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        企業(yè)檔案編研工作的探索與思考

        2019-12-05 16:11:12王升良
        國防科技工業(yè) 2019年6期
        關(guān)鍵詞:編研人員信息

        王升良/文

        企業(yè)檔案編研工作的必要性

        檔案編研工作做得好,挖掘得深,能為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確信息。企業(yè)檔案編研工作的開展,對企業(yè)管理有著重要的意義。

        為企業(yè)管理提供理論依據(jù)。檔案編研工作是把企業(yè)分散的檔案資源加以歸類集中整合,進(jìn)行深度挖掘,從而發(fā)現(xiàn)檔案資源之間的有機(jī)聯(lián)系,將分散的檔案資源轉(zhuǎn)化為可共享的信息、知識資源,并結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)行管理,為企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供理論依據(jù)。

        對企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)有參考依據(jù)和憑證作用。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的真實(shí)歷史記錄,任何人都不能篡改,是企業(yè)改革發(fā)展進(jìn)程中的依據(jù)和憑證。

        企業(yè)文化管理的重要組成部分。檔案編研可以提煉并形成企業(yè)文化,對內(nèi)可以增強(qiáng)員工的凝聚力、自豪感、責(zé)任感和使命感,對外可以顯示企業(yè)核心文化,提升企業(yè)的知名度,為企業(yè)開拓市場打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        為后續(xù)企業(yè)管理提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。編研整合后的檔案信息在經(jīng)過相關(guān)人員的總結(jié)分析后,能得出企業(yè)某些層面的發(fā)展規(guī)律和結(jié)論,管理人員可有針對性地改善企業(yè)管理方式,提升企業(yè)管理水平。

        企業(yè)檔案編研工作存在的問題

        隨著我國《檔案法》的頒布和貫徹執(zhí)行,依法治檔日益成為自覺。在檔案工作者們的努力下,檔案編研工作取得了一定成效。但從總體來看,還存在五個方面的問題:

        對檔案編研重視不夠。在一些檔案部門,還是存在重保管、輕編研的現(xiàn)象,長期忽略檔案編研工作,崗位設(shè)置不科學(xué),檔案編研人員不足,缺少科學(xué)規(guī)劃,沒有將檔案編研工作融入單位的整體發(fā)展中,編研工作只是處于從屬地位,有時間就做,沒時間就不做。

        檔案編研形式單一。企業(yè)檔案編研工作普遍起步晚、起點(diǎn)低,既缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo),又缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可借鑒,許多單位大都從編寫參考工具和參考資料做起,即使有些深度,也不過是編纂些資料匯編、產(chǎn)品目錄、項(xiàng)目概況等,編研成果千篇一律,缺乏新意,沒有緊扣企業(yè)中心工作和熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題,沒有突出本企業(yè)、本行業(yè)特色,沒有為領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展提供直接有效的服務(wù)和支持。

        檔案編研成果質(zhì)量不高。檔案編研一為“編”,二為“研”,編研結(jié)合是檔案編研工作的一個重要原則,兩者互相依存,缺一不可。目前企業(yè)檔案編研工作“編”得多,“研”得少,編研成果多為匯編選編類的初級產(chǎn)品,多為原始檔案的“集合”,精品少,檔次不高,一次性編研成果比較普遍,深層次編研成果缺乏。

        檔案編研信息化建設(shè)滯后。目前很多檔案館信息化建設(shè)速度緩慢,檔案管理軟件的開發(fā)使用滯后,對檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理僅限于目錄的錄入,幾乎沒有電子化的檔案全文,工作人員對檔案的編研仍然以傳統(tǒng)的手工操作為主,信息收集、歸納和整理、利用還處于初級水平,難以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案編研工作。

        編研力量薄弱。檔案部門工作人員較少,且多為機(jī)構(gòu)改革安置性兼職人員,專業(yè)人才缺乏,除負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管等常規(guī)性工作外,很難抽出時間和精力對檔案進(jìn)行深度編研和開發(fā)。

        加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案編研工作的途徑

        走出重“編”輕“研”的誤區(qū)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,百度、搜狐、谷歌等各大搜索門戶網(wǎng)站,以服務(wù)人性化、信息海量化、查詢快捷化受到用戶青睞,用戶不再滿足于答案在何處,而對答案是什么、是否有更多的答案更感興趣。四川紅華實(shí)業(yè)檔案編研人員在建廠50周年到來前夕,想編纂一本反映職工精神風(fēng)貌的書。他們采用發(fā)放調(diào)查表,到各單位、各部門、專業(yè)人士征求意見等多種形式確定選題。翻閱了近50年的檔案資料,用了一年多時間完成了職工自己寫、企業(yè)自己編的《紫云山下》一書。50多萬字,增強(qiáng)了全體干部職工的自豪感和使命感。

        拓寬編研選題思路。企業(yè)檔案編研人員在了解本企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和重點(diǎn)工作的同時,還要熟悉館藏情況,針對企業(yè)實(shí)際確定編研方向和課題,對涉及的林林總總的資料進(jìn)行收集,對收集來的檔案去粗取精進(jìn)行深入的分析研究,剔除無使用價值的資料,補(bǔ)充新的有價值的資料,提供最新政策依據(jù);針對生產(chǎn)經(jīng)營、安全生產(chǎn)、工程建設(shè)及企業(yè)的文化活動選題,通過翔實(shí)的資料、可靠的數(shù)據(jù),為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展服務(wù)。四川紅華檔案部門2015年為配合公司合同專項(xiàng)治理,編纂了《公司合同管理手冊》,促進(jìn)了合同管理水平的提升。2016年檔案部門配合公司風(fēng)險管理,編纂了《公司風(fēng)險管理手冊》,提升了公司的風(fēng)險防范能力。2018年檔案部門編纂《三供一業(yè)分離移交指南》,有力促進(jìn)該項(xiàng)重點(diǎn)工作的順利進(jìn)行。

        大力推進(jìn)編研主體多元化。過去編研工作似乎一直是企業(yè)檔案人員的專利,主要是因?yàn)闄n案編研的依據(jù)大部分源于館藏檔案,檔案人員熟悉館藏,編研條件得天獨(dú)厚,檔案人員不同程度地受過專業(yè)技術(shù)知識方面的培訓(xùn),對專業(yè)工作程序及形成的檔案資料有大致的了解,具備了“編”的條件,但離深層次的研究還有相當(dāng)大的距離,在選題、選材方面,不如專業(yè)人員把握得準(zhǔn)確。專業(yè)人員進(jìn)行的編研工作,選題貼近實(shí)際需求,深層次研究有優(yōu)勢,具備了“研”的條件,但不熟悉館藏檔案資料,總有“大海撈針”的感覺??绮块T合作,檔案人員與專業(yè)人員強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合,優(yōu)勢互補(bǔ),“編”“研”皆備,可在短時間內(nèi)取得良好效果。2018年,四川紅華檔案館和企業(yè)管理部合作,由檔案人員負(fù)責(zé)公司改革相關(guān)檔案的查找、提供,企業(yè)管理部負(fù)責(zé)相關(guān)資料的匯總、篩選,最后由長期聚焦公司改革的企業(yè)管理部負(fù)責(zé)人執(zhí)筆,較為系統(tǒng)地呈現(xiàn)了公司深化改革、創(chuàng)新發(fā)展取得的豐碩成果,給企業(yè)改革發(fā)展提供了經(jīng)驗(yàn)和借鑒。

        加快檔案信息電子化進(jìn)程。檔案信息電子化就是用計(jì)算機(jī)將檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息提供利用的過程。檔案信息電子化可以縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,為編研成果的信息化輸出,提供了高速的黃金通道和廣泛的傳播途徑。檔案信息電子化,編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案,利用計(jì)算機(jī)功能完成信息加工工作程序,快捷地編制二次文獻(xiàn)。電子出版物、光盤庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化傳播形式,取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)編研成果的出版,而且省時省力,準(zhǔn)確率高,信息共享。四川紅華實(shí)業(yè)公司近年投入2000多萬元進(jìn)行信息化建設(shè),檔案信息化是其中一個重要內(nèi)容,企業(yè)檔案管理正在實(shí)現(xiàn)由實(shí)體管理向信息化管理、實(shí)時動態(tài)管理的歷史性轉(zhuǎn)變,電子文件中心已呈現(xiàn)雛形,網(wǎng)上庫房、虛擬庫房正嶄露頭角,實(shí)現(xiàn)檔案編研信息電子化指日可待。(四川紅華實(shí)業(yè)有限公司)

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