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        信息化背景下檔案管理改革探討

        2019-11-11 12:20:30張慧蘭
        卷宗 2019年28期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        摘 要:經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的提升促進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展,同時(shí)信息技術(shù)開(kāi)始在各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮重要的作用,直接影響著人們的日常生活。在政府部門(mén)和事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中需要檔案管理,在大數(shù)據(jù)時(shí)代和信息化發(fā)展的今天,將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中能夠促進(jìn)檔案管理和改革進(jìn)行,在提升管理效率的同時(shí)為人們提供優(yōu)質(zhì)便利的服務(wù)。本文闡述的主要內(nèi)容是在信息化背景下的檔案管理改革。

        關(guān)鍵詞:信息化背景;檔案管理;改革分析

        前言:現(xiàn)代信息技術(shù)在社會(huì)的發(fā)展中起著重要的作用,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,越來(lái)越多的人開(kāi)始依賴網(wǎng)絡(luò),同時(shí)信息化操作技術(shù)也在影響著人們的工作和生活,尤其是在信息化支持下的檔案管理能夠?yàn)槿藗兊牟樵兲峁┓奖?,同時(shí)提高了效率。為了促進(jìn)我國(guó)的檔案管理的健康發(fā)展,應(yīng)該在增強(qiáng)檔案管理服務(wù)功能和生活功能方面下功夫,為促進(jìn)檔案管理改革奠定基礎(chǔ)。

        1 檔案管理改革的必要性

        1)符合現(xiàn)代信息化發(fā)展的要求。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)通信基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和完善,同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及效率也在大大的提升。相關(guān)的調(diào)查顯示,我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)普及率已經(jīng)達(dá)到百分之五十,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用率也達(dá)到百分之五十以上。此外,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展,我國(guó)的手機(jī)用戶每年都在不斷的增加。而利用手機(jī)獲取信息的方式已經(jīng)成為人們生活中的日常內(nèi)容。

        2)符合檔案利用信息范圍增大的需求。為了獲取有效的檔案信息,只有到專門(mén)的檔案館和到相關(guān)的部門(mén)進(jìn)行查找,在此過(guò)程中不僅受到時(shí)間和地點(diǎn)因素的影響,同時(shí)查找的效率比較低,最終還可能獲取不到檔案信息,即使獲取也可能對(duì)檔案造成一定程度的破壞??梢哉f(shuō),傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅增加了檔案查詢管理的難度,同時(shí)也制約了檔案價(jià)值的發(fā)揮。為此,應(yīng)該將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中,為檔案的改革和管理的便捷性奠定基礎(chǔ)。

        3)增強(qiáng)檔案資料的整合。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中存在一定的問(wèn)題,即分類方式不科學(xué),這在一定程度上造成各個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)統(tǒng)一的困難,這為查詢工作的順利開(kāi)展帶來(lái)阻礙。此外,在檔案管理的過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),信息化程度比較低,這些因素都在一定程度上制約了檔案管理的健康發(fā)展。相關(guān)的研究顯示,當(dāng)前檔案管理的信息網(wǎng)站中,有約百分之三十的網(wǎng)站鏈接都存在漏洞,同時(shí)缺乏約束的手段和措施。為此,在進(jìn)行檔案改革的過(guò)程中應(yīng)該重視人為因素的重要性,在保證檔案信息安全性的同時(shí)促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè),同時(shí)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái),從而為人們提供更為優(yōu)質(zhì)和全面的檔案資料。

        2 當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足

        1)信息化管理方面需要改善。社會(huì)在不斷的發(fā)展,想要單位的檔案能夠不斷的為人們服務(wù)就應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則。當(dāng)前檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)是將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到管理中,不僅提升管理的效率,同時(shí)能夠?qū)⒕_的數(shù)據(jù)展現(xiàn)給人們。然而,在實(shí)際的檔案管理的過(guò)程中有一些問(wèn)題亟需解決,如一些管理技術(shù)人員不能提升自身的綜合能力,不能科學(xué)的掌握和應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),在管理的過(guò)程中還是沿用傳統(tǒng)的管理模式,在此過(guò)程中積累的問(wèn)題不僅沒(méi)有解決,還在一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展和改革。

        2)檔案管理體系存在滯后性。在一些地區(qū)事業(yè)單位將單位發(fā)展的焦點(diǎn)放在了發(fā)展上面,不重視檔案的管理,因而在資源調(diào)配過(guò)程中存在一定的問(wèn)題,造成管理的不科學(xué)和不規(guī)范,或者在人力、物力和財(cái)力等方面的資源分配不均衡,尤其是資源的實(shí)效性和科學(xué)性需要改進(jìn)和提升。為此,檔案管理中的工作人員應(yīng)該采取科學(xué)的措施提高檔案管理的綜合效能,明確檔案管理在單位發(fā)展過(guò)程中的重要意義和作用。

        3)檔案管理信息化水平較低??茖W(xué)的檔案管理不僅符合時(shí)代發(fā)展的需求,同時(shí)有助于提高檔案管理的效率和質(zhì)量,對(duì)檔案管理的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在檔案管理的過(guò)程中,一些單位不重視科學(xué)管理和管理的方法,在管理的過(guò)程中也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)的重要作用,因而造成管理方式和管理模式的單一性和滯后性。檔案管理具有一定的特點(diǎn),即復(fù)雜性和繁瑣性,不僅涉及的數(shù)據(jù)多,同時(shí)工作量大,如果不能科學(xué)的建立管理體系的話,將造成管理安全出現(xiàn)問(wèn)題造成管理效率的低下,所以在信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下,應(yīng)該重視加強(qiáng)信息化在檔案管理中的作用。

        3 信息化背景下檔案管理改革的對(duì)策

        1)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)力度。檔案管理工作具有一定的特點(diǎn),即原始的資料比較龐雜,同時(shí)存在海量的數(shù)據(jù)信息,通過(guò)人工的方式進(jìn)行管理的話不僅容易出現(xiàn)錯(cuò)誤,同時(shí)還存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性。因此,在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中應(yīng)該科學(xué)的應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù),不斷促進(jìn)信息化建設(shè)的力度,為加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。如果信息系統(tǒng)不能科學(xué)的應(yīng)用到檔案管理中將影響管理效率的提升。因此,在研究和推廣檔案管理的過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持管理的要求為基礎(chǔ),同時(shí)科學(xué)的應(yīng)用先進(jìn)的信息管理技術(shù),結(jié)合實(shí)際情況不斷完善管理中的技術(shù),為檔案管理的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

        2)增強(qiáng)檔案管理者的信息能力。在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中應(yīng)該重視優(yōu)質(zhì)人才的引進(jìn)和使用,為檔案改革的順利進(jìn)行助力。為此,可以組織檔案管理技術(shù)人員到外地學(xué)習(xí)專業(yè)的技能和參加知識(shí)的培訓(xùn)活動(dòng),不斷提升操作人員的操作能力,從而使其能夠正確的應(yīng)用管理系統(tǒng)。此外,重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì),檔案管理者在進(jìn)行管理的過(guò)程中需要必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度,如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的話必須及時(shí)采取措施解決。檔案管理者還應(yīng)該重視自身綜合素質(zhì)的提升,不斷完善自身工作的質(zhì)量和效率,進(jìn)而為人們體用優(yōu)質(zhì)的檔案查詢服務(wù)。

        3)構(gòu)建完善的信息化檔案管理設(shè)施。相關(guān)的工作部門(mén)在檔案管理的過(guò)程中起著重要的作用,為了提升管理的效率,相關(guān)的單位應(yīng)該規(guī)范的指導(dǎo)管理工作,同時(shí)重視信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為單位配備必備的儀器,如掃描儀、電腦基礎(chǔ)設(shè)施,或者結(jié)合自身發(fā)展的能力和實(shí)力引進(jìn)管理軟件,為科學(xué)的管理奠定基礎(chǔ),同時(shí)還能方便查閱、統(tǒng)計(jì)和檢索。傳統(tǒng)的管理模式中,資金的缺乏也是制約檔案管理健康發(fā)展的重要因素。在進(jìn)行檔案管理改革的過(guò)程中不同的地區(qū)結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況適當(dāng)?shù)脑黾淤Y金的投入,如設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)和資料閱覽室,不斷提升檔案管理和資料查詢的規(guī)范性和科學(xué)性,同時(shí)還需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求為檔案資料和磁盤(pán)提供良好的環(huán)境。

        4)構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系。在大數(shù)據(jù)時(shí)代和信息化時(shí)代的背景下,進(jìn)行檔案管理改革是符合時(shí)代的要求,同時(shí)也能促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展,為檔案管理的效率和質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)。因此,應(yīng)該科學(xué)的認(rèn)識(shí)檔案改革的重要性。此外,應(yīng)該構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng),對(duì)管理的責(zé)任進(jìn)一步細(xì)化,建立科學(xué)的管理機(jī)制,在出現(xiàn)問(wèn)題之后能夠及時(shí)的問(wèn)責(zé),同時(shí)還能降低管理人員失誤的概率。為了保證檔案管理和改革工作的順利開(kāi)展,應(yīng)該落實(shí)相關(guān)的責(zé)任機(jī)制,同時(shí)結(jié)合地區(qū)發(fā)展的實(shí)際情況加大管理機(jī)制的建設(shè),為檔案管理質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        在大數(shù)據(jù)時(shí)代和信息化時(shí)代的背景下,進(jìn)行檔案管理改革是符合時(shí)代的要求,同時(shí)也能促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。科學(xué)的檔案管理能夠?yàn)槿藗兲峁﹥?yōu)質(zhì)的服務(wù),同時(shí)還能提高管理效率和質(zhì)量。此外,在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的過(guò)程中需要結(jié)合發(fā)展的實(shí)際情況選擇資金投入的力度,結(jié)合發(fā)展的情況完善設(shè)施和管理的流程,對(duì)于工作中的不足之處采取及時(shí)的措施解決,為提升檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展助力。

        參考文獻(xiàn)

        [1]張愛(ài)群.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].人力資源管理,2017(07):349-351.

        [2]韓麗娜.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(17):132-133.

        [3]史娜娜.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革初探[J].人力資源管理,2018(06):308.

        作者簡(jiǎn)介

        張慧蘭(1977-),女,包頭市達(dá)茂旗,副研究館員,研究方向:檔案。

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