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        基層單位文檔管理工作現(xiàn)狀及其發(fā)展態(tài)勢

        2019-12-10 08:58:22張林旺
        檔案天地 2019年11期
        關(guān)鍵詞:文書管理工作檔案管理

        張林旺

        當(dāng)前,中國特色社會主義已經(jīng)進(jìn)入新時代,基層單位文書檔案管理工作,作為單位不可或缺的一項基礎(chǔ)性的工作,其重要性更加凸顯。然而,目前仍有一些單位對此項工作的重要性認(rèn)識不足,忽視該項工作對單位全面建設(shè)和發(fā)展的基本作用,甚至有人認(rèn)為是可有可無的,致使在文書檔案管理方面存在諸多問題。上述問題如果不能得到重視和有效解決,必將制約和影響單位自身當(dāng)前及長遠(yuǎn)發(fā)展。因此,必須站在全面依法治國的高度,從單位改革發(fā)展穩(wěn)定大局出發(fā),提高站位,并見諸行動,通過采取行之有效的手段和措施持續(xù)加以改善,使得文檔管理工作整體上臺階、上水平,為新時代單位的高質(zhì)量健康發(fā)展發(fā)揮更好的作用。

        一、基層單位文檔管理現(xiàn)狀

        (一)文書檔案管理的基礎(chǔ)普遍較為薄弱

        多年來,各單位文書管理均處于封閉式的管理狀態(tài),檔案管理基本停留在保管的層面,且以不丟失為基本原則。加之,不同時期對檔案的質(zhì)量要求各異,檔案的整理規(guī)則也不夠統(tǒng)一,對檔案建設(shè)方面的投入不夠,檔案管理人員素質(zhì)參差不齊,造成了檔案管理基礎(chǔ)整體上較差的局面。

        (二)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠

        不少單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為,管理工作不能給單位帶來直接的經(jīng)濟效益,對檔案工作重要性的認(rèn)識存在不足,對其技術(shù)含量的認(rèn)識不夠,在檔案管理人員配備上往往把關(guān)不嚴(yán),降低選人用人標(biāo)準(zhǔn),存在一定的隨意性,忽視對檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育,造成檔案管理人員整體素質(zhì)偏低,必備的檔案管理專業(yè)知識和技能不足。另一方面,對檔案必要設(shè)施的投入不夠,也制約了檔案管理整體水平的提高。同時,有的職能部門在收集檔案的過程中,從方便本部門利用考慮,沒有把屬于歸檔范圍的文書材料完整及時地交檔案室統(tǒng)一歸檔。作為檔案人員,對此類情況比較難以把控,往往導(dǎo)致某些材料甚至重要材料的人為流失,造成不可挽回的損失。在檔案借閱方面,存在過期不還,催還未果等現(xiàn)象,檔案部門由于缺乏制度約束等客觀原因,沒有或未能兌現(xiàn)相應(yīng)的處罰措施,這樣就直接影響了檔案的利用工作。

        (三)文書工作與文書檔案工作銜接方面存在“盲區(qū)”

        在實際工作中,文書與檔案的管理實行分塊管理,沒有形成科學(xué)合理的工作流程,不可避免的造成了文書工作與檔案工作銜接方面出現(xiàn)了許多脫節(jié)的現(xiàn)象,一些文書人員檔案意識不強,加之檔案管理人員對他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用不到位,時常出現(xiàn)收集范圍不明確、收集工作不及時、用紙不規(guī)范、附件不規(guī)范、文種使用不當(dāng)、辦事程序不規(guī)范、原稿不齊全、編號不規(guī)范等問題。實踐證明,文書處理文件工作質(zhì)量的高低事關(guān)文書檔案工作的質(zhì)量、進(jìn)度以及檔案的有效利用,直接或間接地影響文件鑒定價值和文件之間的有機聯(lián)系,不容忽視。

        (四)職能部門協(xié)調(diào)不暢,存在“梗阻”現(xiàn)象,一定程度阻礙了文檔管理工作

        相關(guān)部門之間的通力配合,對于文書檔案工作至關(guān)重要。以歸檔工作為例,需要從各部門收集的有查考價值的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一整理保管,但少數(shù)部門為了本部門工作的便利或以忙于其他工作為借口,不情愿將需上交的文件資料交給檔案室統(tǒng)一保管,長此以往,必將陷入應(yīng)歸不能歸、應(yīng)收不能收的惡性循環(huán)當(dāng)中,如果造成重要文件的丟失,其后果不堪設(shè)想,這樣,必將直接制約檔案工作的正常開展,影響檔案職能的發(fā)揮。

        二、文書檔案管理工作的改進(jìn)措施及發(fā)展態(tài)勢

        鑒于文書檔案的管理工作中所存在諸多方面的問題,要有針對性地這些問題進(jìn)行分析并求得有效改進(jìn),努力促進(jìn)文書檔案管理工作的完善,并對基層單位文書檔案管理工作未來的發(fā)展態(tài)勢進(jìn)行展望。

        (一)轉(zhuǎn)變觀念,加強領(lǐng)導(dǎo),提高站位,增強檔案意識

        增強檔案意識,強化對檔案工作的管理。改進(jìn)工作要先從正確觀念入手,只有認(rèn)識到位,提高對文書檔案管理工作的重視程度,真正把這項工作作為單位全面發(fā)展中不可或缺的一項工作,才能在實踐活動中用正確的心態(tài)去處理遇到的問題,并實施更加有效的管理。作為單位的決策層,需要站到全面依法治國的高度,認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹落實《檔案法》等相關(guān)法規(guī)制度,從法律法規(guī)的層面,正確認(rèn)識檔案管理工作在單位發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用,避免只看重眼前的利益,而忽視長遠(yuǎn)和潛在的效益。比如,原始實物資料檔案等,作為一種特殊的重要資源,非常珍貴,它們在單位發(fā)展的各個時期對維護(hù)單位、職工以及患者自身合法權(quán)益,保證單位改革發(fā)展穩(wěn)定的局面,具有不可替代的重要作用。

        改進(jìn)文書檔案管理工作,需要各單位進(jìn)一步建立健全并完善檔案管理專業(yè)流程和制度,對各職能部門和檔案管理人員提出明確而具體的要求,實行剛性約束管理方式,將此工作的優(yōu)劣列入各職能部門考核內(nèi)容之一。同時,制訂檔案專業(yè)管理人員的業(yè)務(wù)考核及獎懲辦法,鼓勵大家秉承職業(yè)精神,不斷激發(fā)同志們的工作熱情和主觀能動性,專業(yè)上履職盡責(zé),精益求精,不斷提高管理質(zhì)量和效率,全力以赴做好工作,有效提升檔案利用率。與此同時,各單位要創(chuàng)造條件,適應(yīng)信息化時代的新要求,注重對先進(jìn)電子技術(shù)的引入和學(xué)習(xí)應(yīng)用,努力推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)化,為單位整體的信息化建設(shè)添磚加瓦。

        (二)著力做好文書工作與檔案工作之間的銜接

        各單位要從源頭抓起,把好文件形成的質(zhì)量管理關(guān)口,檔案工作的優(yōu)良程度,對下一步檔案管理工作的開展具有重要的影響,文書形成是否規(guī)范、文書質(zhì)量的高低決定著檔案管理工作能否有效開展。所以,必須要下功夫處理好文書工作和檔案管理工作的銜接問題,使其相互協(xié)調(diào),先后呼應(yīng),有效推進(jìn)文書和方案管理工作的一體化進(jìn)程。另一方面,要注重所用材料的質(zhì)量,要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對紙張大小、文字格式、批文等進(jìn)行規(guī)范化的處理,對于收發(fā)的資料數(shù)據(jù),要加以詳細(xì)的記載,避免錯誤或疏漏的出現(xiàn)。發(fā)現(xiàn)文件錯誤要及時糾正,發(fā)現(xiàn)文件缺少要及時補充,這樣才能夠保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行,確保材料的質(zhì)量和完整程度。

        (三)全面提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)和能力

        在專業(yè)管理人員的選配上,要堅持專業(yè)標(biāo)準(zhǔn),盡力地挑選在文檔管理上具有一定經(jīng)驗的人員。新到崗的同志,單位要組織對其進(jìn)行專門的專業(yè)培訓(xùn),并指定專業(yè)人員進(jìn)行帶教,使從業(yè)人員對文件檔案的管理工作有比較全面的了解。同時,要樹立正確的價值導(dǎo)向,重視專業(yè)人員的繼續(xù)教育,不斷更新其專業(yè)知識,培養(yǎng)員工的專業(yè)素質(zhì)。因為正確的管理態(tài)度、積極樂觀的心態(tài)、以及較高的從業(yè)熱情,培養(yǎng)并不斷增強大家的職業(yè)成就感,是致力長期從事這項工作的重要環(huán)節(jié)。

        善于借鑒不同單位或行業(yè)成熟的方式方法,將成功的管理經(jīng)驗同本單位實際相結(jié)合,最大限度地調(diào)動和發(fā)揮專業(yè)人員的專業(yè)潛能,凝心聚力,滿足其合理的需求,使他們安心從事甚至終身致力于該項崗位工作,以實際行動全心全意為單位的建設(shè)和發(fā)展助力。

        (作者單位:河北省榮軍醫(yī)院)

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