佟貴明

摘 要：在機(jī)構(gòu)改革中，各級(jí)各部門一定要從思想上認(rèn)識(shí)檔案管理工作在政府機(jī)構(gòu)改革中的重要作用，對(duì)歷史的真實(shí)面貌予以維護(hù)。檔案管理工作在機(jī)構(gòu)改革的整個(gè)過(guò)程中體現(xiàn)，在機(jī)構(gòu)改革中發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，應(yīng)正確處理機(jī)構(gòu)改革單位檔案的歸屬與流向，做好機(jī)構(gòu)改革中的檔案移交。相關(guān)部門要嚴(yán)格遵循法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)章，將原部門檔案收集整理移交以及新建部門建檔管理工作切實(shí)做好，對(duì)此，本文主要對(duì)機(jī)構(gòu)改革中檔案管理工作的加強(qiáng)策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;檔案管理;重要性

近年來(lái)，國(guó)家和地方的機(jī)構(gòu)改革隨著《黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革方案》的正式出臺(tái)而得到了進(jìn)一步實(shí)行，機(jī)構(gòu)改革和職能轉(zhuǎn)變已經(jīng)在部分單位開始。上到國(guó)家，下到地方，現(xiàn)階段的首要任務(wù)便是機(jī)構(gòu)改革，在機(jī)構(gòu)改革中檔案管理工作也囊括其中，而現(xiàn)階段，擺在各方面前的一個(gè)重要問(wèn)題便是如何做好檔案管理工作。為了確保獲得完整的機(jī)構(gòu)改革檔案，對(duì)機(jī)構(gòu)變動(dòng)單位檔案的歸屬和流向進(jìn)行合理處置，務(wù)必要運(yùn)用諸多有效手段將機(jī)構(gòu)改革中的檔案管理工作切實(shí)做好，從而和機(jī)構(gòu)改革中各項(xiàng)工作發(fā)展的需要相一致。

1 改革中做好檔案管理工作的重要性

在單位管理中檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，做好檔案管理工作，既可以給予管理人員幫助，使其第一時(shí)間充分了解單位的整體狀況，適時(shí)對(duì)策略進(jìn)行調(diào)整，提供準(zhǔn)確度更高的有價(jià)值的參考，同時(shí)可以讓各方肯定成績(jī)，促進(jìn)各方積極展開合作。所以，把檔案管理工作做好，對(duì)檔案管理觀念進(jìn)行更新，勇敢嘗試和探索新的檔案管理模式，才可以將本單位的發(fā)展?fàn)顩r全面、真實(shí)、連續(xù)反應(yīng)出來(lái)，將第一手資料提供給單位，使其得到更好地發(fā)展。

這次機(jī)構(gòu)改革基本上將全國(guó)全部的機(jī)關(guān)事業(yè)單位囊括其中，和諸多重要的國(guó)有大型企業(yè)有關(guān)，國(guó)家的重點(diǎn)治理工作便是撤并建的諸多機(jī)構(gòu)，保密性和專業(yè)性較強(qiáng)，在這一過(guò)程中，面對(duì)機(jī)構(gòu)性質(zhì)改變、政企分開、職能重組，怎樣將檔案根據(jù)職能分類、移交、篩選等工作做好，直接影響著改革后檔案管理工作的開展。做好檔案工作，就能充分發(fā)揮出工作查考、歷史憑證、承上啟下等作用，就可以順利開展今后的工作，相反，便會(huì)使今后的工作連續(xù)開展難、沒(méi)有參考等問(wèn)題。

2 加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革中檔案管理工作的有效途徑

2.1 嚴(yán)格實(shí)施現(xiàn)有國(guó)家檔案制度

熟練掌握國(guó)家檔案政策法規(guī)（《檔案法實(shí)施辦法》（以下簡(jiǎn)稱《方法》）、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》（（以下簡(jiǎn)稱《條例》）等）中有關(guān)合并、撤銷單位檔案管理的規(guī)定，讓各項(xiàng)工作均能夠在合法合規(guī)的情況下進(jìn)行[1]?！稐l例》第26條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)在進(jìn)行撤銷或合并時(shí)，一定要對(duì)本機(jī)關(guān)的全部檔案認(rèn)真處理，妥善保管，不得將其隨意丟棄，處理時(shí)必須嚴(yán)格按照以下方法：1）撤銷機(jī)關(guān)檔案，交由其它單位代管，可以是檔案館，也可是相關(guān)主管機(jī)關(guān);2）如果機(jī)關(guān)撤銷的業(yè)務(wù)由幾個(gè)機(jī)關(guān)分別負(fù)責(zé)，那么就可選擇由一個(gè)機(jī)關(guān)代管其檔案材料，又或是向相關(guān)檔案館移交，但堅(jiān)決不能將其分散;3）如果一個(gè)機(jī)關(guān)并入到另一個(gè)機(jī)關(guān)中又或是幾個(gè)機(jī)關(guān)融合為一個(gè)新機(jī)關(guān)，則就由合并后的機(jī)關(guān)代管其檔案材料，或者選擇讓另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，把檔案材料帶入接收機(jī)關(guān)的行為是堅(jiān)決不允許的，如果接收機(jī)關(guān)有利用需要，可對(duì)其進(jìn)行復(fù)制與借閱;4）在機(jī)關(guān)進(jìn)行合并或撤銷時(shí)，如果尚未處理好文件，則可選擇移交給新的機(jī)關(guān)，由其負(fù)責(zé)之后的處理事項(xiàng)，同時(shí)將其作為新的機(jī)關(guān)檔案予以正確保管?！背酥?，《辦法》第13條也明確指出：“若已撤銷單位的檔案受保管條件的影響可能會(huì)被嚴(yán)重?fù)p毀或者安全性未得到保證的，可以事先移交高相關(guān)檔案館。”

2.2 加快信息化建設(shè)

機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，實(shí)際上是怎樣借助信息化手段和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和利用，使“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的科學(xué)管理順利實(shí)現(xiàn)。機(jī)關(guān)檔案管理部門，要借助改革，將完善的機(jī)關(guān)檔案綜合管理系統(tǒng)構(gòu)建起來(lái)，有效連接檔案管理系統(tǒng)和機(jī)關(guān)政務(wù)管理，進(jìn)而確保檔案部門和機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門之間、檔案部門之間的相互聯(lián)通。要構(gòu)建檔案管理網(wǎng)上辦事服務(wù)平臺(tái)，借助網(wǎng)絡(luò)共享信息服務(wù)平臺(tái)的資源，把平臺(tái)當(dāng)作參考咨詢、信息查詢、在線受理、線上預(yù)審、網(wǎng)絡(luò)預(yù)約等服務(wù)的載體，使政府部門、機(jī)關(guān)單位和其他服務(wù)對(duì)象的利用需求得到充分滿足。在促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，還要重視加大信息安全保密工作力度，加強(qiáng)檔案信息存儲(chǔ)、加工、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的防泄密手段，使檔案信息安全得到保障。

2.3 加強(qiáng)責(zé)任追究手段

在機(jī)構(gòu)改革中有力的監(jiān)督、規(guī)范性的工作、明晰的權(quán)責(zé)以及追責(zé)到底是確保有效處置檔案的關(guān)鍵。嚴(yán)格實(shí)施檔案政策發(fā)揮，有效落實(shí)檔案處置方案，需要強(qiáng)制的責(zé)任追究[2]。首先，同檔案行政管理部門保持密切聯(lián)系，由檔案行政管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行監(jiān)管，在過(guò)程中充分發(fā)揮指導(dǎo)、管理與監(jiān)督職能，第一時(shí)間追究改革單位的檔案處置問(wèn)題的責(zé)任。其次，改革單位需組建檔案處置監(jiān)管領(lǐng)導(dǎo)小組，在每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的檢查目標(biāo)，對(duì)質(zhì)量要求與時(shí)間要求作出明確規(guī)定，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要求在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改，有效落實(shí)責(zé)任，及時(shí)通報(bào)。如果整改后還是未達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)，則需做追責(zé)處分。第三，在整理、清理和移交檔案的時(shí)候，對(duì)具體內(nèi)容予以明確，把書面登記做好，整理編目，將清冊(cè)制作好，把經(jīng)辦人簽字規(guī)定嚴(yán)格落到實(shí)處，將責(zé)任落實(shí)到人頭上。第四，借助宣傳責(zé)任追究規(guī)定，使檔案工作人員可以將更牢固的保護(hù)、責(zé)任意識(shí)樹立起來(lái)，只要有檔案損毀或丟失問(wèn)題出現(xiàn)，和檔案管理相關(guān)人員，一律嚴(yán)懲不貸，把責(zé)任落實(shí)到人頭上，若情況嚴(yán)重，應(yīng)給予相應(yīng)處分，如警告或者調(diào)離工作崗位等。根據(jù)國(guó)家保密規(guī)定追究檔案處置中泄密問(wèn)題的責(zé)任。

2.4 合理確定機(jī)構(gòu)改革中檔案的歸屬和流向

立足于《檔案法》以及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合真實(shí)性、持續(xù)性以及完整性等基本原則，明確本單位檔案歸屬以及流向。同時(shí)，在具體實(shí)施中，不必再保留撤銷的機(jī)構(gòu)，原單位需要全部檔案移交到同級(jí)綜合檔案館;若是因?yàn)楣ぷ餍枰?，得到同?jí)檔案行政管理部門的批準(zhǔn)之后，可通過(guò)其職能歸屬主管單位進(jìn)行直接管理。對(duì)新建單位進(jìn)行合并，同時(shí)原單位檔案在得到同級(jí)檔案行政管理部門的批準(zhǔn)之后，方可通過(guò)新建單位保存與利用。其次，一個(gè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及職能在分解之后，若高于兩個(gè)單位，那么就不可以分散其檔案，需要將其列為一個(gè)全宗向同級(jí)綜合檔案館移交或通過(guò)同級(jí)檔案行政管理部門允許，進(jìn)而利用和原機(jī)關(guān)單位職能較為接近的單位進(jìn)行暫時(shí)保管[3]。沒(méi)有轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)單位主要職能，只是歸口或委托代管的，仍由該機(jī)關(guān)單位管理其檔案。原來(lái)是事業(yè)或行政單位的，在機(jī)構(gòu)改革的過(guò)程中，往經(jīng)濟(jì)實(shí)體或服務(wù)實(shí)體進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在機(jī)制轉(zhuǎn)變之后產(chǎn)生的相關(guān)檔案，需要移交給同級(jí)綜合檔案館，一些檔案如果是因?yàn)楣ぷ餍枰?，那么在得到同?jí)檔案行政管理部門的批準(zhǔn)后，可暫時(shí)通過(guò)改制后的現(xiàn)單位單列全宗保管，對(duì)于機(jī)制轉(zhuǎn)換之后產(chǎn)生的相關(guān)單位，則需要由新單位來(lái)進(jìn)行保管。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，“改革”單位的檔案管理工作是一項(xiàng)任務(wù)艱巨的系統(tǒng)性工程，需對(duì)“改革”前后的檔案予以全面考慮，增強(qiáng)研究，詳細(xì)規(guī)劃，進(jìn)而在保證檔案合理處置以及保存完整的基礎(chǔ)上，確保其利用價(jià)值，為本單位的工作發(fā)展提供有效幫助。

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