摘要：機要文檔密級高、范圍廣，關(guān)系經(jīng)濟社會的各個方面，一旦發(fā)生泄密將會造成難以彌補的損失。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動化程度越來越高，機要文檔的內(nèi)容及方式都呈現(xiàn)出新的發(fā)展特點，也給機要文檔管理帶來了許多新問題、新挑戰(zhàn)。機要文檔與普通文檔管理相比保密性要求更高，一旦發(fā)生泄密將會造成難以彌補的損失。文章是從當前的機要文檔保密面臨的形勢出發(fā)，分析機要文檔保密存在的問題，探討相關(guān)的應對措施。

關(guān)鍵詞：機要文件;保密對策;制度規(guī)范;業(yè)務素能

一、引言

機要文書屬于國家秘密文件的一種存在形式。機要文書檔案管理就是將各級黨政機關(guān)收發(fā)的機要文書資料進行歸檔管理。與普通文書檔案相比，機要文檔的保密性和價值性最高，也是最容易發(fā)生失泄密事件的一類文書檔案。

二、機要文檔保密面臨的形勢

與普通文檔管理相比，機要文檔管理的保密性要求更高，信息泄密的風險也更高，機要文檔的管理保密要求與其他普通檔案相比，無論是保管形式、載體，以及利用都提出了新的要求。機要文檔主要以紙質(zhì)為主。近年來，隨著信息技術(shù)的應用，電子機要文檔也逐漸增多，機要文檔的電子化管理改變了傳統(tǒng)的檔案保密形式和要求，如需要設(shè)定相應的打開和閱讀程序，并且需要在專用的機要計算機上讀取。

機要文檔管理的保密性、政治性、技術(shù)性較強，機要文書檔案管理除了傳統(tǒng)的安全設(shè)施外，還需要制訂嚴密的保管制度，確保機要文檔的安全保密，通過嚴格的保管方式的應用，才能有效提升機要文書檔案保管的實體安全和信息安全。機要文檔的保密性更高，其后期的查詢、利用有著嚴格的制度要求，也要求嚴格履行相應的查詢利用手續(xù)，以防機要文檔信息失泄密事件發(fā)生。

三、機要文檔保密存在的問題

（一）重要性認識不足

機要文檔保密的重要性認識不足，保密意識淡薄，安全防范意識不強。對于密級機要文件查閱后隨意亂放、工作人員催收不及時等，導致機要文檔歸檔不及時，存在較為嚴重的泄密風險。尤其是對機要文件隨意掃描，并利用互聯(lián)網(wǎng)郵件發(fā)送，長此以往，就為不法分子竊取機要信息提供了可乘之機，極容易造成泄密事件發(fā)生。此外，由于思想麻痹，在機要室等要害部門存在不回避外人隨意進出的現(xiàn)象，物防、人防、機防措施不力，導致一些重要機密文檔在“無形”“無意”中被泄露。

（二）保密規(guī)定執(zhí)行不力

機要文檔的保密性較高，國家對機要文檔的簽收、登記、傳閱、回收、歸檔和銷毀做出了嚴格的要求，對機要文檔的快遞等都有著嚴格的要求，但往往對于這些機要文檔管理制度或規(guī)定“寫在紙上、貼在墻上”，制度執(zhí)行不力。此外，隨著機要文檔工作面臨的形勢發(fā)生了較大變化，機要文檔的保密規(guī)定和制度要求不完善、制度體系不健全，導致機要文檔保密管理缺少應有的制度保障。例如，一些涉密載體的審批程序不嚴;銷毀的機要文檔未嚴格履行登記手續(xù)，銷毀文檔的份數(shù)、時間未注明;機要文檔清退未逐份清點;機要檔案保管員未簽字等。

（三）技術(shù)安全防范較弱

隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，在提升了機要文檔管理效率的同時，也給機要文檔管理增添了新的失泄密渠道，機要文檔保密的技防難度越來越大。據(jù)全國人大內(nèi)司委的一項調(diào)查報告顯示，目前保密工作處于泄密高發(fā)期，其中，發(fā)生在計算機領(lǐng)域的網(wǎng)絡泄密事件約占整個泄密總數(shù)的七成以上。機要文檔管理的信息化逐漸面臨著來自信息安全領(lǐng)域的非傳統(tǒng)威脅因素，技術(shù)層面不斷涌現(xiàn)出的新情況、新問題也增添了機要文檔的安全風險。

（四）人員業(yè)務素能薄弱

機要文書的保密不僅僅是技術(shù)問題，還涉及法律、法規(guī)、信息、管理等若干領(lǐng)域。政府機要文檔管理人員多為非專業(yè)人員，專業(yè)背景千差萬別，且普遍存在年齡較大、機要文檔保密的信息安全專業(yè)知識及計算機應用技能較為薄弱，難以有效應對信息條件下機要文檔安全保密領(lǐng)域的更高要求。

四、新時期做好機要文檔保密工作的對策

（一）思想上，要充分認識機要文檔保密的重要性

機要文檔是一項保密性、政治性都很強的工作，機要保密工作容不得一絲馬虎和懈怠。政府機關(guān)要結(jié)合自身實際，利用互聯(lián)網(wǎng)、政務網(wǎng)等渠道，加強《保密法》等法律法規(guī)的宣傳，尤其是通過典型失泄密典型案例的宣傳講解，不斷提升機要文檔工作者的保密意識。此外，機要文檔管理者要加大機構(gòu)、設(shè)備等投入力度，為技防、物防以及人防等提供過硬的保障。既要積極添置先進的機要文檔保密軟件，定期升級文檔安全管理系統(tǒng)，修補系統(tǒng)漏洞。

（二）組織上，加強機要文檔保密工作領(lǐng)導

機要文檔保密是一項系統(tǒng)性工作，屬于機關(guān)各個部門共同的職責，需要各方共同參與，應從組織上加強對機要文檔保密工作的領(lǐng)導。一方面，要嚴格分工，落實機要文檔保密責任制，建立自上而下的機要文檔管理機制，成立機要文檔保密工作領(lǐng)導小組。其中，分管負責人負領(lǐng)導責任，機要文檔員對保密負直接責任，加強機關(guān)各部門對機要文檔的監(jiān)管。另一方面，按照機要文檔工作流程，重點要加強移動存儲介質(zhì)、計算機設(shè)備等信息系統(tǒng)的安全保密工作，以及機要文檔庫房的安全保密工作，加強對機要文檔保密工作的領(lǐng)導，切實發(fā)揮單位上下“一盤棋”保密體制機制。

（三）制度上，完善機要文檔保密制度規(guī)范

從機防、物防、人防等各個方面，加強新形勢下機要文檔的保密制度及規(guī)范建設(shè)，不斷完善機要文檔保密工作的相關(guān)制度，用嚴密的制度體系為機要文檔保密編織出一道牢靠的“安全網(wǎng)”。通過規(guī)范的制度建設(shè)，為機要文檔的保密工作構(gòu)建起長效機制。此外，要定期檢查各項制度的落實情況，如通過查崗、查勤等，重點檢查各項制度的落實是否存在安全漏洞和隱患。

五、結(jié)語

機要文檔保密工作無小事，廣大檔案工作者應首先牢固樹立安全保密意識，不斷提升自身的安全保密能力和水平;政府相關(guān)部門應加大對文檔安全保密工作的領(lǐng)導，明確保密職責，加大安全保密的人、財、物的投入力度;還要不斷地完善機要文檔保密制度，以嚴密的制度規(guī)范機要文檔保密工作，提升機要文檔保密工作的規(guī)范化水平，切實防止泄失密事件的發(fā)生，保障機要文檔安全。

參考文獻：

[1]李曉霞.新形勢下如何加強高校機要檔案的管理工作[J].辦公室業(yè)務，2018（3）：147-148.

作者簡介： 聶偉，中國石化集團共享服務有限公司東營分公司。