周長云

[摘 要] Excel是計算機中最為基礎(chǔ)且重要的一項工具，在人們學(xué)習(xí)、工作以及生活中常常發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，幫助人們進行統(tǒng)計、計算、處理數(shù)據(jù)等。在高職院校中，計算機課程越來越受到學(xué)校的重視。在計算機信息基礎(chǔ)課程中，就存在專門提高學(xué)生Excel使用能力的課程，但是很多學(xué)生忽略了Excel的使用技巧，僅僅把它當(dāng)成了一個統(tǒng)計表格?；诖?，談一談軟件Excel的一些進階技巧。

[關(guān)鍵詞] 計算機信息基礎(chǔ);Excel;進階技巧

Excel電子表格的軟件能力十分強大，但是學(xué)生對于它的掌握卻非常淺薄，在學(xué)習(xí)和生活中的運用也比較少，因此對Excel的使用技巧較為欠缺。本文將從輸入、數(shù)據(jù)的保護以及一些其他方面來介紹Excel的使用技巧。

一、輸入技巧

（一）數(shù)字串的輸入

在正常的單元格中，當(dāng)數(shù)字的位數(shù)達到十一位時，就會出現(xiàn)不同的數(shù)字形式，比如在單元格中輸入9876543210123時，就會顯示9.87654E+12，表示9.87654乘以10的12次方。但是如果想要以數(shù)字的形式呈現(xiàn)，就需要掌握兩種技巧。第一，可以右鍵點擊相應(yīng)的單元格，選擇“設(shè)置單元格格式”，然后單擊“數(shù)字”標(biāo)簽下分類欄里的“數(shù)值”，同時可以在右側(cè)根據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)節(jié)小數(shù)位數(shù)，最后選擇確定即可。第二，可以在輸入前先打出一個英語符號中的單引號，這樣就會成為數(shù)字串的格式。

（二）分?jǐn)?shù)的輸入

在運用Excel進行數(shù)據(jù)處理時，常常還會用到分?jǐn)?shù)，但是分?jǐn)?shù)如何輸入單元格中呢？在常規(guī)狀態(tài)下，輸入“1/3”會自動轉(zhuǎn)變?yōu)槿掌诟袷健?月3日”，此時就需要用到另一個輸入技巧，在分?jǐn)?shù)前面先輸入一個數(shù)字字符“0”，然后空一個字符再輸入分?jǐn)?shù)，即當(dāng)你輸入“0 1/3”時，就可以把分?jǐn)?shù)輸入到單元格中。

二、數(shù)據(jù)保護技巧

Excel常常用來統(tǒng)計數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)，這就難免會涉及一些比較機密的數(shù)據(jù)內(nèi)容，或者是一些較為重要不可更改的數(shù)據(jù)，這時就需要掌握數(shù)據(jù)保護技巧來防止一些重要的數(shù)據(jù)被他人編輯。一般數(shù)據(jù)保護分為兩種，一種是保護整個電子表格，一種則是保護工作表中的一部分區(qū)域。

（一）保護整個電子表格

要想保護整個電子表格不被人查看，可以通過點擊“菜單”選項中的“工具”，然后在“保護”一欄的彈出列中單擊“保護工作表”，然后設(shè)置好自己的密碼，即可將整個電子表格完成保護，當(dāng)需要重新編輯時，再次輸入密碼即可恢復(fù)編輯功能。

（二）保護工作表中的一部分區(qū)域

與上述方法類似，需要依次點擊“工具”“保護”“允許用戶編輯區(qū)域”，然后使用鼠標(biāo)選取相應(yīng)的區(qū)域，此時選中的區(qū)域就不能進行編輯和更改操作了。

三、其他技巧

（一）同行數(shù)據(jù)的快速對比

在比較兩列數(shù)據(jù)時，要想迅速找到前后不同的數(shù)字，可以在選中兩列數(shù)據(jù)之后，按快捷鍵【Ctrl+＼】，此時兩列數(shù)據(jù)中不同的數(shù)據(jù)就會被選中，點擊填充底色為黃色，前后不同的數(shù)據(jù)就會顯示黃色的底色，而沒有填充底色的數(shù)據(jù)，就是前后一致的數(shù)據(jù)。

（二）合并單元格的求和方式

合并單元格是處理數(shù)據(jù)或者統(tǒng)計數(shù)據(jù)時常用的方式，可以讓表格更美觀和直觀，但同時也會造成一些數(shù)據(jù)處理上的麻煩。比如，在對合并單元格中的數(shù)據(jù)求和過程中，就會產(chǎn)生一定的麻煩。如果是正常的單元格，在選中該列或者該行數(shù)據(jù)之后，通過sumif函數(shù)，就可以輕松得到求和結(jié)果。但是在合并單元格后，該公式便不能使用，需要掌握一定的技巧，才能將求和后的數(shù)據(jù)填充在合并單元格中。比如在分別計算A2到A4、A5到A8以及A9到A13的數(shù)據(jù)和時，要求將結(jié)果填充在B列的合并單元格中，這時就需要在編輯欄中輸入公式：=SUM（A2：A10）-SUM（B3：B10），然后將鼠標(biāo)光標(biāo)移至公式后，采用快捷鍵【Ctrl+Enter】填充，就完成了所有合并單元格的求和。該公式所采用的原理為做差，第一部分內(nèi)容為A列所有數(shù)據(jù)的和，第二部分內(nèi)容為除去第一個合并單元格所在行之后的數(shù)據(jù)和，相減后即為所求數(shù)據(jù)和。

（三）中文漢字與英文字符的簡易分離

在使用Excel進行統(tǒng)計的時候，有時還會遇到中英文混雜在一個單元格中的情況，如果只有個別幾個，在進行分離的時候還比較簡單，但是如果存在大量的中英文混合，在進行分離時就需要一些技巧。比如，在單元格A列中為所有的國家中英文名稱，要想將其分離，首先將A1和A2中的英文字符粘貼到B1和B2，然后將鼠標(biāo)放在B3單元格，再使用快捷鍵【Ctrl+E】即可將英文進行分離;而后可以將A1中的中文字符復(fù)制到C1中，鼠標(biāo)放置在C2單元格中，再次使用快捷鍵【Ctrl+E】即可將中文進行分離。

綜上所述，軟件Excel擁有相當(dāng)強大的功能和作用，為人們的生活和學(xué)習(xí)提供了便利，學(xué)生需要充分掌握其中的技巧，才能更好地使用該軟件方便自己，達到事半功倍的效果。

參考文獻：

[1]胡文穎.Excel實用技巧集結(jié)[J].信息技術(shù)與信息化，2018（8）.

[2]王志軍.化繁為簡的Excel實用操作技巧介紹[J].課程教育研究，2018（3）.

[作者單位]

蘇州旅游與財經(jīng)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校

（編輯：薄躍華）