黎玉玲

摘 要：檔案管理朝著電子信息發(fā)展是事業(yè)單位開展管理工作的必然趨勢，采用電子化管理的方式能夠不斷提升檔案管理工作的效率，減少傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足之處，但是在電子信息檔案應用過程中隨著帶來諸多方面的風險，做好風險控制工作，對于提升檔案管理的質量具有重要的意義。

關鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;電子信息;風險控制

基于電子信息化技術進行檔案管理已經在各種類型的企事業(yè)單位中得以廣泛的應用，為相關部門工作效率的提升奠定了良好的基礎，但是在實際應用過程中，由于網絡系統(tǒng)等方面存在的安全隱患，給檔案管理工作也帶來了一定的風險，在實際操作過程中深入認識并解決這些風險，是做好檔案管理的基本保障。本文就事業(yè)單位開展信息檔案管理電子信息化工作開展流程中應用方面和風險控制要素出發(fā)，對其中存在的問題進行淺顯分析，以便提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平。

1 電子信息檔案在事業(yè)單位中的運用

1）在信息存儲方面的應用。在事業(yè)單位應用電子信息化管理方案時，可以將原來的紙質檔案信息通過批量方式傳輸到計算機硬盤或者網絡存儲系統(tǒng)中，并且在可以采用異地存儲、同步更新的方式做好信息備份工作，減少傳統(tǒng)紙質檔案管理中對異常環(huán)境抵抗力度不足的情形，避免由于紙質檔案損害給各項工作開展所帶來的麻煩，在強化檔案管理重要性的同時，不僅提升檔案管理工作的水平。

2）提高信息傳輸的安全性。在紙質檔案進行傳輸的過程中，需要經過多個環(huán)節(jié)方面的操作，并且需要經過不同單位的多個流程，不僅造成傳輸效率低下，在傳輸過程中容易出現資料破損或丟失的情況，還無法確保檔案信息的準確性，在各個環(huán)節(jié)中都有可能出現人為修改信息的情況。在出現這種情形時，極難發(fā)現檔案信息管理中出現的難題，也難以對相關責任人進行追責和處理[1]。在采用電子信息化管理的情況下，能夠盡最大限度的減少檔案信息流轉的環(huán)節(jié)，直接采用點對點的方式進行信息傳輸，確保信息傳遞的安全。同時對于檔案管理過程中出現的數據丟失或者人為修改的情形，能夠通過一定的技術手段將數據恢復至原本的狀態(tài)，并且同步確認出現問題的環(huán)節(jié)，減少人為因素對檔案信息傳遞造成的影響。

3）提升信息共享的力度。在采用電子信息化技術進行檔案管理的情形下，能夠將檔案信息進行云管理和云共享，在基于不同操作權限的技術要求下，對各個相關的事業(yè)單位主體開放檔案管理的信息內容，減少由于檔案內容的重復輸入等造成的檔案管理效率低下等方面的問題。同時，在提升信息共享力度的同時，還能夠將檔案信息及時準確的傳遞至對應的社會群體中，最大程度上實現對信息資源的有效利用，確保信息的公開性，能夠樹立政府管理部門的良好形象，促進管理型政府向服務型政府轉變。

4）提升辦公效率。傳統(tǒng)的紙質檔案管理的方式，由于是采取手寫方式進行信息輸入，在操作過程中容易出現輸入錯誤、遺漏等方面的問題，甚至在字跡輸入不工整的情形下，也會對辦公效率造成較大的影響。同時紙質檔案管理的模式在查閱過程中對于管理人員的技能要求較高，要求管理人員能夠熟知檔案編排和管理的規(guī)律性要求，這些方面的問題都能夠通過電子信息化技術設備和方式進行合理的規(guī)避，不僅減少了檔案管理工作中出現遺漏等方面的問題，還能夠提升整體運算效率。

5）提升管理工作的科學性。將檔案管理進行電子信息化處理，能夠利用電子信息管理軟件對檔案內容進行高效的篩選、對比和分析工作，尤其是在開展人事檔案管理中，在人員考核、評比、晉升、降職等不同類型的管理工作開展過程中[2]，能夠清晰的對相關的信息進行調取和分析，從而更加深入的明確個人檔案中相關的限制條件，確保管理工作的公平性和科學性，為提升檔案管理工作的質量做出貢獻。

2 電子信息檔案管理的風險控制

1）提升工作人員的技能水平。在檔案管理電子信息化的轉變過程中，整體操作流程的完成還是基于人工操作來進行的，由于工作人員技能水平的影響，在進行信息輸入的過程中不可避免的會出現相應的輸入錯誤或者遺漏之處，從而給后期管理工作帶來較大的不便。做好這方面的工作，首先要對工作人員進行專業(yè)的技能培訓，確保在工作開展過程中能夠嚴格按照規(guī)范要求進行操作，減少由于操作不熟練造成的安全隱患。同時要不斷加強工作人員的責任意識，在工作中要強化細節(jié)意識，減少細節(jié)誤差給管理工作帶來的影響。在管理工作開展過程中，還要注意建立科學的培訓機制，及時根據系統(tǒng)運行的需要提升工作人員的技能水平。

2）確立科學的保密管理方案。檔案管理工作中不可避免的要涉及保密環(huán)節(jié)工作的開展，電子信息技術下的檔案保密管理與傳統(tǒng)檔案管理模式存在根本性的差異，因此在檔案管理中必須制定出科學的保密管理方案，對不同級別的管理人員要設定不同的管理權限，對信息的瀏覽、復制和修改權限要嚴格進行區(qū)分，在必要的情形下，還要設定兩人管理的權限制度，積極導入硬件權限管理的制度，加大對保密信息的管理要求，避免在檔案管理工作中由于保密方案設置不合理造成的信息遺漏風險。保密管理方案的制定，是建立在對應的控制措施基礎之上的，要根據檔案管理的需要制定出對應的處理方案，對管理過程中出現的問題要能夠加大處理力度，減少由于管理水平不到位造成的風險隱患。

3）減少網絡安全隱患。網絡安全隱患是檔案管理電子信息化中存在的最大問題，也是目前檔案管理工作中風險控制最為薄弱的環(huán)節(jié)。做好網絡風險的控制，需要從內部核心管理和外部輔助管理兩個方面入手。所謂內部核心管理就是從內部計算機硬件和軟件兩方面提升系統(tǒng)運行的水平，尤其是在防病毒軟件系統(tǒng)的建設上，要加大重視程度和投入力度，減少由于網絡系統(tǒng)運行帶來的安全隱患[3]。而在外部輔助管理措施上，則應當將防止網絡系統(tǒng)病毒侵襲和系統(tǒng)運行安全控制交由專業(yè)的第三方管理機構進行服務，以此提升整體風險控制水平。在網絡安全隱患控制方面，需要強化管理部門的重視程度，尤其是在技術控制方面，要加大對新型技術的引進和利用力度，盡量避免由于技術應用水平不足帶來的安全隱患。

4）提升物理安全水平。提升物理安全水平，降低檔案管理信息化帶來的風險，需要從幾個方面入手：一是要制定科學的硬件設施維護制度，要求工作人員能夠定期對硬件設施和工作環(huán)境進行處理，減少潮濕環(huán)境和其他因素對計算機硬件帶來的破壞作用。二是要做好信息的備份工作，減少由于管理水平和管理制度不夠完善帶來的信息丟失風險。三是要強化設備的更新管理，由于電子硬件的運行生命是有限的，在系統(tǒng)長期運行過程中會產生一定的損壞作用，因此必須建立相應的管理制度，及時對運行時長達到限度的設備進行更換，避免由于設備故障造成的數據丟失等方面的風險。

3 結束語

對于事業(yè)單位而言，由于其在開展檔案管理工作時的特殊性，對于電子信息化工作的風險控制工作具有更加特殊的要求，因此在開展這方面的工作時，要強化風險防范意識，通過工作人員技能水平提升，保密方案的科學制定，避免網絡安全隱患和物理安全的隱患，不斷提升系統(tǒng)的風險控制能力，為信息檔案管理水平的不斷提升而做出貢獻，為提升事業(yè)單位工作水平做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]孫青.探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應用及風險控制的措施[J].經濟研究導刊，2018（31）：195-196.

[2]王群麗.電子信息時代檔案管理的風險控制方法探討[J].現代營銷（下旬刊），2016（06）：93.

[3]邢文.談談做好電子檔案信息的風險與安全管理[J].科技與企業(yè)，2014（11）：70.