徐國棟

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現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

徐國棟

（泰安市婦幼保健院，山東 泰安 271000）

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，對提高醫(yī)療水平、科研水平和工作效率具有重要作用。醫(yī)院檔案管理工作展現(xiàn)了一所醫(yī)院的發(fā)展軌跡，然而現(xiàn)實中醫(yī)院檔案管理工作存在許多問題，嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。以此為題，探討醫(yī)院檔案管理工作存在的問題，提出可參考的建議與對策。

現(xiàn)代醫(yī)院；檔案管理；管理理念；專業(yè)素養(yǎng)

檔案是在日常的各種工作中逐漸形成的，是對歷史事實記錄的首要材料，利用價值較高[1]。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分[2]，在現(xiàn)代醫(yī)院管理中具有重要地位，是建立健全現(xiàn)代化醫(yī)療體制不可或缺的環(huán)節(jié)，對醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有促進作用。醫(yī)院檔案范疇較廣，涉及病歷、文書檔案、人事檔案、設施設備檔案、基礎建設檔案和科學研究成果等。近幾年，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的范圍也逐步擴大，逐步擴展到醫(yī)院影像、B超、病歷分析等業(yè)務系統(tǒng)中的圖片、影像、文檔、文本、視頻、音頻等，另外也包括醫(yī)院日常工作中的行政辦公郵件、超文本標記語言、報表、資源等數據[3]。由于醫(yī)院的發(fā)展，檔案管理的范疇不斷擴大，醫(yī)院檔案管理的問題也隨之增多。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理理念落后

大多數醫(yī)院比較重視自身業(yè)務的發(fā)展和新技術的運用，但對于檔案資源管理的重要作用并未充分認識，只停留在資料查閱階段，并未認識到檔案資源能夠幫助醫(yī)院工作得到更高的社會效益和經濟效益。醫(yī)院在長期發(fā)展過程中形成了重醫(yī)療、輕管理的現(xiàn)狀，對于檔案管理工作更是放任自流，毫無規(guī)劃。管理理念的落后導致了檔案管理工作長期不受重視，管理人員、設備設施、經費等嚴重短缺。

1.2 檔案管理失范

分析我院的檔案管理現(xiàn)狀可以看到，目前的檔案管理模式為分散管理，醫(yī)院發(fā)展檔案、人事檔案、基建檔案、設備檔案等分別由院辦、人事科、基建科、設備科負責，臨床醫(yī)學檔案由醫(yī)務科、病案室等負責，檔案管理工作相對分散，對醫(yī)療管理工作的綜合分析與判斷造成不利影響，失范情況經常出現(xiàn)。

1.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低

由于檔案管理工作在醫(yī)院管理中不受重視，一定程度上導致醫(yī)院從事該項工作的工作人員專業(yè)素養(yǎng)差、專業(yè)能力低，檔案管理崗位成為無足輕重的養(yǎng)老崗位。不少不具備檔案管理專業(yè)知識的人員由于各種原因進入醫(yī)院檔案管理部門，這部分人員由于不具備專業(yè)素養(yǎng)，對醫(yī)院檔案管理工作沒有深入了解，安于現(xiàn)狀，只進行表面工作，從來不考慮醫(yī)院檔案管理的未來發(fā)展。近幾年來，信息化水平大幅提高要求檔案管理人員具有更高的專業(yè)素養(yǎng)，這些人員不僅要有較高的知識水平，還要有一定的專業(yè)能力?，F(xiàn)階段，醫(yī)院內從事檔案管理人員素質較低，絕大多數未經過專業(yè)的培訓，檔案管理的相關專業(yè)知識嚴重缺乏。另外，部分工作人員對醫(yī)院發(fā)展過程中新開發(fā)的項目或全新體系缺乏了解，僅僅會從事單一的管理工作，這不利于推進醫(yī)院檔案管理的信息化進程[4]。然而，目前各大醫(yī)院從事醫(yī)院檔案管理工作的人才較少，且這些人員學歷不高，知識結構不合理，現(xiàn)代科學技術相關知識缺乏。高層次、高水平的檔案管理專業(yè)人才的缺乏，影響了絕大多數醫(yī)院檔案管理工作的開展。

1.4 醫(yī)院檔案管理不受重視，投入較少

檔案管理工作具備服務性，是檔案資料與查閱使用者相互間的橋梁，無私地工作成為這一工種的特點，并且由于工作環(huán)境較差而不受人重視[1]。檔案管理工作的特殊性導致在醫(yī)院發(fā)展過程中檔案管理并未受到充分重視，資金投入較少。以我院為例，2013—2017年醫(yī)院用于檔案管理的投入為51萬，主要用于檔案室、病案室密集架等檔案設施、用具的購買，而對于檔案管理人員的繼續(xù)教育等投入幾乎沒有。由于重視程度低、資金受限，檔案檢索工具較為落后，導致檔案檢索效率較低，同時在醫(yī)院電腦系統(tǒng)中無法找到全部最為原始的資料。由于檔案管理工作滯后，導致不能很好地為臨床科研提供便利條件，這在一定程度上影響了醫(yī)院醫(yī)務人員的科研積極性，導致醫(yī)院科研水平落后。

1.5 缺乏科學有效的管理標準

檔案管理工作要真正為臨床服務就必須實現(xiàn)檔案的信息化建設，為了實現(xiàn)信息化建設的有效性，醫(yī)院就必須在建設中制訂并遵循統(tǒng)一的管理標準。但是實際情況往往卻是，醫(yī)院以部門或科室為單位，將各自工作經驗作為管理規(guī)范，同時還存在部門單獨開發(fā)或者引進的模式，使得各部門管理系統(tǒng)呈現(xiàn)分散、獨立狀態(tài)。分散管理不僅消耗了較多的資金，更不利于醫(yī)院檔案管理工作集中有效開展。

1.6 利用率較低

檔案存在的價值是最終實現(xiàn)檔案的有效利用。檔案工作的服務性決定了檔案只有被充分利用，才能體現(xiàn)檔案的服務性。目前的檔案管理主要以提供實體檔案服務為主，檔案主要以紙張為載體，歸檔方式以紙質化形式存在，以數據化形式存儲的檔案資料并未被大范圍使用，這種形式的檔案管理成本較高，借閱者必須親自到檔案室進行借閱或復印，不利于資料的查閱和檢索，且導致檔案的利用率較低。另外，由于觀念、技術、資金等多方面的原因，檔案目前只限于內部使用，并未實現(xiàn)區(qū)域內的共享及利用。

2 醫(yī)院檔案管理的對策

2.1 樹立正確的管理理念

醫(yī)院檔案管理工作的良性發(fā)展，離不開正確管理理念的引導。管理層在實際工作中要建立現(xiàn)代化的管控機制，指導檔案工作人員及其他人員認識到檔案管理工作的重要性，進而一步步建立健全檔案管理機制。相關部門要將現(xiàn)代化科學技術引入到檔案管理工作中，充分利用計算機和互聯(lián)網技術等技術，提高工作科學性，滿足科研對檔案數據的要求，達到預期的管理目的。加強宣傳，轉變員工對檔案管理工作的看法，通過參觀、會議強調、實例講解等活動，使員工充分認識檔案管理工作，了解檔案管理工作的實際狀態(tài)。

2.2 加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓及繼續(xù)教育

醫(yī)院檔案管理部門的工作質量直接關系著管理水平的提升，一支高素質檔案管理服務隊伍可以利用先進技術對數據進行分析和使用，促進醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)、快速發(fā)展。因此加強對專業(yè)檔案管理人員的教育培訓，采取進修學習、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓等方式對其進行專業(yè)知識與技能的培訓尤為重要。要對工作人員進行思想政治知識方面培訓，提高職業(yè)道德素養(yǎng)，使其在工作中養(yǎng)成良好的習慣，摒除消極工作的思想，轉變思維，提升自身檔案服務能力與水平。建立現(xiàn)代化的分析機制，通過分析與管理方式，建立現(xiàn)代化的管控體系。

2.3 增加投入

增加對檔案管理工作的資金投入，資金投入不僅限于對檔案設施、檔案用具的投入，更應包括對檔案管理人員繼續(xù)教育等的投入。資金的投入可以改善檔案管理工作軟硬件條件——不僅可以改善檔案管理工作的工作條件，還可以提高檔案管理工作人員的素質。

2.4 正確應對信息化給檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)

檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現(xiàn)代化的信息手段和處理技術，對檔案信息資源進行處理、分析和管理。信息化對于檔案管理是一把雙刃劍，帶來了機遇同時也提出了挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員要勇于接受信息化帶來的機遇，充分利用信息化給檔案管理保存、歸檔方式、服務模式、共享與利用等方面帶來的機遇，同時也要積極應對信息化對檔案安全、人員素質提出的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理信息化是大勢所趨，是提高醫(yī)院整體競爭力的歷史必然，只有充分利用好信息化這一把雙刃劍，使檔案管理向規(guī)范化、標準化發(fā)展，才能提高醫(yī)院整體競爭水平，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3 結束語

醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對醫(yī)院的日常運營和可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，分析現(xiàn)代醫(yī)院在檔案管理工作中存在的問題，總結提高醫(yī)院檔案管理工作的對策，對于加強醫(yī)院檔案管理工作，提高醫(yī)院醫(yī)療、科研水平，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，建立健全現(xiàn)代化醫(yī)療體制具有一定作用。

［1］李倩.簡述提高醫(yī)院檔案管理人員素質的途徑［J］.管理科學，2017（1）：97.

［2］王茂法.檔案管理理論與實踐［M］.浙江：浙江工商大學出版社，2014.

［3］胡靜.大數據對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響分析［J］.管理觀察，2017（2）：108.

［4］于亮.基于信息化環(huán)境的醫(yī)院電子檔案管理研究［J］.中國市場，2017（36）：124-125.

2095－6835（2019）03－0094－02

R197.3

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.03.094

徐國棟，男，山東泰安人，本科，研究方向為醫(yī)院檔案管理。

〔編輯：嚴麗琴〕