摘?要：新形勢下，現(xiàn)代石油企業(yè)要想在殘酷的市場競爭中得到長遠(yuǎn)健康發(fā)展，需要做好內(nèi)部管理工作。辦公室工作屬于內(nèi)部工作體系的一部分，在提升企業(yè)管理效率和質(zhì)量方面占據(jù)著重要地位。文章主要結(jié)合石油企業(yè)的特點(diǎn)，以辦公室管理工作特點(diǎn)和重要性作為出發(fā)點(diǎn)，探討開展辦公室管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);辦公室;問題改進(jìn)

一、 引言

對(duì)石油企業(yè)來講，辦公室作為一個(gè)集服務(wù)、信息、參謀、指揮和運(yùn)轉(zhuǎn)之多種功能于一體的機(jī)關(guān)單位，具有協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)上下各部門和連接企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)單位的“中樞神經(jīng)”，工作中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都要確保準(zhǔn)確、高效，否則將會(huì)給企業(yè)工作帶來被動(dòng)甚至造成損失。在新形勢下，如何順應(yīng)時(shí)代步伐，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，迎接新任務(wù)和新挑戰(zhàn)，顯得迫在眉睫。

二、 石油企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀

（一）單調(diào)乏味，創(chuàng)新不足

與其他工作崗位的性質(zhì)相比較而言，機(jī)關(guān)辦公室的工作常常是單調(diào)乏味，任務(wù)繁重且瑣碎，在別人看來，整天坐在辦公室里，風(fēng)吹不著，雨淋不著，盡管工作做得不少，但不能得到大家的承認(rèn)和理解，加上辦公室的工作成績不像其他部門一樣立竿見影，能迅速贏得領(lǐng)導(dǎo)重視，這在某種程度上就造成了部分工作人員對(duì)自己的工作缺乏有效定位，從而墨守成規(guī)、循規(guī)蹈矩、情緒被動(dòng)、干勁不足，導(dǎo)致工作目標(biāo)不明確，創(chuàng)新進(jìn)取、開放思維勁頭差，特別是在當(dāng)前“低油價(jià)、轉(zhuǎn)方式、調(diào)結(jié)構(gòu)”的新形勢下，辦公室人員要不斷地解放思想，更新觀念，并創(chuàng)造性地開展工作，適應(yīng)這種新體制的變化，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

（二）程序冗雜，呼喚簡約

程序是指在工作中應(yīng)該執(zhí)行的手續(xù)和順序，盡管時(shí)常要求辦公室在處理公文、安排會(huì)議、印信使用管理等方面，盡可能地把每一項(xiàng)工作“簡約化”，但實(shí)際操作起來，仍會(huì)不可避免的按照一定的程序，有準(zhǔn)備、有步驟、循序漸進(jìn)地進(jìn)行必要的手續(xù)，耗時(shí)耗力。在油田“四化”建設(shè)的新形勢下，要不斷加快油田信息化建設(shè)，對(duì)辦公室工作去繁就簡，提高工作效率和工作質(zhì)量，從而推動(dòng)辦公室工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）調(diào)研基層少，情況摸不準(zhǔn)

辦公室的工作人員，平時(shí)大多是在處理公文、下發(fā)文件、接待和處理一些突發(fā)問題等事務(wù)上，繁雜瑣碎的辦公室工作必然會(huì)導(dǎo)致辦公室工作人員很少深入一線進(jìn)行調(diào)研，這樣，由于掌握的素材不多，調(diào)研不足，從而就有了閉門造車、脫離實(shí)際、分析問題不透等現(xiàn)象，寫出來的報(bào)告在深度和廣度上都不能如實(shí)反映職工建議和需求，這在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參謀助手的作用發(fā)揮有限。

（四）辦公自動(dòng)化帶來的挑戰(zhàn)

近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化給辦公室工作帶來新的辦公手段和思路，同時(shí)也給辦公室人員帶來了新的技術(shù)挑戰(zhàn)，比如在現(xiàn)代辦公設(shè)備中，復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電腦等已成為辦公室工作中不可或缺的設(shè)備，然而從辦公室工作的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，單位計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，資源網(wǎng)絡(luò)共享，無線組網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)安全管理，局域網(wǎng)資源管理和分配等都已經(jīng)出現(xiàn)在許多單位中，這些設(shè)備的使用、維護(hù)、管理、監(jiān)控也都擺在辦公室工作人員的面前。

（五）“在其位不謀其政”的現(xiàn)象普遍

多年來，辦公室工作中普遍存在著“四多四少”的現(xiàn)象：辦具體事務(wù)多，謀全局、當(dāng)參謀者少;當(dāng)前工作參謀服務(wù)多，超前謀劃少;被動(dòng)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)多，創(chuàng)造性開展工作少;一般性參謀建議多，有深度的調(diào)研精品少。

三、 做好辦公室工作的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身能力

辦公室工作人員不僅要具備較高的政治素質(zhì)，還要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和文化素養(yǎng);既要有綜合分析、文字表達(dá)的能力，又要有溝通協(xié)調(diào)、調(diào)查研究的能力，同時(shí)還要會(huì)使用各種辦公室設(shè)備。這些能力的要求，就需要辦公室工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)豐富、視野廣闊、思維清晰，具備知識(shí)“復(fù)合型”人才的標(biāo)準(zhǔn)，以適應(yīng)新的時(shí)代要求。因此，除了通過培訓(xùn)等方式全面提高辦公室人員的素質(zhì)，更新相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)外，辦公室工作人員自身還要與時(shí)俱進(jìn)，不僅“人會(huì)我會(huì)”，更要“人會(huì)我精”，主動(dòng)工作、超前服務(wù)，找準(zhǔn)企業(yè)發(fā)展的立足點(diǎn)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。

（二）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)，確保高效規(guī)范

首先，辦公室的日常工作很具體，有些事兒甚至很瑣碎繁雜，只有建立健全各項(xiàng)工作制度，做到靠制度管人管事，才能使辦公室工作和創(chuàng)新走上規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。因此要不斷修訂完善規(guī)章制度，注意總結(jié)工作中好經(jīng)驗(yàn)、好做法，深入分析其中的原因和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，克服工作的盲目性和隨意性，使之更加科學(xué)、更加合理、更加嚴(yán)密。

其次，職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化，就是按照項(xiàng)目管理方式，根據(jù)人員特點(diǎn)，合理分工，明確職責(zé)，實(shí)行分級(jí)管理、扁平化溝通的工作機(jī)制。管理者要善于帶團(tuán)隊(duì)，努力為人員的專業(yè)學(xué)習(xí)、拓展眼界、個(gè)人提升等創(chuàng)造條件和機(jī)會(huì)，辦事人員負(fù)責(zé)落實(shí)推進(jìn)，充分發(fā)揮各級(jí)作用，形成合力，促進(jìn)工作協(xié)調(diào)推進(jìn)，提升整體水平。

最后，流程標(biāo)準(zhǔn)化，就是按照精簡程序、理清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)的要求，開展制度流程全面梳理，將工作程序、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范明確，形成具有可操作性的規(guī)范文件，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化操作。

（三）事前控制，防患于未然

辦公室工作事無巨細(xì)，每一個(gè)細(xì)節(jié)都不容忽視，在管理上辦公室干部要敢于打破傳統(tǒng)思維定式，對(duì)任何問題都要超前思考，提前介入，早考慮，早著手，要想領(lǐng)導(dǎo)所想，想領(lǐng)導(dǎo)未想，由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，圍繞企業(yè)階段性重點(diǎn)工作，積極深入基層開展工作調(diào)研，梳理龐雜的信息，掌握充足資料，收集確鑿信息，形成意見或部署方案，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考，在執(zhí)行過程中，以督辦督查的方式跟蹤、分析、敦促落實(shí)，工作完成后及時(shí)將決策落實(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。

四、 結(jié)語

辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀股室，必須多看多寫，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，多動(dòng)腦筋，多調(diào)查研究，做到嘴勤，腿勤，手勤，只有這樣辦公室工作水平才能得到顯著提高，辦公室工作才能在歷史發(fā)展中立于不敗之地，與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭洪斌.實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策[J].化工管理，2018（36）：7-8.

作者簡介：王丹，勝利油田東勝精攻石油開發(fā)集團(tuán)股份有限公司。