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        淺談中醫(yī)醫(yī)院科研內(nèi)控體系指標(biāo)的建立

        2019-12-05 02:43:38李俊忠廖軍翁玉萍羅雅琪陳東輝
        經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊 2019年31期

        李俊忠 廖軍 翁玉萍 羅雅琪 陳東輝

        摘 要:隨著科研管理一系列問題的曝光,對(duì)科研管理內(nèi)控體系的建立完善也提出了越來(lái)越高的要求。在此背景下,如何在滿足當(dāng)前四川省第二中醫(yī)醫(yī)院內(nèi)部科研管理需求的前提下,破解內(nèi)控難點(diǎn),促進(jìn)問題解決,完善體制機(jī)制,事半功倍地開展科研工作,成為了該醫(yī)院內(nèi)控工作面臨的新問題。

        關(guān)鍵詞:中醫(yī)醫(yī)院;科研;內(nèi)控

        中圖分類號(hào):R197.3? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A? ? ? 文章編號(hào):1673-291X(2019)31-0138-02

        一、目標(biāo)

        根據(jù)四川省第二中醫(yī)醫(yī)院院情,立足于醫(yī)院組織特色和業(yè)務(wù)特征,建立健全符合中醫(yī)醫(yī)院科研內(nèi)部控制運(yùn)行評(píng)價(jià)體系及各項(xiàng)指標(biāo),使中醫(yī)醫(yī)院科研內(nèi)控建設(shè)工作持續(xù)改進(jìn)和提高。

        二、內(nèi)容與方法

        以行政事業(yè)單位內(nèi)控規(guī)范為理論框架,以三級(jí)甲等中醫(yī)醫(yī)院內(nèi)部科研控制制度流程體系建設(shè)的實(shí)際情況作為案例,在充分梳理了解四川省第二中醫(yī)醫(yī)院科研管理流程的基礎(chǔ)上,運(yùn)用“以預(yù)算為主線、資金管控為核心”和“分類事項(xiàng)管控”等方法,構(gòu)建針對(duì)中醫(yī)醫(yī)院科研內(nèi)部控制運(yùn)行評(píng)價(jià)體系和設(shè)計(jì)與之匹配的相關(guān)運(yùn)行評(píng)價(jià)指標(biāo)。

        三、內(nèi)控指標(biāo)的建立

        根據(jù)醫(yī)院科研管理實(shí)際情況,經(jīng)過與醫(yī)院各部門反復(fù)的溝通與討論,通過各部門的試運(yùn)行,完善設(shè)計(jì)了內(nèi)控信息化建設(shè)情況(10分)、制度建立健全情況(10分)、部門職能、崗位職責(zé)設(shè)置情況(12分)、科研管理流程設(shè)計(jì)完整性(26分)、內(nèi)部控制執(zhí)行體系有效實(shí)施(42分)等5個(gè)一級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo),并設(shè)立了14項(xiàng)二級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行了定義或說(shuō)明,對(duì)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了細(xì)化或說(shuō)明,對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)的佐證資料也做了相應(yīng)的規(guī)定,最后形成了醫(yī)院科研內(nèi)部控制體系自評(píng)得分表,并對(duì)醫(yī)院科研內(nèi)控體系進(jìn)行了自評(píng)打分。14項(xiàng)二級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)如下:

        1.科研模塊在現(xiàn)有信息系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)程度??己吮静块T負(fù)責(zé)的科研管理涉及的現(xiàn)有信息系統(tǒng)的建設(shè)情況,業(yè)務(wù)模塊在系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)程度。有一項(xiàng)能夠體現(xiàn)科研管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程落實(shí)到現(xiàn)有信息系統(tǒng)中加1分,加滿5分為止。

        2.未落實(shí)的業(yè)務(wù)模塊信息化工作安排情況??己吮静块T未落實(shí)的業(yè)務(wù)模塊后期信息化改進(jìn)和優(yōu)化工作的安排情況,包括功能優(yōu)化完善工作計(jì)劃、信息化規(guī)劃方案、新功能需要說(shuō)明書等。有一項(xiàng)未落實(shí)的科研管理模塊有后期信息化工作安排,包括優(yōu)化完善計(jì)劃、信息化規(guī)劃方案、新功能需求說(shuō)明書加1分,加滿5分為止。

        3.科研制度的合規(guī)性。考核本部門是否按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》的要求建立健全科研管理內(nèi)控制度體系,已經(jīng)建立的科研管理內(nèi)控制度體系是否滿足國(guó)家和上級(jí)主管部門的法律、行政法規(guī)等政策的要求。內(nèi)控制度中是否明確以下要素,通過分析評(píng)估未落實(shí)一類要素的扣1.5分,扣完為止。首先,內(nèi)控制度建立時(shí)是否明確科研管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)部控制的決策、管理、執(zhí)行、監(jiān)督機(jī)構(gòu)的職責(zé);其次,是否明確了本業(yè)務(wù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)管理要求、程序;再次,是否明確分級(jí)授權(quán)要求;最后,制度中各項(xiàng)管理要求是否符合外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的要求,不適用除外。

        4.科研制度的更新程度。考核本部門是否根據(jù)外部監(jiān)管制度變化及時(shí)更新制度。本部門科研內(nèi)部控制制度體系所依據(jù)的外部相關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)范文件更新,未及時(shí)完整修訂相關(guān)內(nèi)部控制辦法、規(guī)程得0分。無(wú)須更新的內(nèi)部控制制度,則得滿分。

        5.部門職能設(shè)計(jì)??己吮静块T職能與其他部門職能邊界以及關(guān)聯(lián)工作的明確程度,職能設(shè)計(jì)是否清晰,是否存在與其他部門邊界不清的情況。本部門職能設(shè)計(jì)清晰、明確得3分;與其他部門職能邊界界定清晰、明確得3分;均滿足得6分。

        6.崗位職責(zé)及授權(quán)機(jī)制設(shè)置情況。考核本部門內(nèi)崗位設(shè)置、崗位職責(zé)及相關(guān)崗位的職責(zé)邊界及關(guān)聯(lián)工作明確程度,部門內(nèi)部崗位職責(zé)設(shè)置是否明確、是否存在崗位職責(zé)界定不清晰的情況,制度中是否體現(xiàn)業(yè)務(wù)的分級(jí)授權(quán)。本部門內(nèi)各崗位職責(zé)描述明確,得3分;通過職責(zé)描述判定部門內(nèi)崗位職責(zé)符合不相容崗位分離,得1.5分,如果有不符合不得分;通過職責(zé)描述判定崗位設(shè)置符合分級(jí)授權(quán)要求,得1.5分;均滿足,則得6分。

        7.制度中分級(jí)授權(quán)在流程中的設(shè)置情況。制度中是否體現(xiàn)業(yè)務(wù)的分級(jí)授權(quán),業(yè)務(wù)分級(jí)授權(quán)是否梳理到業(yè)務(wù)流程中。通過對(duì)制度和流程橫向?qū)?biāo)來(lái)判定某一項(xiàng)內(nèi)控制度中業(yè)務(wù)分級(jí)授權(quán)要求未落實(shí)到業(yè)務(wù)流程中扣0.5分,扣完為止。

        8.業(yè)務(wù)流程及相關(guān)表單設(shè)計(jì)的規(guī)范性與完整性??己吮静块T科研管理流程是否清晰明確、流程步驟是否清晰且簡(jiǎn)化合理;業(yè)務(wù)流程中各類表單設(shè)計(jì)是否合理、完整;流程中輸出文檔是否標(biāo)明且完整;流線圖是否清晰、關(guān)鍵控制點(diǎn)是否識(shí)別準(zhǔn)確且標(biāo)明。業(yè)務(wù)流程是否與制度要求相一致,制度索引是否列明且與流程步驟相關(guān)聯(lián);對(duì)存在的業(yè)務(wù)流程冗余、界定不清的方面是否及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化。查看本部門科研管理操作規(guī)程中各業(yè)務(wù)流程描述是否完整、清晰,表單設(shè)計(jì)是否規(guī)范、完整。首先,有以下某一種表現(xiàn)情況的扣0.5分,扣完為止,無(wú)業(yè)務(wù)流程或有業(yè)務(wù)流程描述步驟但是描述不夠細(xì)致、完整,具體表現(xiàn)如下:部門有此項(xiàng)業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)操作規(guī)程中未梳理業(yè)務(wù)流程和相關(guān)表單;業(yè)務(wù)操作規(guī)程中已經(jīng)梳理流程步驟但描述不夠細(xì)致,關(guān)鍵要素信息(如時(shí)間、額度、地點(diǎn)、涉及重要崗位或人員、分級(jí)授權(quán)界限等)描述不完整;無(wú)相關(guān)輸出文檔表單;流程說(shuō)明中的關(guān)鍵控制點(diǎn)未識(shí)別準(zhǔn)確且未標(biāo)明控制要素;無(wú)流程圖或流程圖不清晰。其次,同時(shí)滿足以下條件的得滿分,具體如下:業(yè)務(wù)流程步驟描述完整,關(guān)鍵要素信息(如時(shí)間、額度、地點(diǎn)、涉及重要崗位或人員、分級(jí)授權(quán)界限等)描述完整;有輸出文檔表單且表單設(shè)計(jì)規(guī)范;流程圖清晰;流程說(shuō)明中的關(guān)鍵控制點(diǎn)已識(shí)別準(zhǔn)確且標(biāo)明控制要素。

        9.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別的準(zhǔn)備性和完整性??己吮静块T科研管理流程中關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是否已經(jīng)識(shí)別,是否準(zhǔn)確、完整。未對(duì)科研管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行識(shí)別扣1分,扣完為止。

        10.防控措施設(shè)計(jì)的合理性與可操作性??己吮静块T科研管理操作規(guī)程中風(fēng)險(xiǎn)防控措施設(shè)計(jì)的科學(xué)性、合理性及可執(zhí)行程度、是否能夠有效防控風(fēng)險(xiǎn),且措施明確;風(fēng)險(xiǎn)防控措施是否符合制度要求。未針對(duì)科研管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)設(shè)計(jì)防控措施扣1分,扣完為止。

        11.部門職能落實(shí)程度??己吮静块T是否按照制度或操作規(guī)程要求履行其職責(zé)。依據(jù)本部門在科研制度或操作規(guī)程中明確的職責(zé),詢問職責(zé)落實(shí)情況,某一項(xiàng)工作能提供完整的證明材料,未落實(shí)扣1分,扣完為止,本年度未發(fā)生業(yè)務(wù)不扣分。

        12.崗位職責(zé)落實(shí)程度。考核本部門內(nèi)崗位設(shè)置及職責(zé)在科研管理流程中的落實(shí)程度,崗位職責(zé)在流程執(zhí)行過程中界定不清、存在崗位權(quán)限互斥情況。有一對(duì)不相容崗位未分離扣2.5分,扣完為止。不適用業(yè)務(wù)的不扣分。不相容崗位(包括但不限于以下情況)如下:科研管理(科研項(xiàng)目申報(bào)與審核;科研項(xiàng)目執(zhí)行與驗(yàn)收;科研項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)督;科研重要事項(xiàng)調(diào)整與審核)。

        13.科研管理流程及表單實(shí)際應(yīng)用程度。考核本部門科研管理流程的執(zhí)行情況,以及所設(shè)計(jì)表單實(shí)際應(yīng)用程度。結(jié)合多次審計(jì)結(jié)果,對(duì)科研管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的流程執(zhí)行情況進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),分析評(píng)估操作規(guī)程中流程的實(shí)際應(yīng)用程度,業(yè)務(wù)未發(fā)生或不適用流程不扣分。根據(jù)以下公式進(jìn)行打分:本指標(biāo)實(shí)際分值=15-(有問題流程個(gè)數(shù)/參與測(cè)試的業(yè)務(wù)流程總數(shù)×15);有問題流程是指存在以下情況的流程(包括但不限于以下情況):實(shí)際執(zhí)行步驟與操作規(guī)程中梳理業(yè)務(wù)流程步驟不符;實(shí)際授權(quán)審批與操作規(guī)程要求不符;實(shí)際業(yè)務(wù)流程沒有相關(guān)表單及附件與操作規(guī)程要求不符;實(shí)際業(yè)務(wù)流程表單及附件不完整、不準(zhǔn)確、該簽字單據(jù)未簽字等。

        14.已固化業(yè)務(wù)模塊信息化使用程度??己吮静块T已固化業(yè)務(wù)模塊信息化使用程度,是否存在未按信息系統(tǒng)固化要求進(jìn)行操作的情況。對(duì)已經(jīng)固化的科研管理模塊選取重要流程進(jìn)行系統(tǒng)操作測(cè)試,分析評(píng)估是否存在未按信息系統(tǒng)固化要求進(jìn)行操作的行為(包括但不限于以下情況),根據(jù)以下公式進(jìn)行打分,業(yè)務(wù)未發(fā)生或不適用流程不扣分。本指標(biāo)實(shí)際分值=10-(有問題流程個(gè)數(shù)/參與測(cè)試的業(yè)務(wù)流程總數(shù)×10);有問題流程是指存在以下情況的流程(包括但不限于以下情況):未按系統(tǒng)要求填寫系統(tǒng)界面信息;未按系統(tǒng)要求進(jìn)行審核審批并留痕;未按系統(tǒng)要求上傳附件;未按系統(tǒng)要求時(shí)間節(jié)點(diǎn)執(zhí)行操作;未按系統(tǒng)要求定期更新、備份和升級(jí);未按系統(tǒng)要求保存密碼;系統(tǒng)賬號(hào)安全問題,比如工作賬號(hào)是否存在一個(gè)賬號(hào)多人使用;工作賬號(hào)的權(quán)限配置是否給過申請(qǐng)和審批;工作賬號(hào)的密碼復(fù)雜度;是否定期修改密碼;工作賬號(hào)的人崗調(diào)整后是否及時(shí)的調(diào)整或清理等。

        四、討論

        通過與醫(yī)院各部門反復(fù)的溝通與討論并經(jīng)過各部門的試運(yùn)行,醫(yī)院最終形成了上面一系列的評(píng)價(jià)指標(biāo)。但評(píng)價(jià)指標(biāo)的確立只是內(nèi)控體系中的一個(gè)環(huán)節(jié),要做好做實(shí)內(nèi)控,在實(shí)際執(zhí)行中還需對(duì)管理流程、執(zhí)行部門和崗位、審核的步驟、各種原始單據(jù)等加以重視,形成良性機(jī)制。

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