文·杜俊河

自2018年下半年始，從中央到地方的機關機構(gòu)改革大幕拉開。為做好機構(gòu)改革中的檔案處置與管理工作，各級黨委、政府都公布了機構(gòu)改革方案（或?qū)嵤┮庖姡?，其中都提到了檔案的處置原則。2019年初區(qū)（縣）級機關機構(gòu)改革開始進行，檔案處置工作作為機構(gòu)改革中的一項重要工作，必須與機構(gòu)改革單位調(diào)整、人員變動同步進行，做到思想不亂、隊伍不散、工作不斷。筆者結(jié)合工作實際，就機關機構(gòu)改革中檔案處置與管理中應注意的問題和解決對策，談一談自己的淺見。

一、機構(gòu)改革中檔案處置與管理應注意的問題

（一）檔案部門要提高工作主動性。要做好涉改單位檔案工作，檔案部門必須摒棄自己是弱勢部門的思想，爭取成為全區(qū)深化機構(gòu)改革協(xié)調(diào)小組的成員，預先了解機構(gòu)改革動向，及時掌握不再保留、納入重新組建機構(gòu)的部門和單位的情況，新組建機構(gòu)的情況，保留原機構(gòu)名稱、優(yōu)化職能或部分職責發(fā)生變化的單位情況，以及僅涉及更名、調(diào)整領導管理體制的機構(gòu)情況，為提前做好檔案處置提供依據(jù)，為跟蹤指導后續(xù)工作做好準備。

（二）使涉改單位快速弄清檔案局、檔案館的職責分工。本次機構(gòu)改革中，檔案局和檔案館分開，在區(qū)（縣）級機構(gòu)改革中，原檔案館承擔的行政職能劃入?yún)^(qū)委辦公室，區(qū)委辦對外加掛檔案局牌子，檔案館仍作為區(qū)委直屬正處級事業(yè)單位。使涉改單位及時了解檔案局、檔案館的職責區(qū)分，對于做好機構(gòu)改革檔案處置工作也十分必要。

（三）涉改單位要明確職責，避免檔案人員過早撤離。在機關日常檔案工作中，有一部分單位的領導對檔案工作職責梳理不清，認為檔案工作只是辦公室的事情，作為主管領導應該干什么、主管領導應該管什么不清楚，辦公室和各科室都應該做哪些工作分不清楚，致使單位領導檔案工作履職不到位。而在本次機構(gòu)改革中，有的單位合并，有的單位拆分，有的單位職能劃走，這不可避免地引起人員的變動，所以更要提前明確職責，避免出現(xiàn)人員過早撤離而檔案工作無人問津的現(xiàn)象。

（四）有的單位檔案人員業(yè)務不熟，影響檔案處置工作進度。檔案工作不僅是一項管理工作，而且是一項專業(yè)性、技術性很強的工作，需要檔案人員熟悉業(yè)務知識，懂得文件材料收集的原則、整理的標準、歸檔的要求等，同時還必須熟悉檔案歸檔軟件的使用，這樣才能做到檔案處置工作及時推進，收放自如。

（五）避免檔案處置混亂和管理丟、漏、失情況發(fā)生。機構(gòu)改革職責調(diào)整單位由于涉及人員變動，會造成人心不穩(wěn)。在這種情況下更要做到檔案工作不斷、不亂，涉改單位要根據(jù)有關規(guī)定進行檔案科學處置，有效避免檔案丟、漏、失等問題發(fā)生。

（六）避免檔案利用出現(xiàn)矛盾。檔案工作可以簡明地概括為 “收、管、存、用” 四字，其中“用”是做好檔案工作的最終目的，本次機構(gòu)改革中，有的單位撤銷、有的單位部分業(yè)務職責調(diào)整，根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳《機關檔案工作條例》規(guī)定，這些情況下，檔案均不得分散。而撤銷單位的人員或職能劃走的人員如何利用原單位的檔案，必須在交接時予以明確規(guī)定，避免檔案利用時出現(xiàn)矛盾。

二、解決機構(gòu)改革中檔案處置與管理問題的對策

（一）解決檔案意識淡薄問題。要解決單位檔案意識淡薄的問題，主要是解決領導觀念問題。為做到機構(gòu)改革中檔案處置工作不缺位、不混亂、不亂作為，首要是做好自上而下的重視。在青島市嶗山區(qū)的機構(gòu)改革中，區(qū)委主要領導積極上位，在全區(qū)機構(gòu)改革會議上大段脫稿強調(diào)做好檔案工作的重要性，要求全區(qū)各涉改單位要提高政治站位，牢固樹立“四個意識”，以對黨的事業(yè)負責、對歷史負責的責任感和使命感，強化責任擔當，采取必要措施，使檔案得到妥善安全處置、檔案工作得到進一步加強。要求涉改改革的部門和單位要建立健全檔案處置工作領導機制，為妥善處置保管檔案提供有力保障。要求新組建和設立的部門或單位，及時建立健全檔案工作制度，落實檔案人員和檔案安全保管措施，推進檔案管理法治化、規(guī)范化、制度化，確保機構(gòu)改革過程中檔案管理工作不斷、不亂。提出檔案處置工作主要做到16個字方針：收集齊全，整理規(guī)范，清點準確，交接完備。區(qū)委領導重視了，必然會引起各涉改單位領導的重視。其次，檔案部門的及時補位也很重要。在嶗山區(qū)的實際操作中，在全區(qū)機構(gòu)改革大會召開三天后，嶗山區(qū)檔案局、檔案館馬上召開“全區(qū)機構(gòu)改革檔案處置會議”，區(qū)委分管領導到會做了重視指示，區(qū)檔案局、檔案館公布了涉改單位檔案處置方案，部署了檔案工作任務和完成時間。會議要求各涉改單位分管領導和辦公室主任參加，以此提高各涉改單位對檔案工作的重視程度。各單位領導的重視，對于推進檔案處置工作必然產(chǎn)生極大的促進作用。

（二）檔案部門要提高參與機構(gòu)改革的主動性。對于檔案部門而言，提前介入機構(gòu)改革，及時掌握改革動態(tài)是做好涉改單位檔案工作重要一環(huán)，也是體現(xiàn)檔案部門價值、政治站位的重要作為。在嶗山區(qū)的機構(gòu)改革中，嶗山區(qū)檔案局、檔案館的領導，主動要求提前介入，及時與區(qū)機構(gòu)編制委員會辦公室聯(lián)系，提前了解到了機構(gòu)改革變化情況，提前做好涉改單位檔案管理處置計劃，避免了因機構(gòu)變動或撤銷后無人管理檔案情況的出現(xiàn)。嶗山區(qū)檔案局、檔案館提前介入，也使得全區(qū)機構(gòu)改革檔案處置會議能夠在全區(qū)機構(gòu)改革大會后三內(nèi)便得以召開，涉改單位檔案任務得以及時貫徹落實。

（三）使涉改單位明確檔案局和檔案館的工作職責。在1月18日召開的嶗山區(qū)機構(gòu)改革檔案處置會議中，明確了檔案局和檔案館的職責，檔案局負責機構(gòu)改革涉及部門和單位的檔案管理與處置工作方案審查、檔案交接與管理工作監(jiān)督指導、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表審查等工作，協(xié)調(diào)處理檔案歸屬爭議等問題。檔案館要積極做好檔案接收進館的各項準備工作，防止因接收不及時出現(xiàn)檔案遺失等問題。實際操作中由于檔案局人員尚未到位，檔案館就應該責無旁貸地肩負起檔案局和檔案館的所有責任，直到檔案局的人員到位。

（四）解決涉改單位職責不清，檔案人員過早撤離問題。在嶗山區(qū)的機關改革檔案處置會議上部署《嶗山區(qū)機構(gòu)改革中檔案處置和管理工作方案》中，明確要求各涉改單位要制定“檔案管理與處置工作方案”，內(nèi)容包括明確檔案工作負責機構(gòu)、人員安排和工作職責，檔案收集、整理要求，檔案清點、交接程序，檔案保管利用要求以及檔案整理、清點、交接完成時間等?！皺n案管理與處置工作方案”于會議召開的一周內(nèi)送交區(qū)檔案館業(yè)務指導科，同時，要求區(qū)檔案館業(yè)務指導科對各涉改單位相關的檔案處置問題，要及時給予答復?！秿魃絽^(qū)機構(gòu)改革中檔案處置和管理工作方案》還明確規(guī)定：“未完成檔案處置工作的，檔案部門負責人和檔案人員不得提前撤離。任何部門和個人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移檔案?！?/p>

（五）解決檔案人員業(yè)務不熟、影響檔案處置工作進度問題。在涉改單位檔案處置工作推進過程中，由于檔案局人員不到，在這個特殊時期，檔案館業(yè)務指導人員就要肩負起業(yè)務指導責任。要解決檔案人員業(yè)務不熟、影響檔案處置工作進度問題，可以提供兩種方案，方案一進行業(yè)務培訓，可根據(jù)新檔案人員的比例選擇培訓方式，當新檔案人員比例高時，要以采取全員集中培訓的方式，講解各門類標準、檔案處置的要求等；如果新檔案人員少，可采取“點菜式”個別培訓的方式，以利于提高培訓效果。方案二在做好保密的前提下建立微信群指導群，在群里進行業(yè)務培訓。微信群的好處是可以隨時解答各單位提出的問題，并且讓其他單位知曉，所以方案一和方案二可以同時采用。

（六）明確處置原則，有效避免檔案丟、漏、失，完善檔案交接手續(xù)。為做好這項工作，主要從三方面進行加強，一方面是加強檔案材料的收集，要求涉改單位嚴格按本單位的歸檔范圍加強材料的收集，做好文件材料形成者與整理者之間的交接登記，列明檔案明細，雙方簽字，明確責任；二方面加強檔案整理者與本單位檔案管理部門的交接，特別是專業(yè)檔案，按照“誰形成，誰整理”的原則，專業(yè)檔案一般由專業(yè)檔案形成科室整理，整理完整后移交檔案管理部門（一般是單位辦公室），交接時也要列明檔案明細，雙方簽字，明確責任；三方面做好單位撤銷、合并、拆分、部分職能調(diào)整相關檔案的處置工作，根據(jù)《機關檔案工作條例》第二十六條規(guī)定，“機關撤銷或合并必須將本機關的全部檔案進行認真整理，妥善保管，不得分散，并按下列辦法進行處理：一是撤銷機關的檔案，應向有關的檔案館進行移交或由有關主管機關代管；二是機關撤銷的業(yè)務分別劃歸幾個機關的，其檔案材料不得分散，可由其中一個機關代管或向有關的檔案館移交；三是一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料應移交合并后的機關代管或向有關的檔案館移交；四是一個機關內(nèi)一部分業(yè)務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接入機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或者復制；五是機關撤銷或者合并時，沒有處理完善的文件材料，可以移交新的機關繼續(xù)處理，并作為新的機關的檔案加以保存；六是一個機關改變了領導關系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統(tǒng)一管理?！鄙娓膯挝坏臋n案無論移交檔案館，還是按規(guī)定移交其他接收單位，都應該列明檔案明細，交接雙方簽字，明確責任。

（七）解決檔案利用出現(xiàn)矛盾的問題。《機關檔案工作條例》規(guī)定：“一個機關內(nèi)一部分業(yè)務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接入機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或者復制。”涉改單位在檔案交接的過程中必須對檔案利用問題做出明確規(guī)定，規(guī)定查閱“秘級檔案”“內(nèi)部檔案”“公開檔案”等不同情況需要履行的手續(xù)，確保職能劃走科室和人員能夠方便高效地利用原職責形成的檔案。

在關機構(gòu)改革檔案處置過程中，可能還會遇到其他問題，檔案部門只要主動擔當，積極協(xié)調(diào)，相信各種問題會迎刃而解。