文/李靜云

隨著事業(yè)單位改革的日漸深入， 人事檔案管理的諸多問題開始暴露出來，如何發(fā)揮人事檔案材料精準的識人用人功能？這也是事業(yè)單位人事檔案管理工作需要面臨和解決的新問題

從黨的十四大提出事業(yè)單位分類改革的目標算起，中國特有的事業(yè)單位改革已經(jīng)走過了26年歷程。隨著事業(yè)單位改革的深入，人事檔案管理工作成為一項非常重要的內容，人事檔案管理方面雖然積累了一定經(jīng)驗，但也暴露出諸多問題。所以，解決存在問題、革除管理弊端、讓事業(yè)單位人事檔案更好地發(fā)揮作用，是擺在我國事業(yè)單位人事檔案工作面前的一項重要任務。

一、進一步完善人事檔案管理制度

人事檔案管理的系統(tǒng)性和復雜性，要求事業(yè)單位必須建立完善的管理制度?？?、教、文、衛(wèi)、體等不同事業(yè)單位，要根據(jù)自己的實際現(xiàn)狀，認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，依照標準建立本單位人事檔案管理制度，制度中必須提及責任追究制度和考核制度。人事檔案工作主要涉及了搜集、整理、建檔、查閱和調用等內容，牽涉的每一個環(huán)節(jié)都必須用制度進行規(guī)范，制度中要明確檔案搜集整理范圍、建檔的標準和要求，同時要嚴格用制度對查閱、調用環(huán)節(jié)進行制約，保證檔案的真實性、完整性。在制度的執(zhí)行過程中，人事檔案管理人員要嚴格要求自己，必須將制度落到實處。在制度完善的基礎上，還要積極宣傳檔案工作的重要性，有條件的單位可以將人事檔案實行集中統(tǒng)一管理和納入到責任考核，從側面對檔案管理人員以激勵，使他們在強化專業(yè)知識的同時，樹立責任感、使命感和主人翁意識，為檔案管理的規(guī)范化發(fā)展奠定堅實的基礎。

二、加強源頭治理，建立檔案使用的良性循環(huán)機制

人事檔案管理人員都是檔案原始材料的第一位接觸者，對他們加強檔案專業(yè)理論知識學習的同時，更要進行職業(yè)道德教育，使他們養(yǎng)成“不敢造假、不能造假、不想造假”的職業(yè)習慣。各事業(yè)單位要建立人事檔案借閱、調用相關制度，設置《人事檔案查閱審批表》，每一個借閱人或調檔人要履行相關手續(xù)并及時歸還。在人事檔案利用過程中要做到“四不借”和“三不轉”。即：未經(jīng)領導批準的不借，非特殊需要的不借，手續(xù)不全的不借，親屬檔案不借。個人帶檔不轉，沒有調令不轉，材料不全不轉。對干部檔案收集、鑒別、保管、查借閱、復印、傳遞、歸檔等相關手續(xù)與程序進行全面規(guī)范，為人事檔案的使用建立良性循環(huán)機制。

三、完善收集整理渠道，使檔案材料科學完整

對事業(yè)單位人事檔案進行全面審核不難發(fā)現(xiàn)，大量人事檔案材料缺件情況比較嚴重，尤其是一些關鍵性材料，出現(xiàn)有材料重復、數(shù)據(jù)前后不一、履歷不接續(xù)等問題。比如2017年我市開展對干部職工“三齡兩歷”認定工作時，我單位部分職工的人事檔案中存在多個出生時間、工作時間和學歷無依據(jù)等情況，作為檔案審核人員，我們去主管局和市委組織部，找到了《干部人事檔案專項審核資料匯編（2015）》，對人事檔案中不確定項進行了逐一核實，單位一名職工在“三齡兩歷”認定表上對他的出生時間提出質疑，并向市上多方反映，為了澄清事實，我們向職工的出生地、入伍地、求學地、工作地發(fā)出了多封調查函，還派專人到我市所屬兩個縣的公安部門進行了實地調查核實，最終認定的出生時間令這位職工心服口服。

通過此事，我認為人事檔案管理工作不僅僅是檔案整理部門的事情，還要和單位的其他部門，如人事部門、綜合辦公室、紀檢監(jiān)察室、黨群部等相關部門定期交流和溝通，把有價值的原始材料及時收集起來。對于事業(yè)單位來說，工資調整、年度考核、表彰獎勵、干部調動任免、個人學歷變動、參加培訓等生活和工作中產(chǎn)生的材料信息都是人事檔案所要收集的內容，檔案管理人員要按照中組部《關于干部檔案材料收集歸檔的暫行規(guī)定》中的要求，將屬于歸檔的十七類材料進行有效收集。同時，還要參照組織部門制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《關于干部人事檔案審核工作的問答》等文件，對相關部門應移交的材料范圍進行明確，以此來保證各種人事檔案材料的齊全完整。

四、加強人事檔案管理信息化建設

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新時代，為了高效利用人力資源，事業(yè)單位需在人事檔案管理信息化建設上不斷下功夫。一是把現(xiàn)代化設備如計算機、掃描儀等利用起來，對人事檔案進行數(shù)字化、信息化識別；二是請相關部門設計特定的人事檔案管理軟件，系統(tǒng)存儲這部分信息；三是將相應的檢索服務系統(tǒng)配備齊全，方便管理人員對檔案信息進行查閱，提高管理效率，實現(xiàn)人事檔案資源現(xiàn)代化，更好地服務于事業(yè)單位的改革和發(fā)展。