隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，城市規(guī)劃建設(shè)工作取得了很大的成就，城市管理水平有了顯著提升，同時(shí)導(dǎo)致城建檔案的數(shù)量激增，城建檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)，管理工作中一些問題逐漸凸顯。而檔案的實(shí)體安全和數(shù)據(jù)安全管理成為整個(gè)城建檔案工作的重中之重。積極分析和探討城建檔案管理中的難點(diǎn)，加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)提上了重要日程，研究相應(yīng)的解決措施，以提高城建檔案的安全管理水平成為今后一個(gè)時(shí)期城建檔案工作的關(guān)鍵問題。

一、城建檔案安全體系建設(shè)的必要性

城建檔案是城市建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)記錄，是進(jìn)行城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的重要基礎(chǔ)資料，是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，也是工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)養(yǎng)護(hù)、維修改造等工作的重要依據(jù)，對(duì)保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護(hù)城市安全、應(yīng)對(duì)城市突發(fā)事件具有十分重要的意義。也關(guān)系到城建檔案的傳承，對(duì)于未來城市的發(fā)展、問題的分析、城市發(fā)展趨勢(shì)的研判等具有非常重要的意義。

二、城建檔案安全體系建設(shè)現(xiàn)狀

（一）安全意識(shí)不足。長(zhǎng)期以來，檔案界普遍存在“重收集、輕管理”的現(xiàn)象。相對(duì)檔案的安全管理來說，更重視檔案的日常管理，也就是更重視城建檔案信息的收集、整理、歸納和保存，將城建檔案收集到位后就認(rèn)為完成工作，不重視檔案進(jìn)館后的安全管理工作。對(duì)于個(gè)別城建檔案館來說，缺乏對(duì)檔案安全管理的系統(tǒng)性規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理工作比較瑣碎，整體布局不完善，對(duì)可能危及檔案安全的種種問題心存僥幸、預(yù)估不足、重視不夠。

（二）安全保障不到位。一是硬件建設(shè)不到位，個(gè)別縣市城建檔案庫(kù)房建設(shè)不達(dá)標(biāo)，有的沒有檔案庫(kù)房；有的沒有按照檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)建造；建設(shè)環(huán)境不良，存在漏水、承載超負(fù)荷等問題；檔案裝具不足，導(dǎo)致檔案排列過擠、過滿，出現(xiàn)漲庫(kù)時(shí)甚至直接將檔案摞在地上，容易潮濕或被鼠蟲咬壞。二是信息安全建設(shè)不到位，尤其是對(duì)電子檔案來說，沒有形成系統(tǒng)的安全保護(hù)措施，電腦運(yùn)行系統(tǒng)存在漏洞，很容易被攻擊導(dǎo)致檔案信息流失；專業(yè)技術(shù)人才不足，沒有專職的信息安全管理人員，對(duì)于信息化技術(shù)了解不足，無法進(jìn)行有效的信息安全管理；投入經(jīng)費(fèi)不足，無法滿足檔案館庫(kù)及檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)費(fèi)用，包括系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)、庫(kù)房保溫除濕、調(diào)控設(shè)備維護(hù)更新等。三是制度建設(shè)不足，城建檔案的管理制度不夠完善，存在缺漏的地方，制度的落實(shí)情況也不到位，很多管理措施都是走形式，起不到應(yīng)有的效果。

（三）檔案庫(kù)房和實(shí)體檔案管理不規(guī)范。目前，城建檔案管理中安全管理措施存有很多問題，比如：部分檔案庫(kù)房和辦公區(qū)混在一起，有的庫(kù)房?jī)?nèi)還堆放其他雜物，有的單位檔案不能及時(shí)上架；沒有單獨(dú)的調(diào)閱室，檔案的查閱和利用沒有相關(guān)的登記手續(xù)；個(gè)別檔案室沒有張貼禁煙禁火的標(biāo)志，有的缺少消防栓，有的滅火器已失效成為擺設(shè)，還有的照明系統(tǒng)不符合要求，沒有使用白熾防爆燈，窗簾材質(zhì)不防火，防塵措施實(shí)施不足；部分單位消毒手段不到位，不能進(jìn)行及時(shí)的消毒滅菌措施，也沒有及時(shí)更換避蟲藥；部分單位的庫(kù)房沒有設(shè)置防盜窗、報(bào)警器等或者報(bào)警器失靈無法實(shí)施報(bào)警功能；安全制度不健全，缺乏相應(yīng)的應(yīng)急防范預(yù)案等問題。

（四）檔案信息安全存在隱患。信息化技術(shù)在檔案管理中的大范圍應(yīng)用，帶來一定的信息安全隱患。一是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化加工，存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，這主要是因?yàn)閿?shù)字化加工人員來源復(fù)雜、流動(dòng)性大、良莠不齊，批量檔案帶出庫(kù)房去數(shù)字化加工場(chǎng)地，安全保密措施存在漏洞。二是信息技術(shù)的日新月異，給城建檔案的信息安全帶來新的挑戰(zhàn)。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的互通性和共享性等特征，很容易被入侵或者攻擊造成信息風(fēng)險(xiǎn)，加之相應(yīng)的信息安全措施不足，安全手段的更新滯后于信息技術(shù)的發(fā)展。三是存儲(chǔ)介質(zhì)的局限性，數(shù)字存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備有很大的局限性，電子檔案的長(zhǎng)期保存有很大的制約性。四是數(shù)據(jù)異地異質(zhì)備份未開展或不能及時(shí)開展，導(dǎo)致城建檔案數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)異地共享，或者保存方式單一化，一旦發(fā)生意外事故，檔案安全性不能很好得到保障。

三、加強(qiáng)城建檔案安全體系建設(shè)的有效策略

（一）強(qiáng)化安全管理意識(shí)。加強(qiáng)城建檔案的安全體系建設(shè)，首先要強(qiáng)化安全管理意識(shí)。城建檔案管理單位需要提高對(duì)檔案管理和安全管理重要性的認(rèn)識(shí)，樹立“安全第一”的思想，強(qiáng)化安全管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到城建檔案安全管理的重要性。城建檔案管理單位需要克服安全管理存在的問題，消除僥幸心理，將檔案安全管理當(dāng)作檔案管理工作的重點(diǎn)，采取多樣化的措施，保證城建檔案的安全性。各個(gè)單位也要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)和單位制定的規(guī)章規(guī)范，健全檔案安全管理規(guī)章制度，將檔案安全管理納入到單位年度工作計(jì)劃和考核內(nèi)容中去，與其他業(yè)務(wù)工作同部署和同考核，以促進(jìn)檔案安全體系的建設(shè)，落實(shí)相關(guān)責(zé)任，執(zhí)行相關(guān)制度，實(shí)施相關(guān)措施。

（二）加大智慧庫(kù)房建設(shè)投入。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，切實(shí)加強(qiáng)各地檔案館館房建設(shè)。一是加快館庫(kù)建設(shè)。嚴(yán)格按照檔案存放要求和檔案館建筑設(shè)計(jì)要求進(jìn)行建設(shè)，切實(shí)加強(qiáng)城建檔案館館房建設(shè)，保證檔案館建設(shè)項(xiàng)目的工程質(zhì)量，提高城建檔案館的抗震設(shè)防能力和應(yīng)對(duì)其他自然災(zāi)害的能力，確保檔案安全。二是安裝專業(yè)檔案裝具，并按照“八防”要求配備建設(shè)智慧庫(kù)房。安裝自動(dòng)紅外防盜報(bào)警系統(tǒng)、庫(kù)房門配有電子門禁系統(tǒng)、庫(kù)區(qū)安裝電子監(jiān)控系統(tǒng)；庫(kù)房安裝防光阻燃窗簾，除濕機(jī)加濕及溫濕度智能調(diào)控系統(tǒng)；配備自動(dòng)滅火報(bào)警系統(tǒng)等設(shè)備。確保檔案庫(kù)房安全，保證檔案安全可控。三是加大人力投入，改變“無人管檔”的問題。設(shè)法增加城建檔案館編制，引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，提高城建檔案從業(yè)人員的專業(yè)技能和責(zé)任意識(shí)，解決人手不足和業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊的問題。

（三）強(qiáng)化檔案實(shí)體安全建設(shè)。加強(qiáng)城建檔案的安全體系建設(shè)，要堅(jiān)持將檔案安全制度和規(guī)范立起來，將一切行為法治化和規(guī)范化，以制度化建設(shè)的推進(jìn)促進(jìn)檔案安全體系的建設(shè)。一是要加強(qiáng)檔案安全制度建設(shè)，按照管理權(quán)限完善有關(guān)檔案收集、整理、保管、開放和利用登記本制度，完善檔案出入庫(kù)登記制度，特別是在數(shù)字化加工期間，要明確專人對(duì)檔案的入檔和借調(diào)進(jìn)行詳細(xì)的記錄。二是要建立嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，城建檔案的數(shù)量和內(nèi)容越來越豐富，因此檔案管理應(yīng)朝向科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向發(fā)展，所以要制定科學(xué)的管理方式，適用嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)。比如對(duì)于檔案的收集、歸檔、信息整理和儲(chǔ)存、運(yùn)用、檔案轉(zhuǎn)交等，都建立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照檔案類別、內(nèi)容、載體等的不同，制定不同的保管期限和歸檔位置等；在輸入計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要規(guī)劃好目錄形式并進(jìn)行標(biāo)注，還要注意反復(fù)核對(duì)信息，保證錄入的準(zhǔn)確性。三是不定期加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房“八防”設(shè)施和檔案裝具的巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的安全隱患，立行立改。

（四）加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)?！度珖?guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》中明確要求：全國(guó)各級(jí)城建檔案館在城建檔案信息學(xué)資源開發(fā)利用和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。一是加強(qiáng)硬件建設(shè)，要配備先進(jìn)的服務(wù)器、存儲(chǔ)、備份設(shè)備，認(rèn)真采取身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保密，內(nèi)部局域網(wǎng)要與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。二是非公開的城建檔案信息一律不得上網(wǎng)。三是要采取必要的計(jì)算機(jī)病毒防范措施，避免網(wǎng)絡(luò)受到病毒破壞。四是及時(shí)對(duì)重要城建檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行異地異質(zhì)備份。以備發(fā)生意外時(shí)及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。

（五）未雨綢繆，加強(qiáng)平時(shí)的應(yīng)急演練。各級(jí)城建檔案管理部門還應(yīng)制定針對(duì)地震等自然災(zāi)害以及突發(fā)公共事件的應(yīng)急預(yù)案，并應(yīng)加強(qiáng)平時(shí)的應(yīng)急演練，不斷提高應(yīng)對(duì)、處置自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件的能力。確保意外發(fā)生時(shí)，城建檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，安全體系建設(shè)對(duì)于城建檔案管理有著舉足輕重的意義，相關(guān)單位需要重視對(duì)城建檔案的安全體系建設(shè)，從安全管理目標(biāo)出發(fā)，采取多樣化的管理措施，提升安全水平，保證管理安全性。