蔣 蕓, 朱衛(wèi)星, 陳永清, 盧 凡, 程 蘋

(1.蘇州大學(xué) 醫(yī)學(xué)部，江蘇 蘇州 215123；2.國(guó)家科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)中心，北京 100862)

0 引 言

當(dāng)今，社會(huì)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展導(dǎo)致數(shù)據(jù)爆炸式增長(zhǎng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，平均每秒有200萬(wàn)用戶在使用谷歌，F(xiàn)acebook用戶每天共享的東西超過(guò)40億，Twitter每天處理的推特?cái)?shù)量超過(guò)3.4億[1]。同時(shí)，科學(xué)計(jì)算、醫(yī)療衛(wèi)生、金融、零售業(yè)等各行業(yè)也有大量數(shù)據(jù)在不斷產(chǎn)生[2]。在學(xué)術(shù)界，2008年《Nature》推出了大數(shù)據(jù)?？瘜?duì)其展開(kāi)探討；2011年《Science》也推出類似的數(shù)據(jù)處理?？?。IT產(chǎn)業(yè)界行動(dòng)更為積極，持續(xù)關(guān)注數(shù)據(jù)再利用，挖掘大數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值。為應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)帶來(lái)的上述困難和挑戰(zhàn),以Google、Facebook、Microsoft等為代表的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)近幾年推出了各種不同類型的大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)[3-5]。借助于新型的處理系統(tǒng),深度學(xué)習(xí)、知識(shí)計(jì)算、可視化等大數(shù)據(jù)分析技術(shù)也得已迅速發(fā)展,已逐漸被廣泛應(yīng)用于不同的行業(yè)和領(lǐng)域[6-7]。

學(xué)校于2015年開(kāi)始構(gòu)建實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)管理電子平臺(tái)(以下簡(jiǎn)稱平臺(tái))，依靠強(qiáng)大的電子商務(wù)信息數(shù)據(jù)處理手段，實(shí)現(xiàn)集“商品選購(gòu)”“審批”“配送”“驗(yàn)收”“結(jié)算”為一體的采購(gòu)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的全互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)[8-9]?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”實(shí)驗(yàn)物資采供管理系統(tǒng)與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，打破了長(zhǎng)期以來(lái)“信息孤島”現(xiàn)象，做到終端用戶，物資采供部門、審計(jì)部門與財(cái)務(wù)部門的全方位數(shù)據(jù)共享。平臺(tái)上線運(yùn)行3年來(lái)，真實(shí)完整地保留了學(xué)校實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)的數(shù)據(jù)情況，本文根據(jù)真實(shí)的數(shù)據(jù)分析，試圖去展現(xiàn)采購(gòu)平臺(tái)對(duì)科技支撐服務(wù)的多方面的知識(shí)價(jià)值。

1 用戶行為分析

技術(shù)人員根據(jù)后臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)平臺(tái)構(gòu)建以來(lái)每年的工作日不同時(shí)間段訂單量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。詳細(xì)數(shù)據(jù)如表1所示?？梢郧逦目闯觯饕少?gòu)時(shí)間還是集中在工作時(shí)間段，但是中午時(shí)間下單的比例明顯在逐年上升，說(shuō)明平臺(tái)采購(gòu)還是比較快捷方便，科研人員利用碎片時(shí)間就可以做好采購(gòu)工作，從某種層面上保證了大段整塊的持續(xù)工作時(shí)間不被打擾，能夠更專注科研。科研人員的工作時(shí)間比較長(zhǎng)，表中也明顯看到，下班后的訂單比例在逐年減少，這就證明了科研人員無(wú)需利用自己的休息時(shí)間繼續(xù)去做采購(gòu)等瑣碎事宜，能夠很好地保證自己的休息時(shí)間，更好地照顧家庭，做到工作家庭兩不誤。創(chuàng)新的采購(gòu)方式，方便了教師的工作，很好地響應(yīng)了國(guó)家加快實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略。

表1 工作日各時(shí)間段訂單數(shù)量比例 %

2 平臺(tái)內(nèi)采購(gòu)、自行采購(gòu)數(shù)據(jù)對(duì)比分析

表2中展現(xiàn)的2015～2018年，平臺(tái)采購(gòu)以及平臺(tái)自購(gòu)訂單的數(shù)量對(duì)比及其趨勢(shì)?？梢园l(fā)現(xiàn)，自平臺(tái)搭建以來(lái)，通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)始終是占了很大的比例，且僅在搭建初期，平臺(tái)內(nèi)比平臺(tái)自購(gòu)訂單量略少，之后平臺(tái)內(nèi)采購(gòu)和自購(gòu)訂單數(shù)量相比，優(yōu)勢(shì)越來(lái)越明顯。說(shuō)明了學(xué)校實(shí)驗(yàn)采購(gòu)平臺(tái)的確做到了按需采購(gòu)，實(shí)時(shí)采購(gòu)，真實(shí)采購(gòu)，降低了囤積風(fēng)險(xiǎn)和廉政風(fēng)險(xiǎn)。另外，從最常用商品的購(gòu)買情況也驗(yàn)證了平臺(tái)的實(shí)時(shí)有效作用，常用材料逐年增加的購(gòu)買量也說(shuō)明了該平臺(tái)能基本滿足老師的日常實(shí)驗(yàn)需求，為科研人員提供了便利，為科研提供最堅(jiān)實(shí)的后勤保障。

表2 化學(xué)試劑平臺(tái)內(nèi)外采購(gòu)商品數(shù)量比較表 %

3 年末的訂單情況

傳統(tǒng)的高校采購(gòu)都會(huì)伴隨著冗雜繁重的財(cái)務(wù)報(bào)銷問(wèn)題，自行采購(gòu)產(chǎn)生的票據(jù)數(shù)量過(guò)大，給后期的財(cái)務(wù)報(bào)銷事宜帶來(lái)了很大的不便，占用科研人員大量精力，擾亂正?？蒲兄刃颉＝?jīng)統(tǒng)計(jì)，我校2016年僅實(shí)驗(yàn)材料和辦公物資采購(gòu)量為100 532筆，其報(bào)銷量約占學(xué)?？倛?bào)銷量的50%，盡管學(xué)校一再增加財(cái)務(wù)人員，但仍趕不上報(bào)銷業(yè)務(wù)量的持續(xù)攀升。

對(duì)于每個(gè)高校財(cái)務(wù)來(lái)說(shuō)，12月份的報(bào)銷結(jié)算壓力非常大，因?yàn)榻?jīng)費(fèi)結(jié)算的問(wèn)題，常會(huì)導(dǎo)致集中報(bào)銷，超量采購(gòu)等問(wèn)題的產(chǎn)生。集中報(bào)銷會(huì)給財(cái)務(wù)造成很大壓力，大大降低工作效率，常常是財(cái)務(wù)恨不得24 h加班，老師這邊依然是怨聲載道。而因?yàn)榧庇诮Y(jié)算經(jīng)費(fèi)導(dǎo)致的超量采購(gòu)，集中預(yù)先采購(gòu)，往往給用戶帶來(lái)更大的廉政風(fēng)險(xiǎn)，一不小心就違法違規(guī)了[10]。

由表3可看出，平臺(tái)2015年正式上線后，只是當(dāng)年的12月報(bào)銷訂單超過(guò)11月，后來(lái)2年的12月傳統(tǒng)報(bào)銷高峰期，不管是自購(gòu)備案報(bào)銷還是訂單總量都顯著低于11月，有效地避免了報(bào)銷高峰，大幅度減輕了財(cái)務(wù)和老師的壓力，大家不用在財(cái)務(wù)報(bào)銷、年終審計(jì)等問(wèn)題上耗費(fèi)原本不必要的時(shí)間和精力，使得科研人員可專心于本職工作。而且越到后期，在采購(gòu)總量基本保持不變的情況下，通過(guò)平臺(tái)內(nèi)直接采購(gòu)的訂單數(shù)量有明顯的上升，表明用戶越來(lái)越認(rèn)可平臺(tái)內(nèi)直接采購(gòu)，做到了按需采購(gòu)，年底集中花錢，超量囤貨的現(xiàn)象得到了明顯改善。

表3 年末平臺(tái)內(nèi)外訂單數(shù)量對(duì)比圖

4 平臺(tái)運(yùn)營(yíng)服務(wù)于學(xué)?？蒲薪虒W(xué)工作

實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)管理平臺(tái)創(chuàng)建設(shè)計(jì)的思路就是用戶只需要在線購(gòu)買和簽收，供應(yīng)商在線接單并集中開(kāi)票,財(cái)務(wù)做到批量集中結(jié)算，監(jiān)管方可實(shí)時(shí)看到真實(shí)的數(shù)據(jù)，做到在線審計(jì)。

平臺(tái)通過(guò)幾年的良好運(yùn)營(yíng)，教學(xué)科研人員從改革初的不理解，到現(xiàn)在積極參與，更是主動(dòng)積極地幫助校方聯(lián)系優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，協(xié)議供應(yīng)商隊(duì)伍不斷得到優(yōu)化，服務(wù)質(zhì)量穩(wěn)步提高。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，我校實(shí)驗(yàn)材料協(xié)議供應(yīng)商從2014年的10余家增加到目前的70余家。

由物資采供中心定期與供應(yīng)商進(jìn)行資金結(jié)算(每月結(jié)算一次)，實(shí)現(xiàn)了從“先付款后供貨”到“先供貨后付款”的轉(zhuǎn)變，由供應(yīng)商墊支科研物資采購(gòu)資金，大大提高了學(xué)校資金使用效益。另外，數(shù)據(jù)顯示，學(xué)校統(tǒng)一與供應(yīng)商談判，科研物資采購(gòu)單價(jià)基本低于市場(chǎng)價(jià)5%以上，提高了科教經(jīng)費(fèi)的含金量。也正是因?yàn)榻y(tǒng)一選取供應(yīng)商，加強(qiáng)了物資采供內(nèi)部控制，有效地防范了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)[11-12]。

而且，采購(gòu)流程是采購(gòu)人通過(guò)科研物資采供系統(tǒng)或平臺(tái)7×24 h發(fā)起物資采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)審批生成訂單，供應(yīng)商直接送貨上門，采購(gòu)人收貨，驗(yàn)收人驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)科研物資采供“零庫(kù)存”管理。減少物資采供人力成本和倉(cāng)儲(chǔ)成本，提升了物資采供管理效率和服務(wù)水平[13-15]。而且，不可忽略的是，經(jīng)統(tǒng)計(jì)，2016年我校僅實(shí)驗(yàn)材料與辦公物資共采購(gòu)了100 532筆，實(shí)際報(bào)銷憑證僅24 849筆。大幅降低科研物資采購(gòu)業(yè)務(wù)報(bào)銷量，有效提升會(huì)計(jì)核算效率和財(cái)務(wù)服務(wù)水平，節(jié)約了財(cái)務(wù)人力資源成本。

5 結(jié) 語(yǔ)

本文數(shù)據(jù)分析結(jié)果表明，該平臺(tái)最初的預(yù)期效果已大部分實(shí)現(xiàn)，充分證實(shí)了學(xué)校采用的基于比較成熟的電子商務(wù)平臺(tái)信息處理手段，參考政府協(xié)議供貨采購(gòu)模式，依靠江浙地區(qū)發(fā)達(dá)的物流手段，在互聯(lián)網(wǎng)+的背景下采取平臺(tái)集中采購(gòu)為主，零星自主采購(gòu)為輔這一種比較人性化的采購(gòu)模式取得了跨越式的成功。

學(xué)校的“互聯(lián)網(wǎng)+物資集中采購(gòu)”，并不是簡(jiǎn)單的兩者相加，而是通過(guò)信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，讓互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)進(jìn)行深度融合，創(chuàng)造新的發(fā)展形態(tài)，從而提高管理服務(wù)等效率，讓大量繁瑣的事情變得異常簡(jiǎn)單。通過(guò)挖掘蘇州大學(xué)實(shí)驗(yàn)采購(gòu)平臺(tái)后臺(tái)的數(shù)據(jù)并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)比，進(jìn)而分析出蘊(yùn)藏在大數(shù)據(jù)背后的科研人員的行為規(guī)律，并在此基礎(chǔ)上得出結(jié)論，推動(dòng)平臺(tái)發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)科研的支撐服務(wù)。