摘 要：社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步。一切的東西都在時(shí)代不可推卸的力量下往前進(jìn)。紀(jì)念館也需要順應(yīng)時(shí)代的潮流，尤其是在中華子孫逐漸喚起了對(duì)民族文化熱情的這個(gè)接口。紀(jì)念國(guó)必須做好改革，順應(yīng)潮流、才能夠抓住機(jī)遇。文書檔案管理是紀(jì)念館管理當(dāng)中一個(gè)非常至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。因?yàn)榧o(jì)念館是作為一個(gè)紀(jì)念文物紀(jì)念歷史的一個(gè)機(jī)構(gòu)，文書檔案是正式記錄這些過(guò)去輝煌的文字見證。是紀(jì)念館紀(jì)念二字的存在證明，是紀(jì)念館存在的意義。他的管理水平的高低關(guān)乎著紀(jì)念館發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)與穩(wěn)定，基于此處。今年管文書管理也立足于新時(shí)代，與時(shí)俱進(jìn)，把握住時(shí)代的脈搏。再結(jié)合紀(jì)念館實(shí)際需求，對(duì)文書管理流程不斷查漏補(bǔ)缺，優(yōu)化、完善。積極主動(dòng)的引進(jìn)新科技-信息化技術(shù)，加快信息化流程的進(jìn)展，認(rèn)真落實(shí)紀(jì)念館文書檔案管理的實(shí)際效率。為紀(jì)念館整體管理效率提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，引人向上的標(biāo)桿。強(qiáng)化管理的措施，讓他們切實(shí)解決現(xiàn)實(shí)所遇到的問題，不搞花架子，不搞面子工程。為紀(jì)念館可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

關(guān)鍵詞：紀(jì)念館;文書檔案管理;流程;優(yōu)化;信息化

前言：現(xiàn)如今，由于我國(guó)正處于復(fù)興階段，我國(guó)的文化自信隨著國(guó)力的增強(qiáng)而逐漸增加，成為我國(guó)人民日常生活經(jīng)常提到的話題，紀(jì)念館正是我國(guó)文化記載的重要傳承之地。所以前往紀(jì)念館參觀的人數(shù)驟然增多，所以紀(jì)念館的管理將面臨著巨大挑戰(zhàn)，其中包括檔案管理。紀(jì)念館文書檔管理也將面臨著巨大挑戰(zhàn)，挑戰(zhàn)重重。我們必須不斷優(yōu)化文檔管理程序，要注重問題的解決方案，這就要與現(xiàn)當(dāng)代的信息技術(shù)相結(jié)合，依托信息技術(shù)，切實(shí)提高文書當(dāng)管理的水平和效率。立足于實(shí)際所面道的管理問題，如管理模式落后，這會(huì)影響紀(jì)念館正常運(yùn)行，因?yàn)槲臋n的分類和儲(chǔ)存都將受到影響，不利于信息數(shù)據(jù)的查閱，拉低了整個(gè)文檔的使用效率。因?yàn)榇嬖谥@些種種原因，所以我們要運(yùn)用現(xiàn)當(dāng)代技術(shù)去解決這些問題。讓文檔的管理環(huán)節(jié)與流程全面升級(jí)，以此來(lái)解決傳統(tǒng)文檔管理所存在的缺陷問題。從根本上解決問題的根源，讓文檔管理徹底優(yōu)化。

所以本文將根據(jù)文檔管理在現(xiàn)實(shí)中所遇到的問題，嘗試著提供一些解決措施。

1 結(jié)合紀(jì)念館在文檔管理時(shí)實(shí)際所遇到的問題，正確認(rèn)識(shí)它的管理現(xiàn)狀

1.1 文檔管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠，導(dǎo)致文檔管理的統(tǒng)一性較差

與大多數(shù)務(wù)公司一樣，紀(jì)念館的文檔管理員大多是屬于辦公室工作者，很多都不具有專業(yè)性。大多都缺乏相應(yīng)的素養(yǎng)。但是由于大學(xué)專業(yè)的不同，未經(jīng)受相應(yīng)的專業(yè)和技能的培養(yǎng)，導(dǎo)致今天關(guān)文檔管理很難提高真正的工作效率[1]。也正是因?yàn)槿绱?，文檔管理的存放缺乏準(zhǔn)確性，他們也很難判斷哪些？文檔具有保存價(jià)值，哪些文檔不具備相應(yīng)的儲(chǔ)存價(jià)值。這樣做的結(jié)果導(dǎo)致了許多本來(lái)具有大量重要的文件內(nèi)容的文檔導(dǎo)致丟失，而一些普通文檔卻被當(dāng)成重點(diǎn)文檔放在儲(chǔ)存室進(jìn)行保護(hù)。讓大量具有歷史價(jià)值的東西就此失傳的，損失過(guò)大。所以文檔管理。文檔缺乏統(tǒng)一性。

1.2 因?yàn)槲臋n管理缺乏專業(yè)配置，導(dǎo)致文檔管理工作無(wú)法連續(xù)進(jìn)行

立足于現(xiàn)實(shí)生活，社會(huì)上大多數(shù)都對(duì)文檔管理并不重視。因?yàn)槲臋n管理是用漢字書寫的，大多數(shù)人覺得他不如保護(hù)金銀寶貴。而紀(jì)念館也因?yàn)閼T性，常常忽略了文檔管理的重要性。所以管理文檔的人往往身兼數(shù)職，而文檔管理只是他們工作內(nèi)容里穿插的一個(gè)小小副業(yè)[2]。很少有專門只從事文檔管理的人員配置，這樣會(huì)導(dǎo)致人員流動(dòng)較大，不利于文檔管理的連續(xù)性與穩(wěn)定性，因?yàn)槊總€(gè)人管理方式的習(xí)慣不同，而管理人員經(jīng)常變動(dòng)會(huì)導(dǎo)致文檔常常不易找到甚至丟失。除此之外，在傳統(tǒng)的只是檔案管理模式下，管理文檔的工作量繁多且冗雜。無(wú)法實(shí)現(xiàn)文檔管理的高效率。

1.3 大多數(shù)文檔管理還存在于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，為實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化

因?yàn)槲臋n管理還存在于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理中，現(xiàn)代化和數(shù)據(jù)化并未在文檔管理中的以大展身手，這將導(dǎo)致文檔檔案的使用率低下。具體來(lái)說(shuō)，雖然紀(jì)念館已經(jīng)逐步意識(shí)到文檔管理對(duì)于盡量化至關(guān)重要的重要性。并且給予了文檔管理的高度重視。并引進(jìn)了現(xiàn)代化的信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行管理。那信息化數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)得以在文檔管理中發(fā)揚(yáng)光大，解決了不少傳統(tǒng)文檔管理所遇到的麻煩，改善了文檔管理的管理模式。尤其是在對(duì)紀(jì)念館各種文物的來(lái)源以及紀(jì)念館紀(jì)念人物的生平事跡這些方面[3]。但是，在其他的文書管理檔案中，并沒有得到全面徹底的實(shí)施，是文書管理徹底信息化數(shù)據(jù)化的道路還有待落實(shí)和完成。所以要使檔案查找能夠準(zhǔn)確且快速還有大提升，該文檔管理的使用造成阻礙，導(dǎo)致文檔管理的便捷性低，即使文檔管理耗費(fèi)了大量的人力物力，但文檔管理的效率仍然低下。

2 全面提升文書當(dāng)管理的流程設(shè)計(jì)與優(yōu)化水平

2.1 合理設(shè)計(jì)文書當(dāng)管理的流程，維護(hù)文檔管理的準(zhǔn)確性和完整性

術(shù)業(yè)有專攻，不同部門有不同部門的責(zé)任。

首先我們要結(jié)合紀(jì)念館的管理結(jié)構(gòu)，將文書黨管理單獨(dú)成部，明確文書檔案流程設(shè)計(jì)部門，換句話說(shuō)就是確定好負(fù)責(zé)文檔管理的管理人員，立足于檔案管理的信息化建設(shè)，紀(jì)念館的檔案部門承擔(dān)歸檔流程設(shè)計(jì)者這一重要角色。

其次，要明確職能的所在，明白核心業(yè)務(wù)。一切工作都是立足于推進(jìn)文檔管理，知曉自己最重要的職責(zé)就是將文檔整理歸類并保

存[4]。而這一切都將以信息化建設(shè)作為基礎(chǔ)，在明白了解它的基本要求之后，再根據(jù)實(shí)際現(xiàn)狀進(jìn)行合理規(guī)劃設(shè)計(jì)。具體來(lái)說(shuō)就是，檔案管理者在接受到紀(jì)念館各部門所傳來(lái)的檔案資料后，要構(gòu)建文件檔案，記錄它的來(lái)源部門以及來(lái)文件的內(nèi)容，然后進(jìn)行歸類并記錄它的儲(chǔ)存地方所在，然后對(duì)其進(jìn)行信息化的處理。最后將這些東西向上級(jí)進(jìn)行審閱、批示。如果其他的部門想要查閱已整理好的文件檔案，需要向上級(jí)請(qǐng)示、批閱，再拿到授權(quán)后，需要在文道管理者的陪伴下才能使用。而文檔管理人員需要不斷改進(jìn)完善文檔管理的搜索[5]。并做好備份，以防原件丟失的準(zhǔn)備，以此提升歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

最后，在明確好檔案管理的各項(xiàng)職能后，合理設(shè)計(jì)文書檔案的管理流程，除此之外，歸檔時(shí)要注意核查文檔的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，這樣做是為了保障文檔能夠完璧歸趙，不會(huì)出現(xiàn)遺失或拿錯(cuò)的錯(cuò)誤的行徑。

2.2 優(yōu)化管理流程，促使環(huán)節(jié)全方位可控

要做到優(yōu)化文檔管理流程，首先樹立優(yōu)化思想意識(shí)，意思對(duì)于我們有著促進(jìn)作用，所以我們的領(lǐng)導(dǎo)和文檔管理者必須要提升優(yōu)化意識(shí)。只有有了想法，才會(huì)有所作為。所以這就要要求我們做到以下：

一方面我們必須要讓紀(jì)念館領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到文件檔案對(duì)于紀(jì)念館的重要性，意識(shí)到文案管理的價(jià)值，促使他們?cè)鰪?qiáng)優(yōu)化觀點(diǎn)。只有這樣才能加強(qiáng)對(duì)文檔管理方面的監(jiān)督，讓檔案入庫(kù)、查閱、歸檔這一系列程序都全面可控制。切實(shí)提高文檔的管理水平以及操作效率。

另一方面則要求我們的文檔管理人員必須全體參與完善優(yōu)化文檔管理的整個(gè)環(huán)節(jié)，從細(xì)節(jié)把控文檔管理，明確提升優(yōu)化的方向和目標(biāo)。從而增強(qiáng)他們對(duì)工作的責(zé)任心，也可以借此增加團(tuán)隊(duì)的協(xié)作意識(shí)。

最后，文檔管理者要重視對(duì)文檔管理人員的科學(xué)指導(dǎo)，針對(duì)設(shè)計(jì)的流程和實(shí)際所遇到的問題進(jìn)行培訓(xùn)，促使整體管理人員的素質(zhì)得到質(zhì)的飛躍和提升。以此來(lái)強(qiáng)化環(huán)節(jié)的控制，讓文檔管理的科學(xué)設(shè)計(jì)流程落實(shí)到實(shí)處，真正做到上行下效。

3 正式文檔管理信息化建設(shè)的價(jià)值，促使文檔管理高效發(fā)展

3.1 實(shí)現(xiàn)文檔管理的信息化建設(shè)的意義

信息化有利于促使文檔管理水平的全面提升，具體來(lái)說(shuō)就是將先進(jìn)的信息化技術(shù)引入檔案管理的流程之中，將信息化的各種優(yōu)勢(shì)運(yùn)用在文檔管理的實(shí)際操作中，讓文檔管理的整體效果得到了提升。除此之外，文檔管理信息化建設(shè)加快了紀(jì)念館的信息化發(fā)展和建設(shè)。讓點(diǎn)成線、線成面，讓文檔管理為點(diǎn)，促使紀(jì)念館整個(gè)機(jī)構(gòu)都開始實(shí)施信息化建設(shè)和發(fā)，并為此發(fā)展提供基礎(chǔ)和保障。最后，文檔管理信息化建設(shè)有助于大幅度提升管理質(zhì)量，讓一切文書檔案都能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)的程序去處理，去審閱，去索引。這樣使得各項(xiàng)環(huán)節(jié)更優(yōu)化，管理難度降低，管理效率提高。

3.2 實(shí)施文書檔案信息化管理的措施

首先，要注重信息化數(shù)據(jù)建設(shè)，促使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，讓文書檔案管理的操作從人工轉(zhuǎn)化為智能，通過(guò)計(jì)算機(jī)操作。這樣既能減少對(duì)紙張的使用，有效降低資源的投入，符合可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，而且通過(guò)計(jì)算機(jī)操作能夠降低人工所產(chǎn)生的誤差，大大降低了由人工操作所帶來(lái)的誤差率。從而促使文件管變得理更加便捷，也成功提高、延伸文件檔案的保存時(shí)間，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔總會(huì)由于時(shí)間的原因而腐朽，但是我們把東西保存在電子檔案里，只要程序能夠繼續(xù)，營(yíng)仔里面的東西就不會(huì)消失。而且這有利于文件檔案的維護(hù)，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案文件會(huì)隨著時(shí)間的久遠(yuǎn)而消失，消失則需要通過(guò)人工手寫來(lái)進(jìn)行恢復(fù)，這樣的話，工程十分繁重。但是如果是電子檔案，則可以一鍵復(fù)制。大大提高了維修的效率。

其次，維護(hù)文件檔案信息化安全發(fā)展。原始性是文件檔案的基本特征。因此在信息檔案中不得對(duì)檔案進(jìn)行隨意更改，要保證信息屬性的一致性。為此，在文書檔案管理中，它的信息化安全不容有失。所以，在文書檔案管理中我們要對(duì)它的權(quán)限進(jìn)行重重設(shè)置，如口令、密碼等……，

最后，文書檔案管理人員要有足夠的信息化素養(yǎng)。如果一個(gè)文件管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)一竅不通的話，那即使安裝了網(wǎng)絡(luò)信息也無(wú)法正常操作，這樣還是處于原始的傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理。所以必須要求文書檔案管理人員能夠熟練地掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行基本操作，進(jìn)行信息處理。只有每一個(gè)文檔管理人員都能夠進(jìn)行基礎(chǔ)的操作，才能夠完成領(lǐng)導(dǎo)的命令，徹底實(shí)施文書檔案管理信息化建設(shè)，而且文書檔案管理人員也能夠及時(shí)應(yīng)變?cè)趯?shí)際操作中所遇到的問題，不至于因?yàn)檫@樣管理人員因?yàn)樽陨砟芰Φ牟蛔愣斐刹豢赏旎氐挠绊?。也因此提高文書檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，因?yàn)殡娔X操作文檔管理是有一定的程序的，他是不會(huì)像傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理那樣因?yàn)閭€(gè)人的差異而產(chǎn)差異，所以它的準(zhǔn)確性和規(guī)范性得到提高。

4 總結(jié)

通過(guò)以上的分析我們可以知道，我們對(duì)文件檔案管理繼續(xù)信息化建設(shè)必須要立足于新時(shí)代新發(fā)展。尤其是隨著紀(jì)念館在現(xiàn)代社會(huì)中日益受到關(guān)注，促使紀(jì)念館不斷發(fā)展，而文書檔案也因此更具有了價(jià)值和意義。文書檔案工作也逐漸備受矚目，它代表著一個(gè)紀(jì)念館本身所具備的內(nèi)涵和歷史價(jià)值，它是紀(jì)念館一切工作進(jìn)行的前提，所以，我們必須要不斷促進(jìn)文書檔案管理的工作。而要做到提升，就必須立足于紀(jì)念館的發(fā)展路線和實(shí)際工作中所遇到的問題。明確認(rèn)識(shí)。文書管理檔案目前的現(xiàn)狀，意識(shí)到它所存在的缺陷。正是傳統(tǒng)文件檔案管理工作的滯后性，引進(jìn)信息化技術(shù)去解決完善這個(gè)傳統(tǒng)。文書檔案管理所無(wú)法解決的問題。并對(duì)整個(gè)文件檔案管理的流程重新設(shè)計(jì)，進(jìn)行科學(xué)的策劃，這樣才能使各項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行下去。

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作者簡(jiǎn)介

李連民（1968-），男，漢，山東省菏澤市牡丹區(qū)，本科，副研究館員，研究方向：文物檔案與管理。