一、基本理論概括

信息技術(shù)是一個(gè)較為寬泛的概念，但能夠運(yùn)用到單位檔案管理的信息技術(shù)主要有：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息加密技術(shù)。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，有部分單位開(kāi)始探索在檔案管理中運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)和人工智能技術(shù)。信息技術(shù)在處理信息資源層面具有天然的優(yōu)勢(shì)，不僅能夠?qū)⒑Ａ康男畔①Y源進(jìn)行集中處理，而且能夠?qū)Ａ康男畔①Y源進(jìn)行快速分析，找出其中關(guān)鍵性的信息。單位將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案服務(wù)當(dāng)中，能夠有效提升檢索效率，及時(shí)滿(mǎn)足檔案需求主體的檔案需求，提高檔案服務(wù)滿(mǎn)意度，防止檔案管理工作邊緣化。

檔案服務(wù)與信息技術(shù)融合后，呈現(xiàn)出一定的特征，表現(xiàn)如下：第一，檔案服務(wù)智慧化。單位將信息技術(shù)融入檔案服務(wù)后，對(duì)檔案資源在互聯(lián)網(wǎng)上統(tǒng)一進(jìn)行管理和利用，表現(xiàn)出智慧化的特征。傳統(tǒng)檔案服務(wù)機(jī)制中，檔案管理人員需要到檔案室逐步找尋相關(guān)的檔案，將檔案提供給檔案需求主體?，F(xiàn)代檔案服務(wù)機(jī)制則有所不同，檔案管理人員在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)上能夠集中對(duì)檔案進(jìn)行管理，利用信息技術(shù)能夠?qū)n案資源進(jìn)行快速檢索，快速將檔案資源調(diào)出。檔案需求主體對(duì)檔案服務(wù)工作的滿(mǎn)意度和認(rèn)可度都顯著提升。第二，單位資源的節(jié)約化。一方面，單位將信息技術(shù)融入檔案管理當(dāng)中，可以減少單位人力開(kāi)支。許多需要由人工處理的事項(xiàng)都被計(jì)算機(jī)所代替，將檔案管理人員從管理工作中解放出來(lái)，推動(dòng)檔案管理向著檔案治理轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)效能顯著提升。另一方面，單位將信息技術(shù)融入檔案管理當(dāng)中，可以最大限度減少檔案經(jīng)費(fèi)的使用。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制當(dāng)中，單位不僅需要提供大量的紙質(zhì)檔案管理場(chǎng)所和工具，還需要定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行維護(hù)，防止紙質(zhì)檔案被侵蝕，檔案經(jīng)費(fèi)增加。在現(xiàn)代化管理機(jī)制當(dāng)中，單位只需要購(gòu)置幾臺(tái)高性能計(jì)算機(jī)、檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)信息處理設(shè)備，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，集中在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)檔案管理和提供檔案服務(wù)，檔案經(jīng)費(fèi)被節(jié)約使用的同時(shí)，檔案資源利用率也得到提升。

二、信息技術(shù)與檔案服務(wù)融合的策略

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案服務(wù)建設(shè)。首先，為了進(jìn)一步節(jié)約檔案經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的可持續(xù)化發(fā)展，單位應(yīng)當(dāng)探索建立檔案共享機(jī)制。具有相關(guān)橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系的單位，可以打造檔案服務(wù)云系統(tǒng)，打造“一站式”的檔案管理、檔案?jìng)鬏敽蜋n案服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案服務(wù)。其次，單位可以打造檔案智慧服務(wù)系統(tǒng)，提高檔案服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。所謂檔案智慧服務(wù)系統(tǒng)，就是指單位利用APP開(kāi)發(fā)技術(shù)或者微信公眾號(hào)平臺(tái)，打造相關(guān)的智慧服務(wù)系統(tǒng)。例如，單位以微信公眾號(hào)為平臺(tái)，在公眾號(hào)上開(kāi)發(fā)相關(guān)的檢索功能、查詢(xún)功能和借閱功能等，用戶(hù)輸入關(guān)鍵詞就可以享受到相應(yīng)的檔案服務(wù)，進(jìn)一步延伸了檔案服務(wù)的界限；單位也可以從提升檔案智慧服務(wù)系統(tǒng)穩(wěn)定性的角度出發(fā)，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的檔案服務(wù)APP，利用APP技術(shù)打造檔案服務(wù)平臺(tái)。最后，檔案安全是檔案服務(wù)的前提，也是確保檔案真實(shí)可靠的前提。因此，單位必須綜合利用信息加密和數(shù)據(jù)秘鑰技術(shù)，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)的安全性能。

（二）全方位優(yōu)化檔案服務(wù)。首先，單位應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“以人為本”理念，打造綜合素質(zhì)高、經(jīng)驗(yàn)豐富和技術(shù)過(guò)硬的檔案服務(wù)人才隊(duì)伍。單位應(yīng)當(dāng)從單位實(shí)際情況出發(fā)，拓寬并優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，提高培訓(xùn)的科學(xué)性和有效性。單位在設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)考量計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代化檔案管理等方面的知識(shí)。其次，單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升對(duì)檔案部門(mén)的經(jīng)費(fèi)支持。檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的事業(yè)，檔案管理部門(mén)只有具備充裕的經(jīng)費(fèi)，才能購(gòu)置相應(yīng)的軟硬件設(shè)備并優(yōu)化檔案服務(wù)環(huán)境。最后，單位應(yīng)當(dāng)變更現(xiàn)有檔案服務(wù)機(jī)制，重新擬定檔案服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)流程。只有建立相應(yīng)的檔案服務(wù)機(jī)制，檔案管理人員才能做到有章可循。

三、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代，檔案為社會(huì)所提供的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益都是無(wú)窮的。作為信息資源的集合體，檔案資源中潛藏著許多具有價(jià)值的信息資源?，F(xiàn)階段，檔案資源日益增多與檔案經(jīng)費(fèi)的有限性成為單位檔案服務(wù)的一項(xiàng)主要矛盾。如何解決這樣這項(xiàng)主要矛盾，在有限的經(jīng)費(fèi)內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，提升檔案管理成效，考驗(yàn)著單位檔案管理人員的智慧。信息技術(shù)是現(xiàn)階段高效處理信息資源的一項(xiàng)工具，能夠顯著提升信息資源的處理能力和分析能力。單位檔案管理人員在樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)和應(yīng)用意識(shí)的基礎(chǔ)上，牢牢抓住這一有利工具，能夠處理好單位檔案管理的主要矛盾，推動(dòng)單位檔案管理在良性的軌道上運(yùn)行。