楊靜 李園園 鄭州升達經(jīng)貿(mào)管理學院

引言

新時代的企業(yè)創(chuàng)建與發(fā)展離不開計算機云存儲和網(wǎng)絡(luò)開發(fā)應用，企業(yè)通常使用云端和大數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)，將所需文件保存到成文字和圖紙的方式用于日常辦公并上傳至網(wǎng)盤等存儲介質(zhì)，在信息管理上很多企業(yè)進行專業(yè)人員的企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份保存，極大的保護了企業(yè)的客戶隱私信息和資料安全性，并且還可以處理企業(yè)具體事務(wù)和管理事項等日常工作，可謂是一箭雙雕。本文所指的文件是利用計算機軟件等工具，使用文字、圖畫和程序的信息，轉(zhuǎn)換在計算機的硬盤上進行存儲，使得計算機文件資料更加安全、更加合理的保存高效使用，即利用計算機常見軟的優(yōu)勢進行文件夾存儲。

1 存在問題

1.1 資料無規(guī)律

文件資料的存儲功能對于計算機來說至關(guān)重要，但是經(jīng)常員工們忙于工作疏于管理，導致常常出現(xiàn)資料亂放無序、信息難于搜索利用的現(xiàn)象。在經(jīng)過計算機相關(guān)軟件和智能桌面的擺放處理前，已然可以清晰地看到幾乎絕大多數(shù)企業(yè)員工直接的將文件資料排放在電腦桌面上，而且是平鋪，毫無順序、毫無規(guī)則、毫無排列時間的的將文件資料進行隨意排放分類。特別是在當前大數(shù)據(jù)、高智能的時代背景下，文件資料的高效利用成為工作中高效運轉(zhuǎn)的制勝法寶。因此，與其雜亂無章的使用資料，不如利用相關(guān)軟件進行高效整理和快捷使用。

1.2 存放無章法

好的文件資料存放和使用的好習慣是逐漸培養(yǎng)起來的，在基于計算機智能軟件的利用基礎(chǔ)上，文件的高效、有序、合理的整理習慣十分重要，便于尋找、利于使用，能夠極大提升工作積極性。然而，在實際的企業(yè)辦公使用中，很多員工會直接將文件命名為新建文件夾或者純數(shù)字的文件夾，對于名字不以為然，隨意性太強，并未長遠的考慮到文件夾的名稱可以被搜索、被檢索到。因此，對于不同的資料類型便進行不同文件存放，并且進行有效的文件命才是正確的方法。

1.3 介質(zhì)存儲不同

當前的資料存放介質(zhì)分為U盤、移動硬盤、刻錄光盤、網(wǎng)上硬盤、大數(shù)據(jù)云端等多種存放渠道，一般情況下，資料所的數(shù)據(jù)盤如果出現(xiàn)任何一點兒錯誤，后果不堪設(shè)想。然而，若是電腦或者整個硬盤受到一定程度的物理損壞或人為破壞，那么對于文件和資料的復原則是災難性的，會嚴重破壞到文件資料的保密性、安全性、完整性。經(jīng)過一經(jīng)驗的教訓，讓很多員工在進行文件本地磁盤的保存后，再進行移動硬盤、U盤、云端、網(wǎng)盤、Mac、iPad、iPhone等工具備份。

1.4 不安全性

如果人人都能打開計算機上存儲的文件和資料，那就不能夠保證企業(yè)電腦的安全性和可靠性。顯而易見，文件的安全性意義重大，因為在內(nèi)容敏感、涉密和版權(quán)的要求下，企業(yè)在進行文件資料存放管理時，可以安心的進行文件的存放與管理，必要時可以設(shè)置開關(guān)機密碼，開啟文檔隱身功能，甚至進行“3合1單導盒”工具通用口導入到涉密機中，并對非密信息進行殺毒處理后在進行數(shù)據(jù)傳輸。總之，重要的文件要進行保密機內(nèi)存放。

2.計算機智能軟件的使用和文件管理方法

2.1 文件創(chuàng)建

對于文件的名稱一定要深思熟慮后讓其呈現(xiàn)出規(guī)律性、識別性和便捷性等功能，比如：“時間+事件++部門+功能”的文件名字命名該文件夾或者文件資料等。同時，也可以借助相關(guān)智能文件創(chuàng)建和整理軟件，比如：DropIt v8.5.1中文版(一款文件分類整理工具，選定很多各種類型的文件拖放到DropIt的懸浮窗上，它就會按照設(shè)定的分發(fā)目標目錄整理文件，什么類型到什么目錄，根據(jù)設(shè)置快速移動不同類型文件到相應文件夾)、File To Folder(創(chuàng)建子目錄軟件)v5.3.1免費版（一款非常不錯的文件管理輔助軟件，可以幫助輕松的整理電腦中亂糟糟的文件和文件夾，這款軟件會自動為目錄中的每個文件創(chuàng)建一個文件夾，并將它們移動到新的目標路徑）等軟件，在使用上述軟件進行文件夾創(chuàng)建或者文件下載時，切記不可情急之下直接將文件存放桌面或者子目錄下，顯得毫無規(guī)律可言，不便于文件搜索和資料使用，以上兩款常見的文件夾軟件均可以實現(xiàn)高效的文件創(chuàng)建功能。

2.2 目錄分類

目前來說有幾個目錄分類使用起來比較高效的軟件：XYplorer(文件管理)v19.6中文版，是類似于“資源管理器”的Windows文件系統(tǒng)管理工具，具有強大的文件搜索、通用預覽及可高度自定義的界面等特點，以及一系列用于自動進行周期性任務(wù)的獨特功能，可以通過雙面板、多標簽模式來高效地瀏覽文件，每個面板都能開啟多個文件夾標簽，更方便的完成瀏覽、查看、復制、刪除等操作，通過拖動可復制、移動、隱藏、鎖定、重命名文件，也可以按需調(diào)整應用程序的外觀和行為，包括字體、顏色、自定義工具欄按鈕、文件圖標和程序關(guān)聯(lián)等；Hddb Pro(文件管理工具)中文版，是一款本地資源管理器，Hddb Pro通過雙面板、多標簽模式來高效地瀏覽文件，每個面板都能開啟多個文件夾標簽，更方便的完成瀏覽、查看、復制、刪除等操作，比如要搜索特定文件夾下的，可以在資源管理器列出的文件夾上右擊，然后在右鍵菜單里選擇“Search here by Hddb”。如果想要搜索的文件夾在資源管理器里處于打開狀態(tài)，在管理器文件列表的空白處右擊。如果文件夾名包含空格，可以用引號將其包住，或者在文件夾路徑最后加上斜杠，如c：program files*.txt。

3 利用軟件的文件存儲方法

3.1 企業(yè)存儲方式

企業(yè)中的文件和資料等通常是進行專用備份的，或者使用WINDOWS系統(tǒng)進行保存。一般情況下是使用個人的用戶賬號，在磁盤上進行共享文件，將個人賬號與文件進行綁定，最后對文件進行配置限定，以免數(shù)據(jù)的過大導致用戶無法使用，比如，使用Beyond Compare官方版v4.2.8（可以高效對比整個驅(qū)動器和文件夾，檢查大小和修改時間；或者逐字節(jié)完整驗證每個文件；無縫集成了FTP站點、云存儲和壓縮文件，強大的過濾功能允許只看自己感興趣的），主要原理是通過特殊設(shè)計對文件實行存儲和備份的系統(tǒng)服務(wù)器，在性價上也相對合理，安全系數(shù)高，適合企業(yè)使用。

3.2 個人存儲方式

個人化的存儲方式相對來說比較多樣化、個性化，畢竟年輕人使用起來便捷性最為重要，體驗感必須要符合隨時隨地、隨時隨刻的高標準要求，無論多大的文件和資料均可以上傳，因此，個人存儲方式多數(shù)選擇使用移動介質(zhì)的快速保存，增加文件的整體安全性為主要存儲措施。同時，要注冊多個網(wǎng)絡(luò)硬盤，比如：騰訊微云、百度網(wǎng)盤、115網(wǎng)盤、360云盤、華為網(wǎng)盤、新浪微盤等網(wǎng)盤等云端存儲軟件，無論是何種形式上的文件存儲和備份，都需要在電腦的系統(tǒng)硬盤上進行合理調(diào)整后，在移動云端進行有線或者無線的的數(shù)據(jù)上傳。

4 結(jié)束語

計算機軟件能否合理高效的使用是文件資料的數(shù)據(jù)與信息能否精準整合與分析的成敗，對局域網(wǎng)中的計算機進行集中管理，讓使用計算機進行日常事務(wù)的企業(yè)在數(shù)據(jù)的安全與績效的考核上能夠有嚴謹?shù)谋Ｃ苄院蜆藴实脑u判性。作為新時代的科技產(chǎn)物，因為條件和設(shè)施的不足讓其在創(chuàng)新和發(fā)展途中受到各種因素的干擾和困惑，但只要將其自身所具備的優(yōu)點和特性充分的展現(xiàn)出來，再加上相對的合理體系制度，就會在未來的發(fā)展中無可限量。