一、品管圈的來源

美國質(zhì)量控制部的概念開始于1954年，戈蘭教授的品管圈理論應運而生。1962年出現(xiàn)在日本后，被日本稱為質(zhì)量管理小組。品管圈包括質(zhì)量控制、可靠性和各個領域的專家。在日本，它的作用不僅限于培訓工程師和經(jīng)理，更重要的是提高生產(chǎn)力。作為一種管理工具，美國建立了品管圈（QCC）體系，并將該體系傳播到日本。品管圈是日本質(zhì)量控制的主要組成部分，長期以來為日本生產(chǎn)力增長提供助力。近年來，我國企業(yè)也開始對質(zhì)量管理部門的管理起到了一定的作用，認為品管圈為提高系統(tǒng)效率創(chuàng)造了條件。

二、品管圈在檔案管理工作中的重要性

在普通人的情況下，要在單位中建立一個品管圈，這一小組相互協(xié)助和整合，由類似的檔案管理人員組成，還要做額外的質(zhì)量控制工作。在這個非機構(gòu)團隊中，當有人遇到困難時，每個人都會頭腦風暴，以某種方式解決所有問題。最終目標是提高了檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)高效的文件管理。

當醫(yī)院決定創(chuàng)建一個復雜的檔案系統(tǒng)時，往往沒有專業(yè)的管理團隊和適當?shù)墓芾硐到y(tǒng)，沒有符合要求的場所和物品，收集區(qū)域不清等。事實上，創(chuàng)建一個綜合檔案室的任務是非常復雜的。醫(yī)院為了有效減少時間、降低能耗，存在著亟待解決的問題。這尤其包括對歸檔文件質(zhì)量的認識。如何有效地開發(fā)文件和使用文件，以改善部門的規(guī)劃和歸檔目標。品管圈作為一種管理工具，可以提高管理質(zhì)量，提高效率，降低勞動成本。

三、運用品管圈進行衛(wèi)生健康檔案管理的方法

（一）品管圈的建立。品管圈的建立可以分為以下幾點：首先，檔案管理必須基于部門工作的性質(zhì)和關系。第二，選擇組織、協(xié)調(diào)和保持高水平工作的服務主管作為全體成員的聲音。第三，任命部門指揮員領導品管圈，解釋每個人的具體分工。第四，要明確部門名稱，設置口號和標識。第五，必須確定目標正常運行的目標值。目標不能太高，不能太大，應該是可實現(xiàn)的。

（二）準備管理主題，制定行動計劃。首先，每個衛(wèi)生檔案品管圈必須在活動循環(huán)中有一個主題。每個人都應該關注這個主題，每個人都應該在工作中添加歸檔目標，每個人都會問關于管理、成本、效率和其他方面的各種問題。其次，要確定期限，以及登記員和登記方法。第三，事件結(jié)束后，每個人都必須按照約定的職責收集數(shù)據(jù)，并核實數(shù)據(jù)，禁止欺詐。

（三）組織資料收集和質(zhì)量部，為衛(wèi)生檔案工作作出貢獻。在這個過程中，有幾個要點需要注意：首先，檢查品管圈收集的質(zhì)量控制點。第二，必須完成和更改質(zhì)量控制點中的問題，以便能夠輕松收集所有數(shù)據(jù)。第三，由于重要原因，品管圈成員必須集體學習、分析并提交書面報告。

（四）在有利于存檔的品管圈中制定規(guī)則。第一，根據(jù)質(zhì)量部的分析研究結(jié)果，對分工、品管進行探討。第二，根據(jù)討論，將人員輪換組織成詳細的實施計劃和改進的思路，包括具體的步驟和目標，指出責任人和實施者。第三，經(jīng)周轉(zhuǎn)負責人檔案管理部門批準后，通知品管圈有關人員執(zhí)行實施計劃。

（五）結(jié)果總結(jié)與驗證。第一，通過合理化建議的管理流程、總結(jié)和編制報告，以確認部門指揮官的影響。第二，應根據(jù)已實施改進措施的數(shù)據(jù)，使用品管圈能夠有效總結(jié)總體效果。第三，為了保持對策的有效性和確保一致性，必須包括一個循環(huán)策略，以有效地控制衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)。第四，必須總結(jié)出不同的成果形式，并相應地進行轉(zhuǎn)化，同時有必要制定一份結(jié)果比較表，顯示品管圈內(nèi)成員未獲得的結(jié)果，并反映改進前后的比較，最好是以雷達圖的形式。第五，更新和修訂總結(jié)報告，并進行討論。

四、運用品管圈進行衛(wèi)生健康檔案管理的效果及問題

（一）院方對品管圈不夠重視。在傳統(tǒng)的醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理中，往往采用人力歸檔、主觀評價的方式，這種方式組織結(jié)構(gòu)簡單，對中小型醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理有一定的實踐意義。但對具有一定規(guī)模的醫(yī)院來說，這種方法管理檔案較為粗糙，難以較好地滿足診療與緩解醫(yī)療糾紛的需要。由于品管圈在中國較為新穎，領導不了解質(zhì)量管理部的活動，沒有引起衛(wèi)生健康歸檔部門的注意。衛(wèi)生健康檔案的管理者只重視品管圈的工作時間及短期成果，難以發(fā)揮出品管圈的真正作用。

（二）應加大衛(wèi)生檔案管理的學習力度。檔案系統(tǒng)應提高工作場所培訓水平，確保質(zhì)量控制活動的技術內(nèi)容。眾所周知，檔案管理的質(zhì)量往往反映了檔案系統(tǒng)人員的素質(zhì)。檔案工作是一個服務業(yè)，對檔案員的專業(yè)培訓非常重要。衛(wèi)生健康檔案系統(tǒng)品管圈中，管理者對檔案管理人員有進行再培訓的責任。只有在體系中加強對檔案工作人員的培訓，確保有效的檔案管理周期，才能提高質(zhì)量控制活動的技術效率。

（三）提高對衛(wèi)生檔案品管圈的經(jīng)濟支持。品管圈的工作結(jié)果對檔案管理工作有一定的參考價值。檔案系統(tǒng)的管理人員必須給予參與品管圈的人精神上或物質(zhì)上的獎勵，這樣他們才能增加檔案管理人員的興奮感，并準備承擔更多的工作。