陳嬌嬌

如今，商務(wù)貿(mào)易活動快速發(fā)展，商務(wù)信函作為貿(mào)易往來的主要方式之一也變得尤其重要。它不僅能夠起到傳遞信息的作用，還在建立商務(wù)合作關(guān)系方面起到重要作用。因此，恰當、合適的商務(wù)信函寫作變得尤為關(guān)鍵。如果人們在書寫商務(wù)信函的時候沒有很好得抓住其特點，那么很容易是雙方的合作變得更麻煩，不僅有損彼此的利益，嚴重的話還會涉及法律糾紛。在商務(wù)信函的寫作中，英國的語言學(xué)家利奇提出的禮貌原則尤為重要，因此，為了更好地發(fā)揮商務(wù)信函的作用，必須遵守禮貌原則。

一、背景

全球經(jīng)濟化的背景下，商務(wù)往來變得越來越頻繁，在當中發(fā)揮重要作用的商務(wù)信函必須受到重視，而禮貌原則在商務(wù)信函寫作方面尤為重要，因此在書寫商務(wù)信函的時候要遵循禮貌原則的四個準則。

語言學(xué)家利奇1983 年首次提出禮貌原則，之后，又有不少的外國語言學(xué)家對禮貌原則做了補充，他們認為禮貌具有策略性。在中國，根據(jù)禮貌在中國語言和文化中的起源和發(fā)展，一名學(xué)者，顧曰國，在1990 年從四個方面提出了禮貌的幾個特點，他認為，禮貌就是尊重彼此，他把不同國家的禮貌的共同特點綜合起來。貿(mào)易往來能否順利進行，一封用詞恰當?shù)纳虅?wù)信函起著關(guān)鍵作用。

二、禮貌原則

在1967 年，美國的格萊斯提出了合作原則，其中包含了四個準則，要求商務(wù)往來雙方必須遵循這四個準則。很多學(xué)者認為合作原則并沒有完全涵蓋所有的語言現(xiàn)象。因此，在1983 年，英國語言學(xué)家基于修辭學(xué)以及語用學(xué)提出了禮貌原則，要求雙方必須有禮貌，以便實現(xiàn)理想的商務(wù)溝通。禮貌原則主要包括六個準則：

（1）策略準則，也叫得體準則：盡可能縮小對對方造成的損失，盡可能擴大對對方帶來的好處。（2）慷慨準則，也叫寬宏準則：盡可能減少對自己的好處，盡力擴大對自己的損失。（3）褒獎準則，也叫贊揚/贊譽準則：盡可能縮小對對方的詆毀，盡可能擴大對對方的贊揚。

（4）謙遜準則，也叫謙虛準則：盡可能縮小對自己的稱贊，盡可能擴大對自己的詆毀。（5）贊同準則，也叫一致準則/同意準則：盡可能縮小和對方的分歧，盡可能擴大與對方的一致。（6）同情準則：盡可能減少對對方的厭煩，盡可能擴大對對方的同情。

三、商務(wù)信函

（一）商務(wù)信函的介紹

商務(wù)信函包括詢價函，產(chǎn)品介紹，下單函等等。一封好的商務(wù)信函同時是上午活動溝通交流的重要途徑。商務(wù)信函的主要特點有：有效傳達信息，節(jié)省時間，促進貿(mào)易雙方對信息的理解。同時商務(wù)信函也是合同的一種模式，因此，詞匯句子要有策略并且有禮貌。

（二）書寫商務(wù)信函的原則

1．清楚。清楚原則主要包括寫信者在寫之前知道自己要寫什么和收信人完全理解寫信者的意思，不產(chǎn)生誤解。

2.簡潔。簡潔是指用最少的語言表達最完整的內(nèi)容。簡潔讓信函更加簡明，所以寫信者在寫作過程中盡可能選用簡單的詞匯和句子。

3.準確。準確，不僅指單詞拼寫、標點符號沒有錯誤，還要保證信函所涉及的信息準確無誤。因此，在進商務(wù)信函寫作中應(yīng)反復(fù)檢查相關(guān)信息。

4.具體。具體原則是指信函中涉及的信息要具體、豐富，表達完整。

5.禮貌。禮貌原則不僅體現(xiàn)在使用 某些詞匯上面，而且要在字里行間體現(xiàn)尊重彼此。

6.體諒。體諒是指站在對方的立場考慮問題，以便得到對方的好感而達到所預(yù)期的目的。

7.完整。信函的完整性能建立良好的企業(yè)形象，節(jié)省雙方的時間，避免因為要信息不完整而引起沒有必要必要的糾紛。

四、禮貌原則在商務(wù)信函中的應(yīng)用實例

（一）策略準則

例1 您的訂單將會被及時處理并發(fā)送。

這句話主要是用“您”來表達，合適的人稱代詞會更能讓對方感受到親切從而促進合作順利進行。

（二）慷慨準則

例2 我們一定能將您的引擎安裝在您滿意的地方，并且若有問題，我們隨時處理。

在這個例子中，運用到一些主動的詞匯，肯定句和陳述的語氣也能向?qū)Ψ絺鬟_解決問題的積極性，保證最好的服務(wù)和產(chǎn)品。

（三）贊譽準則

例3 我們高度贊揚你們的產(chǎn)品的質(zhì)量以及處理訂單的方式。

真誠的贊揚會讓對方感到親切與肯定，適當?shù)馁潛P至關(guān)重要，更能促進商務(wù)關(guān)系的友好。

（四）謙虛準則

例4 若能及時發(fā)送產(chǎn)品，我方將非常感謝。這句話充分展現(xiàn)了謙虛和禮貌，這種表達方式會讓對方更容易接受，從而更好的處理訂單。

（五）一致準則

例5 我方將會根據(jù)貴方提出的建議進行修改。往來會有分歧，但是雙方應(yīng)該盡最大努力達成一致，而不是僵持不下，這樣不僅不能解決問題，而且不利于商務(wù)交往。

（六）同情準則

例6 不管怎樣，我方對您的遭遇都表示深深同情。這歌例子充分表現(xiàn)出了同情準則，盡力擴大了對對方的同情。讓對方感受到真誠與關(guān)心。以上的例子都充分說明了禮貌原則在商務(wù)信函中的關(guān)鍵作用，在書寫商務(wù)信函時，只有遵循禮貌原則，才能更好發(fā)揮商務(wù)信函在商務(wù)活動中的作用。

五、結(jié)論

作為企業(yè)間商務(wù)溝通的紐帶和橋梁,商務(wù)英語信函在國際外貿(mào)活動中所起的作用越來越關(guān)鍵。為了促進商務(wù)往來活動的順利進行、與商務(wù)伙伴建立友好的商務(wù)關(guān)系，商務(wù)信函至關(guān)重要。禮貌原則是指導(dǎo)商務(wù)信函寫作的重要準則，因此在書寫商務(wù)信函的過程中要遵循禮貌原則。