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        信息社會(huì)背景下如何做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作

        2019-11-29 11:25:14普春華祝穎
        商品與質(zhì)量 2019年10期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        普春華 祝穎

        云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)產(chǎn)品加工研究所 云南昆明 650221

        我國(guó)當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展,利用計(jì)算機(jī)管理檔案符合時(shí)代的發(fā)展需求,也是當(dāng)前的一種發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位檔案管理工作人員要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流,積極利用現(xiàn)代技術(shù)創(chuàng)新管理模式,進(jìn)行檔案的信息化管理。結(jié)合本單位工作特點(diǎn),文書(shū)檔案信息化管理是指依據(jù)檔案內(nèi)容的不同,按照科技創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化、基本建設(shè)、人事人才、黨的建設(shè)、群團(tuán)建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等將檔案內(nèi)容分類(lèi),在此基礎(chǔ)上將其輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,檔案信息化管理通過(guò)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,一定程度上節(jié)省了人力、物力和財(cái)力,同時(shí)也提高了檔案查找的便利性以及保密性,提升了事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

        1 信息化背景下,事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

        1.1 缺乏科學(xué)合理的管理制度,檔案安全問(wèn)題還需精進(jìn)

        在事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作,采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行管理,能夠有效提高檔案管理的水平和效率。但是很多事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理還是采用傳統(tǒng)的管理模式,導(dǎo)致檔案管理的信息化水平較低[1]。傳統(tǒng)的檔案管理方法是對(duì)上一年的檔案資料進(jìn)行歸類(lèi)整理,然后做好保存工作,但是隨著事業(yè)單位的工作量不斷累積,檔案資料越來(lái)越多,很多的檔案信息不能被有效存儲(chǔ)導(dǎo)致遺失。另外,事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息資料整理操作相對(duì)比較麻煩,傳統(tǒng)的管理方式會(huì)增加檔案管理人員的工作量,不能保證數(shù)據(jù)的完整性、全面性、準(zhǔn)確性。

        1.2 事業(yè)單位中,文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高

        在事業(yè)單位的具體工作中,文書(shū)檔案管理工作屬于一項(xiàng)瑣碎、繁雜而系統(tǒng)的工作,管理人員每天面對(duì)的是周而復(fù)始的來(lái)文、發(fā)文。檔案管理工作中,必須將這些文件按照具體要求進(jìn)行分類(lèi)、登記以及整理,所以事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)于文書(shū)檔案管理人員來(lái)說(shuō),一定需要專(zhuān)業(yè)的分辨能力和理解能力,同時(shí)具有業(yè)務(wù)知識(shí)。但現(xiàn)如今,多數(shù)單位檔案管理人員半路出家或多為兼職,缺乏必備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能,在工作中如相關(guān)部門(mén)歸檔不及時(shí),加之管理人員稍不細(xì)心,就會(huì)導(dǎo)致文件資料斷章缺頁(yè)、文件材料不齊全成套,更有甚至出現(xiàn)歸類(lèi)、編碼與實(shí)際不符等偏差問(wèn)題。這些問(wèn)題對(duì)于檔案管理的影響很大,嚴(yán)重阻礙這信息化背景下,事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展。

        2 信息化背景下,如何優(yōu)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作

        2.1 制定科學(xué)的管理制度,把控檔案安全

        文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)容較為復(fù)雜繁瑣,對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的要求較高,同時(shí)其機(jī)密性也較強(qiáng),因此事業(yè)單位在推進(jìn)文書(shū)檔案信息化管理建設(shè)時(shí)要建立健全的管理制度,并進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理,通過(guò)明確制定檔案分類(lèi)、內(nèi)容、編號(hào)以及案卷目錄等方面的規(guī)章制度,使文書(shū)檔案管理人員在管理檔案時(shí)依據(jù)制度對(duì)資料的收集、整理、歸檔、存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理,從而確保檔案資料的完整。例如,事業(yè)單位在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)應(yīng)要求檔案管理工作人員根據(jù)實(shí)際情況及這類(lèi)檔案的功能特性,從收集整理、鑒別編碼、檢索使用等方面入手,針對(duì)性地開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案歸檔管理工作,且在信息技術(shù)的支持下,為其管理工作進(jìn)行中提供豐富的信息資源,優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理方式,增加其歸檔過(guò)程中的技術(shù)含量,促使財(cái)務(wù)檔案在事業(yè)單位實(shí)踐中的管理效果更加顯著。同時(shí),事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理工作考核納入檔案管理工作人員實(shí)績(jī)考核中,通過(guò)合理的考核評(píng)價(jià),考出檔案管理工作人員士氣、激發(fā)其工作激情,從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理的建設(shè)。對(duì)檔案的有效存儲(chǔ)和管理:傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理多是以紙質(zhì)方式進(jìn)行保存和管理,難以常年保存,信息化信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案的存儲(chǔ)越來(lái)越多樣化,采用電子文檔和視聽(tīng)檔案的形式進(jìn)行管理,會(huì)延長(zhǎng)存儲(chǔ)的時(shí)間,也會(huì)保證檔案的有效存儲(chǔ)。建立電子化的檔案管理系統(tǒng):檔案信息化管理是當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行文書(shū)檔案管理的重點(diǎn),也能夠有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率,建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息,做好協(xié)調(diào)統(tǒng)一工作,保證檔案的有效管理,能夠避免檔案管理中存在的各種問(wèn)題。

        2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn),提高人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

        隨著事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化的發(fā)展,對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力要求不斷提高,因此,事業(yè)單位檔案信息化管理構(gòu)建下,事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制,積極引進(jìn)文書(shū)檔案信息化管理的專(zhuān)業(yè)人才,如軟件開(kāi)發(fā)人員和網(wǎng)站管理人員等,提升事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理的專(zhuān)業(yè)水平,同時(shí)定期對(duì)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn),使員工掌握現(xiàn)代信息技術(shù),同時(shí)精通檔案管理業(yè)務(wù),并通過(guò)考核以及培訓(xùn)等選拔精通檔案信息化技術(shù)的管理人才,組建檔案信息化管理的開(kāi)發(fā)以及指導(dǎo)隊(duì)伍[2]。檔案管理人員要不斷創(chuàng)新思維,在具備管理檔案的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上,還要掌握足夠的信息技術(shù)知識(shí)和操作能力,將自己鍛煉成能掌控檔案信息化管理的全面人才。同時(shí)事業(yè)單位要針對(duì)檔案管理工作人員制定獎(jiǎng)勵(lì)政策,使員工在工作中積極創(chuàng)新檔案信息化管理技術(shù),此外事業(yè)單位還要注重各部門(mén)間的協(xié)同合作能力,并組織員工與其他事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)進(jìn)行交流學(xué)習(xí),通過(guò)交流加強(qiáng)工作人員的檔案資源創(chuàng)新能力,通過(guò)大力培養(yǎng)創(chuàng)新人才推動(dòng)事業(yè)單位檔案的信息化管理,最終推動(dòng)事業(yè)單位的信息化建設(shè)[3]。

        3 結(jié)語(yǔ)

        傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作中存在許許多多的問(wèn)題,在信息化發(fā)展的今天,如果不及時(shí)乏善去陳,則會(huì)影響到事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。所以,實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,是當(dāng)前檔案工作發(fā)展的主流方向,在檔案信息化管理中,只有及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,采取合理措施,才能有效幫助文書(shū)檔案管理工作走向信息化發(fā)展的新高度。

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