陳寶鋒

摘 要：近幾年來(lái)，我國(guó)教育事業(yè)在不斷的改革和發(fā)展，各個(gè)方面都取得了很大的成功，教育質(zhì)量也在逐步上升。教育領(lǐng)域的發(fā)展離不開(kāi)每一所學(xué)校的有效管理，對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，檔案管理工作非常重要。因?yàn)橐粋€(gè)學(xué)校的檔案包含著非常多有價(jià)值的信息，與學(xué)生的學(xué)習(xí)、學(xué)校的發(fā)展等息息相關(guān)，科學(xué)合理的檔案管理工作可以提高學(xué)校各個(gè)工作進(jìn)行的效率質(zhì)量，同時(shí)還可以提高學(xué)校的科學(xué)教研質(zhì)量，幫助學(xué)校進(jìn)行招生工作等。但是一旦學(xué)校檔案管理工作存在問(wèn)題，就會(huì)嚴(yán)重影響到學(xué)校工作的進(jìn)行，使得大量有價(jià)值的資料不能及時(shí)被找到，影響學(xué)校發(fā)展的進(jìn)程。因此我們要增加對(duì)學(xué)校檔案管理工作的關(guān)注度，盡可能的將存在的問(wèn)題進(jìn)行解決。本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)解析，探討出科學(xué)合理的檔案管理工作措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;解決措施

中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2019）20-0255-02

1 學(xué)校檔案管理工作的主要意義和作用

1.1 檔案管理工作的意義

學(xué)校的方案管理工作設(shè)計(jì)范圍較為廣泛，里面涵蓋著有關(guān)學(xué)校所有的具有一定價(jià)值的信息，例如學(xué)校的招生信息、教學(xué)方面的信息、科研水平、學(xué)生學(xué)籍信息以及學(xué)生成績(jī)等。這些信息的內(nèi)容對(duì)于學(xué)校正常運(yùn)行非常重要，是保障學(xué)校不斷發(fā)展的基礎(chǔ)條件。因此需要對(duì)這些檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，這樣在對(duì)檔案進(jìn)行提取時(shí)，可以很好地節(jié)省時(shí)間，提高檔案提取的效率，還能很好的避免重要文件的丟失。檔案管理工作需要將檔案進(jìn)行分類整理，對(duì)檔案進(jìn)行分層，對(duì)于重要的檔案要格外注重安全問(wèn)題，避免重要檔案的丟失或是泄露。檔案管理工作可以為學(xué)校提供一定的信息資源基礎(chǔ)，保障在活動(dòng)開(kāi)展的時(shí)候，學(xué)校可以第一時(shí)間提取有效信息。但是現(xiàn)在很多學(xué)校的檔案管理工作還存在著較多的問(wèn)題，這就使得管理工作停止不前。甚至有的學(xué)校很多檔案都是混亂的，這就會(huì)很容易的造成丟失或者泄露的現(xiàn)象[1]。

1.2 檔案管理工作的主要作用

檔案管理工作的作用主要分為兩個(gè)方面[2]。

（1）學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量直接影響著學(xué)校的整體形象，好的檔案管理工作能夠?yàn)閷W(xué)校創(chuàng)造一個(gè)較為良好的形象，從而幫助學(xué)校更好的進(jìn)行招生工作。檔案來(lái)自于學(xué)校的日?；顒?dòng)，同時(shí)學(xué)校又是使用檔案的主體，可以使得檔案發(fā)揮更加重要的作用。一個(gè)檔案的生成開(kāi)始于一所學(xué)校的形成，檔案的數(shù)量伴隨著學(xué)校的辦學(xué)年限不斷增加。因此一個(gè)學(xué)校的檔案非常詳細(xì)的記錄了這所學(xué)校從開(kāi)始到現(xiàn)在的完整的歷程，是學(xué)校重要信息的來(lái)源，可以通過(guò)翻閱檔案來(lái)對(duì)這所學(xué)校有一個(gè)整體的認(rèn)識(shí)，了解這所學(xué)校的發(fā)展軌跡。因此良好的學(xué)校檔案管理能夠帶給人一個(gè)美好的印象，從而促進(jìn)學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。對(duì)于一所學(xué)校來(lái)說(shuō)，良好的生源條件是非常重要的，檔案管理工作有利于樹(shù)立好的學(xué)校形象，在一定程度上也解決了學(xué)校的招生問(wèn)題。

（2）學(xué)校檔案管理工作過(guò)是學(xué)校的信息來(lái)源，能夠更好的儲(chǔ)存教職工以及學(xué)生的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及學(xué)習(xí)成果。對(duì)于老師來(lái)說(shuō)，一個(gè)老師的教學(xué)經(jīng)歷，包括他在教師生涯中獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法都被記錄到檔案當(dāng)中。對(duì)于一個(gè)學(xué)生來(lái)說(shuō)，其獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)、學(xué)習(xí)成績(jī)也都被記錄在檔案里，可以隨時(shí)被提出來(lái)，如果學(xué)生在就業(yè)時(shí)需要這份檔案，就可以很快的找到檔案，幫助學(xué)生解決問(wèn)題。

2 現(xiàn)階段我國(guó)學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理工作制度不全面，使得檔案管理工作行為不規(guī)范

目前為止，很多學(xué)校檔案管理工作沒(méi)有取得很好的效果的原因就是因?yàn)闆](méi)有健全的制度提供支持，使得管理工作得不到保障。檔案管理工作制度不健全包括沒(méi)有詳細(xì)的獎(jiǎng)懲制度，這就會(huì)使得部分工作人員出現(xiàn)不按規(guī)章制進(jìn)行工作的現(xiàn)象，使得工作行為不規(guī)范。同時(shí)在對(duì)檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，沒(méi)有詳細(xì)的將檔案進(jìn)行分類，造成檔案的丟失或是泄露，并且如果沒(méi)有獎(jiǎng)勵(lì)制度還會(huì)大大降低工作人員的工作積極性，使其降低工作質(zhì)量。因此要想保障檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就需要不斷的完善檔案管理工作相關(guān)制度，保障檔案管理工作的行為規(guī)范性[3]。

2.2 監(jiān)督力度不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作的疏忽

學(xué)校的任何工作都應(yīng)該進(jìn)行良好的監(jiān)督，只有監(jiān)督工作做到位，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的審核，才能夠保障檔案管理工作的質(zhì)量。但是現(xiàn)階段很多的學(xué)校沒(méi)有對(duì)檔案管理工作賦予高度的重視，僅僅只是將檔案管理工作做做表面功夫，檔案實(shí)則混亂的堆放在一起，監(jiān)督力度也不夠強(qiáng)。這就使得檔案管理工作不能夠很好的發(fā)揮其作用。檔案管理工作監(jiān)督力度不強(qiáng)還會(huì)導(dǎo)致管理人員沒(méi)有責(zé)任意識(shí)，工作也只是草草了事，沒(méi)有真正深入的去對(duì)檔案進(jìn)行分類處理，工作人員的積極性也不高。因此需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理的監(jiān)督，不斷的提高監(jiān)督力度，保障檔案管理能夠深層次的進(jìn)行，而不只是停留在表面。

2.3 學(xué)校工作人員的檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，造成了檔案的混亂

現(xiàn)階段，很多的學(xué)校并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，所以對(duì)于檔案這方面的工作沒(méi)有具體的要求。這就導(dǎo)致很多的教職工在對(duì)檔案進(jìn)行提取翻閱之后，沒(méi)有放置在原處的行為習(xí)慣，形成了檔案亂拿亂放的現(xiàn)象。同時(shí)還有教職工在提取檔案的時(shí)候，不能夠按照規(guī)章制度進(jìn)行登記，這就會(huì)使得檔案的使用時(shí)間以及放置時(shí)間不能很好的統(tǒng)計(jì)，容易造成檔案的丟失。因此學(xué)校應(yīng)該重視檔案管理工作，盡可能的培養(yǎng)教職工的檔案意識(shí)，使得每一個(gè)人都有一個(gè)正確的對(duì)待檔案管理的態(tài)度。

2.4 檔案管理工作人員的工作素質(zhì)不高

（1）檔案管理工作人員缺乏檔案意識(shí)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。這就導(dǎo)致檔案管理工作做僅僅停留在表面，沒(méi)有深層次的進(jìn)行有意義的工作。（2）檔案管理人員的工作素質(zhì)不高，工作素質(zhì)并不高表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是沒(méi)有較強(qiáng)的管理能力，缺乏一些基礎(chǔ)的知識(shí)技能。這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作不能及時(shí)有效的進(jìn)行，同時(shí)還會(huì)大大降低檔案管理工作的質(zhì)量以及作用。二是檔案管理人員缺少工作責(zé)任心，這就使得檔案管理工作不能夠按照規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，或是完成較為草率質(zhì)量不高，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)擅離職守的現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案管理工作人員的態(tài)度直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量，因此要想保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要不斷的提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。

3 有關(guān)提高檔案管理工作質(zhì)量的具體措施

3.1 完善檔案管理工作相關(guān)制度

近年來(lái)，我國(guó)對(duì)教育事業(yè)的發(fā)展給予了高度的重視，很多有關(guān)教育的制度也都進(jìn)行了相應(yīng)的完善。但是教育在發(fā)展的同時(shí)，也將伴隨著一些問(wèn)題的產(chǎn)生，這些問(wèn)題對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段我國(guó)有關(guān)學(xué)校檔案管理工作的制度還不夠全面，涉及的范圍不夠廣泛，這使得檔案管理工作的效率不高，因此需要不斷的完善檔案管理工作制度，為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供制度支持。首先應(yīng)該增添獎(jiǎng)懲制度以及責(zé)任制度。獎(jiǎng)懲制度可以很好地督促檔案管理工作人員的工作積極性，保障管理人員對(duì)待工作始終保持一種負(fù)責(zé)人的態(tài)度，將管理工作更深層次的進(jìn)行。責(zé)任制度可以將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對(duì)管理工作人員來(lái)說(shuō)有一個(gè)監(jiān)督的作用。能夠很好地提高檔案管理工作的監(jiān)督力度，保障每一位工作人員都可以在自己的職位上盡心工作。其次應(yīng)該增添規(guī)范管理人員工作行為的制度，對(duì)管理人員的工作行為進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，保障檔案管理工作可以嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，提高管理工作的質(zhì)量與效率[4]。

3.2 提高對(duì)學(xué)校檔案管理工作的監(jiān)督力度

當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門需要對(duì)每一所學(xué)校進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督工作，保障每一所學(xué)校都在良好的完成檔案管理工作。同時(shí)還要對(duì)學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行定期的抽查，這樣可以提高學(xué)校對(duì)于檔案管理工作的重視程度，還可以很好的起到一個(gè)促進(jìn)的作用。對(duì)于一些只做表面功夫或是沒(méi)有進(jìn)行檔案管理工作的學(xué)校，要給予一定的懲罰措施，這樣可以起到一定的警示作用，也能夠進(jìn)一步的促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)行。良好的監(jiān)督工作對(duì)于學(xué)校檔案管理工作來(lái)說(shuō)十分重要，因此需要相關(guān)部門的配合與支持，與學(xué)校共同提高檔案管理工作的重要作用。

3.3 提高學(xué)校工作人員的檔案意識(shí)

現(xiàn)階段很多學(xué)校對(duì)于檔案管理工作是一種忽視的態(tài)度，這種態(tài)度直接影響著學(xué)校教職工對(duì)于檔案的態(tài)度。很多的教職工由于沒(méi)有檔案意識(shí)，對(duì)于檔案的放置以及提取沒(méi)有規(guī)范的操作，因此就會(huì)有亂拿亂放的現(xiàn)象產(chǎn)生，造成檔案的丟失等問(wèn)題。針對(duì)這一問(wèn)題，學(xué)校需要提高教職工的檔案意識(shí)，規(guī)范教職工的行為。例如教職工在對(duì)檔案進(jìn)行查看翻閱時(shí)，需要在檔案室進(jìn)行登記，將詳細(xì)的提檔時(shí)間以及存檔時(shí)間進(jìn)行記錄，這樣可以方便下一次的查找，并且減少查找的時(shí)間，提高查找的效率。同時(shí)需要工作人員對(duì)檔案進(jìn)行一定的分類處理，針對(duì)重要文件要進(jìn)行嚴(yán)格的保管，避免出現(xiàn)文件丟失或是泄露的現(xiàn)象產(chǎn)生。因此需要不斷的提高學(xué)校工作人員的檔案意識(shí)，規(guī)范工作行為[5]。

3.4 提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)

檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，因此提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)非常必要。首先學(xué)校應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，保障檔案管理工作人員能夠具備充足的知識(shí)素養(yǎng)以及一些基本技能。為檔案管理工作人員樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，保障其可以靈活運(yùn)用檔案管理知識(shí)。檔案管理人員需要具有較強(qiáng)的責(zé)任心，對(duì)于檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，針對(duì)一些細(xì)節(jié)問(wèn)題需要認(rèn)真的對(duì)待，同時(shí)還要提高自身行為規(guī)范性，保障工作可以高質(zhì)量的完成。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的發(fā)展來(lái)說(shuō)十分重要，良好的檔案管理工作可以幫助學(xué)校進(jìn)行招生工作，為學(xué)校樹(shù)立一個(gè)良好的形象。但是目前為止我國(guó)學(xué)校檔案管理工作還存在著一定的問(wèn)題，例如檔案管理工作制度不全面，使得檔案管理工作行為不規(guī)范、監(jiān)督力度不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作的疏忽、學(xué)校工作人員的檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，造成了檔案的混亂、檔案管理工作人員的工作素質(zhì)不高等，需要學(xué)校對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行有效的解決，進(jìn)一步的推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行。

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