王升良/文
檔案編研工作做得好,挖掘得深,能為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務,為領導決策提供準確信息。企業(yè)檔案編研工作的開展,對企業(yè)管理有著重要的意義。
為企業(yè)管理提供理論依據。檔案編研工作是把企業(yè)分散的檔案資源加以歸類集中整合,進行深度挖掘,從而發(fā)現檔案資源之間的有機聯(lián)系,將分散的檔案資源轉化為可共享的信息、知識資源,并結合企業(yè)實際運行管理,為企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供理論依據。
對企業(yè)生產建設有參考依據和憑證作用。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產經營過程中形成的真實歷史記錄,任何人都不能篡改,是企業(yè)改革發(fā)展進程中的依據和憑證。
企業(yè)文化管理的重要組成部分。檔案編研可以提煉并形成企業(yè)文化,對內可以增強員工的凝聚力、自豪感、責任感和使命感,對外可以顯示企業(yè)核心文化,提升企業(yè)的知名度,為企業(yè)開拓市場打下堅實基礎。
為后續(xù)企業(yè)管理提供經驗借鑒。編研整合后的檔案信息在經過相關人員的總結分析后,能得出企業(yè)某些層面的發(fā)展規(guī)律和結論,管理人員可有針對性地改善企業(yè)管理方式,提升企業(yè)管理水平。
隨著我國《檔案法》的頒布和貫徹執(zhí)行,依法治檔日益成為自覺。在檔案工作者們的努力下,檔案編研工作取得了一定成效。但從總體來看,還存在五個方面的問題:
對檔案編研重視不夠。在一些檔案部門,還是存在重保管、輕編研的現象,長期忽略檔案編研工作,崗位設置不科學,檔案編研人員不足,缺少科學規(guī)劃,沒有將檔案編研工作融入單位的整體發(fā)展中,編研工作只是處于從屬地位,有時間就做,沒時間就不做。
檔案編研形式單一。企業(yè)檔案編研工作普遍起步晚、起點低,既缺乏系統(tǒng)的理論指導,又缺乏實踐經驗可借鑒,許多單位大都從編寫參考工具和參考資料做起,即使有些深度,也不過是編纂些資料匯編、產品目錄、項目概況等,編研成果千篇一律,缺乏新意,沒有緊扣企業(yè)中心工作和熱點、難點問題,沒有突出本企業(yè)、本行業(yè)特色,沒有為領導決策、生產經營、改革發(fā)展提供直接有效的服務和支持。
檔案編研成果質量不高。檔案編研一為“編”,二為“研”,編研結合是檔案編研工作的一個重要原則,兩者互相依存,缺一不可。目前企業(yè)檔案編研工作“編”得多,“研”得少,編研成果多為匯編選編類的初級產品,多為原始檔案的“集合”,精品少,檔次不高,一次性編研成果比較普遍,深層次編研成果缺乏。
檔案編研信息化建設滯后。目前很多檔案館信息化建設速度緩慢,檔案管理軟件的開發(fā)使用滯后,對檔案的計算機輔助管理僅限于目錄的錄入,幾乎沒有電子化的檔案全文,工作人員對檔案的編研仍然以傳統(tǒng)的手工操作為主,信息收集、歸納和整理、利用還處于初級水平,難以利用現代化信息技術開展檔案編研工作。
編研力量薄弱。檔案部門工作人員較少,且多為機構改革安置性兼職人員,專業(yè)人才缺乏,除負責檔案的收集、整理、保管等常規(guī)性工作外,很難抽出時間和精力對檔案進行深度編研和開發(fā)。
走出重“編”輕“研”的誤區(qū)。隨著信息網絡技術的發(fā)展,百度、搜狐、谷歌等各大搜索門戶網站,以服務人性化、信息海量化、查詢快捷化受到用戶青睞,用戶不再滿足于答案在何處,而對答案是什么、是否有更多的答案更感興趣。四川紅華實業(yè)檔案編研人員在建廠50周年到來前夕,想編纂一本反映職工精神風貌的書。他們采用發(fā)放調查表,到各單位、各部門、專業(yè)人士征求意見等多種形式確定選題。翻閱了近50年的檔案資料,用了一年多時間完成了職工自己寫、企業(yè)自己編的《紫云山下》一書。50多萬字,增強了全體干部職工的自豪感和使命感。
拓寬編研選題思路。企業(yè)檔案編研人員在了解本企業(yè)發(fā)展現狀和重點工作的同時,還要熟悉館藏情況,針對企業(yè)實際確定編研方向和課題,對涉及的林林總總的資料進行收集,對收集來的檔案去粗取精進行深入的分析研究,剔除無使用價值的資料,補充新的有價值的資料,提供最新政策依據;針對生產經營、安全生產、工程建設及企業(yè)的文化活動選題,通過翔實的資料、可靠的數據,為領導決策和企業(yè)發(fā)展服務。四川紅華檔案部門2015年為配合公司合同專項治理,編纂了《公司合同管理手冊》,促進了合同管理水平的提升。2016年檔案部門配合公司風險管理,編纂了《公司風險管理手冊》,提升了公司的風險防范能力。2018年檔案部門編纂《三供一業(yè)分離移交指南》,有力促進該項重點工作的順利進行。
大力推進編研主體多元化。過去編研工作似乎一直是企業(yè)檔案人員的專利,主要是因為檔案編研的依據大部分源于館藏檔案,檔案人員熟悉館藏,編研條件得天獨厚,檔案人員不同程度地受過專業(yè)技術知識方面的培訓,對專業(yè)工作程序及形成的檔案資料有大致的了解,具備了“編”的條件,但離深層次的研究還有相當大的距離,在選題、選材方面,不如專業(yè)人員把握得準確。專業(yè)人員進行的編研工作,選題貼近實際需求,深層次研究有優(yōu)勢,具備了“研”的條件,但不熟悉館藏檔案資料,總有“大海撈針”的感覺??绮块T合作,檔案人員與專業(yè)人員強強聯(lián)合,優(yōu)勢互補,“編”“研”皆備,可在短時間內取得良好效果。2018年,四川紅華檔案館和企業(yè)管理部合作,由檔案人員負責公司改革相關檔案的查找、提供,企業(yè)管理部負責相關資料的匯總、篩選,最后由長期聚焦公司改革的企業(yè)管理部負責人執(zhí)筆,較為系統(tǒng)地呈現了公司深化改革、創(chuàng)新發(fā)展取得的豐碩成果,給企業(yè)改革發(fā)展提供了經驗和借鑒。
加快檔案信息電子化進程。檔案信息電子化就是用計算機將檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化為計算機軟件形式的二次文獻信息提供利用的過程。檔案信息電子化可以縮短二次文獻信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。信息網絡技術的發(fā)展,為編研成果的信息化輸出,提供了高速的黃金通道和廣泛的傳播途徑。檔案信息電子化,編者可直接利用機讀形式的檔案,利用計算機功能完成信息加工工作程序,快捷地編制二次文獻。電子出版物、光盤庫、多媒體數據庫等現代化傳播形式,取代了傳統(tǒng)紙質編研成果的出版,而且省時省力,準確率高,信息共享。四川紅華實業(yè)公司近年投入2000多萬元進行信息化建設,檔案信息化是其中一個重要內容,企業(yè)檔案管理正在實現由實體管理向信息化管理、實時動態(tài)管理的歷史性轉變,電子文件中心已呈現雛形,網上庫房、虛擬庫房正嶄露頭角,實現檔案編研信息電子化指日可待。(四川紅華實業(yè)有限公司)