師瑞妮

淺談物資質量驗收管理

師瑞妮

（山西河曲發(fā)電有限公司，山西 忻州 036500）

物資質量驗收是根據(jù)合同的規(guī)定要求，對標的物資的品質、數(shù)量、包裝等進行檢查、驗收的總稱，物資入庫以前必須進行到貨物資驗收工作，物資驗收管理工作是一項對時間性、技術性、準確性要求很高的工作。根據(jù)國家法律、法規(guī)以及集團公司的相關制度要求，結合單位工作實際，特制定了物資驗收管理辦法，規(guī)范了到廠物資的驗收管理工作，對采購到廠物資進行了有效監(jiān)管，保障了生產(chǎn)用物資的安全、質量。

物資質量驗收；燃料；非生產(chǎn)資料；生產(chǎn)資料

物資管理，指對企業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營過程中所需要的各種生產(chǎn)以及非生產(chǎn)類物資的計劃、招標、采購、運輸、保管、發(fā)放等一系列管理工作的總稱。物資管理是企業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營管理的核心組成部分，是保證生產(chǎn)發(fā)展和提高經(jīng)濟效益的重要環(huán)節(jié)。物資，泛指生產(chǎn)資料和非生產(chǎn)資料。物資管理中的物資，僅包括生產(chǎn)經(jīng)營過程中所需要的生產(chǎn)工具、原材料、輔助材料、燃料以及設備維修所需要的備件材料等，不包括非生產(chǎn)資料。

物資管理按其職能范圍可分為計劃管理、招標管理、采購管理、倉儲管理、合同管理等。

物資質量驗收管理是做好倉儲管理工作的基礎環(huán)節(jié)，更是最關鍵的環(huán)節(jié)，其主要任務是查明待驗收物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量和質量是否符合要求，準確、及時、安全地把好物資的數(shù)量關、質量關和憑證關，做到驗收物資入庫有理有據(jù)。物資質量驗收是倉儲業(yè)務活動的起點，也是物資保管工作的開始，流程一般包括到貨物資接收、驗收、入庫上架三道工序。這些工序要求在一定時間內迅速、準確、安全地完成。物資驗收入庫是一項技術性、時間性和責任性較強的工作，需要進行合理的組織和安排。

1 物資質量驗收管理的基本要求

物資驗收工作是對采購工作進行監(jiān)督的手段之一，是保障用于生產(chǎn)的物資質量的管控手段之一。所有到廠物資入庫前必須進行驗收，經(jīng)驗收合格后方可入庫。驗收過程中必須遵循客觀真實、公開公正的原則，確保驗收工作發(fā)揮應有的作用，參加驗收人員嚴禁弄虛作假。

1.1 準確性

對于待驗收物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量和質量的驗收工作，必須做到精準無誤差，不摻雜任何主觀意見、判斷，如實反映待驗收物資的實際狀況，要嚴格按照合同規(guī)定的標準進行驗收，每一個數(shù)字、每一個結論都要經(jīng)得起復驗。

1.2 及時性

對到廠物資按重要程度進行分類，分類驗收。第一類物資主要包括主機和主要輔機設備、備件；第二類物資主要包括一般設備、備件及大宗物資類；第三類物資指土雜類、日用品。各隊、生技部應及時更新物資等級分類內容，反饋物資管理部。

所有入庫物資，必須在規(guī)定期限內完成驗收工作。第一類物資到廠后7 d內必須完成驗收，第二、三類物資必須 5 d內完成驗收，大宗物資3 d內出具檢驗報告，急需物資即到即驗收。如有特殊情況，車間要求直接卸現(xiàn)場的物資，必須由隊、生技部、物資部相關人員共同驗收后，出具紙質版驗收單，方可卸車簽字領用。

1.3 嚴謹性

驗收工作關系到企業(yè)的經(jīng)濟利益，驗收人員對所驗收的物資負有全部責任。要求驗收人員具有高度的責任心，嚴格遵守驗收管理制度和手續(xù)，認真核對每種憑證，做好物資的計量、檢驗工作。特別是對進口物資的驗收，更要嚴格按照合同規(guī)定的技術條件和各項數(shù)據(jù)認真進行。

總之，嚴格執(zhí)行“準確、及時、嚴謹”的物資驗收要求，能使企業(yè)減少甚至避免經(jīng)濟損失。

2 物資質量驗收管理的意義

物資驗收，是指根據(jù)物資到貨清單及有關資料，按照一定程序和手續(xù)，對到貨物資進行數(shù)量和質量的檢查，以驗證其是否符合供貨合同規(guī)定的一項技術工作。

2.1 明確供需雙方的數(shù)量和質量責任

明確物資品質狀況，維護本企業(yè)利益，物資驗收工作直接關系到供應商、運輸單位及本單位的經(jīng)濟責任和經(jīng)濟利益。到貨物資一旦驗收合格入庫后，即進入倉儲管理的工作范疇，由倉庫管理員負責管理。所以必須把好物資質量驗收關，將待驗收物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量和質量不符合要求的一律返廠調換，維護本單位的經(jīng)濟利益不受損失。

2.2 物資質量驗收工作是做好倉儲管理和使用的前提

對到貨物資進行嚴格驗收，是做好倉儲管理的主要環(huán)節(jié)。待驗收物資由于經(jīng)過多次裝卸搬運以及長途運輸后，易損壞外包裝，裸件物資受外界因素的影響容易發(fā)生一些程度不同的變化，比如儀器儀表、機電設備等雨淋受潮后生銹、腐蝕直接影響設備的精密度，各類鋼材、五金件雨淋后容易生銹，直接影響其使用壽命。這些常見的損壞不僅影響到倉儲管理，還直接會導致正常運營設備的停運，所以，必須在到貨物資入庫上架前確保所有物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量和質量均符合本公司要求，確保入庫物資原有使用價值不變。只有這樣，才能為使用單位提供質量完好、數(shù)量準確的物資，從而保證電力生產(chǎn)的正常運營。所以，對入庫物資必須認真細致地做好驗收工作，否則，就會造成物資保管中的混亂和損失。

2.3 對生產(chǎn)資料的社會生產(chǎn)起著監(jiān)督和促進作用

對國內產(chǎn)品來講，雖然出廠時要對物資數(shù)量及質量進行校驗檢查，但就怕百密一疏。而且物資由于經(jīng)過多次裝卸搬運以及長途運輸后，物資到本公司后，極有可能發(fā)生不同程度的變化，通過驗收將到貨物資的數(shù)量和質量情況，反饋給供應商，對生產(chǎn)企業(yè)來說，起到了監(jiān)督和促進作用，它是對產(chǎn)品的質量、包裝和運輸?shù)惹闆r進行的一次全面性考查，對保證企業(yè)的優(yōu)質高產(chǎn)低消耗起了一定的推動作用。

3 物資質量驗收管理人員

物資質量驗收工作由物資管理部倉庫管理員組織，根據(jù)物資等級分類組織相關人員參與驗收工作。參與驗收的生技部、隊、需求部門應報備驗收人員名單到物資部。報備的驗收人員應為在冊人員，人員發(fā)生變動時及時通知報備，非備案人員不得參與驗收工作。

第一類物資由物資部、生技部、隊進行驗收；第二類物資由物資部、隊（或需求部門）專業(yè)人員進行驗收；第三類物資由物資部、需求部門材料員驗收；大型技改工程成套物資由物資部、生技部、隊、供應商（總包商）進行共同驗收。需化驗、檢驗、校驗物資除組織以上人員驗收外，相關檢驗人員參與驗收，由檢驗人員所在部門安排。除以上規(guī)定外，需求部門認為需要提高驗收等級的特殊情況，應由需求部門及時向生技部提出，請求配合，其中，勞保類物資需由工會、安監(jiān)部、人資部、物資部共同驗收。

所有到貨物資由采購員通知供應商全程參與驗收，供應商不到位的，視同同意物資人員聯(lián)合驗收結果。

4 物資質量驗收管理的內容

4.1 核對到貨清單

認真核對供應商的“到貨清單”，檢查內容填寫是否詳細，是否已填寫了物料名稱、物料編碼、訂單編號和數(shù)量、規(guī)格型號等內容。

4.2 包裝和外觀完好

核對實物，到貨物資包裝箱或容器內物資無碰撞、破損、突出、凹陷等情況。

4.3 技術文件齊全

技術文件一般包括合格證、出廠檢驗報告、材質報告、成分分析報告、說明書等，進口物資需要提供海關報關單證明，所有技術文件按日期統(tǒng)計，按月裝訂成冊，移交檔案室。

4.4 檢驗到貨物資

嚴格按照物資到貨清單驗收，由采購員要求供應商提供至少包含供應商名稱、合同編號、采購訂單號、需求部門、物料號、物料描述、規(guī)格型號、數(shù)量、單位等內容的物資到貨清單，如果物資到貨清單內容不全，倉庫管理員可拒絕接收物資，同時要求采購員通知供應商提供內容齊全的到貨清單。倉庫管理員重點核對規(guī)格、型號，數(shù)量以到貨實際數(shù)量為準。通過檢驗手段對到貨物資進行檢驗、校驗、化驗，出具檢驗結果，確認性能、技術指標符合要求。

5 物資質量驗收管理程序

物資質量驗收管理程序如圖1所示。

圖1 物資質量驗收管理程序

5.1 物資到貨接收

供應商直接送貨時，當物資備件到達倉庫時，供應商應主動提供送貨清單、檢驗報告、產(chǎn)品說明書等相關材料；供應商通過物流公司托運時，倉庫管理員接收到貨物資時，應準確及時、安全迅速、及時處理有差錯物資，并做好記錄，簽字時再次核對物資是否正確無誤；倉庫管理員檢查供應商的送貨清單、出廠檢驗報告、產(chǎn)品說明書等相關資料是否齊全；到貨物資卸至待驗區(qū)，由倉庫管理員通知相關人員進行驗收。

5.2 物資品質檢驗

參加驗收人員通過觀看、核對、校驗、化驗、檢驗（如金屬檢驗）進行實際驗收，重要物資驗收重點對實物、銘牌等進行拍照或錄像，所有影像等過程資料按日期統(tǒng)計，按月存檔；參與驗收人員共同在驗收單上進行簽字確認，驗收結論欄只能填寫合格、不合格，驗收單按月單獨裝訂成冊，不能與到貨清單粘貼在一起；發(fā)現(xiàn)不合格的物資應記錄清楚，填寫“開箱驗貨后調、退貨申請表”，由采購員與供應商協(xié)調，要求按照約定時限予以調換；倉庫管理員對驗收合格物資分類擺放和標識，并入庫上架。

5.3 物資品質檢驗基本方法

5.3.1 數(shù)量驗收法

數(shù)量驗收法包括點數(shù)法、過磅法、測量法、理論計量換算法及其他方法。

5.3.2 質量檢驗法

質量檢驗法包括直觀鑒別法、理論鑒別法、試用檢驗法、對比檢驗法、其他方法。

5.4 嚴格做到五不驗收

資料手續(xù)不全不收；規(guī)格型號不符不驗收；質量不符合要求不驗收；無計劃不驗收；逾期不驗收。

6 提升物資質量驗收管理的對策

6.1 建立一套嚴格的物資質量驗收管理制度

建立一套全面的物資質量驗收管理制度，必須從物資的計劃、招標、采購、驗收、儲存和使用這6個環(huán)節(jié)對物資的質量進行嚴密監(jiān)控，規(guī)范每一個環(huán)節(jié)的質量要求，對物資質量管理進行全面控制，使物資質量能夠在物資管理全過程中規(guī)范化、制度化、標準化，形成切實有效的監(jiān)督機制。

一直以來，雖然物資質量驗收管理在物資管理工作中被逐漸被重視，但依然沒有建立一套完善的監(jiān)督管理體系；另外，本公司物資管理人員大部分非本專業(yè)人員，素質參差不齊，且技能管理水平較低，僅是負責接收到貨物資，核對到貨清單的物資品種、規(guī)格型號等，對所管理的物資質量不用承擔任何責任。因此，建立一套嚴密的質量保證體系是確保物資質量管理的一項重要舉措。

該體系應包含以下3個方面的內容：加大物資管理人員培訓力度，建立對物資質量驗收管理影響程度的認識，對物資管理控制理念提供一個科學依據(jù)；完善物資質量驗收管理相關制度，使物資管理工作有理可依、有據(jù)可查；完善監(jiān)測物資質量驗收管理的設施和體系，加大各個執(zhí)行環(huán)節(jié)的檢查和監(jiān)督力度。

6.2 加強考核機制的過程管理

科學、合理地制訂物資質量驗收管理過程中的考核機制，完善考核內容、改進考核方式，譬如出現(xiàn)物資到貨后不及時通知相關人員驗收、相關人員接到驗收通知后不到場情況，因驗收不及時造成不良影響的、驗收中發(fā)現(xiàn)不合格物資，采購員應協(xié)調供應商按約定時限予以調換。未按期完成調換，對生產(chǎn)和工作造成不良影響的、驗收過程中供應商未按要求提供內容齊全的物資到貨清單，采購員未通知相應供應商及時提供內容齊全的物資到貨清單、倉庫管理員未對技術文件資料、影像資料、驗收單等驗收過程資料按日期統(tǒng)計、按月分開裝訂成冊（影像資料存電子檔）歸檔的等問題加強考核，并要求限期整改閉環(huán)。

6.3 培養(yǎng)一批高素質的物資管理人員

物資管理不僅僅是一門科學，更是一門深奧的經(jīng)濟學。一個企業(yè)單位的經(jīng)營業(yè)績水平直接取決于其管理者的素質高低，管理者的個人行為和決定直接決定公司的發(fā)展，因此，必須從管理者的素質抓起，加大科學在物資質量管理中所占的比例，才能抓好物資質量驗收管理。擁有高素質人才之后，就可以迎刃而解在物資管理過程中遇到的任何問題，并且可以保證物資的質量。另外，在物資質量管理中管理人員的個人素質也是非常重要的，管理人員的素質涵蓋思想政治素質和專業(yè)素質兩個方面。在思想素質方面，要求員工遵紀守法，遵守國家的法律法規(guī)、集團公司及公司的各項規(guī)章制度，做到思想進步、紀律加強、作風正派，把“為人民服務”作為日常工作的宗旨，自覺抵制不良誘惑；對專業(yè)素質的要求相對來說較簡單，要求員工理論聯(lián)系實際，在精通物資專業(yè)技術知識理論的同時，必須付諸于實踐。就目前公司的現(xiàn)狀來看，加強對員工的培訓就是加強物資質量驗收管理工作的重點工作，提高他們的專業(yè)素質，建立一批有知識、有素養(yǎng)的員工隊伍。

6.4 合理利用現(xiàn)代化物資管理平臺

物資質量驗收管理僅是物資管理中的一個環(huán)節(jié)，河曲電廠的物資管理系統(tǒng)使用的是ERP管理軟件，涵蓋了整個物資管控流程，物資計劃提報→逐層審批→計劃下發(fā)→物資詢價采購→到貨物資接收→物資驗收入庫→物資出庫等環(huán)節(jié)清晰明了，整個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，合理地應用物資管理平臺可以使整個物資管控更加高效化。

7 結束語

本公司加大培訓力度，特別注重對物資管理人員的專業(yè)技能知識的培訓，通過內部培訓與外部培訓相結合的方式，聘請企業(yè)資深人員對員工進行有計劃、有目的的培訓，并組織員工進行內部交流，采取“一帶一”“一幫一”“老帶新”的模式，理論與實踐相結合，全面提升物資管理人員的綜合素質，建立一支高素質、復合型、專業(yè)化的物資管理隊伍。另外，本公司通過不斷完善物資質量驗收管理制度，做到了物資的分類驗收，加強了時效性；明確了驗收內容，流程更加規(guī)范化；明確了各級驗收人員分工，責任落實到位，三舉措把好驗收關，加強了到貨物資驗收管理。

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，由物資質量引起的安全問題發(fā)生了極大的變化，物資質量驗收管理逐漸受到了重視，并進行著不斷的深化和改革，應該引進先進的管理理念，不應該被傳統(tǒng)的管理模式所制約，嚴控招標采購源頭，從根本上杜絕物資質量問題的發(fā)生。另外，要樹立一個長期合作、互惠互利的思想，深入了解并掌握技術、設備的操作方法，嚴格管控到貨物資驗收入庫的各個流程，確保物資的質量合格、沒有損耗，優(yōu)化服務質量，及時對產(chǎn)品的現(xiàn)場使用情況進行調查，不斷提高物資管理現(xiàn)代化的技術水平，為生產(chǎn)運營提供安全、可靠的質量保障。

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［3］崔敬考.如何加強基層單位的物資質量管理［J］.鐵路采購與物流，2009（9）：63-64.

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F273.2

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.22.047

2095－6835（2019）22－0118－03

〔編輯：張思楠〕