李瑋 陳慶勇 隋玉濤 楊輝 于長海

摘 要：在我國經(jīng)濟飛速發(fā)展的同時，建筑工程覆蓋的規(guī)模也持續(xù)擴張，涉及建筑工程檔案管理的地位和重要性也開始全面凸顯。本文旨在闡明建筑工程檔案的特征，該類檔案管理工作的重要性和目前遺留的問題基礎(chǔ)上，探討今后做好建筑工程檔案管理工作的有效方法，希望借此促進建筑工程事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;重要性;管理方法

檔案管理有著較強的政策性、機密性、專業(yè)性特征，作為不同層級的管理部門，有必要及時認識到這部分管理工作的重要性。而建筑工程檔案，屬于在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等方面形成的重點圖表、聲像等文件材料，作為一座健全的知識寶庫，既有助于傳承城市人類的文明，又有利于開發(fā)城市建設(shè)更多的生產(chǎn)力，為社會創(chuàng)造較多的財富。所以說，選擇及時做好這部分檔案的管理工作，顯得更加關(guān)鍵。

1 建筑工程檔案的特征

在工程建設(shè)期間，會衍生出一系列的文檔材料，包含前期批文、施工動態(tài)流程記錄、竣工驗收資料、維護檢修報告，還有水電設(shè)備安裝中必須的文件素材等等。它們集合在一起，能夠全方位映射出建筑工程建設(shè)的實際狀況，對于工程質(zhì)量鑒定、竣工后期管理維護，以及后續(xù)更多新建工程的布置等，都有著極為深刻的指導(dǎo)功效。而建筑工程檔案其余更多的特征則表現(xiàn)為：

1）單一獨立性。這類特征可以說由建筑物自身的單一性所決定，換句話說，任何一個單項工程的竣工檔案，都具備整體性，這也令建筑工程檔案顯得比較突出和關(guān)鍵。

2）真實性。工程檔案能夠清晰、完整地映射出工程實體的建設(shè)過程，畢竟工程檔案建設(shè)和施工活動是同步進行的，在工程報批、施工、竣工等方面都存在著原始記錄，能夠確保和工程實體維持一致，基于此，質(zhì)量監(jiān)督部門便能夠明確工程質(zhì)量標(biāo)準，從而更快速且有效地展開竣工驗收活動。

3）實用性。工程檔案作為建筑工程原始的記錄，當(dāng)然有著不可小覷的實用價值。如有助于全方位考核工程的建設(shè)效率和水平，檢驗各個結(jié)構(gòu)是否達到設(shè)計標(biāo)準等等。特別是在建筑工程質(zhì)量終生責(zé)任制大力推行的背景下，工程檔案已經(jīng)可以作為永久性的重要原始記錄。

2 建筑工程檔案管理工作的重要性

1）工程質(zhì)量控制方面。影響建筑工程施工質(zhì)量的因素眾多，包括人、材料、機械、方法、環(huán)境等等。其中人員的培訓(xùn)和持證上崗、材料的檢驗與出廠合格證提供、機械設(shè)備的維修和調(diào)度、施工程序和工藝流程的匹配、現(xiàn)場施工環(huán)境的拍照和錄像等環(huán)節(jié)，都必然會產(chǎn)生各種各樣的資料。只有及時收集好上述相關(guān)的材料并建檔管理，才能夠避免令任何結(jié)構(gòu)出現(xiàn)問題，進而保障整個工程項目的施工質(zhì)量。

2）現(xiàn)場安全管理方面。針對建筑工程施工現(xiàn)場進行安全管理，實質(zhì)上就是做好預(yù)測、預(yù)報、預(yù)防等工作，真正做到無事故產(chǎn)生。而在調(diào)整施工現(xiàn)場的安全生產(chǎn)模式時，必然會產(chǎn)生較多的安全資料，基于此建檔，可以為施工項目部落實安全生產(chǎn)責(zé)任制提供書面依據(jù)，進一步動態(tài)化地掌握項目安全工作進度，最終設(shè)計出更加可靠的安全管理方案。由此也可以看出，建筑工程檔案管理，對于現(xiàn)場施工安全管理的確有著不可忽視的作用。

3 目前我國建筑工程檔案管理工作中遺留的問題

1）不建檔現(xiàn)象普遍。建筑工程項目想要高水平地落實，必須要集合建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個部門的力量，而只有做好過程檔案管理，才能方便它們之間對接。但是有些施工方長期欠缺專業(yè)化的檔案管理人員，導(dǎo)致重要檔案資料不能及時被收集整理，該類不建檔行為必然會對建筑工程整體質(zhì)量帶來威脅。除此之外，還存在流于形式的問題，表現(xiàn)為部分施工方未認識到建檔的必要性，沒有及時給重要的檔案材料蓋章或是提供詳細數(shù)據(jù)，隨意交復(fù)印件了事，這種形式主義問題接連發(fā)生，根本不利于建筑工程檔案管理工作的順利進行。

2）忽略對檔案資料的應(yīng)用。一些建筑工程檔案管理部門，沒有及時宣傳檔案資料應(yīng)用的作用，一旦說工程出現(xiàn)質(zhì)量問題，也很少借助檔案來挖掘根源，檔案資料因此失去了其應(yīng)有的價值作用。再就是對待相似工程項目，管理者也沒有發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的借鑒和參考功效。

3）過分注重管理，忽略服務(wù)理念。部分管理人員會選擇不及時上交檔案資料，進行集中管理，盲目地圖自己方便快捷。時間久了，也就沒有心思嚴格管理手中的檔案，經(jīng)常發(fā)生檔案資料不全或是丟失的現(xiàn)象。這不僅僅不利于檔案資料功能的發(fā)揮，同時更和建筑工程檔案整體性的業(yè)務(wù)要求相背離。最終工程檔案也就淪為一堆廢紙，無法更好地服務(wù)社會。

4 今后科學(xué)有效地開展建筑工程檔案管理工作的方法

1）推行現(xiàn)場辦公機制。即嚴格要求檔案管理人員到現(xiàn)場辦公和調(diào)查，不準缺席技術(shù)例會，在確保及時掌握工程施工進度并提供詳細記錄之后，有針對性地開展檔案管理事宜;當(dāng)發(fā)現(xiàn)任何問題時，必須快速檢索有關(guān)檔案資料，幫助施工人員發(fā)現(xiàn)和解決問題?；诖?，作為檔案管理人員，要積極地對建筑工程業(yè)務(wù)進行動態(tài)化地跟蹤指導(dǎo)和服務(wù)，清查摸底、分析研究登記在冊的工程項目，對特殊事項進行縝密地現(xiàn)場勘察。長期堅持下去，確保全面掌握工程實際情況并和施工人員的思想認識一致，進而制定可靠的檔案整編方案、提供有效的檔案示范樣本，開辟出重點工程服務(wù)的路子。

2）加強對檔案管理工作的重視程度。建筑工程檔案涉及到的因素眾多，直接貫穿于施工的整個動態(tài)流程，所以說，作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，有必要不斷加強對檔案管理工作的重視度，努力針對施工活動進行全程跟蹤指導(dǎo)和服務(wù)。尤其是在項目建設(shè)的初始階段，要嚴格遵循項目建設(shè)與檔案衍生的規(guī)律，確保及時深入現(xiàn)場，快速且全面地收集有關(guān)資料，統(tǒng)籌規(guī)劃整個項目的檔案工作。

3）做好平常的宣傳工作。任何階段，都會出現(xiàn)內(nèi)容各異的建筑工程檔案信息，只有將它們梳理和分析妥當(dāng)，才能夠維持檔案資料的完整性和可靠性，不會在實際施工時出現(xiàn)任何偏差和失誤。所以，當(dāng)前緊急的使命，就是竭力聯(lián)合建筑行業(yè)管理部門和檔案管理部門，令他們發(fā)揮各自的職能作用，來大力宣傳建筑工程檔案管理工作，令各個單位都自覺加強對工程檔案的關(guān)注度，嚴格把好自身檔案管理的關(guān)口，促使后續(xù)施工活動的順利拓展。

4）改善管理人員的職業(yè)技能和道德素養(yǎng)。如今我國經(jīng)濟改革的步伐持續(xù)加快，為了靈活適應(yīng)這類多變局勢，令建筑工程檔案管理工作的內(nèi)容和方法變得更加科學(xué)有效，就應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，令管理人員的業(yè)務(wù)技能和道德素質(zhì)得以同步重塑。如明確項目檔案管理各方的職責(zé)，令項目法人負責(zé)協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)本部門施工人員，以及參建各方;監(jiān)理單位則要在預(yù)先給項目法人提交項目監(jiān)理檔案，之后依次審核、簽署竣工文件;設(shè)計部門應(yīng)向項目法人提交立卷的設(shè)計基礎(chǔ)材料和文件。又如在培訓(xùn)中強化檔案管理人員的職業(yè)道德和服務(wù)大局意識，保證及時發(fā)現(xiàn)和修正檔案管理中的缺陷，從而發(fā)揮檔案資料對建筑工程施工應(yīng)有的指導(dǎo)、借鑒作用。

5 結(jié)語

綜上所述，建筑工程檔案管理在工程建設(shè)期間發(fā)揮著不可小覷的影響作用，除此之外，更有利于推動城市現(xiàn)代化建設(shè)進度、創(chuàng)建和諧社會等等。而想要做好這部分管理工作，就要第一時間引起責(zé)任主體和有關(guān)人員的重視，從而動員各界力量來制定完善有效的管理方案，樹立起嚴格可行的規(guī)章制度。久而久之，真正令建筑工程檔案管理工作步入良性循環(huán)的軌道，保障建筑工程的施工質(zhì)量，從而贏得更多的社會和經(jīng)濟效益。

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