保留檔案來源創(chuàng)建者的信息；公共檔案館負(fù)責(zé)鑒定需上傳至檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，確定檔案信息的密級及安全禁錮期[6]。

2 美國檔案數(shù)字化公私合作對我國的啟示

2.1 拓展合作內(nèi)容，促進(jìn)信息共享

目前，我國公共檔案館與各種信息技術(shù)公司的數(shù)字化合作內(nèi)容主要是實體檔案的數(shù)字化掃描。然而，檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)庫的建立與長期管理、數(shù)字檔案系統(tǒng)的構(gòu)建與更新，往往需要另行采購、“另起爐灶”。如此一來，不僅會使得檔案數(shù)字化成果與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)之間產(chǎn)生匹配與兼容方面的問題，而且一系列重復(fù)的申請、審批流程降低了檔案數(shù)字化管理的整體效率。如前所述，美國NHPRC與ProQuest的合作內(nèi)容包括檔案數(shù)字化掃描、元數(shù)據(jù)構(gòu)建、數(shù)字檔案訪問系統(tǒng)構(gòu)建。我國可以借鑒這一做法，與掌握豐厚財力、人力、物力資源的私人機(jī)構(gòu)保持長期合作關(guān)系，拓展數(shù)字化合作內(nèi)容。比如由信息技術(shù)公司對檔案目錄信息、專題信息及實體檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供數(shù)據(jù)長期保存的技術(shù)支持；開發(fā)、維護(hù)和更新數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；為公共檔案館工作人員提供培訓(xùn)，使他們熟練使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。如此，便可解決檔案數(shù)字化成果與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)之間匹配與兼容問題，在保證數(shù)字化成果真實性與可靠性的同時，確保用戶能夠高效訪問檔案數(shù)據(jù)，推動檔案信息共享。

2.2 遵守來源原則，保障信息安全

美國NHPRC檔案工作者認(rèn)為保存檔案創(chuàng)建者的起源信息數(shù)據(jù)是檔案數(shù)字化工作的基本原則，雙方應(yīng)合作構(gòu)建數(shù)字檔案訪問系統(tǒng)，公共檔案館參與系統(tǒng)的設(shè)計，以保證遵守檔案來源原則。我國在處理檔案數(shù)字化合作中的信息安全問題時，可借鑒這一做法，采取相關(guān)措施，在確保用戶獲得檔案信息的同時保護(hù)檔案來源者的隱私。比如由公共檔案館工作人員主持?jǐn)?shù)字化檔案鑒定工作，運用科學(xué)的檔案鑒定知識，結(jié)合檔案元數(shù)據(jù)理論，遵守來源原則，明確檔案來源出處；對于涉及個人隱私的材料，進(jìn)行前端控制，預(yù)先設(shè)置檔案信息安全禁錮期；確定檔案密級，對檔案信息進(jìn)行分級分類管理；結(jié)合檔案各元素的性質(zhì)與時代發(fā)展對檔案需求的實際情況，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)定各類檔案的解密時間；設(shè)置數(shù)字檔案管理系統(tǒng)訪問權(quán)限；等等。

2.3 健全法律法規(guī)，確保有章可循

目前我國檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)并未具體涉及數(shù)字化后續(xù)長期管理與利益分配的問題，法律法規(guī)建設(shè)總體上滯后于當(dāng)前檔案數(shù)字化合作的實踐需求[7]。隨著我國檔案數(shù)字化公私合作內(nèi)容的拓展，建議公共檔案館借鑒美國NHPRC與ProQuest合作的經(jīng)驗，制定可操作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，針對可靠第三方的選擇、標(biāo)準(zhǔn)格式合同的制定以及合作關(guān)系的管理和維護(hù)等諸多具體事項建立健全相關(guān)法規(guī)政策，通過立法加強(qiáng)過程控制。

2.4 開拓附加項目，增強(qiáng)自身活力

我國公共檔案館可借鑒美國的做法，在確保檔案信息安全的前提下，依據(jù)信息共享理念和相關(guān)法律法規(guī)，開拓附加項目，實現(xiàn)檔案資源的“增值”。具體途徑包括但不限于：利用館藏加強(qiáng)編研工作，編輯出版具有較高研究價值的書籍；制作珍貴檔案仿真件。需要注意加強(qiáng)業(yè)務(wù)風(fēng)險評估，建立檔案信息資產(chǎn)管理問責(zé)機(jī)制；進(jìn)行業(yè)務(wù)可持續(xù)性評估，關(guān)注潛在合作對象、預(yù)測信息技術(shù)和相關(guān)法律法規(guī)的發(fā)展趨勢。