楊麗，羅序智，何微

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淺談企業(yè)多管理體系運行整合的實踐——以鐘表企業(yè)為例

楊麗，羅序智，何微

（依波精品（深圳）有限公司，廣東 深圳 518000）

企業(yè)發(fā)展到一定階段時，會逐漸形成多個管理體系同步運行。如何保證多個體系的有效、高效運行，以多體系整合的實踐工作為依據(jù)，以梳理標(biāo)準(zhǔn)為起點；在優(yōu)化部門職責(zé)的基礎(chǔ)上，將管理體系嵌入業(yè)務(wù)流程；做好有效的體系培訓(xùn)和文件整合，再從體系試運行到考核到改進的PDCA循環(huán)，為鐘表企業(yè)多體系運行提供一些參考。

梳理標(biāo)準(zhǔn)；優(yōu)化職責(zé)；有效培訓(xùn)；考核改進

在企業(yè)生命周期不同的階段，企業(yè)會根據(jù)組織不同的戰(zhàn)略目標(biāo)和內(nèi)外部環(huán)境，分階段導(dǎo)入不同的管理體系，同時隨著科學(xué)、技術(shù)、管理的發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)體系自身也在不斷制訂、修訂的發(fā)展變化中，所以企業(yè)內(nèi)部多體系運行是一種必然。以鐘表企業(yè)為例，常有GB/T 19001《質(zhì)量管理體系要求》、GB/T 24001《環(huán)境管理體系要求及使用指南》、GB/T 28001 《職業(yè)健康安全管理體系要求》、GB/T 29490《企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范體系》、GB/T 19022《測量管理體系測量過程和測量設(shè)備的要求》5個管理體系在同時運行。如何能有效整合以上體系，減少兩張皮、走形式等問題呢？結(jié)合實際的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，梳理出以下6個步驟。

1 梳理標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)文本中第一章的內(nèi)容“1范圍”是對標(biāo)準(zhǔn)適用范圍進行界定，也就說明不同的標(biāo)準(zhǔn)關(guān)注點必然不同。但因為管理、技術(shù)等一些基礎(chǔ)知識的通用性和兼容性，所以不同的標(biāo)準(zhǔn)對人、財、物、流程、管理等相同或相似的要素應(yīng)進行協(xié)調(diào)、優(yōu)化、簡化和統(tǒng)一。對現(xiàn)行的體系標(biāo)準(zhǔn)進行梳理，找出并列明各標(biāo)準(zhǔn)條款的對應(yīng)關(guān)系，再結(jié)合業(yè)務(wù)流程進行標(biāo)準(zhǔn)條款的整合。五個國家標(biāo)準(zhǔn)之間的對應(yīng)關(guān)系如表1所示，組織及其環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾、組織的崗位、內(nèi)部審核等條款都可以按標(biāo)準(zhǔn)文本和實際業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化、整合和統(tǒng)一。

《ISO Directives 2013》的附件，簡稱《附件SL》，其中提出的管理體系標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)是一個高級框架結(jié)構(gòu)。GB/T 19001—2016、GB/T 24001—2016、CNAS-CL01：2018等標(biāo)準(zhǔn)均采用《附件SL》的框架結(jié)構(gòu)。不同管理標(biāo)準(zhǔn)采用相同的結(jié)構(gòu)，有利于標(biāo)準(zhǔn)本身的無縫銜接，也為整合體系文件提供了指引和契機。梳理對應(yīng)好標(biāo)準(zhǔn)條款的同時，梳理、整合標(biāo)準(zhǔn)中要求的工作內(nèi)容和崗位、職責(zé)、權(quán)限等，為第二步的優(yōu)化部門職責(zé)做好準(zhǔn)備。

2 優(yōu)化部門職責(zé)

優(yōu)化部門職責(zé)和明確分工，以人力資源部為主導(dǎo)，在體系管理部門和業(yè)務(wù)部門的配合下開展。在分析業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，將體系流程分解為具體的工作步驟，結(jié)合工作流程，將交叉重復(fù)的步驟和環(huán)節(jié)進行優(yōu)化、刪除和合并。對體系流程節(jié)點進行描述，對應(yīng)到具體的崗位，并形成崗位職責(zé)，要將內(nèi)容類似、難度類似的職責(zé)合并成崗位，崗位定責(zé)到部門形成《部門職責(zé)分配表》，實現(xiàn)體系職責(zé)的流程化和制度化。整合優(yōu)化部門的職責(zé)分工須與實際業(yè)務(wù)流程相符，對涉及到新的、交叉/重復(fù)的崗位職責(zé)進行明確的劃分，相似的工作統(tǒng)一歸口在一個部門。在組織設(shè)計中避免、打破和減少部門墻，簡化流程。一項工作由一個部門牽頭，需要其他部門協(xié)助的，則明確規(guī)定配合部門的職責(zé)。體系要求的崗位職責(zé)分工寫入《崗位說明書》，專職兼職均可，但崗位說明要明確，從制度上、流程上保證職責(zé)的明晰性、穩(wěn)定性和延續(xù)性，促使體系中的職責(zé)可以按實際的業(yè)務(wù)流程、體系要求落實到具體的部門、崗位和人員，在制度設(shè)計的源頭上解決體系的形式主義和推諉扯皮。

3 體系培訓(xùn)

培訓(xùn)的目的是為了提高體系當(dāng)前或?qū)淼目冃?。培?xùn)內(nèi)容與工作實際要盡可能接近，才能調(diào)動被培人員的積極性和主動性，才能將培訓(xùn)的內(nèi)容有效應(yīng)用到實際工作，保證體系培訓(xùn)的有效性。

培訓(xùn)需求評估的內(nèi)容要在培訓(xùn)開展前充分溝通，外部專家才能根據(jù)實際需求，量身編制出符合企業(yè)要求的體系培訓(xùn)課程。外培機構(gòu)的資質(zhì)要好，同時培訓(xùn)的課程內(nèi)容需要高管、體系負(fù)責(zé)人與外部專家進行深入的探討，具體包括：培訓(xùn)計劃達(dá)到的目標(biāo)、體系流程存在的問題、希望提升或改進的節(jié)點等。體系培訓(xùn)要圍繞提高員工的工作績效，提升流程的運行效果，支撐組織的戰(zhàn)略實現(xiàn)來開展。體系要求與組織戰(zhàn)略緊密相關(guān)，標(biāo)準(zhǔn)要求與實際工作密切聯(lián)系，這樣才能提高員工培訓(xùn)的積極性和主動性，提升組織對體系工作的認(rèn)識和重視，為體系的有效運行做好組織、人才和制度的準(zhǔn)備。

體系培訓(xùn)工作要形成常態(tài)化，列入人力資源管部門和體系管理部門的年度/月度培訓(xùn)計劃，定期結(jié)合組織中體系導(dǎo)入、變更、整合及業(yè)務(wù)流程的變化等，開展培訓(xùn)需求評估，實施培訓(xùn)和評價培訓(xùn)有效性，保證組織有適當(dāng)?shù)娜藛T一直符合標(biāo)準(zhǔn)體系當(dāng)前和將來的需要，保證有適當(dāng)?shù)娜藛T持續(xù)開展和推進體系工作。

表1 五個國家標(biāo)準(zhǔn)之間的對應(yīng)關(guān)系

GB/T 19001—2016 《質(zhì)量管理體系要求》GB/T 24001—2016《環(huán)境管理體系要求及使用指南》GB/T 28001—2011《職業(yè)健康安全管理體系要求》GB 29490—2013《企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范體系》GB/T 19022—2003《測量管理體系測量過程和測量設(shè)備的要求》4.1 理解組織及其環(huán)境← 4.2 理解相關(guān)方的需求和期望← 4.3 確定質(zhì)量管理體系的范圍← 4.4 質(zhì)量管理體系及其過程4.4 環(huán)境管理體系 5.1 領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾← 5.1 管理承諾 5.2 方針5.2 環(huán)境方針4.2 職業(yè)健康安全方針5.2 知識產(chǎn)權(quán)方針 5.3 組織的崗位、職責(zé)和權(quán)限← 5.4 職責(zé)、權(quán)限和溝通 6.1 應(yīng)用風(fēng)險和機遇的措施← 7.4 保護；7.5合同管理7.6 保密； 6.2 質(zhì)量目標(biāo)及其實現(xiàn)的策劃6.2 環(huán)境目標(biāo)及其實現(xiàn)的策劃 6.3 變更的策劃 7.1 資源← 6.1 人力資源； 6.2 基礎(chǔ)設(shè)施；6.3 財務(wù)資源；6.4 信息資源6.1 人力資源；6.2 信息資源；6.3 資源管理； 7.1 計量確認(rèn)；7.2 測量過程；7.3 測量不確定度和溯源性7.2 能力← 7.3 意識← 7.4 溝通7.4信息交流 7.5 成文信息← 4.2 文件要求 8.1 運行的策劃和控制←4.3 策劃4.4 實施與運行5.3 策劃；7.1 獲??；7.2 維護；7.3 運用 8.2 產(chǎn)品和服務(wù)的要求 8.2 應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng) 8.3 產(chǎn)品和服務(wù)的設(shè)計和開發(fā)無 8.1 立項；8.2 研究開發(fā) 8.4 外部提供的過程、產(chǎn)品和服務(wù)的控制無 8.3 采購6.4 外部供方8.5 生產(chǎn)與服務(wù)提供← 8.4 生產(chǎn)；8.5 銷售和售后 9.1 監(jiān)視、測量、分析和評價←4.5 檢查 8.2 審核和監(jiān)視9.2 內(nèi)部審核← 9.2 內(nèi)部審核 9.3 管理評審←4.6 管理評審5.5 管理評審 10.2 不合格和糾正措施← 8.3 不合格控制10.3 持續(xù)改進← 9.3 分析與改進8.4 改進

4 體系文件整合

職責(zé)和流程常分散在多套文件中，容易出現(xiàn)文件不統(tǒng)一、規(guī)定不統(tǒng)一、工作交叉或重復(fù)，因此要對體系文件進行優(yōu)化整合。相同/相似/相關(guān)的要求和職能由統(tǒng)一的歸口部門優(yōu)化整合，專門/專業(yè)/技術(shù)的要求和職能由技術(shù)歸口部門優(yōu)化整合?！冻绦蛭募分形募础恫块T職責(zé)分配表》由各業(yè)務(wù)部門整合，例如《測量管理體系》中的條款“7.3 測量不確定度和溯源性”，由負(fù)責(zé)計量的部門負(fù)責(zé)《測量不確定度和溯源性程序文件》。

體系文件發(fā)布后，需要對通用性文件進行統(tǒng)一培訓(xùn)，培訓(xùn)重點在于說明文件的變化、工作調(diào)整的范圍、形成的KPI指標(biāo)及考核方法、運行中需要注意的事項等。專業(yè)性、技術(shù)性的文件由各業(yè)務(wù)部門自行組織部門內(nèi)部培訓(xùn)，人力資源部負(fù)責(zé)培訓(xùn)有效性評價。

為了保持體系文件與業(yè)務(wù)流程的一致性，各文件編制部門，每年至少一次要根據(jù)公司年度經(jīng)營目標(biāo)、實際業(yè)務(wù)流程、法規(guī)/標(biāo)準(zhǔn)/制度更新等進行文件修訂，此項工作可在每年的文審工作或公司例行的年度總結(jié)計劃工作中開展。

5 體系試運行

體系運行是個系統(tǒng)工程，要考慮到各方面的因素，按PDCA的循環(huán)過程，各中心各部門從上到下、從下到上地將體系要求落實到業(yè)務(wù)流程，才能使體系管理活動產(chǎn)生理想的效果。最高管理者是企業(yè)文化的塑造者和風(fēng)向標(biāo)。要形成良好的體系運行的企業(yè)文化氛圍，帶動全員實現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)，最高管理者的重視與參與作用極為重要。而如果希望最高管理者主動重視體系工作，則體系必須緊緊圍繞組織的運營流程，促進經(jīng)營目標(biāo)的達(dá)成，推進企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)的進程。

體系試運行不少于三個月，通過試運行來測試《程序文件》等規(guī)定的合理性、有效性和實操性；與實際流程不符并且不能規(guī)范管理或提高工作效率的文件，需要及時與體系歸口部門反饋和溝通，修改文件，使文件和實際工作都達(dá)到體系標(biāo)準(zhǔn)要求的充分性、有效性、適宜性。反饋、溝通和改進是工作高效的潤滑劑，在體系運行中也同樣重要。

在實際工作中，各部門體系工作會因部門經(jīng)理重視程度不同而有所差別。建議形成體系與業(yè)務(wù)相結(jié)合的KPI指標(biāo)，然后編制出相應(yīng)的表單。表單/記錄納入工作業(yè)務(wù)流程，定期審核和匯總。當(dāng)形式變成流程，職責(zé)變成習(xí)慣后，體系工作就真正納入到業(yè)務(wù)正軌了。

6 考核、改進

內(nèi)審和管審是體系考核的常見方式，但也容易流于形式；有些為了保持證書，而勉強為之。將內(nèi)審和管審融入到日常工作中，例如融入到月例會、質(zhì)量會議、總結(jié)計劃會議中來，由每年一次轉(zhuǎn)變?yōu)槊吭旅考径鹊某Ｒ?guī)工作，提高組織成員對體系工作的重視程度。

體系的考核和改進，要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略、方針、目標(biāo)形成必要的考核和改進指標(biāo)。實際工作中有些支持性部門的指標(biāo)比較難以確定，建議在戰(zhàn)略目標(biāo)確定的基礎(chǔ)上逐層分解為中心目標(biāo)和部門目標(biāo)。每個業(yè)務(wù)部門都應(yīng)分解出支撐總戰(zhàn)略、總目標(biāo)實現(xiàn)的分目標(biāo)、子目標(biāo)。此時考核管理部門和被考核部門按公司戰(zhàn)略和年度目標(biāo)，在分析該部門實際業(yè)務(wù)流程上，找出定性、定量或關(guān)鍵項目的考核指標(biāo)。

指標(biāo)要具體、可測量、可執(zhí)行、可實現(xiàn)、有相關(guān)性和有時間要求。指標(biāo)每年至少定期回顧一次。根據(jù)公司戰(zhàn)略、年度經(jīng)營目標(biāo)和業(yè)務(wù)流程等的調(diào)整變化，定期調(diào)整考核指標(biāo)，使管理體系有效的融入業(yè)務(wù)流程，促使各部門在符合管理體系的要求下同時完成各自的業(yè)務(wù)考核指標(biāo)。

7 結(jié)束語

多體系有效高效運行的根本就是將管理體系流程嵌入組織業(yè)務(wù)流程，既符合標(biāo)準(zhǔn)條款要求，又符合實際業(yè)務(wù)流程，保證體系管理的有效性、符合性和適宜性，實現(xiàn)組織管理規(guī)范化、流程高效化、企業(yè)價值最大化。

［1］全國質(zhì)量管理和質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會.GB/T 19001—2016 質(zhì)量管理體系要求［S］.北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2017.

［2］全國質(zhì)量管理和質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會.GB/T 19022—2003 測量管理體系測量過程和測量設(shè)備的要求［S］.北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2004.

2095－6835（2019）02－0095－03

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10.15913/j.cnki.kjycx.2019.02.095

〔編輯：嚴(yán)麗琴〕