阿尼亞·海沙

摘 要：本篇文章首先對檔案信息化管理的意義進(jìn)行闡述，從檔案管理中應(yīng)用、檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用、檔案備份恢復(fù)中應(yīng)用三個方面，對信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用要點(diǎn)進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出基于信息技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;創(chuàng)新路徑

在當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，檔案管理信息量不斷增多，檔案管理內(nèi)容逐漸繁瑣，社會化生產(chǎn)也由之前勞動密集型逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹R密集型，給檔案管理信息化提出新的標(biāo)準(zhǔn)。把信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，通過發(fā)揮智能化優(yōu)勢，便于提升檔案管理水平，節(jié)約各項(xiàng)資源投放，讓檔案管理在形成、管理、保存和應(yīng)用等功能上發(fā)生變化，提升檔案管理水平和質(zhì)量。

1 檔案信息化管理的意義

從檔案信息化管理角度來說，也就是通過引進(jìn)信息技術(shù)，以更高更快的效率完成檔案信息采集、整合及管理等工作。具體來說，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，通過應(yīng)用信息技術(shù)，能夠促進(jìn)檔案管理水平的提高，并且簡化檔案管理流程，讓檔案管理更具簡便化和高效化。利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠促進(jìn)檔案信息傳遞和共享[1]。在當(dāng)前社會背景下，信息資源占據(jù)重要位置，因此，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷提升的環(huán)境下，檔案管理也應(yīng)具有信息化特點(diǎn)，利用信息技術(shù)給其提供服務(wù)，給各個部門工作開展提供便捷條件。由此可見，從某種角度來說，檔案信息化管理在整個管理活動中發(fā)揮著重要意義。

2 信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用要點(diǎn)

1）檔案管理中應(yīng)用。要想全面提升工作水平和效率，可以把信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理活動中，其中包含檔案文件目錄保存、檢查和復(fù)制;檔案內(nèi)容錄入和整理;檔案文件編制和檢索;檔案信息查詢和應(yīng)用;檔案文件編目和統(tǒng)計(jì)等。

2）檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用。檔案管理作為一個包含內(nèi)容比較多的工作，涉及工作流程比較繁瑣，所以在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該保證檔案信息的統(tǒng)一性和完整性。通過把信息技術(shù)引入到檔案管理中，建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)及時(shí)采集和整合。與此同時(shí)，促進(jìn)各個環(huán)節(jié)信息連接，形成統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)。把信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理系統(tǒng)中，對檔案信息整合和處理有著重要作用，并獲取理想檔案管理效果。

3）檔案備份恢復(fù)中應(yīng)用。要想保障檔案信息安全，應(yīng)做好檔案信息備份工作，避免在檔案信息丟失以后，給人們應(yīng)用和檔案信息完整性帶來直接影響。所以，信息技術(shù)已經(jīng)是檔案備份中廣泛應(yīng)用的一種技術(shù)。通過及時(shí)采集和整合檔案信息，將其保存到對應(yīng)的硬盤中，即便在后期檔案管理過程中，如果出現(xiàn)檔案信息丟失等狀況，也能有效保障檔案信息的完整性[2]。此外，檔案信息將會受到外界等因素影響，一旦受到干擾，將會造成重要檔案信息丟失，使得檔案信息完整性受到影響。要想將該問題處理，需要對檔案信息系統(tǒng)及時(shí)檢查和維護(hù)。信息技術(shù)作為一項(xiàng)應(yīng)用范疇比較廣泛的技術(shù)，自身功能比較強(qiáng)大，對電子檔案恢復(fù)起到了直接的效果，這也是確保檔案信息安全、完整的重要方式。

3 基于信息技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新路徑

1）轉(zhuǎn)變檔案管理模式。要想將信息技術(shù)順利的運(yùn)用到檔案管理工作中，相關(guān)工作人員需要從思想上轉(zhuǎn)變原始管理態(tài)度，不斷學(xué)習(xí)和積累現(xiàn)代化管理方式，只有這樣，才能促進(jìn)信息技術(shù)更好服務(wù)于檔案管理，提升檔案管理水平和質(zhì)量。與此同時(shí)，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理方式，利用信息技術(shù)自身優(yōu)勢，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，將信息技術(shù)應(yīng)用功能全面發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的科學(xué)管理，提高檔案管理信息化水平。

2）完善統(tǒng)籌規(guī)劃方案。為了更好利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，管理部門應(yīng)結(jié)合檔案管理要求，制定完善的統(tǒng)籌規(guī)劃方案，并根據(jù)自身發(fā)展情況和特點(diǎn)，編制規(guī)劃內(nèi)容，優(yōu)化管理方式。通常來說，在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，信息量比較多，是一項(xiàng)比較繁瑣且系統(tǒng)的工作。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際情況，制定規(guī)范的信息技術(shù)應(yīng)用方案，做好全面規(guī)劃。例如，在館藏情況排查過程中，應(yīng)對原始檔案實(shí)際情況、載體特點(diǎn)以及檔案類型等有所了解，并且保證檔案信息的真實(shí)性，做好摸底工作，在掌握原始狀況的基礎(chǔ)上，采取篩選信息技術(shù)方式進(jìn)行處理[3]。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提升檔案管理效率，也可以把掃描機(jī)、投影儀等設(shè)備運(yùn)用其中，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理模式改革創(chuàng)新，形成統(tǒng)一規(guī)范的管理體系。在檔案管理過程中，需要根據(jù)檔案類型處理，掌握特殊工作要點(diǎn)，通過信息技術(shù)評估分析，形成數(shù)字化管理模式。

3）引進(jìn)數(shù)字化管理技術(shù)。在把信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理活動中時(shí)，要想提升檔案管理水平，還要科學(xué)構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系，征集整合各項(xiàng)檔案信息，提高檔案管理工作效率。管理部門應(yīng)該秉持高效性工作要求，促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，提升管理效果，增強(qiáng)檔案管理的有效性和便利性。例如，在紙張載體掃描過程中，將會面臨各種因素帶來的影響，使得掃描參數(shù)缺少精準(zhǔn)性，圖像質(zhì)量不高?；诖?，結(jié)合數(shù)字化發(fā)展情況，實(shí)施檔案管理模式創(chuàng)新優(yōu)化，提高整體管理效率和質(zhì)量。

4）實(shí)現(xiàn)資源分類采集應(yīng)用。為了更好推進(jìn)檔案管理工作，在把信息技術(shù)運(yùn)用到管理活動中時(shí)，應(yīng)該建設(shè)分類采集和整合模式，做好歸檔檔案熟悉化管理工作。例如，在應(yīng)用掃描機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，通過圖片方式將其傳入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，把紙張內(nèi)容變化成電子圖片，提升數(shù)據(jù)采集整合效率。并且，把數(shù)值信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，不但可以節(jié)約成本和時(shí)間，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)重要檔案信息的科學(xué)儲存。與此同時(shí)，把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動各種，通過建立完善的管理體系，結(jié)合檔案管理要求，妥善處理。利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案信息采集整合，將會受到網(wǎng)絡(luò)因素的影響，使得檔案數(shù)據(jù)丟失，安全性比較差，影響檔案管理效果[4]。因此，要想順利把信息技術(shù)運(yùn)用進(jìn)來，在信息技術(shù)科學(xué)應(yīng)用的環(huán)境下，建立防火墻系統(tǒng)，定期對計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒清理，保護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全運(yùn)行。也可以給檔案管理人員設(shè)定專業(yè)的密碼，在登陸系統(tǒng)過程中，只有輸入正確的密碼以后才能操作，這樣可以避免遭受不法人員的攻擊和入侵，保證檔案信息安全。

5）建立信息共享平臺。在信息化背景下，記錄于檔案的信息資源數(shù)量比較多，種類繁雜，為了人們能夠及時(shí)獲取和應(yīng)用所需信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞和共享，需要科學(xué)構(gòu)建信息化檔案資源共享平臺。我國當(dāng)前現(xiàn)有的檔案信息共享平臺有待進(jìn)一步改革和優(yōu)化。通過把信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用其中，能夠把龐大的檔案信息集中整合，實(shí)現(xiàn)對平臺功能的完善，讓人們可以利用該平臺獲取所需信息，提供信息應(yīng)用便利。針對已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息，應(yīng)該及時(shí)將其整合到共享平臺中，促進(jìn)共享平臺信息資源進(jìn)一步完善。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著信息時(shí)代的來臨，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，需要從各個方面入手，加強(qiáng)檔案信息管理，提升檔案信息水平。有關(guān)部門應(yīng)該給予檔案信息化管理高度注重，結(jié)合實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，制定完善統(tǒng)籌規(guī)劃方案，把數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用其中，建立信息共享平臺，根據(jù)檔案管理信息化不完善的位置，采取措施及時(shí)處理，在提升檔案管理信息化水平的同時(shí)，給檔案管理信息化快速發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

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